Marché « missions »
FORUM DES GESTIONNAIRES
23 mai 2006
Sommaire
Les enjeux d’une démarche nationale
Résultat de l’appel d’offres
L’offre de services aux laboratoires
L’optimisation de la dépense
Impact sur les frais d’agence
Impact sur les tarifs transporteurs et
hôteliers
7. Impact sur les procédures internes
8. Calendrier de mise en oeuvre
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2
1. Les enjeux d’une démarche nationale
3
Contexte
 65 millions d ’euros en 2005 : budget mission géré
par le CNRS

Répartition des coûts :



Billetterie = 40%
Hébergement = 40%
Autres (frais d’agence,
…) = 20%
Billeterie
Hébergement
Autres
4
Contexte

11% d’augmentation par rapport à 2004

75 000 personnels dont les frais de mission ont été pris
en charge par le CNRS en 2005

Le CNRS n’est pas considéré comme un grand compte


Situation hétérogène selon les délégations : pas de marché, marchés
locaux ou régionaux
Pas d’offre de service ou d’accord tarifaire correspondant au volume des
dépenses
5
La demande des délégations à l’origine
du projet

Améliorer l’offre de service aux laboratoires

Optimiser la dépense

Eviter la gestion par chaque délégation d’un
marché complexe
6
Un projet collaboratif

Rapport sur les frais de déplacements, Michèle Saumon,
décembre 2004

Participation de toutes les délégations à l’expression des besoins
et à la finalisation du cahier des charges

Interventions spécifiques de la DR3, DR20, DR14, DR2, DR4,
DREI

Maîtrise d’ouvrage : DFI, ACP, BPC

Groupe projet : UPSACA, DR3, DSI, BPC
7
2. Résultat de l’appel d’offres
8
Offres

Trois offres en compétition :



FRAM + Amadeus e-Travel (réservation en
ligne) + American Express Cartes (carte
logée)
Carlson Wagon Lits + BNP/Air Plus (carte
logée)
American Express Voyages d’Affaires
(agence) + American Express Cartes (carte
logée)
9
Résultats globaux
Critère technique
Note/20 –
pondération 60%
Critère prix
Note/20 –
pondération 40%
Note finale
pondérée
FRAM
20
20
20
Amex
15
8
12,3
CWT
11
7
9,5
10
Exemple de prix négociés pour la
billetterie

FRAM = 2,8 fois moins
élevée que la moyenne
actuelle constatée sur les
frais d’agences

Les frais pour la billetterie
passent de 5%
actuellement du budget
missions à 2% (si 0% taux
on-line) ou même 1%
(quand 80% taux on-line)
FRAM
AMEX
CWT
Délégations
11
3. L’offre de services
12
Agence de voyage « traditionnelle »


Accès par téléphone, télécopie, mèl à des
personnes expérimentées, bilingues et travaillant
exclusivement pour le CNRS
Tous les services attendus pour les titres de
transport (rail, air y compris low cost), location de
véhicule, hébergement :

Assistance à la préparation du déplacement


Réservation :


Itinéraire, offre économiquement avantageuse, formalités,
informations pratiques…
Livraison des billets, e-ticket, gestion des urgences, des
abonnements…
Service après-vente :

Modification, annulation, remboursement…
13
Une agence de voyage en ligne



Site web offrant une interface unique pour la
préparation des déplacements et la réservation :
train, aérien (y compris low cost et autres offres
promotionnelles), location de véhicule, hôtels…
Site accessible à tous les personnels habilités par
le CNRS, 24H/24 et 7J/7 avec une compatibilité
Mac, PC et Linux
Site extrêmement fiable (technologie Amadeus),
ergonomique (testé sur le « grand public ») et déjà
connu des utilisateurs (cf. sncf.com…)
14
4. L’optimisation de la dépense
15
Optimiser la dépense
60
50
40
30
2005
2007
20
10
0
Coût direct



Coût indirect
Coût de
gestion
Réduction coût direct (titres de transport) : estimation de 5 à 15%
Réduction coût indirect (frais d’agence) : au moins 58% déjà acquis
Réduction coût de gestion (procédures internes) : estimation de 10 à 40%
selon le taux de dématérialisation et d’automatisation des procédures
internes
16
5. Impact sur les coûts indirects : frais
d’agence
17
Réduire les coûts d’agence

Par la prise en compte de l’ensemble de la
dépense « missions » du CNRS

Par l’accès à un outil de réservation on-line

Par l’utilisation de la carte logée
18
Exemple de la billetterie
M/M. régionaux
Fer France
6€
M. national :
off-line
5€
M. national :
on-line
0€
Anticipation de la baisse de
commission SNCF
Air vol intérieur
23
10
8
Air moyen
courrier
35
10
8
Air long courrier
60
10
8
19
Exemple de la billetterie
M/M. régionaux
M. national :
off-line
M. national :
on-line
1 080 000 €
450 000 €
252 000 €
5% du budget
missions
2%
1%
Economies
réalisées en
euros
630 000
828 000
Economies
réalisées en %
58%
76%
Taux d’adoption
on-line = 0%
Taux d’adoption
on-line = 80%
Total frais
agence
20
Prise en charge des coûts fixes

Les coûts fixes du projet




Outil de réservation en ligne : droit d’utilisation, mise en
œuvre et déploiement
Documentation
Formation
Gestion du projet et accompagnement au changement

L’ensemble des coûts fixes seront pris en charge
par les moyens communs (BPC)

L’utilisation de la carte logée est gratuite pour le
CNRS (importance des flux financiers)
21
6. Impact sur les coûts directs : tarifs
transporteurs, hôteliers..
22
Agir sur les coûts directs

Objectif = optimiser la dépense par une
réduction de 5 à 15% des tarifs transporteurs
et hôteliers

Par la négociation d’accords tarifaires en
rapport avec les dépenses (CNRS = grand
compte)

Par l’accès à l’intégralité de l’offre de
transport (réelle mise en concurrence)
23
Agir sur les coûts directs

Par affichage inter-modal (train, avion…)

Par la « responsabilisation visuelle » des
agents en mission et des directeurs d’unité

Par la connaissance précise du budget
mission (contrôle des dépenses, aide à la
négociation, suivi du marché, révision éventuelle de
la politique voyage…)
24
Agir sur les coûts directs

L’équipe projet CNRS reste mobilisée pour le
suivi du marché et notamment la conduite
des négociations tarifaires avec les
transporteurs et hôteliers

Le coût de l’aide à la négociation par
l’agence de voyage est pris en charge par les
moyens communs (BPC)
25
7. Impact sur les coûts de gestion :
traitement de la commande au paiement
26
Agir sur les coûts de gestion : objectifs



Automatiser les processus, normaliser et
dématérialiser les données de facturation,
optimiser les procédures
Faire gagner du temps à l’ensemble des
agents impliqués dans la gestion des
missions
Réaliser ainsi des économies sur le temps de
traitement (coût moyen estimé du traitement administratif d’une
mission = 100 euros de la commande à la liquidation côté agent et
côté fournisseurs)
27
Agir sur les coûts de gestion : les acquis
du marché national



Centralisation du marché agence de voyage
Un service national / une organisation locale
Outil de réservation on-line (gain de temps sur la
commande, la validation et la confirmation)


Mise en place de la carte logée
Réduction du nombre de factures (près du ¼ du total
des factures traitées par les services financiers)

Moins d’avances sur missions (environ 9 000 en 2005)

A terme, automatisation complète de l’intégration
des données de facturation dans BFC
28
8. Calendrier de la mise en oeuvre
29
Avant l’ouverture du service (mai-sept)

Paramétrage de l’outil de réservation en ligne :
assuré par le groupe projet (mai-sept.)

Transfert des profils des utilisateurs pour habilitation
à utiliser l’outil de réservation en ligne : assuré par le
groupe projet (mai-juin) avec la DSI

Validation du paramétrage par un site pilote, la
délégation Ile-de-France Sud (juillet-sept)
30
Déploiement du service

Entrée progressive des délégations en
fonction de l’échéance de chacun des
marchés locaux ou de la date souhaitée par
chaque délégation à partir de septembre
2006 jusqu’en janvier 2007
31
Ouverture du service par votre délégation


Communication à destination des laboratoires assurée par la
délégation sur la base de documents fournis par le groupe projet
Communication des coordonnées agence (tél., fax…) et du site en
ligne à chaque laboratoire assurée par la délégation à partir du
support fourni par le groupe projet

Communication des mots de passe à chaque utilisateur assurée par
le groupe projet

Formation des gestionnaires (laboratoires et délégations) aux
procédures et aux outils organisée par la délégation (entre sept. et
janvier 2007), assurée par le prestataire et l’équipe projet et
financée par les moyens communs

Documentation utilisateurs et didacticiel (formation en ligne) fournie
par groupe projet
32
Fonctionnement en régime permanent

Maintenance et administration de l’agence de
voyage en ligne sur la durée du marché (4
ans) assurée au niveau national

Mise à jour des profils utilisateurs : assurée
au niveau national et par chaque utilisateur

Suivi du marché UPSACA
33
Mise en œuvre de la carte logée

Ouverture d’un compte « carte logée » :



1 compte par délégation ouvert auprès d’American Express
Visite du prestataire carte logée dans chaque délégation
Personnalisation du service avec chaque délégation


Présentation du relevé d’opérations (tri par laboratoires, sous
totaux…)
Le paramétrage de l’ensemble du système carte
logée sera assuré par le groupe projet (validation
par délégations) pour permettre l’automatisation
maximum des tâches avant et après BFC
34
Périmètre d’utilisation des différentes
cartes (logée, affaire, achat)
Objectifs poursuivis : impacter le moins possible le budget personnel de
l’agent, simplifier le traitement de nombreuses factures
Avant la mission
Pendant la mission
Au quotidien
CARTE ACHAT
CARTE LOGÉE
CARTE AFFAIRES
Paiement de l’agence
de voyages (marché
national)
Titres de transport
Environ 1/3 des
factures
Hôtel, restaurant, taxi,
véhicule de location,
achat de petits matériels
ou de documentation,
frais de réception
Moins d’avances sur
frais de mission : 9000
Titres de transport (notamment
vols intérieurs à l’étranger)
Niveau 1
< 2.000 €
achat de proximité
(menues dépenses),
paiement WEB
(inscription aux
colloques)
Niveau 3
< 4.000 €
achat auprès
de fournisseurs
référencés
Environ 90% des factures pour
40% des montants
35
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Gestion dématérialisée des missions : étude préalable