-UNESCO CSI-
SMALL ISLANDS VOICE
BILINGUAL BOOKLET
CARTILLA BILINGUE
Community Visioning Process
Proceso de Visión
Case Study Old Providence and Santa Catalina
Estudio de Caso Old Providence y Santa Catalina
ACKNOWLEDGEMENT
This Bilingual Booklet was made possible through
funding from Small Islands Voice - United Nations
Educational, Scientific, and Cultural Organization
(UNESCO).
Special thanks to the native community of Old
Providence and Santa Catalina and Providence
Foundation for their support and exchange of
information.
First Bilingual Edition, Old Providence and Santa
Catalina, Islands. 2005
AGRADECIMIENTOS
Esta cartilla bilingüe ha sido elaborada por iniciativa y
con la financiación de Small Islands Voice – Programa
de Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la
Cultura (UNESCO).
Agradecemos muy especialmente a la comunidad
nativa de Old Providence y Santa Catalina y a la
Fundación Providence por su apoyo e intercambio de
información durante el proceso.
Primera Edición Bilingüe, Old Providence y Santa
Catalina, Islas. 2005
CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
INTRODUCCIÓN
DISEÑO DEL PROCESO
•
Por qué es importante la visión de la comunidad?
•
Quiénes deben estar involucrados?
•
Qué papel deben jugar?
•
Quiénes son los iniciadores del proceso?
•
En dónde debe comenzar?
•
Cuáles son las principales tareas del equipo de planificación?
•
Como se puede involucrar de forma efectiva a los miembros de la comunidad?
CREANDO UNA VISION
• Sueñen juntos
•
Diseñen juntos Realicen juntos
•
Celebren juntos
•
Implementen juntos
CRITERIOS DE EXITO
•
Participación Comunitaria
•
Liderazgo y sentido de pertenencia local
•
Experiencia de Aprendizaje
•
Comunicación e información
•
El reto de la implementación
INTRODUCCION
Emprender los primeros pasos para planificar el futuro de las comunidades insulares no es tarea fácil. Normalmente los
nativos están comprometidos en la búsqueda de comida – pescando o sembrando – o encontrando medios para ganar
dinero para su día a día, y no se toman el tiempo para hacer algo por su futuro.
Sin embargo, si los nativos no reflexionan sobre su futuro, otros lo podrían estar haciendo. Por ejemplo, los
inversionistas privados que tienen planes para construir condominios, o el gobierno central localizado a cientos de
kilómetros decidiendo sobre la ubicación de un nuevo aeropuerto o relleno sanitario, podrían hacerlo. Los nativos que
no piensan y juegan un papel activo para moldear su futuro y la de su comunidad podrían convertirse en víctimas de
ese futuro.
Planificar el futuro de los nativos tiene ingredientes esenciales tales como visión, liderazgo, paciencia, determinación y
sobretodo el involucramiento e inversión de tiempo de la misma comunidad. No requiere mucho dinero, ni
habilidades técnicas, ni mucho menos consultores externos.
El propósito de esta cartilla guía es ayudar a las comunidades nativas como la suya para que empiecen a pensar y
planificar para el futuro. No es una receta de cocina, cada comunidad isleña es única, lo cual quiere decir que debe
sonar su propio sueño y construir su propia visión y dirección, y diseñar su propio plan de acción. Esta cartilla con los
métodos de facilitación participativos que se incluyen en el Anexo 1 y los pasos para llevar a cabo un proceso de
planificación pueden ser muy útiles para que las comunidades insulares puedan forjar su futuro común.
Esta cartilla se centra en el proceso de visión y está dividida en las siguientes secciones:
•Introducción
•Diseño del proceso
•Creando la Visión
•Criterios para el éxito
Conceptos
En el concepto está implícito el proceso de planificación y dos resultados: a) Una declaración sobre la Visión, qué es lo
mejor para la isla y su comunidad y el futuro deseable para todos los nativos, como quisieran ver a su comunidad en el
futuro; y b) un Plan de Acción, que describe las maneras para avanzar en el logro del futuro deseado, los responsables y
plazos.
El proceso brinda a los nativos las oportunidades de explorar lo que está funcionando bien en la isla, lo que están
haciendo bien juntos y para crear metas compartidas e implementar las acciones positivas.
Durante este proceso los nativos intercambian ideas y hacen planes para los próximos 10 años.
Soñando juntos
Orientado al futuro
Un ciclo continuo de reflexión y acción
No es una actividad lineal con inicio y fin claros
Es una actividad para la toma de decisiones
Incluye propósito y elección
Visión Insular
“Una visión es como un faro,
Que ilumina en vez de limitar,
dando dirección en vez de destino.”
James J. Mapes, Foresight First
Conceptos
Comunicación social
Para la participación efectiva, se deben proporcionar las condiciones adecuadas como promover el intercambio de
información, la discusión de los problemas, oportunidades y opciones para la acción. Todos los componentes para la
comunicación social – intercambio de información y entrenamiento – debe ocurrir de manera interactivo, y debe
desarrollarse en un enfoque “de abajo hacia arriba.”
El aprendizaje interactivo es crucial para los procesos de visión y desarrollo comunitario. De tal manera que las
comunidades necesitan compartir con todos los involucrados el acceso y las habilidades para facilitar los métodos
participativos y el proceso de toma de decisiones, incluyendo el uso de reunirse informalmente para cocinar, tocar
música o relatar historias.
Dinámicas sociales…
Actores
Acorde con el ritmo de los
nativos,
no deben ser forzados
Los individuos o grupos organizados de la comunidad toman acción para planear su futuro; cada uno representa sus
propios intereses y preocupaciones y está dispuesto a hacer propuestas y asumir tareas y responsabilidades para el
desarrollo de su isla. Deben ser parte de los procesos de recopilación de información y toma de decisiones.
DISEÑO DEL PROCESO
Por qué es importante la visión de la comunidad?
El proceso brinda ayuda para reconocer el pasado común, imaginar el futuro conjunto y encontrar los pasos para
alcanzarlos. Reconoce que hay diferentes puntos de vista sobre la isla, así como diferentes intereses y
preocupaciones.
Sin embargo, este proceso es sobre el establecimiento de una base común de intereses y preocupaciones entre
todos los actores. Mientras las personas cierran los ojos, se les solicita que imaginen están caminando en la isla
como debería ser dentro de 10 años. Qué ven? Cómo se ven las casas? En dónde se reúne la gente? Cómo toman
las decisiones? Qué están comiendo? En dónde trabajan? Para quién trabajan? Qué está pasando en cada sector? En
dónde están los colegios? En dónde están los hospitales y los centros de salud? Como se integran el mar, los
árboles, los arroyos y el agua al entorno? Qué observan cuando andan durante la noche?
La declaración de visión los hará mantenerse en ruta; es el compás que guiará a la isla a través del ir y venir de los
cambios – económicos, sociales, políticos e institucionales. Los procesos de aprendizaje, ajuste e improvisación
son componentes esenciales para el sueño compartido.
Para garantizar el éxito del proceso este debe ser iniciado, desarrollado y apoyo completamente por la comunidad.
Y debe tener en cuenta que los procesos de desarrollo comunitarios requieren compromisos de largo plazo.
DISEÑO DEL PROCESO
Quiénes deben estar involucrados?
Miembros de las comunidades insulares quiénes son los verdaderos agentes de cambio locales. Grupos de actores
sociales claves, como miembros de iglesias, padres, jóvenes, hombres y mujeres, educadores, escolares, miembros
de organizaciones sin ánimo de lucro, propietarios de negocios, agricultores, pescadores, profesionales de la salud,
adultos mayores y otros interesados en el desarrollo de la isla y sus habitantes.
Qué papel deben jugar?
El proceso es planificado, construido y de propiedad por los mismos nativos; sus intereses y preocupaciones son
importantes y son la primera opción en la toma de decisiones; la visión y las actividades son compartidas por
todos los involucrados.
Quiénes son los iniciadores del proceso?
Individuos, grupos sociales e instituciones interesados en
el desarrollo de la isla. Las personas y grupos que sean
directa o indirectamente afectados por las decisiones que
se tomen bien sea localmente o en otra parte sobre el
desarrollo de la isla; posiblemente ya tengan el privilegio
de ejercer influencia sobre las decisiones o lo quieren
hacer.
Miembros del equipo de planificación
Pescadores, agricultores, propietarios de negocios,
personas elegidas popularmente, miembros de
agencies sin ánimo de lucro, educadores, madres,
padres, niños, profesionales de la salud y otros
activamente interesados en trabajar para el
mejoramiento de su comunidad.
DISEÑO DEL PROCESO
En dónde debe comenzar?
Se debe conformar un equipo de planificación del proceso de visión; las características más importantes de los
miembros son abiertos, incluyentes, transversales, actitud positiva y con la mirada puesta hacia adelante.
Elabore una lista de posibles miembros e invítalos a una primera reunión; planifique y lleve a cabo una reunión de
inicio. Durante la primera reunión identifique las fortalezas de la comunidad, defina los pasos, haga un inventario
de recursos y ayuda técnica disponibles para el proceso, brinde oportunidades para que los nativos se involucren,
establezca un grupo de trabajo para la divulgación y proporciones un foro apropiado para recibir aportes.
Una vez que el equipo de planificación se haya reunido y se sienta confiado para tomar el próximo paso, será
tiempo para llevar a cabo un taller comunitario.
Por favor tenga en cuenta…
Es normal que no todas las personas invitadas asistan,
no se desanime. Durante la primera reunión
identifique a las personas claves que no están presentes
y continúe invitándolas a las subsiguientes reuniones
del equipo de planificación.
DISEÑO DEL PROCESO
Cuáles son las principales tareas del equipo de planificación?
Las principales tareas consisten en:
•Planificar y actuar
•Reclutar a miembros de la comunidad y mantenerlos involucrados
•Liderar
•Reunir y facilitar las decisiones hechas por el foro
Tenga en cuenta…
Las personas en todas partes están
cansadas de talleres y reuniones,
necesitan creer que se avanza y aún
pequeños éxitos pueden ser
alcanzados como un esfuerzo
conjunto en relación con las
actividades que se desarrollan para
construir “comunidad”.
Cómo se puede involucrar de forma efectiva a los miembros de la comunidad?
Una de las actividades permanentes del equipo de planificación es aumentar el número de personas involucradas.
El tiempo libre de las personas es muy importante para sus familias; las opciones deben ser muy atractivas. Para
llegar a toda la comunidad se deben utilizar muchos métodos. Las actividades incluyen reuniones en las terrazas y
patios de los nativos, talleres, cursos, programas de educación formal, visitas de campo, campañas de los medios
de comunicación, visitas puerta a puerta, encuestas, programas de incentivos, desarrollo de proyectos sostenibles
y eventos especiales.
DISEÑO DEL PROCESO
A las personas que atienden las reuniones se les debe motivar para que inviten a amigos, vecinos y miembros de la
familia. Salga y llegue a las personas; algunos grupos o personas no vendrán a las reuniones. Vaya a los eventos
organizados por otros para promover la iniciativa; entregue información sobre las maneras como se están abordando
los temas de interés insular. Los miembros del grupo de trabajo sobre divulgación deben visitar a los líderes de las
organizaciones para organizar reuniones del mismo, las condiciones, sitio, idioma y formato deben ser establecidos por
la organización anfitriona. Si se les entrega control sobre la reunión, se coloca a todos en igualdad de condiciones.
Aprenda a distribuir y alternar el liderazgo y la responsabilidad de tal manera que los miembros encargados no sean
siempre los mismos.
Sin embargo, la vitalidad y efectividad a largo plazo del proceso depende mucho sobre lo que “se hace” y no sobre lo
que “se habla”.
Diseño del Proceso
Resultado Clave: Conformar un
equipo de planificación de 6 a12
miembros, quienes deben ser
representativos de un amplio sector
de la comunidad
Duración: Uno a dos meses
Costo: Ninguno
CREANDO UNA VISION
El proceso requiere que los isleños recuerden su propio pasado y sueñen juntos sobre su futuro; se trata de reconocer
los éxitos compartidos y repetirlos. No es costoso; no requiere consultores externos, un facilitador podría ser útil.
Descubra lo mejor que hay en usted y sus organizaciones. Es la búsqueda cooperada de sus valores, logros y buenas
prácticas. Es la movilización de nativos hacia una ola de cambio positivo.
Sueñen juntos
Creando algo que signifique mucho para las personas involucradas; debe ser apoyado por cosas tales como esperanza e
inspiración que una a los nativos; escriba adopte su sueño compartido (será la declaración de la visión).
El equipo de planificación necesita centrarse en la organización y los impactos.
Diseñen juntos
Colaboren para la construcción de posibles actividades y tareas de la isla ideal,
basados en el sueño compartido; el diseño de la isla solo puede uno en el cual
los nativos sientan que están dispuestos a trabajar para su logro.
Para alcanzar el sueño compartido los actores necesitan acordar las áreas de
acción más importantes y centrales. Las grandes áreas se subdividen en
actividades cuyo objetivo sea cumplir con las áreas de acción. Para llegar a la
acción, se deben crear y desarrollar grupos o fuerzas de trabajo así como
acuerdos entre actores y grupos de actores.
Ingredientes de una declaración de
visión
Positivo,
tiempo
presente,
lenguaje sencillo
Cualidades que hagan que el
lector perciba que la isla es única
Inspiración audaz y de largo
alcance de lo que es apto y
adecuado para los hijos
Focalizado en los habitantes
insulares y su percepción sobre
calidad de vida
Un horizonte de tiempo
CREANDO UNA VISION
Realicen juntos
Fortalezcan las capacidades y habilidades positivas de individuos y organizaciones permitiendo así que trabaje
como grupo para construir esperanza y momento alrededor de un propósito profundo.
Celebren juntos
Debe ser parte de una estrategia de comunicación del plan para ampliar el rango de los miembros de la comunidad
informados y alcanzar su aceptación y apoyo. Recuerde celebrar sus logros y éxitos.
Implementen juntos
En esta parte del proceso juegan un papel importante los grupos o fuerzas de trabajo, las redes, alianzas y
asociaciones. Las actividades y proyectos sencillos y de bajo costo se deben implementar de forma inmediata (aún
durante el proceso para mantener la motivación y compromiso), mientras tanto busque fuentes de financiación
para los proyectos más costosos. Asegúrese de elaborar y presentar informes de avances al público.
Creando una Visión
Resultados Claves: La declaración de
visión y un Plan de Acción
Duración: Dos a tres meses
Costo: Ninguno
CRITERIOS DE EXITO
Participación Comunitaria
El recurso más importante es la comunidad misma y sus miembros. A cada uno se le debe brindar la oportunidad
jugar un papel preponderante en el proceso. Si la mayoría se involucra activamente en la formación de la visión,
también invertirá en sus resultados e impactos y trabajará para lograrlos.
Lograr y mantener involucrados a los niños y jóvenes en el proceso de creación de visión es una tarea de gran
relevancia y debe ser prioritaria. Sus puntos de vista, habilidades y talento son valores agregados especiales para el
proceso. Getting and keeping youth and children involved in the creation of the vision, is a major task and
should be a priority. El involucramiento de los jóvenes es un aporte para que una vez hayan terminado sus
estudios regresen a la isla.
A los que “no hablan” se les debe mantener informados y recordar que las puertas estarán siempre abiertas para
que participen.
Liderazgo y sentido de pertenencia local
Los líderes son personas como usted dispuestos a hacerlo algo para el mejoramiento de la isla y sus habitantes;
definitivamente no son superhéroes. El compromiso es la cualidad más importante de los líderes locales; no
necesitan de entrenamiento o educación especiales; las habilidades más importantes son escuchar, dirigir, trabajar
en equipo, y permitir que otros puedan acompañar el proceso. El liderazgo no es del dominio exclusivo de los
funcionarios públicos o las mujeres y hombres empresarios.
Los roles más importantes de los líderes locales son:
•Administrar el proceso y garantizar que las actividades se desarrollen completamente
•Estar pendientes para que otos grupos se involucren en el proceso
•Garantizar que los participantes se mantengan positivamente focalizados
CRITERIOS DE EXITO
Experiencia de aprendizaje
Es un proceso integral; no es un proceso guiado por un solo tema. No se trata de cambiar la vida de un solo
individuo o un solo grupo; se trata de construir lo que será la comunidad en el futuro. Nadie debe integrarse al
proceso con expectativas preconcebidas que el producto e impacto final será para apoyar una sola idea u opinión.
El aprendizaje de grupo es una manera excelente para mejorar la capacidad de las comunidades locales; los
métodos de facilitación participativa contienen una amplia gama de elementos y piezas para el aprendizaje
colectivo
El logro más importante del aprendizaje colectivo es la creación de la visión compartida y la capacidad para el
aprendizaje-acción.
Comunicación e información
Los actores requieren de información exhaustiva y transparencia total sobre los pasos del proceso de visión y los
mecanismos y procedimientos para la toma de decisiones.
El reto de la implementación
Para mantener el proceso participativo en el largo plazo se requiere de perseverancia de todos los involucrados.
Esto se puede mejorar a través del fortalecimiento de redes y alianzas para llevar a cabo las actividades
compartidas.
ANEXO 1
HERRAMIENTAS PARA LA PARTICIPACION COMUNITARIA
OLD PROVIDENCE Y SANTA CATALINA
LA PUESTA EN MARCHA
COMPARTIR JUNTOS
Intercambiando ideas sobre la
puesta en marcha
Reunión de inicio
Diseño del proceso
Creando una Visión
Reuniones
Talleres
Eventos tradicionales – cocinar
juntos, tocar música
Teatro callejero
PUBLICACIONES ESCRITAS
MÉTODOS PARA LA
FACILITACIÓN
PARTICIPATIVA
Lluvia de ideas
Salidas de campo
Sesiones en grupo
Diálogo
Ejercicios lúdicos para “romper
el hielo”
Matriz FODA, análisis de
fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas
Volantes y plegables
Boletines
MEDIOS DE COMUNICACION
Comunicados de Prensa
Rueda de Prensa
ORGANIZACION
Reclutando y manteniendo a la
gente involucrada
Fuerzas de Trabajo
Voluntarios
Documentos de trabajo
Relatos
INFORMACION A LA
COMUNIDAD
Programas radiales comunitarios
Visitas puerta a puerta
Llamadas telefónicas
RECOLECCION DE
INFORMACION
Cartografía social
Encuestas
Inventarios
PLANIFICANDO Y HACIENDO
Desarrollo de micro-proyectos
sostenibles
La puesta en marcha
Intercambiando ideas sobre la puesta en marcha
Definición
Comprometer a los miembros de la comunidad para el intercambio de ideas con el fin de fijar las metas iniciales y
construir el proceso.
Como se hace
Identifique a los actores
Convenza a diferentes grupos de interés para que participen. Haga reuniones individuales con actores
claves
Organice la reunión preparatoria para diseñar el proceso de visión y establezca un equipo de planificación
Defina la agenda, y desarrolle reglas básicas para garantizar que todos los participantes tienen la
oportunidad de hablar y ser escuchados
Designe un facilitador y un reportero
La puesta en marcha
Reunión de inicio
Definición
Conformar el Comité Coordinador del Proceso para iniciar, entre otros, la planificación para el primer taller
Como se hace
Seleccione un sitio. Elija un sitio en el cual la mayoría de las personas se sientan a gusto
Seleccione la fecha. Hágalo oportunamente para promoverlo bien, y trate de garantizar que no se cruce con
otros eventos organizados por otros grupos
Elabore una agenda y úsala. Permite que todos los participantes posean la misma información
Conferencistas. Se recomienda que sean miembros del equipo de planificación, y únicamente para brindar las
palabras de bienvenida, y una explicación del proceso de visión.
Materiales y equipos. Defina quién suministra los marcadores, papelógrafos, el papel, así como otros materiales;
defina si se necesitan equipos audiovisuales, quien los facilita
Refrigerios ligeros. Se recomienda proporcionar refrigerios, porque permite el intercambio informal de ideas y
saludos. Utilice productos típicos como frutas, nueces o galletas dulces.
Haga la divulgación de la reunión. Una manera efectiva y no muy costosa es colocar volantes impresos en
bancos, supermercados, tiendas, iglesia y escuelas. Elabore un boletín de prensa, y si es necesario se debe realizar
una rueda de prensa; llame a los medios de comunicación por lo menos una semana antes del taller. Si hay
organizaciones que tienen boletines de prensa, solicite autorización para hacer la divulgación por ese medio.
La puesta en marcha
Diseño del Proceso
Definición
Juntando a la gente para que diseñe el proceso de construcción de visión
Cómo se hace
Realice la primera reunión, indicando de esta manera el inicio del proceso. Desarrolle la agenda acordada y trate
de mantenerse en la ruta crítica para alcanzar los objetivos de diseño del proceso y establecimiento de un equipo
de planificación. Escriba las ideas en el papelógrafo de tal forma que se puedan visualizar durante toda la reunión.
Defina los límites y los temas o aspectos que la visión va a abordar
Conforme el equipo de planificación
Establezca fuerzas (o mesas) de trabajo
Escriba un informe. Debe incluir un resumen de lo que pasó, las opiniones de los participantes, los acuerdos
sobre los límites (la visión debe tener un centro o eje, definir los límites geográficos), y otras decisiones sobre las
cuales se hicieron acuerdos, así como la estructura del proceso; también debe incluir los datos que sea importantes
para la organización de la próxima reunión o taller
Realice el seguimiento. Durante la semana subsiguiente, el equipo de planificación debe reunirse para evaluar los
aspectos positivos y negativos de la reunión e iniciar la organización del primer taller.
La puesta en marcha
Creando la Visión
Definición
Estableciendo las bases de los intereses y preocupaciones compartidos por todos los actores y definiendo la ruta a
seguir durante los próximos 10 años.
Como se hace
Organice un taller con todos los actores (máximo 60 personas). Garantice que haya por lo menos una persona
representando a los diferentes grupos de interés
Identifique lo que hace que su isla sea especial. Es tiempo para hacer una reflexión positiva. Durante esta etapa
del taller, en grupos pequeños, las personas son invitadas a relatar sin interrupciones durante una hora y media, sus
historias positivas cada persona tendrá 3 minutos – para hacer su relato, qué hicieron que haya funcionado bien,
discutirlas y encontrar cosas comunes en los relatos, así como construir la visión compartida; definir los procesos
en los cuales quieran trabajar juntos para lograr sus metas.
Recrea la visión compartida. Imagine que su visión es una realidad a través de un dramatizado, un noticiero, un
show, etc. Las representaciones creativas del sueño compartido contribuye a anclar las esperanzas y sueños en los
cuerpos y las mentes. Ayuda a todos a moverse hacia el logro del sueño compartido.
Métodos de Facilitación Participativa
Lluvia de ideas
Definición
Intercambio de ideas de forma creativa en las reuniones
Como se hace
Técnica No. 1
Seleccione un facilitador para cada grupo
Presente las reglas básicas tales como “todas las ideas son buenas” y el tiempo para realizar el ejercicio (máximo
30 minutos)
Organice grupos de 6 personas o menos par alas discusiones
Organice las sillas en un círculo para que se puedan ver entre todas.
Defina el período de tiempo para el ejercicio (máximo 45 minutos).
El facilitador presenta el tema o aspecto sobre el cual se hará el intercambio de ideas
La pregunta clase se lee en voz alta y se escriba sobre el papelógrafo
Verifique que haya sido entendida por todos
Las respuestas deben ser breves; comentarios y discursos se harán en una fase posterior
Una vez se han dado las respuestas, se aceptan solamente ideas nuevas y contribuciones adicionales.
Los desacuerdos se anotan en una hoja especial a la vista de todos para más adelante en el proceso
Revise los resultados durante una sesión plenaria con todos los participantes
Agrupe las ideas que sean similares
Resuma y registre los resultados del ejercicio
Métodos de Facilitación Participativa
Técnica No. 2
(Se utiliza si las personas no están muy familiarizadas con el intercambio de ideas con otros)
Siga los mismos pasos indicados en la técnica anterior hasta que se hace la pregunta clave
Solicite a las personas que reflexionen por 3 minutos y luego escriban en 2 minutos sus respuestas
Las respuestas se pueden entregar al facilitador para que el o ella las lea en voz alta o los participantes comparten
sus ideas de forma directa con todo el grupo3
Técnica No. 3
Siga los pasos descritos en la técnica anterior hasta que se haga la pregunta clave.
Solicite a las personas que durante 5 minutos trabaje en grupos de dos para generar ideas
Escriba todas las ideas y respuestas en tarjetas
Entregue las tarjetas al facilitador, el o ella las lee y las pega en el papelógrafo o similar
Agrupe las ideas que sean similares
Técnica No. 4
Vaya al campo (predios agrícola o el mar, o similar)
Realice una lluvia de ideas e intercambio de observaciones con el agricultor o pescador
Haga preguntas
Métodos de Facilitación Participativa
Visitas al campo
Definición
Camine o “navegue” a través de sitios importantes para verificar la información plasmada en los mapas
Como se hace
La organización
Establezca una fuerza de trabajo para un evento
Designe un líder temporal
Identifique un interés particular de los participantes
Organice grupos pequeños
Busque un fotógrafo dentro del grupo de participantes
Define el tipo de visita al campo: caminando por todo; o un transecto estructurado (social o ambiental, o una
combinación de ambos). Los transectos sociales incluyen unidades familiares, tipo de viviendas, servicios sociales,
habilidades para el trabajo, actividades económicas, etc. También se puede centrar en un aspecto específico tal como
salud pública o educación. El transecto ambiental está focalizado en los recursos naturales, y las características de uso
del territorio (terrestre o marino), erosión de playas, especies de peces comerciales, sitios de pesca, tipo de suelo,
productos agrícolas, etc.
Métodos de Facilitación Participativa
Planifique la visita de campo
Defina el sitio y la duración de la visita de campo
Si fuese necesario solicite los permisos de forma oportuna
Elabore el presupuesto para el transporte , comida y equipos
Defina las tarifas para la visita de campo, si es necesario cobrar
Fije la fecha, teniendo en cuenta clima, calendario escolar y otras fechas conflictivas
Realice una prueba del itinerario
Haga arreglos para el transporte
Elabore una hoja informativa
Elabore un formato para el registro de participantes, incluya contactos en caso de emergencia, e información
importante sobre la salud de cada persona
Establezca un mecanismo para confirmar a los participantes
Establezca una actividad para que los participantes hagan durante la visita de campo y que pueda compartir con
los demás al final de la jornada (por ejemplo escribir un diario o bitácora); también servirá como parte de la
documentación del evento
Elabore una lista de participantes
Elabore un plan de seguridad
Elabore un plan de actividades específicas
Realice la visita de campo
Verifique la lista de participantes
Entregue mapas
Realice paradas de forma periódica para intercambiar observaciones
Haga una celebración sencilla al final del evento
Métodos de Facilitación Participativa
Grupos de Trabajo
Definición
El grupo más grande se divide en grupos pequeños (máximo 6 personas) para intercambiar ideas sobre un tema,
contestar una pregunta específica o realizar otra actividad y luego reportar a todo el grupo.
Como se hace
Grupos
Defina el número de grupos para las sesiones en grupo
Defina si los grupos trabajan en el mismo tema o temas diferentes
Sitio
Decidir si el salón es suficientemente grande para formar círculos pequeños con las sillas o si hay salones
pequeños disponibles para las sesiones en grupo
Materiales
Cada grupo de trabajo debe tener un papelógrafo y materiales como papel y marcadores
Métodos de Facilitación Participativa
Grupos de trabajo
EL facilitador describe la session en grupo
El facilitador presenta el TODO para que cada grupo tenga la información completa
El facilitador debe motivar a las personas para que haga preguntas para aclarar las tareas que deben realizar los
grupos
El facilitador informa sobre el tiempo disponible para las sesiones en grupo (15-20 minutos) y para un resumen
breve (2-5 minutos)
Cada grupo necesita definir los roles de los participantes (moderador, secretaria, reportero, cronometrador); una
persona puede hacer dos roles, por ejemplo moderador y cronometrador)
Organice los grupos a través de la numeración para que haya una buena mezcla
El facilitador debe ir a cada grupo para aclarar dudas
El facilitador debe recorder acada grupo cuando faltan 10- y 5 minutos (el o ella para no interrumpir la
discusión puede pegar una cartulina con el tiempo que hace falta en el papelógrafo o tablero)
Elaboración del reporte
Planee un receso inmediatamente después de la sesión en grupos, este es el tiempo que se necesita para elaborar
los reportes: a los reporteros se les solicita que se centren en los puntos más importantes tales como temas,
conclusiones, recomendaciones, temas y procesos
Métodos de Facilitación Participativa
Plenaria
Técnica No. 1 – Todos los grupos estuvieran en el mismo salón
El facilitador recuerda a los reporteros sobre el tiempo de duración de cada reporte
Los participantes se mueven hacia donde ha trabajado cada grupo
El facilitador presenta a cada reportero de cada grupo
El facilitador monitorea el tiempo para que se cumpla
El facilitador agradece a cada reportero y se mueve rápidamente de un grupo para otro
Técnica No. 2 – Todos los grupos en diferente salón
Todos los participantes se reúnen nuevamente en el salón principal
Cada reportero se coloca al frente de los participantes y es presentado por el facilitador (a)
El facilitador monitorea el tiempo para que se cumple
El facilitador agradece a cada reportero y llama al otro para que presente los resultados de su grupo
Sugerencia – Si todos los grupos trabajaron sobre el mismo tema o tenían la misma tarea
Solicite a los reporteros que en la medida que hagan sus presentaciones complementen las ideas; que no repitan
los mismos aspectos ya mencionados por los grupos que lo han precedido
Métodos de Facilitación Participativa
Diálogo
Definición
Las comunidades tienen una oportunidad adicional para pensar y conversar en grupos de individuos para
producir creatividad mutua y nuevas ideas de grupo. Requiere sobre todo apertura y sinceridad.
Como se hace
Encuentre un buen facilitador; uno que sea respetado por todos y con habilidades para ayudar a los participantes
a compartir ideas sobre el futuro
Defina las personas a las cuales se les invitará (entre 7-40); infórmales previamente sobre el propósito de la
reunión y las reuniones subsiguientes. No hay una agenda pre-establecida
Cada reunión no debe extenderse más de 2 horas
Forme un círculo con las sillas, lo cual indica apertura e igualdad
El facilitador explica lo que es y no es el diálogo y presenta las reglas básicas del ejercicio: no hay una agenda
preestablecida, mentes abiertas, sinceridad, honestidad, y creatividad
Solicite a los participantes que estén silenciosos y reflexionen cuando sea adecuado
El facilitador solicita al grupo que escoja un tema
El facilitador solicita al grupo que reflexione sobre el tema (2-5 minutos)
El facilitador solicita al grupo que comente sobre el tema
El facilitador debe recordar al grupo que ninguno (a) debe sentir que debe defenderse
El facilitador está al frente del proceso para evitar manipulación por parte de una o varias personas; el o ella
motiva al respeto mutuo
El facilitador debe sugerir cuando se debe concluir la sesión; haciéndolo de esta manera, él o ella debe hacer un
resumen breve de las ideas y los temas, indicando las que sean completamente nuevas ideas y que solo se han
podido generar en un ejercicio de mentes abiertas como este.
Métodos de Facilitación Participativa
SUGERENCIA
Este método solo debe ser utilizado si hay suficiente tiempo para desarrollar el proceso de visión
Ejercicios lúdicos de calentamiento o para romper el hielo
Definición
Actividades cortas para ayudar a las personas a que se conozcan informalmente
Como se hace
Si - No
Haga dos filas, con parejas frente a frente
Solicite a las parejas que se acerquen con las palmas de ambas manos abiertas y se toquen
Una fila reciba la instrucción para que piense “si”; la otra fila con todo su poder mental, piensa “no”
Después de pocos minutos haga cambio de roles
Discuta lo que te dio mas poder, el “si” o el “no”.
Métodos de Facilitación Participativa
Hacer Pizza
Solicitar a los participantes que se agrupen en parejas y se hagan masajes en la espalda
Dar las instrucciones que pretendan que están haciendo pizza. Para hacer una pizza necesitas harina, sal, agua, y
manteca. Entonces debes amasar y extender la masa de la pizza. Después se rellena con tomates, queso, vegetales o
carnes, etc
Todos estos pasos se transfieren en el masaje
Como último paso, coloque la pizza en el horno
Cambiar de roles, de tal manera que la otra pareja pueda también recibir un masaje3
Aprendiendo nombres
Colóquese en un círculo y tírele la pelota a alguien
En voz alta diga el nombre de la persona a quien le tiraste la pelota.
Ahora es el turno de la persona que tiene la pelota para que repita el ejercicio
Ensalada de Frutas
Todos los participantes se sientan en sillas que están formadas en un círculo. Hace falta una silla, de del facilitado
Escojan 4 o 5 frutas
A cada participante le da el nombre de una fruta
Explique el juego: Cuando se dice el nombre de la fruta en voz alta, todos los que tienen el nombre de esta fruta
deben levantarse y cambiar de silla; La persona que no encuentra una silla es la que debe ahora decir el nombre de
la fruta. Cuando se dice “ensalada de fruta” todos los participantes deben levantarse y cambiar de silla.
Métodos de Facilitación Participativa
Análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
(FODA)
Definición
Es una herramienta poderosa para hacer una evaluación de grupo de servicios provistos por agencias externas o
sobre el desempeño de la misma comunidad (auto-evaluación). Se basa sobre las percepciones de grupo sobre los
factores internos positivos (fortalezas), los factores internos negativos (debilidades), las limitantes externas
(amenazas), y las posibles acciones para intercambiar limitantes por mejoramiento (oportunidades).
Como se hace
La técnica mas importante es un ejercicio de lluvia de ideas estructurada
El facilitador dibuja una tabla de cuatro columnas (una matriz) en el tablero o en el papelógrafo
El facilitador explica las cuatro categorías de evaluación a los participantes
El facilitador escribe el aspecto que preocupa en la parte superior de la tabla o matriz
El facilitador inicia la lluvia de ideas hacienda preguntas claves sobre las fortalezas
Las respuestas se escriben en la columna respectiva de la matriz
De igual manera, el grupo también identifica las debilidades, oportunidades, y limitantes con la ayuda del
facilitador
Las ideas aunque opuestas o contrarias también se colocan en la misma columna de la matriz; el no se busca el
consenso
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Reuniones
Definición
Las personas se juntan para hacer el trabajo, para la acción
Como se hace
Elabore la agenda
Define claramente el propósito de la reunión
Defina los puntos de la agenda; estos deben estar enfocados para alcanzar el propósito de la reunión
Si ha habido una reunión previa, utilice las notas para definir los puntos de la agenda
Organice el salón
Organice el salón el día anterior; si no fuera posible llegue temprano
Esté seguro de tener suficientes papelógrafos o tableros
Lleve copias de la agenda, mapas, cuestionarios, hojas de trabajo, etc.
Organice una mesa con materiales, tales como marcadores, hojas para notas y bolígrafos
Organice equipos audiovisuales, si se van a utilizar
Forme las sillas en círculo; cada rostro debe ser visto por todos
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El facilitador
Debe
Escuchar a todos
Registrar todo en el papelógrafo o tablero de tal forma que todos puedan ver lo que se está trabajando
Solicitar al grupo que tome decisiones
No debe
Competir con los miembros del grupo
Puede repetir frases pero no debe juzgar
Colocar a nadie a la ofensiva
Inicia la reunión
Revise la agenda; están todos de acuerdo con los aspectos
Revise la distribución de tiempos y modifíquelos si apropiados
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Desarrollo de la reunión
El facilitador debe mantener el tiempo
El facilitador debe hacer control de las conversaciones de lado y tangenciales
Mantener la reunión centrada
Si la reunión se extiende por más de 90 minutos, proporcione refrigerios
Terminar y resumir la reunión
Revisar las decisiones hechas y las tareas asignadas
Esté seguro que cada participante conozca las metas, por quién y la fecha
Decida la fecha y el sitio de la reunión
Estos resultados deben ser incluidos en el acta de la reunión
Prepare la próxima reunión: identifique los aspectos, defina cuáles temas de esta reunión deban ser abordados en
la próxima reunión, si el acta de la reunión estarán disponibles antes de la próxima reunión
SUGERENCIA
•Esté seguro que las personas no sientan que están perdiendo el tiempo. Las decisiones deben ser tomadas; las
responsabilidades y plazos definidos
•El primer punto de la reunión subsiguiente a la primera debe ser para revisar los avances de las metas
•Diviértanse
•Permita que organizaciones locales los inviten a sus reuniones regulares; esto contribuye a aumentar sentido de
pertenencia y compromiso
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Talleres
Definición
Juntar a las personas para que trabajen en grupos pequeños
Como se hace
La planeación
El equipo de planificación debe realizar una reunión para planificar el primer taller
Haga una lluvia de ideas sobre los temas
Define: a) propósito, b) formularios, c) agenda, d) resultados esperados, e) facilitador general y facilitadores para
cada grupo, y f) seguimiento
Fijar fecha y hora
Seleccione un sitio que sea adecuado para que todas las personas a quienes se invitan estén cómodas
Identifique a los participantes – individuos y organizaciones
Decida sobre el tipo de invitación
Prepare las ayudas visuales, si se necesitan
Pida ayuda para arreglar los refrigerios y almuerzo (si se proporciona)
Adquiera elementos tales como papelógrafos, bolígrafos, marcadores, pegante, cinta para enmascarar, etc.
Escriba las reglas básicas y fíjelas en diferentes sitios en el salón
Defina como se van a elaborar las memorias: responsables, como se va a distribuir y divulgar
Elabore una agenda, y fije una copia de gran tamaño en el salón
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La agenda
Palabras de bienvenida
Información – Plenaria (grupo completo) - 30-60 minutos
Diálogo Comunitario – Sesión de grupos de trabajo 1-2 horas
Toma de decisiones para la acción de la comunidad – Sesiones en grupo - 2-3 horas
Conclusiones (Resumen) – Plenaria - 15-30 minutos
Agradecimientos y palabras para el cierre
Seguimiento
Elabore las memorias del taller
Envíe las memorias a todos los participantes
Publique el resumen de las memorias en un periódico
Agradezca a los facilitadores
Agradezca a los voluntarios y otros quienes hayan apoyado con refrigerios, comida, materiales, equipos y la sala
para las reuniones, etc.
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Técnica especial para soñar juntos
Seleccione un sitio adecuado y cómodo para todos (la terraza o el patio de un miembro de la comunidad);
seleccione una grupo para la tarea temporal de resumir las visiones en una sola visión; seleccione a un participante
para dibujar una imagen provisto por los participantes
Solicite a los participantes que se relajen y cierren los ojos. Dígales que están tomando un viaje en el futuro
juntos, quizá 10 años desde ahora, cuando exista su comunidad “ideal”. Deberían tratar de visualizar la isla ideal
que quieren entregar en heredad a sus hijos – el sitio debe ser apto y apropiado para todos. El facilitador hace la
pregunta inicial: Cómo se ven? Hay gente alrededor? Qué están haciendo? El facilitador nunca sugiere lo que los
participantes deben ver. Las preguntas se hacen en intervalos prudentes, para que las personas tengan tiempo para
visualizar la isla ideal en su imaginario.
Esta reflexión individual silenciosa es seguida por un ejercicio escrito. A los participantes se les solicita que
escriban o dibujen una imagen de lo que han visto durante la travesía.
Cada participante describe su sueño/visión; el grupo temporal será responsable de escribir y proponer una visión,
el cual será complementado y ajustado por todos los participantes hasta que se llegue a un acuerdo. El participante
encargado de dibujar la imagen lo hará ahora con base en las imágenes recibidas de los demás participantes; otros
pueden complementar el dibujo o dibujar otros.
Los dibujos del tablero y papelógrafo se discuten y se subdividen en categorías (por ejemplo, empleo, servicios
públicos, pesquerías, agricultura, recursos naturales, educación, salud, vivienda, etc.). Estas categorías ayudan a
identificar las áreas de acción claves, las actividades y tareas, así como áreas de responsabilidades para lograr la
visión común del futuro deseado.
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Eventos tradicionales (actividades informales)
Cocinar o tocar música juntos
Definición
Eventos especiales que centran su atención en un recurso o en la recuperación de sus tradiciones
Como se hace
Organice un comité para desarrollar los temas del evento (también puede ser tarea de los subcomités)
Elabore un presupuesto. Los costos deben ser estimados para los ingredientes, bebidas no alcohólicas, alquiler de
equipos, transporte, etc.
Escoja la fecha con tiempo para hacer una Buena promoción y asegúrese que ninguna otra organización tenga
un evento planeado para esa día – considere festivos, calendarios escolares u otros eventos tales como clima
Planee el evento. Desarrolla una agenda detallada, establezca tareas y personas encargadas de cada una
Haga invitaciones personales
Durante el evento. Motive a las personas para que tomen fotos y mantengan una actitud positiva
Publicaciones Escritas
Volantes y plegables
Definición
Documentos escritos con información concisa, muchas imagines, como fotos, dibujos, mapas y planos
Como se hace
Defina objetivos. Defina un mensaje central; propósito de la publicación, el destinatario y como se debe usar.
Busca patrocinadores.
Escoja un formato. Una vez se haya escogido el mensaje central decida si se usará un volante, folleto, plegable o
afiche. Cuánto es su presupuesto. Hay muchas opciones para doblar los plegables. Defina cuál es más efectivo para
cumplir con el propósito y presupuesto establecidos.
Escriba el texto. El mensaje debe ser entregado de forma clara y de be transmitir sentimientos. Un lenguaje
sencillo es muy importante, utilice palabras sencillas y evite el uso de acrónimos. Incluya información básica
como persona de contacto, número de teléfono, dirección para correspondencia, nombre de los pares y los
logotipos de los patrocinadores. Las personas querrán saber como pueden tener acceso a más información
Publicaciones Escritas
Diseñe la publicación
Para folleto o un plegable: La fuente debe ser clara y de buen tamaño (11-12 puntos), fácil de leer.
Afiche o volante: La fuente debe ser grande y negrita. Deje muchas áreas libres
Las fotografías y dibujos e imagines deben ser de altísima calidad, deben ser utilizadas para fortalecer la historia, y
debe cumplir por lo menos las siguientes dos condiciones: a) atraer a los lectores; y b) mejorar el entendimiento
del mensaje.
Diseñe una imagen y un logo para sus publicaciones, utilice siempre el mismo tipo y tamaño de fuente, debe ser
un reflejo de su organización, su identidad.
Revise la publicación.
Por lo menos debe haber una persona que la lea cuidadosamente. Debe buscar errores de tipografía, verificar los
números y la información general sobre la persona de contacto; pero lo más importante es que el mensaje sea
claro
Imprima la publicación.
Esto depende de su presupuesto. Puede ser copiada o producida en una imprenta.
Distribuya la publicación.
Esto depende de la publicación y del público. Los voluntarios pueden ayudar a colocar los ejemplares en
supermercados, bancos y otros sitios de gran afluencia de personas.
Publicaciones Escritas
Boletines
Definición
Apoya la comunicación – noticias sobre el proceso y las historias especiales sobre un tema específico – a un gran
número de personas
Como se hace
Decida sobre la periodicidad – diario, semanal o periódicamente
Si es diario o semanal, necesitará información fresca y de gran impacto; sin embargo los boletines periódicos
deberán incluir aspectos de interés general sobre el proceso tales como la agenda de las reuniones, los resultados
más importantes de cada reunión o taller, logros entre reuniones, talleres o actividades. Los mensajes deben ser
cortos, interesantes y atractivos, utilice palabras simples y verbos activos – “somos”, en vez “hemos sido”; incluya
fotos de las actividades (las personas en acción), una cartelera interactiva de la comunidad para la comunidad, una
página para niños, otra para jóvenes, entrevistas con expertos, etc.
Encontrará sugerencias adicionales sobre formato, texto y diseño, bajo Publicaciones Escritas – Folletos y
Volantes.
Medios de Comunicación
Comunicados de Prensa
Definición
Una declaración o historia elaborada por el equipo de planificación y entregada a los medios de comunicación
Como se hace
Escriba una lista de los medios de comunicación locales y nacionales; estaciones de radio y televisión, periódicos
Elabore una lista de contacto de reporteros, columnistas, editores y directores de noticias
Identifique eventos y logros importantes
La primera frase debe ser el punto más importante, y debe inviter al lector a seguir adelante con la lectura.
Contiene la información básica: quién, qué por qué, cómo y dónde.
El mensaje debe ser breve (una página a doble espacio); escriba un encabezado
Diseñe un encabezado para la carta con el logo del proceso de planificación
Incluya la fecha y la hora de la expedición
Escriba el nombre y misión de la organización al final del comunicado
Envíe el comunicado por correo electrónico, fax o correo urbano ó aéreo; solo una copia a cada medio de
comunicación
Llama a las personas de los medios para confirmar el recibido y motivar a que sea publicado.
Medios de Comunicación
Rueda de Prensa
Definición
Es una herramienta para generar noticias; si tiene una historia que sea oportuna, significativa, prominente y
relevante y que pueda contribuir al avance del proceso. Le permite entregar más información que en un
comunicado de prensa y adicionalmente aclarar dudas y contestar preguntas.
Como se hace
Planearlo por lo menos con dos semanas de anticipación
Defina los temas y mensajes centrales para la comunidad
Determine una fecha y una hora para la rueda de prensa (entre 10 y 11 AM); evite interferencias con otros
eventos importantes para los medios de comunicación
Seleccione un sitio para la rueda de prensa. Debe tener suficiente iluminación y espacio para instalar una mesa
grande para que todos los participantes se puedan sentar. Debe tener acceso a parqueadero, y cerca al sitio de
trabajo de los periodistas (los reporteros necesitan regresar a tiempo para emitir las noticias del mediodía)
Los participantes deben ser miembros del equipo de planificación y que están activamente involucrados en el
proceso.
Escoja un moderador con mucha experiencia y conocido por los periodistas
El moderador estará encargado de convocar la rueda de prensa, presentar el tema y a los participantes
Elabore y envíe un aviso una semana antes para informar a los medios de comunicación sobre la rueda de prensa
(utilice las listas elaboradas en la sección anterior Comunicado de Prensa)
Haga dos seguimientos: tres días después del envío del aviso y la misma mañana de la rueda de prensa.
Organice un bloc de notas para registrar la asistencia
Proporcione un atril para el moderador
Suministre café, té y agua durante la rueda de prensa
Medios de Comunicación
No debe durar más de 45 minutos
Empiece puntualmente
Grabe el evento para sus propios registros y posiblemente para el uso en los medios de comunicación
El moderador da la bienvenida a los medios y presenta el tema y a los participantes
Cada participante deberá tener un límite tiempo – 3-5 minutos – y debe hablar de forma clara e ir al grano
Después de las presentaciones, el moderador contestará preguntas o dirigirá las preguntas al participante
adecuado
El moderador agradece a los participantes sus intervenciones y a los medio de comunicación su asistencia
SUGERENCIA
Busque un día normalmente flojo para realizar la rueda prensa
Asista por lo menos a una rueda de prensa para conocer como es y sensibilizarse
Haga una prueba
Tome la oportunidad para comunicar la posición del equipo de planificación, prevenir rumores e información
confusa que conduzca a errores
Organización
Reclutar a las personas y manteniéndolas involucradas
Definición
Trabaje con los miembros de la comunidad de forma significativa y logre el involucramiento constante de la
comunidad en el proceso de visión para desarrollar un grupo de personas fuertemente convencidas del proceso y de
los beneficios para la comunidad
Como se hace
Trabajo con socios
Identifique socios potenciales desde el inicio del proceso y elabore una lista de cada grupo potencial: los que
potencialmente podría tener mucho interés y los que demuestran poco interés
Identifique las expectativas de cada socio: lo que puede aportar y sus ganancias
Logre que las personas se involucren, invitando a los potenciales sociales según lista elaborada a una primera
reunión. No se de por vencido. Continúe invitando una y otra vez a las personas que no respondan. Algunos
socios potenciales necesitarán más tiempo que otros para responder de forma positiva, o desearán observar los
avances del proceso y sus éxitos
Elabore una declaración sobre el propósito de la asociación, los roles y tareas de la de cada socio, la duración y
las previsiones para su modificación y ajustes.
Sea anfitrión de una ceremonia para firmar el documento oficial de la asociación. Haga la ceremonia en un sitios
de acceso al público en general. Invite a actores y políticos para que hablen brevemente; esto podría mejorar su
apoyo al proceso
Organización
SUGERENCIA
Invite a los medios de comunicación, al personal de los socios, actores claves y políticos
Tome fotos y si el presupuesto lo permite, realice un video para utilizar posteriormente en los materiales de divulgación
Fortalecimiento de la capacidad institucional de la comunidad
Los miembros de la comunidad tienen la capacidad, liderazgo y poder para administrar las tareas para implementar el
proceso. Agricultores y pescadores tienen las habilidades y conocimientos para entrenar a otros. Sin embargo necesitan
asistencia y apoyo para construir sobre las habilidades y experticia existentes tales como: efectividad personal: por ejemplo,
afirmación personal, habilidades para hablar en público y hacer presentaciones, para trabajar con los medios de comunicación
manejo de la información, efectividad organizacional, por ejemplo, en la formulación de proyectos, resolución de
problemas, reuniones efectivas, evaluación; trabajando con personas diversas, tecnologías de la información y comunicación,
y oportunidades para el financiamiento de proyectos y actividades
Realice una sensibilización sobre las necesidades de entrenamiento de todos los socios: miembros de la comunidad,
entidades del gobierno, así como ONG’s y hombres y mujeres empresarios
Evalúe las necesidades de entrenamiento de los socios
Diseñe módulos de entrenamiento cortos de acuerdo a las necesidades del proceso de visión; encuentre maneras creativas
para compartir y actualizar los conocimientos por fuera de los ambientes formales de entrenamiento
Establezca un banco local de expertos (incluyendo agricultores, pescadores y empresarios) para asistir en la identificación de
las necesidades de capacitación y en el desarrollo de los entrenamientos y adicionalmente para encontrar instructores
voluntarios dispuestos a entregar entrenamiento para todos
Haga arreglos para usar instalaciones privadas y públicas para los entrenamientos
Invierta tiempo en el campo, realizando lluvia de ideas e intercambiando observaciones
Motive a los socios para que sean co-organizadores de los eventos de entrenamiento
Lleve a cabo los cursos de entrenamiento
Evalúe los resultados e impactos
Organización
Fuerzas de Trabajo
Definición
Pequeños grupos voluntarios de la comunidad creados para participar en la recolección de información y en el
proceso de toma de decisiones sobre las área de acción básicas
Como se hace
Defina el rol de las fuerzas de trabajo. Defina misión, duración, indicadores para medir cuando se haya cumplido la misión y
se hayan obtenido las metas, tiempo de dedicación de los voluntarios (sesiones de entrenamiento, reuniones, talleres, etc.)
Entrenamiento. Establezca un programa de intercambio con otros que hayan desarrollado procesos similares
Reclute miembros. Sea incluyente: pescadores, agricultores, propietarios de negocios, personas de elección popular,
miembros de agencies sin ánimo de lucro, educadores, madres, padres, niños, profesionales de la salud y otros que estén
comprometidos e interesados de forma activa para involucrarse y trabajar hacia el mejoramiento de la comunidad
Organización de las fuerzas de trabajo
Organice la primera reunión para hacer acuerdos sobre las reglas básicas
Seleccione un facilitador y una persona de contacto clave, así como un reportero para escribir las memorias de las
reuniones
Lleguen a acuerdos sobre las reglas básicas para el desarrollo de las reuniones: defina la frecuencia de las reuniones, cómo
se define el quórum para la mayoría, las decisiones pueden ser unánimes o puede haber consensos, indicando cuáles son
los desacuerdos. Las reuniones se harán abiertas al público?
Defina una estrategia de comunicación para mantener a los miembros de la comunidad informados
Elabore un cronograma para el desarrollo de las actividades, identificando a las personas responsables
Reconozca los esfuerzos de los voluntarios para garantizar el éxito del proceso. Demuestre su aprecio. Envíe notas personas,
entregue camisetas o gorros, etc.
Organización
SUGERENCIA
Organice una fuerza de trabajo especial para el bienestar de las personas involucradas en el proceso y para garantizar
que los logros de estas personas sean reconocidas permanente y especialmente
Voluntarios
Definición
Personas comprometidas con el logro del éxito del proceso de visión; tiempo, experticia y trabajo son entregados
sin costo alguno
Como se hace
Defina los conocimientos específicos, habilidades y talentos necesarios para desarrollar de forma exitosa el
proceso
Elabore una lista a través de una lluvia de ideas con el equipo de planificación con las personas que reúnan los
perfiles identificados
Elabore una hoja informativa (con el propósito del proceso, los antecedentes, roles potenciales de los
voluntarios, tiempo de dedicación y el nombre de la persona de contacto para información adicional y para
contestar la pregunta más frecuente: por qué debo ser voluntario para el proceso?
Entrene a los voluntarios para que se familiaricen con las metas, filosofía, objetivos, etc.
Organice las fuerzas de trabajo con los voluntarios, rote a las personas para que trabajen en todas las fuerzas de
trabajo
Genere una hoja de trabajo para registrar los avances y las horas de trabajo de los voluntarios
Reconozca públicamente los esfuerzos de los voluntarios (ver sección “Medios de Comunicación”)
Organización
Documentos de Trabajo
Definición
Organice y documente los resultados de las investigaciones y estudios en documentos técnicos, mapas, y planos.
Como se hace
Documente la historia natural, cultural, arqueológica, recreativa y escénica de los recursos y actividades que
afectan los valores intrínsecos de los servicios que brindan; los servicios e infraestructura pública, demografía y
características socioeconómicas, patrones y facilidades para el transporte público
Organice los resultados de la investigación en reportes técnicos, afiches, folletos, guías o mapas y resalte la
información clave para hacer de fácil acceso a toda la comunidad
Organización
Relatos
Definición
Es un método para la comunicación social que promueve la información al público a través de los relatos de
historias que hacen las personas sobre un sitio o una actividad o un hito especial de la comunidad; es muy bueno
para iniciar el proceso.
Como se hace
Identifique a 10 personas quienes conocen muy bien las islas, los hechos y la historia
Durante las reuniones descubra lo que las personas piensan sobre su comunidad y pregúntales cómo les gustaría
relatar la historia
Durante la visita de campo usted y el grupo de participantes puede observar a su alrededor sin cohibiciones como
lo haría un visitante
Realice algunas investigaciones, lea sobre la historia, cultura y ecología local; pregunte a los expertos locales
(agricultores, pescadores, abuelos y abuelas, etc)
Escriba y relate la historia al mayor número de personas posible. Se conectan a la isla a través del relato?
Realte la historia. Comparta la historia con otros; use un poema, un canto, una obra de arte, una presentación
de diapositivas o una publicación escrita
Información a la Comunidad
Defina claramente un programa de divulgación. El equipo de planificación debe trabajar activamente para construir una base sólida
para lograr el involucramiento del público en el proceso.
Contactos Telefónicos
Definición
Se refiere a solicitar y entregar información en el marco del programa de divulgación.
Como se hace
Establezca un plan para trabajar como red
Determine el propósito y exactamente como se usará la información
Elabore una base de datos de los miembros de la red de colaboración con información general tal como
nombre, teléfono, correo electrónico, dirección; también registre la siguiente información: persona contactada,
persona que estableció el contacto, fecha, si la persona conoce el proceso de visión, resultados e impactos, tareas
pendientes, acciones de seguimiento, nombres de personas a ser contactadas
Defina el propósito de la llamada telefónica
Consiga la lista de actores a quiénes está llamando
Previo a la llamada, elabore unas preguntas para guiar la conversación y especialmente para garantizar que no se
le olviden puntos centrales que deben ser abordados
Siempre inicie la conversación identificándose usted y a la organización y preguntando si la hora de la llamada es
apropiada y se le conviene a su interlocutor (si la respuesta es no, pregunte cuando podría usted llamar
nuevamente o si la persona prefiere devolverle la llamada cuando tenga disponibilidad de tiempo, en este caso,
entrégale su número telefónico), informe sobre la duración aproximada de la conversación telefónica
Hable claramente y con palabras simples; demuestre su entusiasmo.
Información a la Comunidad
Visitas puerta a puerta
Definición
Una actividad del programa de divulgación para que el proceso pueda ser un tema de significado insular – todos
deben tener algo que decir sobre el proceso. Debe ser culturalmente sensible, es decir si no es una práctica local
aceptable, es mejor no realizarla.
Como se hace
Por favor siga los pasos mencionados en la sección anterior “contactos telefónicos”.
Recolección de Información
Cartografía Social (mapas sociales)
Definición
Un grupo de personas que colectivamente dibuja un mapa de su comunidad e isla. El ejercicio puede realizarse
para ilustrar la situación en diferentes momentos históricos, de los recursos naturales, aspectos demográficos,
culturales, etc. de la isla.
Mapa de Usos del Suelo
Como se hace
Lleguen a un acuerdo sobre el tema y los límites (podría ser por ejemplo los nombres originales de los sitios, es
decir la toponimia)
Elabore las preguntas
Fije la fecha y el horario
Seleccione un sitio apropiado para el número de participantes
Identifique a los participantes – individuos y organizaciones
Solicite a uno de los participantes para que dibuje los símbolos de acuerdo a las recomendaciones del grupo, sin
embargo si todos quieren dibujar símbolos, permita que lo hagan libremente
Promueva la participación a través de las preguntas que haga a todos los participantes
Permita que el grupo discuta sus opiniones y puntos de vista
Una vez que el mapa se haya elaborado, solicite a los participantes que interprete la “película completa”
Si es oportuno y conveniente, solicite a los participantes para que localicen los principales problemas y recursos
disponibles
Solicite a los participantes para que expliquen lo que se podría hacer para resolver los problemas
El mapa debe permanecer como propiedad de la comunidad
Se permite hacer copias y tomar fotos de los mapas
Recolección de Información
Mapa Histórico
Como se hace
Identifique a los participantes, invite a abuelos y abuelas, niños y jóvenes
Organice una serie de ejercicios para elaborar mapas de la situación demográfica, social y de recursos naturales de
la isla o sector en diferentes momentos de su historia
Solicite a uno de los participantes para que dibuje los símbolos de acuerdo a las recomendaciones del grupo, sin
embargo si todos quieren dibujar símbolos, permita que lo hagan libremente
Promueva la participación a través de las preguntas que haga a todos los participantes
Permita que el grupo discuta sus opiniones y puntos de vista
Solicite a los participantes que dibuje un mapa con la situación actual en relación con demografía, aspectos
socioeconómicos y ambientales
Con el apoyo y la asesoría de los abuelos y abuelas de la comunidad haga el mismo ejercicio con la situación de
la isla hace 20 años
Se comparan los mapas de la situación pasada y actual – utilice una sesión de lluvia de ideas para identificar
cambios significativos y sus rezones
Basados en una lista de cambios y causas se elabora un mapa del futuro en el cual se muestran las expectativas de
la comunidad dentro de 10 años, si se mantienen las tendencias actuales
Solicite a los participantes para que elaboren un mapa del futuro deseado
Analice ambos mapas de futuro para explorar las diferencias
Como en el ejercicio anterior, los mapas son de propiedad de la comunidad
Recolección de Información
Encuestas
Definición
Una herramienta de investigación para obtener información de personas locales y actores
Como se hace
Determine los objetivos de la encuesta y como se utilizará utilizar la información
Identifique los vacíos de información
Definir si la encuesta medirá las percepciones de la comunidad
Utilice el método personalizado
Determine cuál es su público objetivo
Diseñe la encuesta. Define de que manera se usará cada pregunta de otra manera no haga la pregunta; la encuesta
debe ser breve, concisa, eficiente; utilice palabras simples y lenguaje no técnico
Haga un prueba previa del cuestionario
Aplíquelo de forma aleatoria a la población local
Resuma los resultados; elabore un informe y un análisis breve
Envíe copias del informe final a los encuestados
Elabore un comunicado de prensa con los resultados más importantes, la comunidad necesita saber que sus
contribuciones son muy importantes
Coordine todas las acciones relacionadas con la expedición del comunicado de prensa que resalta los resultados y
que las personas sepan que han sido escuchadas
Recolección de Información
Inventario
Definición
Herramienta para recopilar información sistemáticamente sobre un recurso o la comunidad.
Como se hace
Haga el reclutamiento de voluntarios
Elabore una lista con la información que se necesita y la ubicación de ésta – mapas, aspectos sociales, biofísicos,
económicos, y culturales, estudios, fotos, registros históricos, entre otros
Si fuese posible diseñe una base de datos en una hoja electrónica
Colecte la información e ingrésela a la base de datos
Entregue la información recolectada: a través de un informe integrado, afiches, cartillas sobre cada tema,
presentaciones audiovisuales, visitas de campo para observar resultados significativos
Planificando y Haciendo
Desarrollo de microproyectos sostenibles
Definición
Se refiere a ponerle músculos a las ideas, es decir es la acción para brindar ejemplos vivos de lo que la comunidad
puede hacer en cooperación
Los objetivos generales de los proyectos deberían incluir:
•Generar nuevas Fuentes de ingresos para los nativos a través del diseño y creación de nuevos negocios que
ofrecen empleo y promueve la distribución equitativa de los beneficios
•Fortalecer las capacidades locales, el proceso participativo y la cooperación comunitaria trabajando con
organizaciones de base
•Recuperar las especies nativas que son culturalmente y comercialmente viables
•Proporcionar nuevas Fuentes de alimento para la comunidad insular y productos nuevos para tiendas y
restaurantes
Como se hace
Defina el tipo de proyecto
Identifique a los socios y/o aliados con experiencia en entrenamiento y habilidades empresariales
Elabore un plan de negocios
Desarrolle los mercados locales para los productos
Elabore un plan de mercadeo
Implemente el proyecto
CONTENTS
1.
2.
3.
4.
INTRODUCTION
PROCESS DESIGN
•
Why is community visioning important?
•
Who should be involved?
•
What role should they play?
•
Who are the initiators of the process?
•
Where should it get started?
•
What are the main tasks of the Planning Team?
•
How can island people be effectively engaged?
CREATING A VISION
• Dream together
•
Design together
•
Do it together
•
Celebrate together
•
Implement together
SUCCESS CRITERIA
1. Community participation
2. Local leadership and ownership
3. Learning experience
4. Communication and information
5. The challenge of implementing
INTRODUCTION
Taking the first steps to plan the future of island’s communities is not an easy task. Normally islanders are engaged in
searching for something to eat – fishing or farming - or finding ways to earn money for their daily living, and don’t
take time to do something about their future.
However, if islanders don’t think about their future, others may do so. For example, private developers who are trying
to build a resort or a condominium, or the central government located hundreds of miles away deciding where to
locate a new airport or landfill, might do so. Islanders who don’t think about and actively play a role in shaping the
future of their community may become victims of that future.
Planning islander’s future requires vision, leadership, patience, determination, and, most importantly, community
involvement and time investment. It doesn’t require a great deal of money, technical skills or outside consultants.
The purpose of this handbook is to help island communities like yours to begin thinking and planning for the future. It
is not a recipe, every island community is unique, which means it has to dream its own dream and construct its own
vision and direction, and design their own plan. The participatory methods kit (see Annex 1) and steps of the planning
process that are included in this booklet may be useful to you to help communities find that common ground.
This booklet focuses on the process of visioning and is divided into the following sections:
•Introduction
•Process Design
•Creating the Vision
•Success Criteria
Concepts
The concept involves a planning process and two outputs: a) A vision statement, what is the best for the island
community and the desirable future for all islanders, what would they like their island community to look like in the
future; and b) An action plan, which describes ways of moving ahead; it defines actions, responsible and timeframes.
The process gives islanders the opportunity to explore what is working well in the island, what they are doing good
together and to create shared goals and implement further positive action.
During this process, islanders exchange ideas and make plans for the next 10 years.
Dreaming together
Future-oriented
A continuous cycle of thought and action
Not a linear activity with a clear beginning and
end
A decision-making activity
Involves purpose and choice
Island Visioning
“A vision is like a lighthouse,
which illuminates rather than limits,
giving direction rather than destination.”
James J. Mapes, Foresight First
Concepts
Social communication
For effective participation, enabling conditions should be provided to promote information sharing, discussion of
problems, opportunities and alternative options for action. All components for social communication – information
sharing, and training – should occur in an interactive way, and should be carried out in a “bottom-up” approach.
Interactive learning is crucial for visioning processes and community development. Communities need therefore, to
share with all involved access and skills to own and facilitate their participatory methods and decision making process,
including the use of informal gatherings to cook, or play music and story telling.
Social dynamics…
Stakeholder
have their own rhythm, don’t
force them
Individual or organized community groups take action to plan their own future; each one represents its own interests
and concerns and is willing to propose and assume tasks and responsibilities for the development of their island. Make
them part of the information gathering and decision making process.
PROCESS DESIGN
Why is community visioning important?
The process helps us to recognize our common past, imagine our joint future and find the steps to reach it. It
recognizes that there are different points of view on the island, as well as different interests and concerns.
However, this process is about establishing a base of common interests and concerns among all stakeholders.
While people close their eyes, they are told to imagine they are walking through their island as it should be 10,
20 or 30 years into the future. What do they see? What do the houses look like? Where do people gather? How
do they make decisions? What are they eating? Where are they working? Who are they working for? What is
happening in each sector? Where are the schools? Where are the hospital and health centers? How do the sea,
trees, gullies and water fit into the picture? What do they see when they walk around after dark?
The vision statement will keep them on track; it is the compass that guides the “island” through the ups and
downs of changes – economic, social, political and institutional. Processes for learning, adjustment, and
improvisation are essential components of the joint dream.
To ensure success the process should be initiated, developed and supported by the community. And keep in mind
that community-driven development requires a longer-term commitment.
PROCESS DESIGN
Who should be involved?
Members of the island communities, who are the real agents of change. Key stakeholder groups, such as church
members, parents, youth, women and men, educators, school children, members of non-profit organizations,
business owners, farmers, fishers, health care professionals, senior adults, and others who are interested in island
development.
What role should they play?
The process is planned, built and owned by islanders; their interests and concerns are important and given firstchoice in decision-making; vision and activities are shared among all involved.
Who are the initiators of the process?
Individuals, social groups or institutions that possess an
interest in the development of the island. Persons or groups
who are affected directly or indirectly by decisions taken
locally or elsewhere about any island issue; they may already
be able to influence decisions or would like to influence
decisions.
Members of the Planning Team
Fishers, farmers, business owners, elected officials,
members of non-profit agencies, educators,
mothers, fathers, children, health care professionals
and others who are actively interested in working
actively to improve their community.
PROCESS DESIGN
Where should it get started?
A Planning Team of the visioning process should be formed; the main characteristics are openness,
inclusiveness, reach out across sections, positive attitude, and looking ahead.
Write a list of likely members and invite them to a first meeting; plan and carry out a Start-up meeting. During
the first meeting identify the community’s strengths, define all steps, make an inventory of resources and
technical support available for the process, create opportunities for involvement, establish an outreach work
group (task force), and provide the most appropriate forum for input.
Once the Planning Team has met and feels confident to take the next step, it is time to hold a community
workshop.
Please have in mind…
Not all persons invited will assist, this is normal, don’t be
disappointed. During the first meeting identify key persons that are
missing and keep on inviting them to the following meetings of the
Planning Team
PROCESS DESIGN
What are the main tasks of the Planning Team?
The main tasks consist in:
•Planning and acting
•Getting and keeping people involved
•Leading
•Meeting and facilitating decisions made by the forum
Please keep in mind…
People everywhere are tired of
meetings and workshops, they need to
believe there has been progress and
even small successes have been
achieved as a joint effort in regards to
community building activities
How can island people be effectively engaged?
One of the main on-going activities of the Planning Team is getting more people involved. People’s spare time is
very important for their families; the options have to be very attractive. To reach the entire community, many
methods have to be used. Activities include meetings at people’s yard or terraces, workshops, courses, formal
education programs, field trips, media campaigns, door-to-door visits, surveys, incentive programs, development
of sustainable micro-projects, and special events.
PROCESS DESIGN
People attending meetings should be encouraged to invite friends, neighbors, and family members. Go and reach out
to people; some groups may not come to the meetings. Go to events organized by others to promote the initiative;
hand out information sheets on ways you are addressing island issues. Members of the outreach task force should visit
leaders of organizations to arrange group meetings; terms, time, place, language, and format is set by the organization
itself. Giving the invited organizations control over meetings put all involved on an equal footing.
However, the long-term vitality and effectiveness of the process depends much more on “acting” as it does on
“talking”.
Learn to distribute and alternate leadership and responsibility so that the same members are not always in charge.
Process Design
Key Outcome: Form a Planning Team
made up of 6 to 12 Members who
represent a broad cross section of the
community
Time: One to two months
Cost: None
CREATING A VISION
The process requires islanders to remember their own past and dream together of their future; it is about recognizing
joint successes and repeating these. It is not expensive; it does not require an external consultants, a facilitator may be
of help.
Discover the best in yourself and your organizations. It is the cooperative search for your values, achievements and best
practices. It is mobilizing islanders into a positive change wave
Dream together.
Creating something that means a lot to all involved; it should be supported by things such as hope and inspiration that
binds islanders; write down your joint dream (it will be your vision statement) and adopt it.
The Planning Team needs to be focused on organization and outcomes.
Design together.
In a collaborative way, construct possible activities and tasks of the ideal
island, based on your joint dream; the island design can only be one which
people feel they are willing to work towards in order to realize their joint
dream.
Ingredients of a vision statement
Positive, present tense, easy
language
Qualities that provide the reader
with a feeling for the island’s
uniqueness
Bold and far-reaching inspiration
of what fit for our children
A focus on island people and
their perception of quality of life
A time horizon
CREATING A VISION
Do it together.
Strengthen the positive capacities and capabilities of individuals and organizations enabling it to work as one
group to build hope and momentum around a deep purpose.
To achieve the joint long-term dream, the stakeholders need to agree on the main action areas. Broad action
areas, subdivided into activities on how the action areas could be achieved. In order to take action, task forces and
agreements between stakeholders and stakeholder groups should be created and developed.
Celebrate together.
It should be part of a developed strategy to communicate the plan in order to broadened the range of informed
community members and gain their acceptance and support. Remember to celebrate achievements and successes.
Implement together.
This is where the work of the taskforces, networks and partnerships come into play. Simply, low cost activities and
projects should be implemented at once (even during the process to maintain motivation and engagement),
meanwhile seek funding for more expensive projects. Make sure to report progress to the general public.
Creating a Vision
Key Outcomes: The vision statement
and the Action Plan
Time: Two to three months
Cost: None
SUCCESS CRITERIA
Community participation
The most important resource is the members of the community. Each one should be given the opportunity to
play an important role in the process. If the majority takes active part in the formation of the vision, it will also
invest in its outcome and work towards its achievement.
Getting and keeping youth and children involved in the creation of the vision, is a major task and should be a
priority. Their viewpoints, skills and talents are special added values to the process. Youth’s commitment can
ensure that they remain or return to the island after completing their education
“No-sayers” should be kept informed and reminded that the door is always open for their participation.
Local leadership and ownership
Leaders are people like you, who are willing to do something to improve their community; they are definitely not
super heroes. Commitment is the most important quality of local leaders; they don’t need special training or
education; whereas listen, direct, work as part of a team, and let go so others can follow through are the most
important skills. Remember, leadership is not the exclusively domain of government officers or business men and
women.
The main roles of local leaders are:
•Manage the process and ensure that activities are completed
•Make sure that other groups are involved in the process
•Ensure participants keep a positive focus
SUCCESS CRITERIA
Learning experience
It is a comprehensive process; it is not a one-issue driven process. It is not about changing the life of one
individual or one stakeholder group; it is about where the community will be in the future. No one should go
into the process with preconceived expectations that the final outcome will support a single opinion or idea
Group learning is an excellent way to enhance the capacity of local communities; the participatory methods kit
contains a whole range of elements and pieces for collective learning
The main achievement of collective learning is the created common vision and capacity for action-learning
Communication and information
The stakeholders need exhaustive information and full transparency on the steps of the visioning process and the
decision making procedures
The challenge of implementing
To maintain the participatory process in the long-term requires perseverance of all involved. This can be enhanced
through strengthening of networks and partnerships to carry out the shared activities
ANNEX 1
PARTICIPATORY METHODS KIT
OLD PROVIDENCE AND SANTA CATALINA
Getting Started
Exchanging Ideas about Start-Up
Start-up Meeting
Process design
Creating a Vision
Participatory Facilitation
Methods
Brainstorming
Field trips
Break-Out Groups
Dialogue
Ice Breakers
Analysis
of
strengths,
weaknesses, opportunities and
threats
Organization
Get Together
Meetings
Workshops
Traditional events
together, Play music
Street theatre
-
Cook
Getting and maintaining people
involved
Task forces
Volunteers
Work documents
Story telling
Outreach
Written Publications
Flyers and Brochures
Newsletters
Community radio programs
Door-to-door visits
Telephone
Collecting Information
Media
Press releases
Press conference
Social cartography
Surveys
Inventory
Planning and Doing
Development of sustainable
micro-projects
Getting Started
Exchanging Ideas about start-up
Definition
Getting community members engaged to share their ideas towards setting initial goals and building the process
How to do it
Identify stakeholders
Convince different interest groups to participate. Meet one-on-one with key stakeholders
Set up the preparatory meeting to design the visioning process and establish a Planning Team. Define the
agenda, and develop appropriate ground rules to ensure that all participants have an opportunity to speak
and to be heard
Assign a facilitator and a reporter
Getting Started
Start-up Meeting
Definition
Steering committee forms and begins planning for first workshop.
How to do it
Select a location. Choose a place most people feel comfortable visiting.
Choose a date. Do it far ahead of time to promote it properly, and make sure no other group has an event
scheduled at the same time.
Develop and follow an Agenda. It allows all participants to share the same amount of information.
Speakers. Should be members of the Planning Team, assigned only for the welcoming remarks and to give an
overview of the visioning process.
Materials and equipments. Who will provide markers, flipcharts and paper; define if audiovisual equipment is
needed and who will provide it.
Light refreshments. They provide a space for informal exchange of ideas and greetings. Use typical products, such
as fruits, nuts, or cake.
Promote the meeting. An inexpensive and effective way is printed flyers left at banks, groceries, stores, churches,
schools. Write a press release and, if necessary hold a press conference; call newspapers, radio and television
stations, at least one week before the workshop. Organizations who have their own bulletins, may allow you to
place the announcements there.
Getting Started
Process Design
Definition
Bringing people together to design the visioning process
How to do it
Carry out the start-up meeting. The process has now begun. Be sure to follow the agreed upon agenda and to
keep on track to meet the objectives of designing the visioning process and establishing a Planning Team. Capture
thoughts on flipcharts, so that everyone can see them throughout the meeting.
Define and set a limit on what the vision will address
Establish a Planning Team
Establish task forces
Write a report. It should include a summary of what happened, the actual quotes of participants, the agreement
about the limits (give the vision a focus, define geographical boundaries), and any other agreed upon decisions, as
well as the structure of the process; it should also include the data that was referred to or is in preparation for the
next meeting or workshop
Follow up. During the next week, the planning team should meet and assess positive and negative aspects of the
preparatory meeting and begin preparing for the first workshop
Getting Started
Creating a Vision
Definition
Establishing a base of common interests and concerns among all stakeholders to develop a consensus on the
direction they want to go for the next 10 years.
How to do it
Organize a workshop to bring all stakeholders together
Identify what make your island special. It is time for positive reflection. During this part of the workshop, in
small groups, people are invited to experience during the next 90 minutes uninterrupted time to tell their positive
stories, what they did that went well and discuss each other’s stories, identify communalities, and share visions of
what process your group would work with towards achieving your goals
Recreate your joint vision. Imagine you have made your dream come true with a drama, play, TV news show,
etc. Creative presentations contribute to deeply anchor our hopes and dreams in our bodies and psyches. It helps
to “move” towards achieving our dream
Participatory Facilitation Methods
Brainstorming
Definition
Creative exchange of ideas in meetings
How to do it
Technique No. 1
Select one facilitator for each group
Introduce the ground rules such as “all ideas are good ideas”, and the time set aside for the exercise (not more
than 30 minutes)
Break into small groups of 10 people or less.
Have chairs arranged in a single circle to allow everyone to see each other.
Set aside a specific amount of time.
The issue to be shared is introduced by the facilitator
The key question is read aloud and written on the flipchart or blackboard
Check for understanding
Answers should be short; comments or speeches will happen at a later stage of the process
Once answers have been given, additional contributions and fresh ideas are accepted
Disagreements are written for afterwards
Review the results with all participants
Group similar ideas
Summarize and record the results of the exercise
Participatory Facilitation Methods
Technique No. 2
(Should be utilized if people are not familiar with sharing ideas with others)
Do as described above until the question is posed
Ask people to spend 5 minutes reflecting and writing down their responses
Responses can be given to a facilitator, and he/she reads them to the group, or participants share their ideas with
the group
Technique No. 3
Do as described above until the question is posed
Ask people to spend 5 minutes working in pairs to generate ideas
Write all ideas and responses on cards
Give the cards to the facilitator, who reads them and sticks them on the wall or flip chart
Group similar ideas
Technique No. 4 – Facilitators are trainees
Go to the field (farm or sea)
Brainstorm and share observations with the farmer or fisher
Ask questions
Participatory Facilitation Methods
Field Trips
Definition
Walk together through important places to verify information provided on maps
How to do it
Establish an event task force
Assign a temporary leader
Identify particular interest of participants
Organize small groups
Select a photographer
Define type of field trip: Meandering way or a structured transect (social or environmental, or a combination of
both). Social transects include households, housing types, social services, work skills, economic activities, etc. It
may also focus on one specific aspect, such as public health or education. The environmental transect focuses on
natural resources and land- or sea-use features, beach erosion, commercial fish, fishing sites, types of soil, crops,
etc.
Participatory Facilitation Methods
Plan the field trip
Define site and length of the field trip
If necessary ask for permits
Determine the budget for transportation, food, equipment
Define fees, if any
Set a date, take into consideration weather, school calendar, holidays or other conflicting dates
Test the itinerary
Arrange transportation
Develop an information sheet
Create a registration form, include emergency contacts and health information
Establish mechanism to confirm participants
Establish an activity for participants to do and share at the end of the trip (i.e. journal keeping), which will serve
as documentation of what occurred
Elaborate a list of participants
Write a safety plan
Plan specific activities
The field trip
Check your participants list
Provide maps
Arrange periodic stops to share observations
Celebrate
Participatory Facilitation Methods
Break-Out Groups
Definition
A large group divided into smaller ones (max. 6 persons each) to discuss a question or do an activity and then report
back to the whole group.
How to do it
Groups
Define the number of breakout groups
Define if different groups will be working on different set of questions
Space
Is the room large enough to pull chairs into small circles or are separate rooms available for the working groups
Materials
Set up an easel with flipchart and supply of felt tip markers at each working station
Participatory Facilitation Methods
Small groups work
The facilitator describes the breakout groups
The facilitator presents it all so each group has the complete picture
The facilitator should encourage people to ask questions to clarify the work to be covered by the groups
The facilitator tells them how much time is available for the breakout groups (15-20 minutes) and for the brief
summary (2-5 minutes)
Each group needs to define roles of participants (moderator, secretary, reporter, timekeeper); one person can be
both moderator and timekeeper)
Break out into small groups, counting off by numbers can help assure a better mix of persons
The facilitator should move around the groups to answer questions
The facilitator should remind each group of the time remaining at the 10- and 5 minute marks (he/she can do
so by sticking a small card on the flipchart or blackboard
Report preparation
Plan a break immediately after the breakout groups meet, this is the time needed for the groups to prepare the
reporting: the reporters are asked to focus on the highlights such as key themes, conclusions, recommendations,
issues and process
Participatory Facilitation Methods
Plenary
Technique No. 1 – All groups were in the same room
The Facilitator reminds the reporters about the time for each report
Move between stations
The Facilitator introduces each reporter at each station
The Facilitator monitors and keeps up with the time
The Facilitator thanks each reporter and moves quickly around the room to each group
Technique No. 2 – Groups were in different rooms
Join in the main meeting room
Call each reporter to the front of the room, and introduce him/her
The Facilitator monitors and keeps up with the time
The Facilitator thanks each reporter and calls the next group to report very quickly
Tip – If everyone worked on the same question
Ask the reporters to highlight new ideas, not to repeat same issues already mentioned by a previous group
Participatory Facilitation Methods
Dialogue
Definition
Communities have an additional opportunity for thinking and conversing among individuals in a group to bring
out mutual creativity and develop new group ideas. It requires most of all sincerity.
How to do it
Find a very good facilitator; one who is respected and able to helpparticipants share ideas about their future
Define the persons to be invited (7-40 persons); inform them previously about purpose of this meeting and the
following ones. There is no pre-set agenda
Each meeting should not take more than 2 hours
Arrange chairs in a circle; this indicates equality and openness
The Facilitator explains what dialogue is and what it is not and presents the ground rules: no pre-set agenda,
minds open, sincerity, honesty, and creativity
Ask participants to be silent and reflective whenever appropriate
The Facilitator asks the group to choose a topic
The Facilitator asks the group to reflect on the topic (2-5 minutes)
The Facilitator asks the group to comment on the topic
The Facilitator should remind the group that no one should feel he or she has to defend himself or herself
The Facilitator oversees the process to avoid manipulation by one or more persons; he/she encourages mutual
respect
The Facilitator is best placed to suggest when to adjourn; by so doing, he/she should summarize the ideas and
topics, indicating brand new ideas that only could have been developed through such exercise
Participatory Facilitation Methods
TIP
Use this method only if there is enough time for the process
Ice Breakers
Definition
Short activities to help people to meet and get acquainted with each other on an informal basis
How to do it
Yes - No
Form rows in pairs, facing each other.
Ask the pairs to touch hands and press hands against each other.
One row gets the instruction to think “yes“, with all its mental power, the other row to think “no“.
After a few minutes change the roles.
Discuss what gave you more strength “yes“, or “no“.
Participatory Facilitation Methods
Pizza Baking
Ask the participants to group in pairs and massage each others back.
Give instructions pretending baking a pizza. For a pizza you need flour, salt water and grease. Then you have to
kneed the dough and roll out the pizza. After that the pizza is topped with some tomatoes, cheese, cucumbers etc.
All these steps are transferred into massage.
As a last step push the pizza in the oven.
Then change roles, so that the other partner can get a massage
Name Learning
Stand in a circle and throw a ball to somebody
Shout out the name of the person you throw the ball at.
Now it is his or her task to repeat the exercise and so on
Fruit Salad
All participants are seated on chairs. One chair for the facilitator is missing.
Decide on four or five fruit names.
Go around the circle of participants giving each participant a fruit name.
Explain the game: When you call out a fruit name, all those participants that have been given this name should
stand up and change seats. The person who doesn’t find a seat is the next one to call out a fruit name. When you
call out „fruit salad“, all participants should stand up and change seats
Participatory Facilitation Methods
Analysis of strengths, weaknesses, opportunities and threats
(SWOT)
Definition
It is a powerful tool for group assessment of services provided by external agencies or of the community’s own
performance (self-evaluation). It is based on group perceptions of the positive internal factors (strengths), the
negative internal factors (weaknesses), the external limitations (threats), and the possible actions to exchange
limitations for improvements (opportunities).
How to do it
The main technique is a structured brainstorming exercise
The Facilitator drafts a four column table (matrix) on the blackboard or flipchart
The Facilitator explains the four evaluation categories to participants
The Facilitator writes the issue of concern on top of the table (matrix)
The Facilitator starts the brainstorming by asking a key question about strengths
Responses are jotted down on the relevant column of the table or matrix
The group also identifies weaknesses, opportunities and limitations with the help of the facilitator
Opposite ideas can be listed on the same column in the matrix; consensus is not a must
Get Together
Meetings
Definition
Where people come together to get the work done
How to do it
Write an agenda
Define the purpose of the meeting clearly
Define the items of the agenda; these should focus to meet the purpose of the meeting
If there had been a previous meeting, use the notes to define the items
Arrange the room
Arrange the room the day before, if this isnot possible, arrive early
Make sure you have enough flipcharts
Make sure to bring copies of the agenda, maps, surveys, worksheets, etc.
Set a table with materials such as markers, notepads, pens
Arrange audiovisual equipments, if needed
Make sure the chairs are arranged in a circle; everyone’s face should be seen by all
Get Together
The Facilitator
Do’s
Listen to everyone
Keep notes on flipcharts or a board that everyone can see
Ask the group to take decisions
Don’ts
Don't compete with group members
Paraphrase but don't judge.
Don't put anyone on the defensive
Open the meeting
Review the agenda; does everyone agree to its items;
Review time allotments, and modify as appropriate
Get Together
Development of the meeting
The facilitator should keep track of the time
The facilitator should control tangents and sidebar conversations
Keep the meeting centered
If the meeting goes for more than 90 minutes, serve refreshments
Wrap it up
Review any decisions made and/or any tasks assigned
Make sure every participant knows what is to be accomplished, by whom, and by what date
Decide the date and place for the next meeting
These results should be included in the minutes of the meeting
Prepare for the next meeting: identify items, define if topics of this meeting should be addressed in the following
one, will the minutes of this meeting be available before the following one
TIP
Make sure people don’t feel they are wasting their time. Decisions should be taken, responsibilityand timeframe
defined
The first item of the following meeting should be to review progress of accomplishments
Have some fun
Allow organizations to invite you to their regular meetings; this contributes to increase ownership and
commitment
Get Together
Workshops
Definition
Bring people to work together in small groups
How to do it
The planning
The planning team holds a meeting to plan the first workshop
Brainstorm topics
Define: a) purpose, b) formats, c) schedule, d) desired outcomes, e) general facilitator and group facilitators,
and f) follow-up
Set date and time
Select a place appropriate for the number of the participants
Identify participants – individuals and organizations
Decide type of invitation
Prepare visual aids, if needed
Ask others for help to arrange for refreshments and food (if it will be served)
Purchase supplies such as easels, flipcharts, pens, markers, tapes, glue, etc.
Write out and post ground rules in the meeting room
Define how the workshop report will be prepared: responsibilities, how will the report be distributed and
disseminated
Create an agenda, and post a large copy in the meeting room
Get Together
The agenda
Welcome remarks
Information – Plenary (the complete group) - 30-60 minutes
Community Dialogue – Breaking-out groups 1-2 hours
Decision taking for community action – Breaking-out groups – 2-3 hours
Wrap up (Summary) – Plenary - 15-30 minutes
Thank you and closing remarks
Follow Up
Write the workshop report
Send the report to all participants
Publish a summary of the report in a newspaper
Thank facilitators
Thank volunteers and others who supported with refreshments, food, supplies, equipments, meeting room, etc.
Get Together
Special technique to dream together
Choose a comfortable setting (someone’s yard or terrace); Select a temporary group to summarize the visions
into a vision statement; Select one participant to draw a picture on the basis of the images provided by the various
participants.
Ask participants to relax and close their eyes. Tell them you are taking a journey together into the future,
perhaps 10, 20 or 30 years from now, when their “ideal” island community exists. They should visualize the ideal
island they wish their children to inherit and live in – a place suitable and fit for their children. The facilitator may
wish to ask open questions such as: What do they look like? Do you see people around? What are they doing? The
facilitator never suggests what the participants are supposed to see. Questions are posed at suitable intervals, so
that people have time to visualize the ideal island in their mind.
This silent individual reflection is followed by a written exercise. Participants are asked to write down or draw the
images of what they have seen during their journey.
Each participant describes his/her dream/vision; the temporary group will be responsible to write and propose
the vision statement, which should be amended and adjusted by all participants until a consensus is reached. The
participant in charge of drawing the picture will do so at this time on the basis of the images provided by the
various participants; other participants may add to this picture or draw other ones.
The pictures drawn in the board or flip chart are then discussed and subdivided into categories (for example,
employment, public services, fisheries, agriculture, natural resources, education, health, housing, etc.). These
categories are helpful to identify the key action areas, activities and tasks as well as areas of responsibilit in order to
achieve the common vision of the desired future.
Get Together
Traditional events (non-formal activities)
Cook together and/or play music together
Definition
Special events that focus attention on a resource and/or reviving traditions
How to do it
Form an organizing committee to develop the theme (s) for the event (it can also be done by the subcommittees)
Develop a budget. Costs need to be estimated for such things as ingredients, soft drinks, equipment rentals,
transportation, etc.
Choose a date far ahead of time to promote it properly, and make sure no other group has an event scheduled at
the same time - consider holidays, school calendars or other local events, as well as weather
Plan the event. Develop a detailed timeline, establish tasks and with responsible person’s name
Make personal invitations
During the event. Encourage people to take photos and keep an overall positive attitude
Written Publications
Flyers and Brochures
Definition
Written documents with concise information, and a lot of images, such as photos, drawings, maps and charts
How to do it
Define objectives. Define a key message; purpose of the publication, who are you trying to reach, how will it be
used. Seek support of sponsor or sponsors.
Choose a format. Once the key message has been defined, decide if you will use a brochure, pamphlet, flyer, or
poster. How much is your budget. There are many options for folding brochures and pamphlets. Define which
ones work most effectively to fulfill the established purpose and according to your budget.
Write the text. The message has to be given very clearly and transmit feelings. Simple language is very
important, use easy words and avoid acronyms. Include basic information like contact person, phone number,
mailing address, names of partners and logos of sponsors. People will need to know, how to get more
information.
Written Publications
Design the publication.
Brochure or pamphlet: The font should be clear and large enough (11-12 point size), easy to read.
Poster or flyer: The font should be large and bold. Leave plenty of blank areas.
Photographs and artwork of high quality, should be used to strengthen the story, and should fulfill two
purposes, a) attract readers, and b) enhance the understanding of the message
Create an image for your publication. Design a logo, use the same font type, it should reflect who you are, your
identity. All written publications should look similar and identify your organization.
Review the publication.
Have at least one person read it carefully. Search for typos, verify numbers, dates, contact information; but most
especially, the message should be clear
Print the publication.
This depends on your budget. It can be copied or produced professionally
Distribute the publication.
This depends on your publication and target audience. Volunteers can help place pieces in supermarkets, banks,
and other well visited places
Written Publications
Newsletters
Definition
Support communication - news about the process, and special stories on a specific topic - to a large number of
persons.
How to do it
Decide on periodicity – daily, weekly, or periodically
If it is daily or weekly, you will need breaking news, however periodical newsletters should include items of
general interest about the process: meetings agenda, main results of each meeting or workshop, or activity;
accomplishments between meetings, workshops or activities. Write short interesting and attractive messages, use
simple words, and active verbs – “we are”, instead of “we have been”; include photos of activities (people in
action), a community bulletin board for interactive communication, a page for children and one for youth,
interviews with experts.
You will find additional suggestions on format, text and design, under Written Publications – Brochures and
Flyers.
Media
Press Releases
Definition
A statement or story prepared by the Planning Team and given to the news media.
How to do it
Write a list of all local and national media; radio and television stations, newspapers
Create a contact list of all news staff: reporters, columnists, editors, news directors
Identify very important events or major achievements
The first sentence has to be the most important point, and should invite the reader to read on. Basic
information: who, what, why, how and where.
Make it short (one page, double-spaced); write a heading
Design a nice letterhead with the logo of the Planning Process
Include date and time of release
State the organization’s name and purpose at the end of the release
Send the release via mail, fax or email, only one copy to each media
Call the news staff to confirm reception and encourage publication
Media
Press Conference
Definition
It is a tool to generate news, if you have a story that is timely, significant, prominent and relevant that can advance
the visioning process. It allows you to give more information than in a press release and to answer questions
How to do it
Plan it at least two weeks in advance
Define the issue and key messages to the community
Determine a date and time for the press conference (between 10 and 11 AM); avoid interference with other
important media events
Pick a location for the press conference. It should provide adequate lights, enough room to set up a long table
to seat all participants and enough seats for reporters. Additionally it should have an adequate parking, and the
location should be close (reporters need to get back to their midday programs)
Participants should be members of the Planning Team and actively involved in the process
Choose a moderator with much experience and known by the news staff
The moderator will be in charge of convening the press conference by introducing the issue and participants
Prepare and mail a press advisory one week ahead of time to inform the media about the press conference (use
the lists created in the previous section for Press Releases)
Make two follow ups: three days after sending the press advisory and the same morning of the press conference.
Set up a sign-in pad for attendance.
Provide a podium for the moderator
Have coffee, tea, and water set up for the press conference
Media
It should not last longer than 45 minutes
Start on time
Tape-record the event, for your own records, and for possible media use.
The moderator welcomes the press, and introduces the issue and participants
Each participant should have a limit of time – 3-5 minutes - and should speak plainly and state the key points
clearly
After the presentations, the moderator will answer questions or direct the questions to the appropriate
participants.
The moderator thanks the participants for their presentations and the media for attending
TIP
Schedule the press conference for a normally slower news day
Attend at least one other press conference to get a feeling for what they are like
Conduct a dress rehearsal
Take the opportunity to communicate the position of the Planning Team, prevent rumors and misleading
information
Organization
Getting and maintaining people’s involvement
Definition
Work with community members through meaningful and lasting community involvement in the visioning process
to develop a strong constituency and achieve real benefits to communities
How to do it
Partnership working
Identify potential partners at the beginning of the visioning process, and create a list of every potential group:
those with potential interest and less obvious parties. Also identify what each partner is expected to contribute
and gain
Get people involved, inviting potential partners according to the created list to a first meeting. Do not give up.
Keep on re-inviting those who are slow responding. Some potential partners will need more time than others to
respond, or they may want to see if the process is successful
Write a statement: state the purpose of the partnership, the roles and tasks of the various partners, the duration
of the partnership, and provisions for modifications
Host a ceremony to sign the agreement document. Hold the ceremony at an open access public place. Invite
key stakeholders and politicians to give short speeches; this may enhance their support for the process
Organization
TIP
Invite the press, partners’ staff and members, key stakeholders, and politicians
Take photographs and if the budget allows, videotape the ceremony for future outreach materials and
publications
Community capacity building
The community members have the capacity, leadership and power to manage the tasks for implementing the
process. Farmers and fishers have the skills and knowledge to train others. However, they need assistance in
building upon existing skills and expertise in areas such as: personal effectiveness: e.g. assertiveness, presentation
skills, media skills, information management; organizational effectiveness e.g. project planning, problem solving,
effective meetings, evaluation; managing people, information technologies, and funding opportunities
Create awareness about training needs of all partners: community members, government agencies, as well as
NGO’s and business men and women
Assess training needs of all partners
Design short training modules according to the needs of the visioning process; find creative ways to share and
update knowledge outside of formal training environments
Establish a “bank” of local experts (including farmers and fishers) to assist the training needs of partners and to
find instructors willing to deliver free training for all
Make arrangements for the use of private and public facilities free of charge
Spend time in the field brainstorming and sharing observations
Encourage partners to co-sponsor training events
Carry out the training courses
Evaluate results and impacts
Organization
Task Forces
Definition
Small community groups created to participate in the information gathering and decision making process on the
main action areas on a volunteer basis
How to do it
Define the role of the Task Forces. Define mission, lifespan, indicators to measure completion of mission and
achievement of goals, expected time commitment (training sessions, meetings, workshops, etc.)
Training. Establish an exchange program with others who have carried out similar processes
Recruit members. Be inclusive: Fishers, farmers, business owners, elected officials, members of non-profit
agencies, educators, mothers, fathers, children, health care professionals and others who are committed and
actively interested in working actively to improve their community
Organization of Task Forces. Prepare a first meeting to build consensus upon ground rules.
Choose a facilitator and key contact person, as well as a reporter to write meetings summaries
Agree upon meetings rules and procedures: define frequency of meetings, what defines a quorum for a
majority, do decisions need to be unanimous or can there be consensus with disagreements documented? Will
the meetings be open to the general public?
Define an active communication strategy to keep community members informed
Elaborate a task schedule, identify responsible
Show your appreciation. Acknowledge the efforts all volunteers are making for the success of the process. Send
personal notes, give printed T-shirts or hats, pins, etc.
Organization
Volunteers
Definition
Persons committed tor the success of the visioning process; time, expertise, and labor is provided free of charge
How to do it
Define specific knowledge, skills and talents that are needed
Create a list through a brainstorming exercise of the Planning Team with persons who may fulfill the
requirements
Write an info sheet (the purpose of the process, background, potential roles for volunteers, time commitment
and contact person for more information), to answer the most frequently asked question: Why should I
volunteer for the process?
Train volunteers to make them familiar with goals, philosophies, objectives, etc
Organize the task forces with the volunteers; rotate people among various task forces
Generate a work sheet to record their progress and hours served
Recognize their efforts in a public way (see section “Media”)
Organization
Work documents
Definition
Organize and document the results of the research and surveys in technical documents, maps, charts and graphs
How to do it
Document the natural, historical, cultural, archeological, recreational and scenic resources and activities that
affect their intrinsic value or services they provide; public infrastructure and services; demographics and
socioeconomic characteristics; facilities and transportation patterns
Organize the research results in technical reports, posters, brochures, guidebooks, or maps that highlight key
information and can be easily made accessible to the entire community
Organization
Story telling
Definition
It is a method of social communication that promotes public information by having people telling their story about
somewhere special for the community; it is especially useful to start the process
How to do it
Identify 10 persons who know the islands people and facts about the island and its history very well
During meetings find out what people think about their community and ask them how would they tell that
story
During the field trip, you and a group of participants look around with fresh eyes as a tourist would
Make some research, read up on local history, culture and ecology; ask local experts
Write the story and relate it to as many people as possible. Do they connect to the island through it?
Go tell it. Share the story with others; use a poem, a song, as art, a slideshow presentation, or a written
publication
Outreach
Clearly define an outreach program. The Planning Team should be working actively to build a strong public
involvement base
Telephone Contacts
Definition
Means of soliciting information and communicating information in the framework of the outreach program
How to do it
Establish a networking plan
Determine the purpose, and exactly how the data will be used
Create a networking database with general information such as name, telephone, e-mail, address; also record the
following information: person contacted, person who made the contact, date, does the person know about the
visioning process, outcome, pending tasks, follow up actions needed, recommended names to contact
Define the purpose of the telephone call
Get your list of stakeholders you are calling
Prior to calling, prepare some questions to guide the conversation and especially to make sure you don’t forget
key points you should cover
Always begin a conversation by identifying yourself and the organization and asking if it is a convenient time to
talk (if the answer no, ask for a time when you can call back or maybe the person prefers to return the call, in this
case, give your number)
Speak plainly and with simply words; let the other person observe your enthusiasm
Outreach
Door-to-door-visits
Definition
One activity of the outreach program to make the process an island issue – everyone has something to say about it.
This activity has to be culture sensitiv
How to do it
Please follow the suggestions of the previous section “Telephone Contacts”
Collecting Information
Social cartography (mapping)
Definition
A group of people collectively draws a map of their community, and island; the exercise can be done to portray the
demographic, social and natural resource situation at different moments of its history
Land-Use Map
How to do it
Agree on the subject and limits (it could be, for instance, the original names of places in one particular village)
Prepare the questions
Set date and time
Select a place appropriate for the size of the participants
Identify participants – individuals and organizations
Ask one of the participants for drawing or plotting symbols according to the suggestions of the group, however
leave everyone free to participate
Promote participation by posing questions to all participants
Allow the group to discuss different opinions and views
Once the map is finalized, ask participants to interpret the overall picture
If appropriate, ask participants to locate main problems and available resources
Ask participants to explain what could be done to solve the problems
The map remains as community property
You are allowed to make copies and pictures
Collecting Information
Historical Map
How to do it
Identify participants, make sure to invite elders, children and young people
Prepare a series of mapping exercises to portray the demographic, social and natural resource situation of the
island, or village at different moments of its history
Ask one of the participants for drawing or plotting symbols according to the suggestions of the group, however
leave everyone free to participate
Promote participation by posing questions to all participants
Ask participants to draw a map of the current demographic, socio-economic and environmental situation
With the help and advice of community elders, the same exercise is repeated to show the situation as it was
twenty years ago
The current and past maps are compared – use a brainstorming session to identify major changes and their root
causes
Based on the list of changes and causes, a prospective map can be drawn by the participants to show their
expectations of the situation that will exist in the community in 10 years, if current trends are maintained
Ask participants to draw a map of the desirable future
Analyze both future maps to explore differences
As in the previous exercise, the maps are community property
Collecting Information
Surveys
Definition
A research tool to obtain information from local people and stakeholders
How to do it
Determine the aims for the survey and how will the information be used
Identify information gaps
Will the survey measure community perceptions
Use the face-to-face method
Determine the target audience
Design the survey. Know exactly how the answers to each and every question will be used or else do not ask the
question; make the survey brief, concise, efficient; use simple words and non-technical language.
Pretest questionnaire
Apply it to a randomly sorted representation of the entire population
Summarize the findings; prepare a report on findings and a short analysis
Send copies of the final report to respondents
Issue a press release with the most important findings, people need to know, their contributions are very
important
Coordinate all actions with issuing a press release that highlights the results and lets people know they were
heard.
Collecting Information
Inventory
Definition
Tool for systematic information gathering about or related to a resource or community
How to do it
Recruit local volunteers
Write a list with the information needed and identify location of each item – maps, social, biophysical,
economic, and cultural studies, photos, historical register, etc
If possible design a computer database
Collect information and input it into the database
Disseminate the information collected: comprehensive report, posters, booklets on each topic, audiovisual
presentations, field trip to point out significant findings
Planning and Doing
Development of sustainable micro-projects
Definition
It is about putting new attitudes into action, and offering living examples of action.
The main objectives of these projects should be:
Generate a new source of income for the native people by setting up a business enterprise that offers
employment and promotes equitable distribution of benefits
Strengthen local capacity, the participative process, and community unity by working with grassroots NGOs
Recover native species that are culturally and/or commercially viable
Provide a new food source for the island community and a new product for restaurants and groceries
How to do it
Define the type of project
Identify partners with education and business experience and skills
Elaborate a complete business plan
Develop local markets for the products
Implement the project
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