Gerencia de Proyectos Informáticos
Qué es gerencia de proyectos?
• Es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de proyecto, con el propósito de
cumplir o exceder los objetivos y
expectativas de todas las partes interesadas
en el proyecto (según PMI)
Objetivos
• Definir la importancia de la planeación estratégica
en el proceso de generar proyectos de Tecnología.
• Determinar la viabilidad de un proyecto.
• Conocer los principios fundamentales de un buen
sistema de control de proyectos informáticos.
• Entregar proyectos en el tiempo estipulado, con el
presupuesto asignado, logrando así la satisfacción
del usuario
Beneficios de la Gestión de un proyecto
• Identificar las responsabilidades funcionales para
asegurarse que todas las actividades tengan un
responsable.
• Medición de cumplimiento con respecto a un plan.
• Identificación temprana de problemas.
• Mejorar la estimación de capacidad para el
presente y los futuros proyectos
Conceptos de la
Gestión de Proyectos
¿Qué es un Proyecto?
Una iniciativa o esfuerzo temporal, con el objetivo de
obtener un único producto o servicio (según PMI).
Un proceso único que consiste en un conjunto de
actividades coordinadas y controladas, con fecha de
inicio y final, llevadas a cabo para conseguir un
objetivo, de acuerdo con requerimientos específicos,
incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos
(según ISO 10006)
Características de un proyecto
•
•
•
•
•
Dirigidos a un objetivo específico
Utiliza recursos
Tiempo definido de inicio y conclusión
Su desarrollo es programado
Obligaciones con el cliente: tiempo, calidad,
presupuesto
Origen del Proyecto
NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
AVANCES
TECNOLÓGICOS
REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE
PROYECTO
REQUERIMIENTOS
LEGALES
NECESIDADES DE
LA INSTITUCIÓN
Participantes claves en proyectos
• El cliente: es el contratante
-Autoriza
-Define el alcance
-Establece lineamientos y criterios de
aceptación
Participantes claves en proyectos
• Patrocinador: persona a cargo de la
dirección del proyecto en la empresa.
- Asegura la toma de decisiones
- Apoya la asignación de recursos
- Es un apoyo del gerente de proyecto
- Supera conflictos organizacionales
Participantes claves en proyectos
• Gerente del proyecto: encargado del proyecto.
-Conducir al éxito del proyecto.
-Es el responsable del Alcance del proyecto
-Crear la Planificación, actualizar y administrar su
ejecución
-Ejecutar un Control estricto del proyecto
-Manejar la relación con el Patrocinador y el Cliente
Participantes claves en proyectos
• Miembros del equipo
Colaboran en el logro de los objetivos
Características Personales del Gerente
Ser flexible y adaptable
Tener iniciativa y liderazgo
Ser proactivo, influyente, ambicioso
Tener interés, curiosidad, capacidad de aprendizaje
Ser comunicador e integrador. Ser capaz de balancear soluciones técnicas
con factores administrativos (tiempo, recursos humanos)
Ser organizado y disciplinado
Ser generalista antes que especialista
Ser capaz de usar mayor tiempo planeando y controlando
Ser capaz de identificar problemas y oportunidades. Saber tomar
decisiones
Saber usar su propio tiempo.
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
• Es la aplicación de conocimiento, habilidades,
técnicas y herramientas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requerimientos del
mismo.
Fases en el desarrollo de proyectos
• Inicio: Establecer la visión del proyecto, el
qué; la misión por cumplir y sus objetivos, la
justificación del mismo, las restricciones.
• Planeación: Desarrollar un plan que nos
ayude a prever el cómo cumpliremos los
objetivos.
Fases en el desarrollo de proyectos
• Ejecución: Implementar el plan, contratar,
administrar los contratos, integrar al equipo,
distribuir la información y ejecutar las
acciones requeridas.
• Control: En la cual se realiza el reporte de
avances identificando las desviaciones con
respecto de lo planeado
Fases en el desarrollo de proyectos
• Cierre: En la cual se termina el proyecto y
evaluamos los resultados y productos.
NIVEL DE ACTIVIDAD
Fases de un Proyecto
3. Ejecución*
*Etapas del
proyecto
2. Planeación*
5. Cierre*
1. Inicio*
4. Control*
INICIO
TIEMPO
TERMINO
Fases de un proyecto (administración
tradicional)
1. Optimismo General (Iniciamos con la esperanza de
algo nuevo)
2. Desorientación Inicial (No sabemos por donde
empezar)
3. Periodo de desorden incontrolado (los alcances
cambian a menudo)
4. Alarma y caos (no cumplimos con las fechas de
entrega, presupuesto se agota)
Fases de un proyecto (administración
tradicional
5. Sálvese quien pueda (amenazas, desesperación)
6. Castigo a los inocentes (despedimos a los que menos culpa tienen)
7. Recuperación del optimismo perdido ( eliminamos a los supuestos
malos y encontramos un segundo aliento)
8. Terminación del proyecto a como de lugar (Trabajos forzados, tiempos
extras, desgaste, presión)
9. Condecoración y premios a los no participantes.
Áreas de la Gestión de Proyectos
Áreas de la Gestión de
Proyectos
• Alcance : Lo que
incluye el proyecto
• Tiempo: la
calendarización del
proyecto.
• Costo: presupuesto
• Calidad: estándares
relevantes.
• Recursos Humanos:
el quipo del proyecto
• Comunicación:
Presentación de
informes
Áreas de la Gestión de
Proyectos
• Riesgo: Amenazas
por controlar
• Adquisición
(Abastecimientos):
estrategias de
contratación.
• Integración: integrar
todas las áreas
Alcance
Riesgo
Abastecimiento
Integración
Costo
Tiempo
Recurso
Humano
Comunicación
La gestión eficaz de un proyecto se centra en
cuatro P´s:
2. Producto
4.Proyecto
1. Personal
3. Proceso
Las 4 P´s
• El orden no es arbitrario:
– El desarrollo de un proyecto, depende del esfuerzo
humano.
– Se debe fomentar la comunicación con el cliente al
principio de la evolución del proyecto.
– Se corre el riesgo de arrojar métodos técnicas y
herramientas al vacío, sino se atiende el proceso.
– Sin un plan sólido se arriesga el éxito del producto.
El Personal
• Las áreas clave para el personal del proyecto son:
– Reclutamiento
– Selección
– Gestión del desempeño
– Entrenamiento
– Retribución
– Diseño de la organización
– Desarrollo de la cultura en equipo
Gestión del Recurso Humano
Líderes del Equipo:
• Los líderes de equipo exitosos aplican un estilo de gestión de
resolución de problemas, enfatizando a su personal que la calidad del
producto terminado es relevante y no debe ser comprometida.
• Puede hacer uso de técnicas de motivación como incentivos para
que el personal produzca a su mejor capacidad. Debe ser capaz de
alentar a su personal a la creatividad y encausarlo de la mejor manera
para la solución de los problemas que se presenten.
• Los beneficios de contar con un excelente recurso humano son
posibles si el líder sabe implementar adecuadamente una cultura de
equipo en su personal.
Tipos de Organización de Proyectos
• La organización de los proyectos está en
función de la estructura de la empresa:
– Funcional
– Matricial
– Por proyectos, directamente relacionadas a la
autoridad formal de la empresa.
Estructura Funcional
• Varios
responsables
• Superior
identificado
• Actúan por
especialidad
POR PROYECTOS
• El personal reporta
directamente al Mando
Superior
• Control total sobre el
presupuesto, recursos
materiales
• El Mando Superior tiene
responsabilidad
administrativa sobre el
personal
MATRICIAL
• Reporta al Líder del
proyecto y al Mando
funcional
• Líder de proyecto de
tiempo completo
• Autoridad y toma de
decisiones compartida
Administración Profesional de Proyectos
•
Conocimientos
Saber
Habilidades
Saber hacer- poder
(Liderazgo,comunicación,negociacion
Técnicas y Herramientas
Apoyos, Métodos, Tecnología
El Proyecto
• La gestión de un proyecto
exitoso requiere
entender qué puede salir mal de modo que sea
factible evitar los problemas.
• A continuación 10 señales que indican que un
proyecto está en peligro:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
El personal no entiende las necesidades del cliente
El ámbito del producto está mal definido
Los cambios se gestionan mal
La tecnología elegida cambia
Las necesidades comerciales cambian
Los plazos de entrega no son realistas
Los usuarios se resisten
Se pierde el patrocinio
El equipo de proyecto carece de personal con habilidades apropiadas
Los gestores evitan las mejoras prácticas y las lecciones aprendidas
Pero, ¿cómo actúa un gestor para evitar estos
problemas ?.
Comience con el
pie derecho
Esfuércese por entender el problema y establezca
objetivos y expectativas realistas. Dar al equipo
autonomía, autoridad y tecnología para hacer el trabajo.
Mantenga el
ímpetu
Dar incentivos al personal para que el equipo resalte su
calidad en las tareas que realiza
Rastree el
progreso
Aseguramiento de la calidad para valorar el progreso del
proyecto
Tome
decisiones
inteligentes
Las decisiones deben encaminarse a “mantenerlo
simple”, asigne más tiempo que el necesario para las
tareas complejas o riesgosas
Realice un
análisis de
resultados
Evalúe la planificación real y la prevista, obtenga
realimentación de los miembros del equipo y de los
clientes. Registre los hallazgos en forma escrita.
Conclusiones
• La gestión de proyectos comienza antes de iniciar
cualquier actividad técnica y continúa a lo largo de la
definición, desarrollo y soporte del mismo.
• El personal debe estar organizado en equipos
eficientes, motivados para hacer un trabajo de alta
calidad y coordinados para lograr una comunicación
eficaz.
Conclusiones
Un proyecto tendrá oportunidades de éxito si:
• Selecciona correctamente los miembros clave del proyecto.
• Desarrolla un sentido de compromiso a todo el equipo.
• Busca la autoridad suficiente para realizar el proyecto.
• Coordina y mantiene una relación de respeto y cordialidad con
el cliente, los patrocinadores y otros involucrados.
• Determina los procesos que deben ser mejorados
• Desarrolla estimados de costo, tiempo y calidad realistas.
Conclusiones
Un proyecto tendrá oportunidades de éxito si:
•
•
•
•
•
Desarrolla alternativas con antelación a los problemas.
Mantiene control sobre las modificaciones.
Prioriza la meta del proyecto.
Evita el optimismo exagerado.
Desarrolla y mantiene estrechas líneas de comunicación
informal.
• Evita un número excesivo de descripciones y análisis
• Evita la presión excesiva sobre el tiempo durante períodos
críticos.
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