Auditoría de la Planificación y la Medición
AUDITORÍA
DE LA PLANIFICACIÓN
Y LA MEDICIÓN
Instructor: Dr. Diofante Acevedo Gamboa
Auditoría de la Planificación y la Medición
Objetivo
Dar a conocer las fases metodológicas para auditar el proceso,
el sistema y los productos de la planificación y medición de una
unidad de análisis e identificar las oportunidades de mejora de
sus procesos, sistemas, instrumentos y técnicas con un enfoque
preventivo.
Auditoría de la Planificación y la Medición
Objetivos de la aplicación
metodológica
1. Desarrollar capacidades para vincular sistémicamente los
distintos elementos quie conforman un sistema y proceso de
planificación, para su integración provechosa en el marco
de la gerencia del desempeño de la organización
2. Identificar las especificaciones de contenido, estructura,
interdependencia y redacción de los distintos elementos de
un determinado tipo de plan.
3. Precisar las especificaciones de calidad de la medición del
desempeño asociadas al contenido de un tipo de plan, que
aseguren las posibilidades de conocer antes, durante y
después las necesidades de mejora del desempeño.
4. Aplicar listas de chequeo (check lists) en forma lógicosecuencial, que permitan cuantificar el nivel de
oportunidades de mejora de uno o más aspectos de un
determinado tipo de plan.
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuáles son los aspectos
que pueden ser
considerados en la auditoría
de un “Sistema de
Planificación
y Medición” en la
organización?
Auditoría de la Planificación y la Medición
1. …una política pública
2. … status actual en planificación
3. …la visión
4. …la misión
5. …valores
6. …evaluación de la situación actual
7. …estrategias
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8. …objetivos estratégicos
9. …metas (estratégicas)
11. …proyectos
10. …resultados
12. …relación plan-presupuesto
13. …conocimiento en planificación
14. …instrumentos y técnicas de planificación
Auditoría de la Planificación y la Medición
15. …evaluación de resultados
16. …objetivos operativos
17. …metas operativas
18. …actividades (procesos)
19. …retos de aumento o disminución de las metas
20. …indicadores de gestión y resultados
21. …acumulación de valores absolutos
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22. …cálculo de indicadors
23. …normas y procedimientos de medición
24. …evaluación de gestión y resultados
25. …análisis e interpretación de indicadores
26. …habilidades en análisis e interpretación
27. …medios de presentación
28. …fuentes de información
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29. …retos de aumento o disminución de metas
30. …línea base
31. …sistemas de información
32. …modalidades de medición
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuál es el enfoque de AUDITORÍA en
planificación y medición del desempeño?
CORRECTIVA
Auditoría
Auditoría
Operacional Financiera
CORRECTIVA
Auditoría
de
Gestión
CORRECTIVA
El
Plan
PREVENTIVA
PREVENTIVA
Proceso
Sistema
de
de
Planificación Planificación
PREVENTIVA
Finalidad
Tipo de
Auditoría
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Qué UNIDAD la desarrolla?
a. Unidad de Planificación
b. Unidad de Auditoría Interna
c. Contraloría General de la República
d. Ministerio de Planificación y Desarrollo
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuál es el enfoque que caracteriza
una AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN
Y MEDICIÓN?
PREVENCIÓN
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Existe respaldo legal para la realización de una AUDITORÍA
DE LA PLANIFICACIÓN y la MEDICIÓN
No.
Instrumento Legal
Artículos
U1
U2
U3
U4
U5
Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela
Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República
Ley Orgánica de la Administración
Pública
141
143
156
163
176
2
4
14-9
23
1
11
12
18
4
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre
Simplificación de Procedimientos Administrativos
51
52-2-3
52-4
53
5
Ley Orgánica de Planificación
18
20
6
Ley Contra la Corrupción
12
62
1
2
3
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Observaciones
U5
U6
25-7
42
46
Y otros
19
20
46
Y otros
El elemento ‘proceso’ es mencionado en 14
instrumentos legales del país. Sin embargo, es al
que menos atención se le presta, ya que no está
institucionalizado como criterio de gestión. Si
atendiéramos este requerimiento, se estarían
dando los pasos para potenciar las capacidades
de respuesta de los entes públicos, e incrementar
la satisfacción colectiva.
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿… qué puede hacerse peviamente?
1. Seleccionar los elementos del proceso y sistema de
planificación de la organización y establecer su
organización lógica.
2. Organizar la fundamentación teórica en las áreas de
planificación y medición, de acuerdo con los criterios de
diversos autores.
3. Clasificar y desagregar los ítems por cada aspecto de la
áreas de planificación y medición.
4. Diseñar las LISTAS DE VERIFICACIÓN (check lists) por cada
elemento de PLANIFICACIÓN y MEDICIÓN en forma lógicosecuencial
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Qué elementos de una META pueden
ser auditados?
Características
interelemento
Características
intraelemento
META
Recursos
Humanos
Indicadores
y medición
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Se requiere de conocimiento previo en PLANIFICACIÓN y
MEDICIÓN?
PLAN OPERATIVO
1. Abarca ciclos presupuestarios de
12 meses y el progreso de logros.
2. Aseguran que el día a día, la
actividad mensual y el logro
representen el progreso como
apoyo a las metas estratégicas
de la organización.
3. La planificación operativa cumple
con los ciclos del año fiscal.
4. Se enfoca en aspectos tales
como: eficiencia, efectividad,
procesos y productividad.
5. Responden al cómo institucional
(esfuerzos mediante la conversión
inteligente de gente, presupuesto,
tecnología, espacio y materiales
en bienes y servicios.
PLAN ESTRATÉGICO
1. Anticipación y diseño de futuros
probables que se pueden dar, en
vez de reaccionar al futuro que
puede superar a la organización.
2. Implica crear visión competitiva
de la organización en un
horizonte de 2-4 años.
3. Se diseña para lograr una
posición de la organización
4. Se elabora para revitalizar la
misión de la organización.
5. Se anticipa y evalúa fortalezas, y
debilidades, así como amenazas
y oportunidades para lograr una
posición deseada.
6. Se centra en aspectos de
cambio,
adaptación
e
innovación
Auditoría de la Planificación y la Medición
1. Secuencia de metas
2. Meta según tipo de plan
Característica
intralemento
3. Categoría de variable en la meta
4. Reto de aumento o disminución de la meta
5. Estimación del reto en la meta
6. Redacción de los elementos correctos
META
7. Redacción correcta de los elementos
8. Estimación del lapso de cumplimiento
Auditoría de la Planificación y la Medición
1. Sirve de soporte a la misión
Característica
interelemento
2. Sirve de soporte al desempeño de la
unidad
3. Es una fiel representación de un objetivo
4. Uniformidad de presentación
META
5. Meta a la que afecta
6. Meta que la afecta
Auditoría de la Planificación y la Medición
1.Formulada en forma participativa
Recurso
Humano
META
2.Responsable del cumplimiento de
la meta
3.
Responsable
información
de
recolectar
4.
Grado de compromiso
cumplir la meta
para
5. Responsable de supervisar el
cumplimiento de la meta
PLANIFICA
Auditoría de la Planificación y la Medición
NO CAMINES SIN RUMBO...
Auditoría de la Planificación y la Medición
“…un resultado de auditoría de la
planificación, por ejemplo del Elemento
META, conduciría a su correcta redacción
en los términos siguientes:
FIJACIÓN DE METAS
Auditoría de la Planificación y la Medición
1. ¿Cómo se redactan?
1. Específicas
2. Medibles
3. Alcanzables
4.a. Realísticas
4.b. Relevantes
5. Delimitado en
el tiempo
SMART
Specific
Measurable
Attainable
Relevant
Timebound
...o gramática de
la redacción de METAS
Auditoría de la Planificación y la Medición
Alinear INDICADORES a OBJETIVOS
y METAS
Objetivo: Asegurar la prosperidad de la gente
joven en nuestra comunidad
Meta: Reducir el porcentaje de participación
de jóvenes en edad escolar en
actividades riesgosas
“…dando a los indicadores un contexto
estratégico…”
Auditoría de la Planificación y la Medición
2. ¿Cómo se clasifican según
el MODELO LÓGICO?
Metas de RESULTADOS (Efectos e Impactos)
Dar apoyo a los ciudadanos con demencia de la tercera edad
para que vivan en la comunidad.
Proporcionar a los usuarios servicios de admisiones hospitalarias
de emergencia.
Auditoría de la Planificación y la Medición
Metas de PRODUCTOS
1.
2.
3.
Incrementar el número de horas de soporte a un mínimo
de 8 por unidad por semana
Reducir el número de camas residenciales para gente de
la tercera edad en un 10% para el mes de Abril
Reducir el promedio de veces de instalación y evaluación
de equipos y adaptaciones de 6 a 2 meses
Metas de PROCESO
1.
2.
3.
Reducir el tiempo de atención a los pacientes del servicio
de tarumatología
Mejorar la actualización de datos de las Historias Médicas
del servicio de pediatría
Cumplir con el requerimiento de atención oportuna a los
pacientes hospitalizados
Auditoría de la Planificación y la Medición
Metas de INSUMOS
Mantener el nivel de costos de las obras tipo “a” de acuerdo
con el presupuesto establecido para el año 2009
Metas de DEMANDAS
Reducir el promedio de veces de instalación y evaluación de
equipos y adaptaciones de 6 a 2 meses
Auditoría de la Planificación y la Medición
…estructura previa de un Check List
aplicado a una META
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1. Especificaciones
SÍ
NO
Comentarios
Decisiones
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuál es la estructura final de una LISTA
DE VERIFICACIÓN?
1. Unidad de Análisis:
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
3. Elemento No. S 30
4. Elemento: Sistema de Información
5. Denominación del Proyecto:
6. Soporte al plan:
7. Preparado por:
8. Fecha de Evaluación:
5. Criterios
1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de
los indicadores de gestión y resultados?
6. Sí
7. No
8. Comentarios
9. Decisiones
2. ¿El sistema de información esta democratizado?
3. ¿El sistema de información descansa en una
política de acceso a la información derivada del uso
de indicadores?
4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de
información para asegurarnos de su utilidad y
actualización?
10. Firma del Auditor
11. Hora Finalización Evaluación
12. Fecha Finalización Evaluación
Auditoría de la Planificación y la Medición
1. Unidad de Análisis:
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
3. Elemento No. S 29
4. Elemento: MODALIDADES DE MEDICIÓN
5. Denominación del Proyecto:
6. Soporte al plan:
7. Preparado por:
8. Fecha de Evaluación:
9. Criterios
1. ¿Los indicadores tienen sus correspondientes
patrones de referencia?
2. ¿Los promedios se calculan considerando los
todos los valores de la serie?
3. ¿Los indicadores son presentados con distintos
tipos de comportamientos como soporte al análisis
e interpretación?
4. ¿Las variaciones de los valores de los indicadores
consideran entre 8 y 12 períodos anteriores?
4. ¿Los indicadores de productividad son
presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y
Físicas/Económicas?
4. ¿Los indicadores son presentados en secuencia
lógica como soporte a la derivación de
relaciones causa-efecto?
4. ¿Los indicadores de productividad son
presentados en forma global y desagregada?
14. Firma del
Auditor
10. Sí
X
11. No
12.Comentarios
13. Decisiones
X
12 de los 15 indicadores
carecen de patrones
de referencia
Se acordarán los patrones
de
referencia
correspondientes
X
X
X
X
X
Sólo se
proporcionan
valores estáticos de los
indicadores
Se recomendarán 7 tipos de
comportamientos
de
indicadores
NO APLICA
Es
necesario
previamente
definir el alcance de medición
de cada indicador
NO APLICA
No existen indicadores de
esta índole, por lo que se
demostrarán en reunión
posterior
15. Hora Finalización
Evaluación
No existen criterios para
presentarlos en forma
interdependiente
NO APLICA
16. Fecha Finalización
Evaluación
Auditoría de la Planificación y la Medición
Coherencia
Elemento No. S 28
Elemento No. S 29
1. Unidad de Análisis:
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
3. Elemento No. S 30
4. Elemento: Sistema de Información
5. Denominación del Proyecto:
6. Soporte al plan:
7. Preparado por:
8. Fecha de Evaluación:
6. Sí
7. No
9. Decisiones
5. Criterios
8. Comentarios
1.¿El sistema de información abarca la totalidad de
los indicadores de gestión y resultados?
Influencia
2.¿El
sistema
democratizado?
de
información
X=
esta
Sí
3. ¿El sistema de información descansa en una
política de acceso a la información derivada del
uso de indicadores?
4.¿Periódicamente se revisa el sistema de
información para asegurarnos de su utilidad y
actualización?
10. Firma del Auditor
11. Hora Finalización Evaluación
Sí
12. Fecha Finalización Evaluación
Elemento No. S 31
Elemento No. S 32
X 100
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuáles son los tipos de comentarios que se pueden
contemplar en una lista de contemplación?
1. Unidad de Análisis:
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
3. Elemento No. S 30
4. Elemento: Sistema de Información
a.
b.
5. Denominación del Proyecto:
6. Soporte al plan:
7. Preparado por:
5. Criterios
1. ¿El sistema de información abarca la
totalidad de los indicadores de gestión y
resultados?
2. ¿El sistema
democratizado?
c.
8. Fecha de Evaluación:
de
información
6. Sí
7. No
8. Comentarios
9. Decisiones
e.
esta
f.
3. ¿El sistema de información descansa en
una política de acceso a la información
derivada del uso de indicadores?
g.
4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de
información para asegurarnos de su
utilidad y actualización?
10. Firma del Auditor
d.
11. Hora Finalización Evaluación
h.
12. Fecha Finalización Evaluación
i.
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuál es la estructura de una LISTA DE VERIFICACIÓN?
1. Unidad de Análisis:
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
3. Elemento No. S 30
4. Elemento: Sistema de Información
a. Eliminación de
5. Denominación del Proyecto:
6. Soporte al plan:
b. Sustitución de
7. Preparado por:
8. Fecha de Evaluación:
5. Criterios
6. Sí
7. No
8. Comentarios
9. Decisiones
c. Modificación de
1. ¿El sistema de información abarca la
totalidad de los indicadores de gestión y
resultados?
2. ¿El sistema de información esta
democratizado?
d. Reubicación de
3. ¿El sistema de información descansa
en una política de acceso a la
información derivada del uso de
indicadores?
4. ¿Periódicamente se revisa el sistema
de información para asegurarnos de su
utilidad y actualización?
e. Combinación de
10. Firma del Auditor
11. Hora Finalización Evaluación
12. Fecha Finalización Evaluación
f. Incorporación de
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuándo pueden ser ejecutadas
las DECISIONES?
a. Eliminación de
b. Sustitución de
c. Modificación de
d. Reubicación de
e. Combinación de
f. Incorporación de
1. Inmediatas antes de la
ejecución del plan
2. Durante la ejecución
del plan
3. Próximo acto de
planificación
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cómo se Verifica el cumplimiento
de un ASPECTO sujeto a auditorìa?
1. Contenido
X=
Sí
Sí
X 100
2. Coherencia
X=
X 100
3. Influencia
X=
X 100
Permiten verificar el nivel de
cumplimiento de un ASPECTO
considerando especificaciaones
de
calidad
previamente
racionalizadas
Permiten verificar el nivel de
vinculación
que
tiene
un
ASPECTO con respecto a otro
que le antecede
Permiten verificar el nivel de
influencia que tiene un ASPECTO
con respecto a otro que le
sucede
Auditoría de la Planificación y la Medición
...hablemos de la
AUDITORÍA DE LA
MEDICIÓN
Auditoría de la Planificación y la Medición
“Si no puede ser medido, no puede
ser comprendido; si no puede ser
comprendido,
no
puede
ser
controlado; si no puede ser
controlado,
no
puede
ser
mejorado…”
Howard S. Glitow
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Qué es AUDITORÍA
DE LA MEDICIÓN?
Es el proceso de identificación de
incumplimiento de especificaciones de
calidad de los instrumentos, técnicas,
procedimientos de cálculo, normas y
modalidades de medición, que sirven de
punto de partida para evidenciar los diversos
cumplimientos
de
políticas,
planes,
programas
y
proyectos
en
uma
organización”
Auditoría de la Planificación y la Medición
1. Indicador(es) para la meta
2. Indicador se corresponde con el
aspecto de la meta a medir
Indicadores
y medición
2. Denominación del indicador
3. Fuentes de información para la
cuantificación de la meta
4. Está establecido indicador de segundo nivel
5. Valor inicial del indicador-meta
6. Establecido criterio aritmético
META
7.Identificados
los
indicadores
complementarios de la meta
8. Alcance de medición-indicador
9. Medio de verificación-indicador
10. Rango del desempeño-indicador
Auditoría de la Planificación y la Medición
6. Establecido criterio aritmético (Porcentaje)
Indicadores
y medición
META
1. Se cumple con unidades del período correcto (no
contaminación porcentual)
2. Se cumple con unidades del período incorrecto
(contaminación porcentual)
3. Se cumple con unidades del período correcto e
incorrecto (contaminación porcentual)
4. Se cumple parcialmente con unidades del período
correcto e incorrecto.
5. Se cumple parcialmente con unidades del período
incorrectos.
6. Se excede la meta con unidades del período
correcto.
7. Se excede la meta con unidades de períodos
incorrectos.
8. Se excede la meta con unidades de períodos
correctos e incorrectos.
9. Se cumple parcialmente la meta con unidades del
período correcto e incorrecto.
Auditoría de la Planificación y la Medición
Meta
Clasificación de una META
1. Todas las evaluaciones serán asumidas
dentro de los 5 días que el cliente accese
al servicio
2. Todos los usuarios del servicio tienen una
evaluación y plan de soporte dentro de 1
mes de acceso al centro
3. 110 horas de visitas familiares a ser
realizadas por semana
4. Pocos usuarios reportan sentimientos de
soledad y baja autoestima
5. Todo el personal será entrenado y
concientizado para proteger a los adultos
6. Escribir y acordar un protocolo para el
trabajo conjunto al mes de septiembre
7. 80% de los planes de rehabilitación serán
completados y cada caso cerrado en 3
meses
8. Reducir la tasa de consumo de drogas
en adolescentes en un 5%
Tipo
Indicador
Auditoría de la Planificación y la Medición
…Un ejemplo de alineación
de un plan…
Necesidad
Objetivo
Metas
Incrementar Incrementar
Alta
deserción la retención tas tasas de
escolar
y estudiantil
asistencia a
baja tasa
clases de los
de
grados 9-12
asistencia
hasta un 95%
ante un
horizonte de
temporaldiad
de 3 años
(Más otros
objetivos)
Estrategias
-Diseñar un
nuevo sistema
de
seeguimiento
a estudiantes.
- Implementar
el sistema “PHONE
TREE”
-Intervención
mediante
orientación
estudiantil
-Implementar
premios
por
asistencia
Indicadores
Tasas de
asistencia
Fuente
de Información
Registros de
asistencia
Uso del
Indicador
Monitorear
las tasas de
asistencia
mensualmen
te.
Auditoría de la Planificación y la Medición
Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL en el
contexto de objetivos y metas de Planes
DEMANDAS
INSUMOS
PROCESOS
Asistencias
registradas
Asistencias
establecidas
PRODUCTOS
Resultados
Auditoría de la Planificación y la Medición
Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL en el
contexto de objetivos y metas de Planes
DEMANDAS
INSUMOS
PROCESOS
PRODUCTOS
Mesas
técnicas de
agua
realizadas
Mesas
técnicas
de agua
PLANIFICADAS
Horas
empleadas en
la ejecución
de Mesas
técnicas de
agua
Horas
establecidas
para la
ejecución de
Mesas técnicas
de agua
Resultados
Auditoría de la Planificación y la Medición
1. Unidad de Análisis:
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
3. Elemento No. S 29
4. Elemento: MODALIDADES DE MEDICIÓN
5. Denominación del Proyecto:
6. Soporte al plan:
7. Preparado por:
8. Fecha de Evaluación:
9. Criterios
1. ¿Los indicadores tienen sus correspondientes patrones de
referencia?
2. ¿Los promedios se calculan considerando los todos los valores
de la serie?
3. ¿Los indicadores son presentados con distintos tipos de
comportamientos como soporte al análisis e interpretación?
4. ¿Las variaciones de los valores de los indicadores consideran
entre 8 y 12 períodos anteriores?
4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en
relaciones Físicas/Cronológicas y Físicas/Económicas?
4. ¿Los indicadores son presentados en secuencia lógica
como soporte a la derivación de relaciones causa-efecto?
4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en
forma global y desagregada?
14. Firma del Auditor
10. Sí 11. No
X
X
X
X
X
X
X
15. Hora Finalización
Evaluación
12.Comentarios
12 de los 15 indicadores
carecen de patrones de
referencia
Sólo se proporcionan
valores estáticos de
los indicadores
NO APLICA
NO APLICA
No existen criterios para
presentarlos en forma
interdependiente
13. Decisiones
Se acordarán los patrones
de referencia
correspondientes
Se recomendarán 7 tipos de
comportamientos de
indicadores
Es necesario previamente
definir el alcance de
medición de cada
indicador
No existen indicadores de esta
índole,
por
lo
que
se
demostrarán
en
reunión
posterior
NO APLICA
16. Fecha Finalización
Evaluación
Auditoría de la Planificación y la Medición
...cuál es el proceso
de AUDITORÍA DE LA
PLANIFICACIÓN Y LA
MEDICIÓN
Auditoría de la Planificación y la Medición
Ministerio de Asuntos Agrícolas Secretaria
de Medición, Evaluación y Seguimiento
Dirección de Planificación
Fase de Asignación de
Auditoría
Fase de Planificación
Fase de Ejecución
Proceso Auditoría de la
Planificación y la Medición
¿Quién o quiénes ejecutarán la
auditoría?
¿Cuál será la finalidad de la
auditoría?
¿Cuáles serán las fases de ejecución
de la auditoría?
Fase de Elaboración de
Informe
¿Cuál será la estructura y contenido
del documento final?
Evaluación y
Consignación de Informe
¿Cuál fue el status de planificación y
medición encontrado?
Seguimiento a la Implementación
de Recomendaciones
¿Cuáles serán los indicadores que
permitirán saber si se han acatado las
modificaciones acordadas?
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