Seguimiento de proyectos
II Seminario Compradores
Noviembre de 2006
Contexto
• ¿Por qué hacer una presentación de
seguimiento de proyectos?
– Los plazos para el cierre de la ejecución de los
proyectos 2006
– son cortos y es necesario organizarse para alcanzar
a terminarlos bien
– Hay una percepción que muchos de los proyectos no
son capaces de traducirse en resultados concretos,
con mejoras perdurables para los Servicios
Paradigmas en gestión de proyectos
Ingeniero
Artesano
Hacia una ingeniería de proyectos
• Estrategia
– Priorización de acciones
– Modelo Resultado > Objetivo > Meta
• Administración de los recursos
– Equipo de proyecto
• Gestión de los compromisos
– Promesas
– Reuniones de seguimiento
– Acta de acuerdos y compromisos
• Control de avance
– Carta Gantt
– Hitos y puntos de control
– Seguimiento de resultados
• Gestión del cambio
El concepto de estrategia
Priorizar y evaluar proyectos:
Factibilidad v/s Impacto
ALTA
Zona 2
Zona 1
Factibilidad de
implementación
Zona 2
Zona 3
BAJA
BAJO
ALTO
Impacto
Mapas mentales
• Herramienta para ordenar los elementos relevantes
• Facilita la discusión de ideas en forma gráfica y simple
• Ayuda a ordenarse y sistematizar las ideas
• Ejemplo: Gestión de proyectos
• Software: FreeMind (GNU)
– http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
Modelo ROM
Resultados > Objetivos > Metas
Resultados
•
¿Qué resultados
tienen que obtenerse
para satisfacer los
requerimientos?
Objetivos
•
¿Qué objetivos
deben cumplirse para
evaluar
satisfactoriamente
cada uno de esos
resultados?
Metas
•
¿Qué indicadores
deben emplearse
para evaluar el
cumplimiento de los
objetivos?
•
¿Cuáles son los
estándares para
cada uno de estos
indicadores?
•
¿Qué tolerancia
podemos aceptar?
Administración de los recursos
• ¿Qué competencias/habilidades son requeridas para
desarrollar cada actividad?
• ¿Cuánto tiempo/recursos se requieren?
– Humanos / físicos / financiero
• ¿Qué se disponen?
• ¿Cómo se distribuirán los recursos en el tiempo?
• ¿Cómo se interrelacionan los recursos con otras
actividades?
• ¿Cómo enfrentamos los retrasos de los proyectos?
Gestión de los compromisos:
Promesas
• Acción futura a desarrollarse
– Resultados medibles que se quieren obtener (condiciones de
satisfacción)
• Responsable único por el desarrollo de la acción
• Recursos para el desarrollo de la acción
– Humanos / Físicos / Financieros
• Forma y plazo en que se alcanzarán los resultados
– Carta Gantt
– Hitos y puntos de control
• Relación con otras actividades
Gestión de los compromisos:
Reuniones de seguimiento
• Planificación
– Periodicidad de las reuniones
• Preparación de las reuniones
– Temas a tratar
– Duración de la reunión
– Asistentes
 Pauta de la reunión
• Roles
– Moderador
– Secretario
– Administrador del tiempo
• Seguimiento
– Acta de acuerdos y compromisos
Gestión de los compromisos:
Acta de acuerdos y compromisos
• Acuerdos
– Declaración que condiciona las acciones futuras
– “Rayado de Cancha”
– No involucra acciones específicas a desarrollar
• Compromisos
– Acción específica y concreta que debe ser desarrollada
•
•
•
•
Acción
Responsable
Plazo
Condiciones de satisfacción
Acta de acuerdos y compromisos:
Formato
E n c a b e za d o
A s is te n te s
T em a
F ech a
L u g ar
C u e rp o
A c u e rd o s
P la zo
R e s p o n s a b le
C o m p ro m is o s
A c c ió n
C o n d ic io n e s d e
S a tis fa c c ió n
P ró x im a R e u n ió n
T e m a s a tra ta r
F ech a
L u g ar
Control de avance:
Carta Gantt
Proyecto adopción de proveedores
ACTIVIDADES
Constituir equipo que abordará el proyecto
Comunicar a los involucrados
Diseñar actividades de campaña en detalle
Identificar principales áreas compradoras
Identificar principales proveedores de cada área
Definir actividades de difusión
Ejecutar campaña de difusión
Comunicar por escrito
Solicitar consultas
Reunión organizada por el servicio
Monitorear resultados de la campaña
Definir esquema de control (azar, teléfono)
Definir contraparte interna y coordinación DAE
Revisar consistencia de las incorporaciones
Areas controlan a sus proveedores críticos
Hacer seguimiento en primeras licitaciones
1
2
3
4
5
SEMANAS
6 7 8
9
10 11 12
Control de avance:
Hitos y puntos de control
• Hitos intermedios:
– Productos intermedios que dan cuenta del correcto avance del
proyecto
– Resultados visibles que validan el proyecto frente a la
organización
– Oportunidad para dar seguridad a los directivos y funcionarios
• Puntos de control
– Programa de evaluaciones en que se medirá el cumplimiento de
los hitos del proyecto
– Reuniones de seguimiento con enfoque de mejoramiento
continuo
Control de avance:
Seguimiento de resultados
• Asociar Indicadores que reflejen el grado de
obtención de resultados
• Evaluar los tiempos y la dificultad de los
cambios
• Establecer una gradualidad en la obtención de
los resultados
• Definir fuentes de información, herramientas y
metodología para la definición de indicadores
• Elaborar plan de seguimiento
Gestión del cambio
Directivos / Jefaturas
Cómo alinear a la organización
en pos de los objetivos del
proyecto
Cuáles son los pasos a
seguir para desarrollar el
proyecto
Cómo manejar la
resistencia y objeciones
del personal
Cómo evaluar el avance
del proyecto
Cómo asegurar que se
Obtendrán resultados
Personal afectado
Temor a quedarse sin empleo
No entienden las nuevas prácticas
ni cómo afectan su trabajo
No se resuelven los
problemas que el
cambio les está
generando
No saben aprovechar
las
Nuevas herramientas
Gestión del cambio
Planificación
Preparación
Puesta en
Marcha
INGENIERÍA CONCEPTUAL DEL PROYECTO DE CAMBIO
• Generar una visión de cómo afectará el proyecto a las personas
• Prevenir la definición de procesos de negocio que la organización no va
a ser capaz de adoptar
• Identificar los recursos internos requeridos para conducir el proceso de
cambio
• Definir un plan de comunicaciones
Gestión del cambio
Planificación
Preparación
Puesta en
Marcha
INGENIERÍA DE DETALLE DEL PROYECTO DE CAMBIO
• Constituir y preparar al equipo interno responsable por el proyecto
• Realizar un diseño de detalle de los cambios organizacionales y de
prácticas
• Definir el plan de cambio (programación del proyecto, asignación de
recursos, mecanismos de control)
• Planificar medidas de prevención y mitigación de riesgos
Gestión del cambio
Planificación
Preparación
Puesta en
Marcha
PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO DE CAMBIO
• Brindar asistencia a la puesta en marcha del proyecto de cambio
• Evaluar y corregir la ejecución de las actividades programadas
• Apoyar la resolución de dificultades y conflictos
• Ajustar el plan de cambio de acuerdo a las situaciones encontradas
Gestión del cambio:
Ciclo de comunicaciones
COMUNICAR
DISEÑAR
EVALUAR
•
Objetivos
•
Audiencia meta
•
Mensaje
•
Medios
Gestión del cambio:
Ciclo de comunicaciones
COMUNICAR
DISEÑAR
EVALUAR
•
Informar los avances
del proyecto
•
Regular las
expectativas del
personal
•
Manejar las objeciones
al proyecto
•
Comunicar las próximas
acciones
•
Preparar a la gente
para enfrentar los
desafíos futuros
Gestión del cambio:
Ciclo de comunicaciones
COMUNICAR
DISEÑAR
EVALUAR
•
Brecha entre el
mensaje transmitido y
las percepciones de la
gente.
•
Objeciones y dudas
frente al proyecto.
•
Efectividad de los
medios de
comunicación.
•
A quienes están
llegando las
comunicaciones
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