TERMINALE CGRH
OPTIMISER LA
GESTION DE
L’INFORMATION
DANS LES
ORGANISATIONS
Muriel DUBOIS - Lycée Paul Langevin - Martigues
1
L’avènement de la bureautique,
puis l’arrivée des nouvelles
technologies de l’information et
de la communication ont
profondément modifié le rôle du
pôle administratif au sein de
l’organisation.
2
La gestion et de la diffusion
optimale d’un volume
croissant d’informations
implique la maîtrise de
nouveaux outils et techniques
de traitement des données.
3
TERMINALE CGRH
NOUVELLES
TECHNOLOGIES
au service des missions
administratives
4
PLAN DE L’INTERVENTION
1. Le XML
2. La GED
5
1. XML :
Extensible Markup Language
XML est un ensemble de règles pour
la conception de formats texte
permettant de structurer des données
pouvant être utilisées par plusieurs
logiciels.
6
1. XML :
Extensible Markup Language
Langage Extensible de Balisage
destiné à succéder à HTML (Hypertext
Markup Language) sur Internet.
7
Comme HTML, XML utilise des balises
(des mots encadrés par < et >)
Par exemple, en HTML :
l’instruction  <B>Important</B>
permettra d’afficher en gras le mot
« Important »
8
Ainsi, lorsque vous
consultez la page suivante
sur Internet…
9
DU HTML AU XML
Votre navigateur a interprété le
code source et traduit les
balises ci-dessous.
10
Mais contrairement à HTML, qui
présente un jeu limité de balises de
présentation,
XML
est
un
métalangage,
qui
va
permettre
d'inventer à volonté de nouvelles
balises.
Ex de balise sémantique :
<AUTEUR>Alexandre DUMAS</AUTEUR>
11
En langage XML, les balises
sont uniquement sémantiques.
Internet Explorer
Le navigateur se contente de signaler
les balises en rouge et de décliner
l’arborescence des données
12
Pour obtenir un document formaté, il faut donc
rattacher une feuille de style au fichier XML.
Fichier XML
Feuille de style associée
+
=
La philosophie d'XML consiste à
séparer le contenu du document (le
fichier XML proprement dit) de sa
présentation et de sa restitution
future (papier, écran, terminal Braille,
synthèse vocale…)
14
ETAPES DE CONCEPTION
D’UN DOCUMENT XML
XSD
DTD
XML
XSL
CSS
STRUCTURE du document
CONTENUS
(en fonction des besoins de
l’organisation)
PRESENTATION des données
(Feuille de style)
15
INTERETS
L’indépendance entre le contenu et la mise
en forme des documents permet de :
1.
2.
3.
Mettre à jour le contenu d’un document
sans se soucier de la mise en forme
Générer automatiquement sur différents
supports de communication :
 des présentations diverses (tableau,
texte suivi…)
 des tris, index, tables des matières,
etc.
Simplifier le stockage et l’archivage de
documents
16
INTERETS
L’indépendance de XML vis-à-vis de
toute application logicielle permet de :
1. Exploiter le contenu de documents quel que
soit le logiciel d’origine et de destination
(Word, Excel, Ethnos, Ciel compta…) grâce
à un balisage spécifique indépendant de
toute application
2. Transférer et échanger des données et des
documents sur Internet (protocole http).
17
En résumé…
XML facilite la transmission au sein
d’une même organisation, d’un
ensemble de documents et de
données.
Ces fichiers pourront être partagés
par plusieurs utilisateurs, sur des
logiciels différents, à des niveaux
de confidentialité distincts
18
Quelques exemples d’application
 Stocker des bases de données
 Échanger des données avec des
logiciels du secteur bancaire,
immobilier ou des assurances
 Créer des formulaires
 Envoyer des cartes de visites
électroniques ou Curriculum Vitae
 Définir la structure des documents à
employer dans une organisation
-
…
19
Application 1
Agence immobilière
APPLICATION 1 XML
20
2. La GED
Gestion électronique de données
"La vraie richesse de l’entreprise n’est
pas l’information qu’elle possède, mais
l’information qu’elle partage !"
21
La GED
Ensemble de techniques permettant
d’organiser, de gérer et de distribuer
sous forme électronique l'ensemble
des
documents
et
informations
INTERNES
et/ou
EXTERNES
de
l’Organisation.
22
Objectifs
Mettre à disposition des personnes
autorisées,
les
documents
et
informations d’une organisation dans
un délai rapide.
Centraliser l'ensemble des documents
dans une ou plusieurs bases
constituant
la
mémoire
de
l’organisation.
Garantir
la
pérennité
de
ces
documents par un archivage sur
support numérique
23
Il est donc nécessaire d’établir un
processus
de
traitement
pour
harmoniser
et
rationaliser
les
pratiques et les méthodes de travail.
24
FLUX INTERNE
FLUX EXTERNE
e-procurement
Facture électronique
Fournisseurs
Clients
Information
Concurrents
Partenaires
Place de marché
e-administration
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SOURCES
http://
NUMERISATION
OCR
INDEXATION
DIFFUSION DE L’INFORMATION
Gestion informatisée de …
Documents :
- Texte
- Audio
- Vidéo
- Images
- Autres
pendant la durée de leur cycle de vie
Création
Gestion
Diffusion
Conservation
de façon à optimiser l’accès à l’information
28
5 ETAPES
ACQUISITION
Numérisation
Transfert de
fichiers
Reconnaissance
de contenu
INDEXATION
Indexation
STOCKAGE
Sécurisation
Archivage
RECHERCHE
Recherche
Accès à l’information
RESTITUTION
Consultation
Classement
Partage
Diffusion
ETAPE 1
ACQUISITION
Numérisation
Transfert de
fichiers
Reconnaissance
de contenu
INDEXATION
Indexation
STOCKAGE
Sécurisation
Archivage
RECHERCHE
Recherche
Accès à l’information
RESTITUTION
Consultation
Classement
Partage
Diffusion
ETAPE 1
ACQUISITION
Numérisation
Transfert de
fichiers
Reconnaissance
de contenu
Point d’entrée
de tous les
documents
papier (scanner,
cartes
d’acquisition
vidéo).
Fichiers
bureautiques
dans leur format
d’origine ou
dans un format
« pivot »)
OCR :
Transformation
de l’information
numérique en
donnée textuelle
pour modification
éventuelle.
31
ETAPE 2
ACQUISITION
Numérisation
Transfert de
fichiers
Reconnaissance
de contenu
INDEXATION
Indexation
STOCKAGE
Sécurisation
Archivage
RECHERCHE
Recherche
Accès à l’information
RESTITUTION
Consultation
Classement
Partage
Diffusion
ETAPE 2
Indexation
INDEXATION
INDEXATION
CLASSIFICATOIRE
€
Fiche d’enregistrement
INDEXATION PAR
CONCEPTS
Classement
ETAPE 3
ACQUISITION
Numérisation
Transfert de
fichiers
Reconnaissance
de contenu
INDEXATION
Indexation
STOCKAGE
Sécurisation
Archivage
RECHERCHE
Recherche
Accès à l’information
RESTITUTION
Consultation
Classement
Partage
Diffusion
ETAPE 3
STOCKAGE
Sécurisation
des
documents
indexés et
classés
dans des
serveurs
Archivage
Archivage
historique
(consultation)
Solutions
logicielles
(anti-virus,
pare-feu…)
Administration
de droits
d’accès aux
documents
Archivage
légal
(loi n°2000-230
du 13/03/2000
CC).
ETAPE 4
ACQUISITION
Numérisation
Transfert de
fichiers
Reconnaissance
de contenu
INDEXATION
Indexation
STOCKAGE
Sécurisation
Archivage
RECHERCHE
Recherche
Accès à l’information
RESTITUTION
Consultation
Classement
Partage
Diffusion
ETAPE 4
RECHERCHE
Recherche
Utilisation de moteurs de
recherche
Armoire FACTURES
NOVEMBRE 2005
Accès à l’information
Respect des règles de
droits d’accès aux
documents
Requêtes par
thème, date,
index, mot-clé,
…
37
ETAPE 5
ACQUISITION
Numérisation
Transfert de
fichiers
Reconnaissance
de contenu
INDEXATION
Indexation
STOCKAGE
Sécurisation
Archivage
RECHERCHE
Recherche
Accès à l’information
RESTITUTION
Consultation
Classement
Partage
Diffusion
ETAPE 5
RESTITUTION
Consultation
Téléchargement
visualisation,
annotations des
documents depuis
n'importe quel poste
de travail de
l'entreprise selon des
procédures
communes à tous les
utilisateurs
Partage
Accès
restreint et
sécurisé pour
les fichiers
confidentiels.
Diffusion
En interne ou
en externe :
Messagerie,
imprimante,
publication
Web….
Workflow
Collecticiel
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Avantages de la GED
Gains de productivité
Gain de place
Facilite échange et diffusion
Gain de temps
Rationalisation de l’archivage
Accessibilité, conservation…
…intégrité, pérennité, traçabilité et sécurité de l’information
Organisations utilisant la GED
• Banques et assurances
• Les services de gestion des ressources
humaines.
• Grande distribution (contrôle des
factures)
• Industrie : gestion clientèle, suivi
fournisseurs, comptabilité, RH
• Établissements publics (URSSAFF,
hôpitaux (dossiers des patients)
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Application 2 : La GED
42
Revues stockage documentaire
43
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ORGANISATION DES DONNEES