Sistema de Control de Costos
Definición AACE:
La aplicación de procedimientos para limitar los
costos del proyecto a sólo los autorizados, para
enfocar los esfuerzos de control a donde son más
efectivos y para lograr un máximo control a un
mínimo costo.
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Sistema de Control de Costos
Objetivos:


10/3/2015
Los objetivos básicos de cualquier proyecto son el
tiempo, el costo y la calidad
Para lograr cumplir con ellos se requiere apoyo
administrativo, una estructura organizacional
adecuada y una adecuada actitud.
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Sistema de Control de Costos

Elementos de Control
Establecer
Objetivos
Implementación
Comparar
resultados con
objetivos
No se requiere
acción
correctiva.
Proceder
Si se requiere
acción
correctiva.
Proceder
Está dentro de
objetivos
Cambia
objetivos
No
realizarla
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Acción
Correctiva
recomendada
Si esta fuera de
objetivos
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Sistema de Control de Costos
El diagrama anterior sirve para:




Establecer Objetivos
Evaluar el desempeño a la fecha
Evaluar futuros resultados
Tomar acciones correctivas
Adecuada y rápida respuesta
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
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
El control de costos esta en todas las fases
del proyecto:





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Diseño conceptual
Ingeniería de Detalle
Procuración
Construcción
Subcontración
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Resistencia al Control:





Si el dueño interfiere mucho saldrá más caro.
Eso es muy caro (sin haberlo revisado).
Siempre lo hemos hecho asi y seguimos en el
negocio..
No tenemos tiempo para andar experimentando.
Eso no le va a gustar al jefe.
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Sistema de Control de Costos

Estructura Organizacional


Factores Humanos


Resistencia al cambio
Comunicación


Todos son responsables del costo
Rápida retroalimentación.
Ignorar el costo

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Consecuencía de las decisiones...
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Sistema de Control de Costos
CONFLICTO CALIDAD/TIEMPO/COSTO
 Balance entre los tres.
Quien controla los costos?






El cliente
La administración
El equipo de proyecto
El ingeniero de costos
Los diseñadores
Los contratistas
.
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Implementación
Componentes de un buen sistema:
 Procedimientos adecuados
 Actitud
 Contabilidad
 Un buen Proyecto base
 Identificación de Problemas a Tiempo
 Acciones Correctivas a tiempo
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El control de Costos ser ejercitado durante las
etapas:








Propuesta
Diseño
Procuración
Contratación
Construcción
Arranque
Finiquito
Pagos
10/3/2015
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Propuesta:

Estudios de Ingeniería para el diseño óptimo.

Definición de parámetros de costos.

Decisiones tienen un mayor impacto en esta etapa.
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DISEÑO
 Pérdida del alcance...
 Autorizar solo cambio en el alcance que
mejoran costo, tiempo y calidad...
 Comparar presupuesto con estimado
definitivo
 Costo de ciclo de vida
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La Etapa de Procuración:
En el caso de un proyecto industrial es una parte importante
del costo
Factores a considerar:
 Lista de vendedores y distribuidores autorizados
 Requisiciones completas
 Mínimo de participantes
 Tipo de contrato
 Proximidad del proponente

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








Calidad
Estandarización
Especificaciones
Evaluación de propuestas
Tiempo de entrega
Acuerdos escritos
Selección del ganador
Extras
Programa de pagos
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Contratación





Relacionado con los contratistas de la obra
Parámetros similares a la procuración
Evaluación de propuestas
Forma de contratación
Especificar en contrato: procedimientos de control,
frecuencia, detalle y alcance de reportes, trabajos extras,
documentación, procedimientos de inspección y
aprobación.
10/3/2015
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
Usar sistema de costos del dueño o sistema
del contructor
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
Construcción




10/3/2015
Avance diario
Tipo de contrato
Monitorear: requerimientos de mano de obra,
productividad, supervisión, avance actual, costos
actuales y comprometidos.
Costos directos e indirectos
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
Arranque




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Tipo de contrato
Dos etapas: precomisionamiento y arranque.
Capacitación al personal del dueño.
Monitoreo durante la operación.
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
Coordinación


Diferentes centros de costos
Sistema de Comunicación

10/3/2015
Intranet/extranet
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
Control Financiero




10/3/2015
Presupuesto y costos se refieren a los gastos
esperados en el futuro
Control de costos agrega costos ocurridos
Pronóstico de costos tiene que ver con todo lo anterior
Control financiero tiene que ver con el trabajo
realizado y dos categorias de costos: comprometidos
y flujos de efectivo.
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Sistema de Control de Costos

Costos Comprometidos:



Trabajo ejecutado:


Valor de ordenes de compras y contratos acordados o
fondos colocados que ya no estarán disponibles para
otros propósitos.
Projecto que cumple o no con programa
Valor de todo el trabajo ejecutado al término de un perido... Se
haya o no pagado..
Flujo de efectivo:

Flujo de fondos actuales:




10/3/2015
Cuando se requerirán fondos para hacer pagos
Cuando se recibirán pagos
Cuando los fondos se mantendrán en reserva para hacer pagos o para
ser invertidos
Cuando se usarán reservas internas o sera hecho un prestamo
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Sistema de Control de Costos

Control de trabajo extra


Cambios o modificaciones al alcance.
Considerar:






10/3/2015
Contratos claros y concisos
Acuerdos por escrito
Procedimientos de control claros y precisos
Alcance bien definido y entendible
Buena documentación
etc...
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Los doce mandamientos del control de costos






Adherirse al presupuesto y programa
Controlar costos futuros en la etapa de diseño
Revisar todas las requisiciones de compras y ordenes de
compra
Revisar los paquetes de concurso de construcción
Estimar el costo para terminar. No usar aritmética
Que el equipo del proyecto participe en estimar el costo
para terminar
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Sistema de Control de Costos






Trabajar sobre la base de compromisos, no sobre la base de
pagos ocurridos
Identificar y reportar prontamente los problemas
Comparar la cantidad de cambios con el contrato principal
Comparar los costos indirectos con el trabajo actualmente
desarrollado
Ver el estatus de las contingencias
Estar por encima de los costos todo el tiempo
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Control de compras de equipo.




Proceso de procuración durante la etapa de
diseño.
Algunos equipos requiere de un plazo muy largo
para ser enviados y deben de ser cotizados
antes del diseño definitivo.
Debe de hacerse un estimado previo para tener
una base de selección del equipo.
Recomendado manejarse con estimados
calculados por el propietario (in-house).
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos.
Tabulación de Propuestas




Selección de Proveedores o fabricantes
Comparación sobre la misma base (enviados al
sitio, instalación, etc)
Detectar excesos en el costo... (ej: 10%)
Investigar y posibles acciones correctivas.
Tendecias inflacionarias
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Control de Materiales Voluminosos

Se consideran dentro de estos:







10/3/2015
Concreto, varillas y cimbra
Cableado eléctrico, conduits
Instrumentación
Acero Estructural, escaleras y plataformas
Pinturas y selladores
Aislamientos
Tuberías
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Control de Costos
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos

Cantidades de Materiales


Costos Unitarios



Provenientes de contratistas
Fletes
Escalatorias


60 a 75% del diseño terminado
Precio base
Revisión final al 95% del diseño
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Control de materiales



Cantidades
Tiempos de envió
Almacenamiento en la obra
Considerarse:





Sistema de control y de registro
Experiencia en el control
Revisión periodica de los procedimientos
Holguras en las cantidades de materiales
Comparar cantidades....
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Control de Cambios

Si los cambios no son identificados y estimados a tiempo, y de
manera eficiente, el proyecto estará fuera de control desde el
punto de vista de los costos

Considerarse en contingencias
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Autorización de Cambios:




Incluirse en presupuesto
Modificaciones en programa
Reflejar el alcance
Forma de Contratación: P. Alzado, PU. Y
Administración
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Contenido








Número y fecha
Titulo y descripción
Breve justificación
Originen
Categoria
Impacto en programa
Estimado de costos
Aprobación
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos durante la
Construcción


Importante para el dueño en contratos por
administración...
Constructoras


Reportes de costos y control de estimaciones
Conceptos a controlarse:




10/3/2015
Mano de obra directa
Materiales
Subcontratistas
Indirecto de campo
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Los primeros tres pasos:



Código de cuentas
Revisión de presupuesto
Procedimientos para medir y determinar el %
completado
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Código de Cuentas:



Control de costos
Control contable
Codigo que incluya:





10/3/2015
área física de trabajo
elemento del costo : material, mano de obra, etc...
Subdividir el elemento del trabajo...
Otros elementos para control...
Etc...
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Revisión del Presupuesto


Obtener un estimado en base al diseño
definitivo.
El nuevo estimado será la base para:





10/3/2015
Requerimiento de Mano de Obra
Productividad laboral
Pronosticos de costos
Programa de obra
Cálculo de % completado
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Cálculo del Porcentaje Completado

Procesos para medir avance

La Figura 1 muestra una gráfica típica de avance
de la construcción
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Métodos para calcular el % completado o de
avance:


Ej: Si el concreto representa el 11% del total del proyecto y
se ha avanzado un 70% del concreto, entonces la
contribución al avance total del proyecto es el 70% del 11% o
sea el 7.7%
Un aspecto crítico es la base para determinar el avance
físico
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos

El 11% es usualmente determinado en base a avance físico
(Ej: ejemplo se van a colar 100 m3 y se han colado 70,
entonces el avance es el 70%)

Este avance es cierto si los 70m3 corresponden a elementos
con las mismas características.... O en su caso habría que
subdividir y ponderar la actividad...

Tabla 1 describe el proceso de determinación del %
completado del proyecto...
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Bases para la ponderación:


Base para la ponderación son las horas
hombre...
Desventajas de usar horas-hombre
10/3/2015
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Materiales




10/3/2015
Condición ideal. Materiales lleguen a la obra
cuando se necesiten y se depositen cerca del
punto de ejecución del trabajo...
Usualmente se controlan en almacen de obra
Control de almacen. Inventarios.
Reducir sobrepedidos...
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos

Costo Indirecto de Campo

Construcciones temporales y Consumibles.

Herramientas de Construcción.

Supervisión.

Sistema paralelo al sistema de costos directos
10/3/2015
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Control de Costos

Construcción Temporales y Consumibles

Análisis en presupuesto.



Control de costos y cantidades.

10/3/2015
Renta de instalaciones (Ej: casetas)
Personal en almacenes
Base presupuestal
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Herramientas de Construcción:




10/3/2015
Herramientas menores
Mantenimiento de maquinaría
Consumos de la máquinas
Vehículos de obra
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Mano de Obra Indirecta:



10/3/2015
Organización de Campo
Cantidades de personal
Salarios de personal
Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Costos
Cambios en alcance



Duración de la Obra
Volumenes de Obra
Ajustes de Costos
Retrabajo


10/3/2015
Errores de campo o de ingeniería
Tiempos
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