Seminarios y Formación
III Jornada de Buenas Prácticas :
Evaluación del Desempeño en la Biblioteca
Complutense
Javier Gimeno Perelló
José Antonio Berbes Cardós
Madrid – XX de XXXXXXX de XXXX
1
Seminarios y Formación
2010 - 2013
2
Seminarios y Formación
Plan Estratégico BUC 2010-2013
Líneas estratégicas
1. Personas
2. Organización y calidad
3. Infraestructuras
4. Servicios
5. Biblioteca y sociedad
6. Colecciones
7. Patrimonio bibliográfico
1. Personas
3
Seminarios y Formación
1. Personas
1.
Completar los estudios en curso de evaluación del desempeño del personal con vistas a una
actualización de la RPT que redistribuya de forma justa y equitativa los efectivos disponibles
en los distintos centros y servicios.
1.1 Diseñar una propuesta de modificación de la actual RPT para adecuar los perfiles y
competencias profesionales de los puestos de trabajo a las nuevas necesidades de la
BUC.
1.2 Elaborar un estudio de los recursos humanos necesarios para cubrir las necesidades
prioritarias de la biblioteca.
1.3 Establecer un protocolo de actuación para cubrir con la máxima celeridad los puestos
vacantes de atención preferente.
4
Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
La evaluación del
desempeño es MÁS que
la evaluación del
rendimiento
5
Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
Mientras que la evaluación del rendimiento es el
resultado final del trabajo desarrollado…
6
Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
La evaluación del
desempeño es el análisis
sistemático y periódico de
las funciones
desarrolladas por el
conjunto de la plantilla en
los diferentes puestos de
trabajo
7
Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
Objetivos:
- conocer el panorama
general del trabajo
realizado en el servicio
- identificar aspectos
susceptibles de mejora
8
Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
para la toma de decisiones sobre
la política de personal:
- evaluando carencias y
debilidades
- identificando necesidades
objetivas
- racionalizando la distribución del
personal
- estableciendo o mejorando los
planes de formación
9
Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
- reformulando procedimientos de
trabajo
- incorporando nuevas tecnologías
- adoptando medidas de estímulo y
motivación
- mejorando el desarrollo
profesional
10
Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
OBJETIVO FINAL:
Mejorar la calidad del servicio público para satisfacer las necesidades y los
derechos de los usuarios
11
Seminarios y Formación
¿Cómo se evalúa el trabajo?
• Preguntando a nuestros
usuarios
• Preguntando al personal
• Con datos estadísticos
12
Evaluación del desempeño
en la Biblioteca de la
Universidad Complutense
13
¿Evaluación del desempeño?
¿Qué es evaluar el desempeño?
Analizar en qué se concreta nuestro trabajo.
¿Para qué se evalúa?
• Para conocer de manera objetiva y contrastada
cómo estamos trabajando.
• Para mejorar. Para reforzar nuestras técnicas de
trabajo
14
¿Cómo se evalúa el trabajo?
• Preguntando a nuestros usuarios
• Preguntando al personal
• Con datos estadísticos
Analizando todo ello
15
Análisis objetivo de datos
Producción
Datos estadísticos
Dedicación
Cuadro de Reparto
de tareas (CRT)
16
¿Control de la dedicación?
• Realizado mediante encuestas de Evaluación del Desempeño suministrada a todo el personal de la biblioteca.
17
18
Cuadro de reparto de tareas (CRT)
Trabajador B 
Trabajador A 
Actividades principales
Dedicación
Actividades principales
Dedicación
5%
•
Adquisición
25 %
•
Proceso técnico
•
Búsqueda y colocación
10%
•
Préstamo
10%
•
PI
•
Control y manten. colec.
20%
•
Información
Formación usuarios
10%
•
Formación usuarios
Apoyo docencia
15%
•
Apoyo docencia
•
Adquisición
•
Proceso técnico
•
Búsqueda y colocación
•
Préstamo
•
PI
•
Control y manten. colec.
•
Información
•
•
10%
10%
5%
25 %
20 %
0%
10%
15 %
5%
10%
5%
19
PETC como unidad de tiempo
• La unidad básica de análisis utilizada ha sido el
concepto PETC (Personal Equivalente a Tiempo
Completo), referencia correspondiente a una jornada
laboral de 35 horas semanales distribuidas entre 215
días trabajados al año (1505 horas anuales). El PETC
permite conocer el tiempo de dedicación del personal a
cada actividad considerando todas las casuísticas
posibles (reducciones de jornada, horarios según tipo
de personal, bajas, sustituciones, traslados, becarios,
etc.)
20
Ejemplo
1. Personal de la biblioteca
BIBLIOTECA X
(1 trabajador equivalente a tiempo completo (PETC) = 1.505 h./año, 215 jornadas/año)
Trabajadores
• 35 h./semana
=
• 35 h./semana (de baja 6 meses en 2010)
= 0,5 PETC
• 31 h./semana
= 1,7 PETC
•
= 0,7 PETC
•
becaria 5 h. = 25 h./semana
becario 3 h.= 15 h./semana
9 personas
4 PETC
= 0,4 PETC
7,3 TTC
21
Resultados de dedicación
Biblioteca X
Σ % dedicación
Actividades principales
Σ TTC
Biblioteca X
dedicados
Dedicación
•
Adquisición
75 %
•
Proceso técnico
110 %
•
Búsqueda y colocación
•
Préstamo
•
PI
Actividades principales
dedicados
TTC
•
Adquisición
0,75
•
Proceso técnico
1,10
125%
•
Búsqueda y colocación
60%
•
Préstamo
1,25
•
Control y mant. colec. 60%
•
PI
0,60
•
Información
65%
•
Control y mant. colec. 0,60
•
Formación usuarios
53%
•
Información
0,65
•
Apoyo docencia
35%
•
Formación usuarios
0,53
70%
0,70
22
Cuadro 1.
Adquisición
Proceso técnico
Búsqueda y colocación de ejemplares
Préstamo
Préstamo interbibliotecario
Control y mantenimiento de la colección
Información
Formación de usuarios
Apoyo a la docencia
Extensión cultural
Tareas organizativas
Asistencia cursos de formación
Otras actividades
Total
Cuadro 2
GHI
Total tiempo de dedicación anual
Horas de
% tiempo
PETC
dedicación dedicación
2,3
3.386,3
7,3%
4,1
6.237,7
13,4%
7,3
10.931,2
23,5%
7,0
10.565,1
22,7%
1,9
2.847,0
6,1%
2,6
3.870,2
8,3%
2,9
4.298,6
9,2%
0,8
1.201,5
2,6%
0,4
602,0
1,3%
0,1
149,2
0,3%
1,2
1.851,2
4,0%
0,1
176,8
0,4%
0,3
411,0
0,9%
46.527,7
100%
30,9
% del tiempo dedicación
Adquisición
Proc. Téc.
Búsqúeda
Préstamo
Prést. Intbib
Ctrol. Colec.
Información
Formación u
Apyo. Doc.
Ext. cult.
Tar. Org.
Asis. Cur.
Otras
Total horas
Humanidades
Btcas. tipo A
BUC
6,2%
16,3%
17,7%
20,8%
5,2%
8,5%
12,1%
3,3%
1,9%
1,3%
4,5%
1,5%
0,8%
151767,0
5,8%
16,7%
14,0%
21,9%
5,1%
9,3%
12,3%
3,7%
2,1%
1,0%
5,3%
1,9%
1,0%
305468,8
5,3%
15,8%
11,2%
17,7%
6,1%
8,8%
12,0%
3,6%
2,4%
1,5%
2,1%
8,9%
4,5%
622864,2
Cuadro 3
Diferencial en el % del tiempo de
dedicación
con respecto
profesional:
directiva,
técnica,a:auxiliar
Dedicación del PETC a cada tarea según el área
y becarios. Incluye el total de hora
actividades por cada área profesional.
su área
su tipo
a la BUC
Gráficos: rojo: área directiva, naranja: área
técnica,
amarillo:
área
auxiliar,
Azul:
becarios
Adquisición
1,1%
1,4%
2,0%
Proc. Téc.
Búsqúeda
Préstamo
Prést. Intbib
Ctrol. Colec.
Información
Formación u
Apyo. Doc.
Ext. cult.
Tar. Org.
Asis. Cur.
Otras
-2,9%
5,8%
1,9%
0,9%
-0,2%
-2,9%
-0,7%
-0,6%
-1,0%
-0,5%
-1,2%
0,1%
-3,3%
9,5%
0,8%
1,0%
-0,9%
-3,1%
-1,2%
-0,8%
-0,7%
-1,3%
-1,5%
-0,1%
-2,4%
12,3%
5,0%
0,1%
-0,5%
-2,8%
-1,0%
-1,1%
-1,2%
1,9%
-8,5%
-3,6%
Más tiempo de dedicación que la media
Menos tiempo de dedicación que la media
23
del desempeño
ADQUISICIÓN
Producción
Dedicación
Biblioteca X
32,7%
21,7%
Biblioteca Y
39,2%
37,6%
24
Ejemplo de análisis del desempeño de un servicio en una biblioteca
25
1. Datos estadísticos de PI de la biblioteca de Geografía e Historia
26
27
2. Análisis de la evaluación del desempeño PI de la biblioteca de Geografía e Historia
Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI
P.I.: transacciones totales
2.606
2.258
3.082
3.300
2.583
1.806
2008
2009
F. Geografía e Historia
2010
2008
2009
2010
F. Geografía e Historia
28
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Jefe de Servicios de Sala y Préstamo
(Tarde)
Jefe de Servicios de Sala y Préstamo
(Tarde)
Jefe de Servicios de Sala y Préstamo
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Jefe de Procesos e Información
Especializada (Tarde)
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Subdirector de Btca.y Apoyo a la
Docencia - Coordinador de Área
Director de Biblioteca - Coordinador de
Área
Horas de dedicación
MAPA DE REPARTO DE TAREAS EN EL PERSONAL DE PLANTILLA DE LA BIBLIOTECA. 2008
1400
1200
1000
800
600
400
200
Otras
Tar. Org.
Ext. cult.
Apyo. Doc.
Formación u
Información
Ctrol. Colec.
Prést. Intbib
Préstamo
Búsqúeda
Proc. Téc.
Adquisición
0
29
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puestos base Biblioteca apoyo a
Servicios Centrales y Centros
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Jefe de Servicios de Sala y Préstamo
(Tarde)
Jefe de Servicios de Sala y Préstamo
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Jefe de Procesos e Información
Especializada (Tarde)
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Subdirector de Btca.y Apoyo a la
Docencia - Coordinador de Área
Director de Biblioteca - Coordinador de
Área
Horas de dedicación
MAPA DE REPARTO DE TAREAS EN EL PERSONAL DE PLANTILLA DE LA BIBLIOTECA. 2009
1400
1200
1000
800
600
400
200
Otras
Asis. Cursos
Tar. Org.
Ext. cult.
Apyo. Doc.
Formación u
Información
Ctrol. Colec.
Prést. Intbib
Préstamo
Búsqúeda
Proc. Téc.
Adquisición
0
30
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puestos base Biblioteca apoyo a
Servicios Centrales y Centros
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puestos base Biblioteca apoyo a
Servicios Centrales y Centros
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Jefe de Servicios de Sala y Préstamo
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Puesto base biblioteca
Jefe de Procesos e Información
Especializada (Tarde)
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Jefe de Procesos e Información
Especializada
Subdirector de Btca.y Apoyo a la
Docencia - Coordinador de Área
Director de Biblioteca - Coordinador de
Área
Horas de dedicación
MAPA DE REPARTO DE TAREAS EN EL PERSONAL DE PLANTILLA DE LA BIBLIOTECA. 2010
1400
1200
1000
800
600
400
200
Otras
Asis. Cursos
Tar. Org.
Ext. cult.
Apyo. Doc.
Formación u
Información
Ctrol. Colec.
Prést. Intbib
Préstamo
Búsqúeda
Proc. Téc.
Adquisición
0
31
P.I.: transacciones (solicitudes a la biblioteca)
2.500
2008
2.000
GHI
1.500
1.000
500
0
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca)
Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI: año 2008
32
P.I.: transacciones (solicitudes a la biblioteca)
2.500
2009
2.000
GHI
1.500
1.000
500
0
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca)
Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI: año 2009
33
P.I.: transacciones (solicitudes a la biblioteca)
2.500
2010
2.000
GHI
1.500
1.000
500
0
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca)
Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI: año 2010
34
Encuesta de evaluación del desempeño. Año 2010
Personas de plantilla encuestadas
PERSONAL TIPO
FUNCIONARIO
336
INTERINO
36
LABORAL
41
CONTRATO RELEVO
6
419
80,2%
8,6%
9,8%
1,4%
SEXO
HOMBRES
MUJERES
117
302
27,9%
72,1%
Promedio de edad del personal
Área
MAÑANA
TARDE
1. Directiva
53,5
48,1
2. Técnica
51,2
45,7
3. Auxiliar
50,6
48,1
35
Personal 2010
• 425 personas de plantilla
• 44 becarios
Miembros de personal de plantilla
436
429
Becarios total
432
425
140
140
131
410
75
394
2005
2006
2007
2008
BIBLIOTECA COMPLUTENSE
2009
2010
2005
2006
2007
2008
45
44
2009
2010
BIBLIOTECA COMPLUTENSE
36
Personal de plantilla de la BUC
Distribución del personal de la BUC según la
edad. año 2010
120
Menos
de 46
años
31%
100
80
Más de
45 años
69%
60
40
20
0
20-25
26-30
31-35
36-40
41-45
46-50
51-55
56-60
61-65
66-70
37
Porcentaje de tiempo de dedicación al total de tareas
% de dedicación
Adquisición
2008
2009
2010
Variación
2008-2010
6,3%
5,8%
5,4%
-0,9%
Proceso técnico
17,2%
16,8%
16,2%
-1,0%
Búsqueda y colocación de ejemplares
11,8%
11,3%
11,1%
-0,7%
Préstamo
18,7%
17,8%
17,8%
-0,9%
Préstamo interbibliotecario
5,4%
5,9%
6,2%
0,7%
Control y mantenimiento de la colección
8,6%
8,9%
9,0%
0,4%
12,0%
12,3%
11,9%
-0,2%
Formación de usuarios
3,1%
3,6%
3,6%
0,5%
Apoyo a la docencia
2,0%
2,4%
2,5%
0,5%
Extensión cultural
0,8%
1,1%
1,4%
0,6%
Tareas organizativas
8,8%
8,9%
9,0%
0,2%
1,6%
2,0%
0,3%
3,4%
3,6%
0,2%
Información
Asistencia cursos de formación
Otras actividades
4,8%
38
Distribución del tiempo de dedicación por
grupo de actividad
% de dedicación anual a las tareas de: Búsqueda y
colocación de ejemplares + Préstamo + PI + Control y
mantenimiento de la colección
% de dedicación anual a las tareas de: Adquisición +
Proceso técnico
50,0%
50,0%
45,0%
45,0%
40,0%
40,0%
35,0%
35,0%
30,0%
30,0%
25,0%
25,0%
20,0%
20,0%
15,0%
15,0%
10,0%
10,0%
5,0%
5,0%
0,0%
0,0%
2008
2009
2010
2008
2009
2010
39
Distribución del tiempo de dedicación por
grupo de actividad
% de dedicación anual a las tareas de: Información +
Formación de usuarios + Apoyo a la docencia + Extensión
cultural
% de dedicación anual a tareas organizativas + asistencia
a cursos de formación + otras tareas
50,0%
50,0%
45,0%
45,0%
40,0%
40,0%
35,0%
35,0%
30,0%
30,0%
25,0%
25,0%
20,0%
20,0%
15,0%
15,0%
10,0%
10,0%
5,0%
5,0%
0,0%
0,0%
2008
2009
2010
2008
2009
2010
40
Horas anuales de dedicación
2008
576.807
62.480
Personal
Becarios
2009
593.545
39.320
2010
575.391
32.599
% del tiempo de actividad
Personal
Becarios
9,8%
6,2%
5,4%
90,2%
93,8%
94,6%
2008
2009
2010
41
Porcentaje de dedicación a las diferentes tareas
según género
% del total de horas desempeñadas
29%
Distribución de las tareas por género
Hombres
71%
Hombres
Mujeres
Mujeres
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Adquisición
Proceso técnico
Búsqueda y colocación de ejemplares
Préstamo
Préstamo interbibliotecario
Control y mantenimiento de la colección
Información
Formación de usuarios
Apoyo a la docencia
Extensión cultural
Tareas organizativas
Asistencia cursos de formación
Otras actividades
42
Distribución de las tareas por área profesional
120000
100000
80000
60000
40000
4. Becario
3. Auxiliar
2. Técnica
20000
1. Directiva
0
43
Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de
dedicación según tipo de personal
Distribución de las horas por tipo de personal
FUNCIONARIO
INTERINO
LABORAL
CONTRATO RELEVO
BECARIO
1%
7%
5%
8%
79%
44
Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de
dedicación según el área profesional
Distribución de las tareas por área
profesional
1. Directiva
2. Técnica
5%
3. Auxiliar
4. Becario
16%
22%
57%
45
Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de
dedicación según el turno de trabajo
Distribución de las tareas por
turno
J.P.
MAÑANA
J.P. (TARDE)
29%
8%
TARDE
32%
31%
46
Porcentaje de dedicación según el turno de
trabajo
Distribución de las tareas por turno
J.P.
MAÑANA
0%
10%
J.P. (TARDE)
20%
30%
40%
50%
TARDE
60%
70%
80%
90%
100%
Adquisición
Proceso técnico
Búsqueda y colocación de ejemplares
Préstamo
Préstamo interbibliotecario
Control y mantenimiento de la colección
Información
Formación de usuarios
Apoyo a la docencia
Extensión cultural
Tareas organizativas
Asistencia cursos de formación
Otras actividades
47
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Evaluación del desempeño en la Biblioteca de la UCM