ADMINISTRACION DE
COMPRAS
ACOØ
Catedrático:
EDUARDO PAEZ COLORADO
73
ADMINISTRACION DE COMPRAS
-
2° PARCIAL
74
ADMINISTRACION DE COMPRAS
SISTEMAS DE COMPRAS CENTRALIZADAS Y
DESCENTRALIZADAS
El tema en cuestión podemos tratarlo en varias formas:
- Compras centralizadas
- Compras descentralizadas
- Combinación
Las compras centralizadas consisten en que hay una oficina
donde se concentran todas las adquisiciones que necesita una
empresa o corporación, la cual podría llamarse Departamento
Central de Compras u Oficina Matriz.
Las ventajas que surgen a raíz de ese tipo de organización son
las siguientes:
- Uniformar los criterios en cuanto al abastecimiento de
materias primas facilitando el control de las existencias.
- Aprovechar la colocación de pedidos con un volumen mayor.
75
ADMINISTRACION DE COMPRAS
- La estandarización de calidades
- Disminución de costos fijos, internos, de la operación (Hay
menos personal asignado, se evita duplicidad de funciones)
- Uniformidad de tipo de productos por adquirir.
- Obtener servicios uniformes para toda la organización.
- Simplificación del trato con los proveedores.
Relacionado con las compras descentralizadas, tenemos como
ventajas:
- Hay una relación directa con la actividad productiva o de
distribución o de atención al cliente.
- La relación con los proveedores es más directa, lo que permite
hacer una buena gestión.
- Hay una disminución de costos porque pueden presentarse
mejores oportunidades al tratar directamente con los que pueden
proporcionar servicios, tales como transportes y otros.
- Mayor control para la eliminación de problemas técnicos.
76
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Si pensamos cuales podrían desventajas pueden surgir con la
centralización y la descentralización encontramos las siguientes:
Cuando hay descentralización se puede encontrar diversas formas
de tratar con los proveedores, diversas formas de descuentos,
precios distintos, calidades distintas, y sobre todo, no hay
pérdida de imagen como un comprador importante, en diversas
regiones o lugares de operación.
Ahora bien, hablando de la combinación tenemos lo siguiente:
Hay una oficina matriz donde se compran las materias primas o
materiales que son comunes a todas las sucursales, y sobre todo,
que son los productos principales o materias primas, y dejan en
libertad a cada oficina en particular para que traten directamente
con proveedores locales, para obtener los materiales o productos
complementarios.
Esta última forma de trabajar es la que acostumbran las
transnacionales y con ello han tenido mucho éxito en sus
operaciones globalizadas.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
VENTAJAS
-Uniformar los criterios en cuanto al
abastecimiento de materias primas
facilitando el control de las existencias.
-Aprovechar la colocación de pedidos
con un volumen mayor.
-La estandarización de calidades
-Disminución de costos fijos, internos,
de la operación (Hay menos personal
asignado, se evita duplicidad de
funciones, menos papeleo)
-Uniformidad de tipo de productos por
adquirir.
-Obtener servicios uniformes para toda
la organización.
-Simplificación del trato con los
proveedores.
-Procedimientos uniformes y mejor
controlados
DESVENTAJAS
-En situaciones de emergencia se
encontrarán obstáculos para un pronto
suministro.
-La fuga de personal tiene mayor
repercusión en esta forma de trabajar.
-Pérdida de imagen como un comprador
importante, en diversas regiones o lugares
de operación.
-El personal de esta Depto. está lejos del
lugar donde su utilizarán los productos y
por tanto es ajeno de los problemas
puntuales que se tienen.
-El personal tiene más carga de trabajo
porque atiende a muchos demandantes de
diferentes productos.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
COMPRAS DESCENTRALIZADAS
VENTAJAS
-Hay una relación directa con la actividad
productiva o de distribución o de atención
al cliente.
-La relación con los proveedores es más
directa, lo que permite hacer una buena
gestión.(Servicio, Reclamos, reposición,
créditos, etc)
-Hay una disminución de costos porque
pueden presentarse mejores oportunidades
al tratar directamente con los que pueden
proporcionar servicios, tales como
transportes y otros.
-Mayor control para la eliminación de
problemas técnicos.
-La reacción en situaciones emergentes es
más rápida.
-Hay oportunidad de que el personal se
vuelva más especializado y experimentado.
DESVENTAJAS
-Muchas veces no se logra un buen
descuento por las cantidades requeridas.
-Puede ser no se encuentren en la región,
las calidades óptimas.
-Los costos fijos aumentan pues hay que
tener mayor personal.
-Al querer comprar a proveedores lejanos
puede que no conozcan al comprador y no
lo atiendan como se debe.(Exigencia de
pago inmediato, no hay crédito, uso de
bancos intermediarios, etc.)
79
ADMINISTRACION DE COMPRAS
EL MANUAL DE COMPRAS
En la empresa grande se acostumbra tener un Manual de
Compras que sirve de una herramienta auxiliar para la
gestión.
Ese manual proporciona una idea clara, lógica e integral de
cómo opera el área de compras y precisa los pasos que se
deben seguir, sin variar, en cada una de las actividades que
se realizan.
Con este manual se da orientación correcta al personal, sobre
todo al personal nuevo, con lo que se logra una buena
utilización de los recursos humanos del Depto. Es decir, ese
documento se ha elaborado de una manera ordenada y
lógica para la ejecución de las actividades. O sea la forma
esperada de aplicación.
Los procedimientos que se incluyen en este documento están
orientados a que se logre la mayor eficiencia y eficacia de
las operaciones.
80
ADMINISTRACION DE COMPRAS
El contenido de este manual es el siguiente:
Introducción
Índice
Instructivo para el uso del manual
Objetivos
Políticas
Organigrama de la unidad
Descripción de puestos (Responsabilidades)
Procedimientos
Flujogramas
Formatos a utilizar en las compras
Introducción: Contiene una presentación del manual y de lo
que se va encontrar dentro de él
Indice: El ordenamiento del contenido, con el No. de página,
para su ubicación.
Instructivo para el uso del manual: Son indicaciones para
ubicar a los usuarios acerca de Glosario, codificaciones, etc.
81
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Objetivos: Contiene los objetivos del departamento, entre los
cuales podríamos encontrar los siguientes:
a) Adquirir los artículos o mercaderías con la calidad que se
requiere, para lograr los propósitos de la empresa
b) Mantener ante los proveedores: prestigio, buenas
relaciones, creando técnicas nuevas para minimizar los
costos y aumentar la calidad de su atención y poder obtener
créditos, cuando sea necesario.
c) Implementar procesos, controles y políticas de compras.
d) Contar con el personal capacitado para atender las
responsabilidades que sus puestos le demandan.
e) Buscar la eficiencia y la eficacia en el accionar del
departamento.
f) Mantener buena comunicación con todos los departamentos
de la organización, usuarios de los servicios de Compras.
Etc.
82
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Políticas: Se puede decir que Políticas para compras es el
conjunto de lineamientos preestablecidos por la
Administración de la organización, en forma general, que
tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben
considerarse al adquirir materiales, artículos o servicios. Es
conveniente realizarlas en forma escrita, explicadas
correctamente, para que sean llevadas a cabo, de manera
congruente y efectiva.
Es reconocido que las políticas son guías del pensamiento en
la toma de decisiones, y deben dejar margen para establecer
criterios de forma flexible, de lo contrario serían reglas que
no permitirían definir decisiones.
Los principales aspectos que deben considerarse en la emisión
de políticas son:
 Deben ser claras
 Deben ser razonables y viables
83
ADMINISTRACION DE COMPRAS
 Indicar los factores limitativos y determinantes.
 Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien
concebidas.
 Los niveles que deben abarcar
Las políticas están orientadas para poder atender:
 Fuentes de Abastecimiento
 Especificaciones
 Precio y Calidad
 Investigación y desarrollo
 Etica
 Ventas de material excedente y desperdicios
La formulación e implantación de políticas de compras le
reportarán al gerente, entre otras, las ventajas siguientes:
 Permiten la utilización de la autoridad dentro de los límites
establecidos
84
ADMINISTRACION DE COMPRAS
 Permiten enmarcar el control que debe ejercer
 Permiten hacer comprensibles y explicativos los objetivos
fijados.
 Delimitan y ordenan en un grado más desarrollados la
actuación de los miembros de su área.
 Le facilitan la resolución de problemas al haber
establecido bases generales.
A continuación se detallan algunas políticas aplicables a un
departamento de compras. Entre otras tenemos:
a) En ninguna operación se darán adelantos a proveedores,
salvo casos especiales en que se cuente con autorización
de la Gerencia General.
b) La fijación de los máximos y mínimos de existencia
deberán establecerse por el Jefe del Depto. de Compras,
en coordinación con el Gerente General y el Jefe de
Producción, con base a los programas de la fábrica, las
características de conservación y la capacidad de
almacenaje.
85
ADMINISTRACION DE COMPRAS
c)
d)
e)
f)
Los proveedores a quienes se recurran deberán ser
aquellos que reúnan las características siguientes:
i) Buena posición financiera
ii) Optima calidad
iii) Costos convenientes
iv) Cumplimiento de contratos
v) Considerable ética
Se deberá conceder a todos los proveedores, oportunidad
de cotizar en igualdad de circunstancias.
Serán considerados de carácter confidencial todos los
presupuestos, cotizaciones e información general
proveniente de proveedores respecto a agentes externos a
la función Compras.
La función de Comprar no se deberá supeditar a uno o
pocos proveedores, existiendo oportunidad de contar con
mayor número de ellos
86
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Así también, podemos encontrar que algunas empresas tienen
estas otras políticas:
- Para compras de productos, del cual no se tienen fuentes
conocidas o que se compran esporádicamente, se
necesitarán 3 cotizaciones.
- Negociar con los proveedores un plazo mínimo para crédito
de xxx días (Pueden ser 45, 60 o más días).
- Para las compras del exterior, se procurará que el
proveedor acepte un medio de pago directo y no por medio
de bancos corresponsales, evitando la emisión de Cartas de
Crédito o Pago contra entrega de documentos o Cobranzas.
- Para todas las compras se emitirá el documento de Orden
de Compra, el cual debe ser autorizado oficialmente.
- Etc.
Organigrama de la Unidad y Descripción de puestos
87
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Procedimientos y Flujogramas: Aquí deben estar todos los
procedimientos que se realizan en el departamento, por
ejemplo Compras Nacionales, Compras del Exterior,
Autorización de pagos al Exterior, Reclamos de seguros
por daños, etc.
Es conveniente que se haga una descripción narrativa del
procedimiento o presentar un flujograma del mismo.
Formatos usados en las compras: Esta sección contiene
ejemplares de los formularios que se ocupan en los
procedimientos que se efectúan para las compras. Deben
explicarse para saber como se llenan.
En algunos manuales se incluyen diagramas de recorrido de
los documentos hasta terminar el procedimiento.
Una de las cuestiones que se debe de tener cuidado con estos
manuales, es su actualización, pues se da el caso que en
muchas empresas, este documento está obsoleto, debido a
que nadie se preocupa de actualizarlo.
88
ADMINISTRACION DE COMPRAS
UNIDAD III – PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE
COMPRAS
Pronósticos y la Planeación
Pronóstico: predicción, presagio, vaticinio, etc. En compras se
trata de predecir cual será el futuro de un mercado donde se
van a adquirir los productos necesarios para que la empresa
pueda operar.
• Es un proceso para predecir un evento futuro.
• Base primordial para las decisiones de negocios:
– Ventas
¿¿??
– Compras
– Inventarios
– Otros
89
ADMINISTRACION DE COMPRAS
TIPOS DE PRONÓSTICOS POR HORIZONTE DE
TIEMPO
• Pronóstico a corto plazo
– Hasta 1 año (Operación corriente)
– Operaciones de un ejercicio: Ventas, Compras, Inventarios,
etc.
• Pronóstico a largo plazo
– Generalmente a cinco años
– Ventas del quinquenio, Planeación de producto nuevo, etc.
CORTO PLAZO
- Tienden a ser más exactos que los
pronósticos a largo plazo.
- Para su estblecimiento se emplea
metodología diferente a la de largo
plazo.
LARGO PLAZO
- Generalmente se preparan para 5
años como mínimo.
- Se actualizan cada año que pasa,
por los cambios del entorno.
90
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Influencia del Ciclo de Vida del Producto
Introducción, Crecimiento, Madurez, Declinación
• Las etapas de introducción y crecimiento requieren de
pronósticos más largos que las etapas de madurez y
declinación
• Los pronósticos se usan para proyectar
–Capacidad de fábrica
–Producciones
–Niveles de inventarios.
91
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Estrategia y conceptos durante el ciclo de vida del
producto
Estrategia de OM / cuestiones
cuestiones
Estrategia
compañía // cuestiones
la compañía
de la
Estrategia de
cuestiones
Introducción
Mejor
Mejor periodo
periodo para
para aumentar
aumentar
cuota de
la cuota delamercado.
mercado.
Es vital planear la I+D
Es vital planear la I + D.
Buen
Buen momento
momento para
para
cambiar
cambiarel
el precio
preciooo la
la
imagen
imagende
de calidad.
calidad.
Fortalecer
Fortalecerel
el segmento
segmento
de
delmercado.
mercado.
CD-ROM
Ventas
Impresoras de
color
Madurez
Crecimiento
Mal momento para cambiar la
imagen, el precio o la calidad.
Los costes competitivos son
ahora muy importantes.
Defender la posición en el
Faxes
mercado.
Restaurantes para
comer en el coche.
Internet
Declive
Es
Es vital
vital controlar
controlar el
coste.
el coste
Discos
blandos 3
1/2”
Furgoneta
DVD
La planificación y desarrollo
del
producto sonyvitales.
La planificación
desarrollo del
producto son vitales.
Cambios frecuentes en
planificación
del producto
Cambios frecuentes
en y
proceso.
planificación del producto y
proceso.
Lotes de producción
pequeños.
Lotes de producción pequeños.
Altos costes de producción.
Número de modelos limitado.
Atención a la calidad.
Muy
Muy importante
importante la
la previsión.
previsión.
Fiabilidad del
del producto
producto yy
Fiabilidad
proceso.
proceso.
Posibilidades yy mejoras
mejoras del
del
Posibilidades
producto
producto competitivas.
competitivas.
Aumento de
de la
la capacidad.
capacidad.de
Aumento
producción
Cambio de tendencia para
Cambio
para
centrarsedeentendencia
el producto.
centrarse en el producto.
Atención a la distribución.
Atención a la distribución.
Estandarización.
Standardization
Cambios
deproduct
producto menos
Less rapid
rápidos;
menos
cambios
changesde
- more
minor
anuales
modelo.
changes
Capacidad
óptima.
Optimum capacity
Estabilidad
creciente
Increasing
stability
ofdel
proceso
de
producción.
process
Grandes
lotes de runs
producción.
Long production
Mejora
producto y and
Productdel
improvement
reducción
de
cost cutting costes.
Poca singularización del
Little product
producto.
differentiation
Minimización de costes.
Cost minimization
Sobrecapacidad en la
Overcapacity in the
industria.
industry
Eliminación de productos
Prune line to eliminate
que no proporcionan un
items not returning good
margen aceptable.
margin
Reducción de capacidad.
Reduce capacity
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Tipos de Pronósticos
• Pronósticos Económicos
– Abordan el ciclo del negocio, i.e., índice de inflación,
suministros de dinero etc.
• Pronósticos Tecnológicos
– Se refieren a los índices de progreso tecnológico
– Predicen la aceptación de un nuevo producto
• Pronósticos de la demanda
– Predicen ventas de los productos existentes
93
ADMINISTRACION DE COMPRAS
•
•
•
•
•
•
•
Siete Pasos en el Sistema de Pronósticos
Determinar el uso del pronóstico
Seleccionar los artículos que se deben pronosticar
Determinar el horizonte de tiempo del pronóstico
Seleccionar los modelos de pronósticos
Reunir los datos
Obtener el pronóstico
Validar e implementar los resultados
94
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Realidades de los Pronósticos
• Los pronósticos rara vez son perfectos
• La mayoría de los métodos usados para pronosticar
suponen que existe alguna estabilidad importante en el
sistema
• Ambos la familia de productos y los pronósticos agregados
del producto son más precisos que los pronósticos de
productos individuales
95
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Enfoques de Pronósticos
Métodos Cualitativos
Métodos Cuantitativos
• Usados cuando la situación
es vaga y existen pocos
datos
– Productos nuevos
– Tecnología nueva
• Involucra intuición,
experiencia
– i.e., pronosticar ventas en
el Internet
• Usados cuando la
situación es ‘estable’ y
existen datos históricos
– Productos existentes
– Tecnología actual
• Involucran técnicas
matemáticas
– i.e., pronosticar ventas
de televisiones de
pantalla plasma
96
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Panorama de Métodos Cualitativos
• Jurado de opinión ejecutiva
– Opiniones grupales de ejecutivos de alto nivel, algunas
veces combinados con modelos estadísticos
• Método Delphi
– Panel de expertos a los que se les pregunta
iterativamente
• Composición de la fuerza de ventas
– Estimados de las personas individuales de ventas son
revisadas para ver si son razonables, después se suman
• Encuesta en el mercado de consumo
– Preguntar al cliente
97
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Jurado de Opinión de Ejecutivos
• Involucra un grupo pequeño de administradores de alto
nivel
• Combina la experiencia administrativa con los modelos
estadísticos
• Relativamente rápido
• ‘Pensamiento en grupo’
98
© 1995 Corel Corp.
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Composición de la Fuerza de Ventas
• Cada persona de ventas
proyecta sus ventas
• Combinada en los niveles
distritales y nacional
• Representantes de ventas
saben las necesidades de los
clientes
• Tiende a ser demasiado
optimista
Ventas
© 1995 Corel Corp.
99
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Método Delphi
• Proceso de grupo
iterativo
• 3 tipos de gente
– Tomadores de
decisiones
– Personal
– Entrevistados
• Reduce ‘pensamiento en
grupo’
Tomadores de
decisiones
(¿Ventas?)
Personal
(Ventas serán 50!)
(¿Cuáles
serán las
ventas?
encuesta)
Entrevistados
(Ventas serán 45, 50, 55)
100
ADMINISTRACION DE COMPRAS
EL METODO DELPHI
Este es un método para predecir el futuro, utilizando expertos en el
área a la cual pertence el problema. Típicamente se conforma un
grupo de expertos en el campo específico y ellos en forma
independiente predicen los eventos futuros. La preguntas de
seguimiento pueden inquirir sobre la posibilidad de que ocurra un
hecho, la conveniencia de éste y su importancia.
Se distribuye a cada miembro una serie de preguntas relacionadas
con su área de especialización.
La Técnica Delphi es un recurso para la realización de pronósticos,
con base en el consenso de un grupo de expertos.
Implica varios pasos básicos:
A - Entrega de un cuestionario a un grupo de expertos. Ninguno
de los expertos conoce la identidad de los demás. En el
cuestionario se piden estimaciones numéricas de especificaciones
tecnológicas o de posibilidades mercado o de cambios o de
101
ADMINISTRACION DE COMPRAS
tendencias de alguna materia en particular como son pronósticos
de ventas. Así también se solicitan posibles fechas y la asignación
de probabilidades a cada una de las posibilidades.
B - Elaboración de un resumen de la primera ronda. Este
informe muestra el promedio, mediana y los rangos de cuartil de
las respuestas. El reporte se envía junto con una versión
modificada del cuestionario a quienes respondieron el primer
cuestionario. Es decir, se les da a conocer a todos los participantes
lo que establecieron los otros. Ello deben revisar, en su caso, sus
primeras estimaciones o justificar sus opiniones originales. Esta es
la parte iterativa, ya que todos nuevamente van a responder un
nuevo cuestionario, en una segunda ronda, y deben de tomar en
cuenta algunos factores o consideraciones que los otros
consideraron y así también cuales han sido las opiniones de los
otros participantes, para que analicen y puedan tomarlas en cuenta
para su nueva aportación.
102
ADMINISTRACION DE COMPRAS
C - Elaboración de un resumen de la segunda ronda.
Nuevamente se hace un resumen de lo que se dijo en la segunda
ronda y si no hay consenso en los resultados, se vuelve a repetir
la operación de contestar nuevo cuestionario como una tercera
ronda.
A menudo, esta forma de operar se hace en varias rondas, pero a
juicio del coordinador del evento, debe propiciarse un consenso
de los participantes para llegar a un resultado final.
Para evitar acuerdos incondicionales, se les pide también
identificar razones por las cuales no se sumarían al consenso.
103
ADMINISTRACION DE COMPRAS
ENCUESTA DE MERCADO DE CONSUMIDORES
• Preguntar a los clientes
sobre los planes de
compras
• Que es lo que dicen los
consumidores y que es
lo que realmente hacen
frecuentemente son
diferentes
• Algunas veces difícil de
contestar
¿Cúantas horas usarás el
Internet la siguiente
semana?
© 1995 Corel
Corp.
104
ADMINISTRACION DE COMPRAS
FACTORES QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA
PARA EL PRONOSTICO DE COMPRAS
Se deben tomar en cuenta factores económicos mundiales y
locales, tales como:
 Inflación,
 Devaluación,
 Precios internacionales de los productos, materias primas
de compra directa, y
 Los precios a los cuales nuestros proveedores van a
comprar sus materias primas, que servirán para atender
nuestra demanda de sus productos.
Todo lo anterior repercute en los precios a los que nos
veremos obligados a pagar.
Parte de los pronósticos es determinar los consumos a futuro,
es decir las cantidades de materiales o productos a utilizar y
que debemos comprar.
105
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Métodos para establecer pronósticos:
Uno de estos métodos se basa en datos históricos del
comportamiento que han tenido las compras. Aquí hay
posibilidad de utilizar técnicas estadísticas. O sea, los datos
del pasado nos pueden ayudar a obtener información para
el futuro, dada las tendencias que puedan existir.
En otros métodos se incluyen actividades tales como la
investigación de mercados, los estudios de intenciones o
hábitos de consumo de los clientes, la correlación con
indicadores económicos, otra información que se pueda
tener de los vendedores o distribuidores de nuestros
productos.
106
ADMINISTRACION DE COMPRAS
UTILIZANDO DATOS ESTADISTICOS
Tendencia
Cíclico
Estacional
Aleatorio
107
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Relacionado con el método estadístico, los datos históricos
pueden ser analizados con relación a seis componentes
importantes que son los siguientes:
 Consumo promedio por período
 Variaciones estacionales
 Tendencias
 Variaciones cíclicas
 Variaciones aleatorias y
 Auto-correlación
El consumo promedio se calcula dividiendo el consumo total
entre el número de períodos.
Las variaciones estacionales muestran cambios regulares que
acontecen de forma recurrente en ciertas épocas del año.
Las variaciones cíclicas se refieren a aquellos cambios
provocados por factores externos, tales como el estado de
la economía, la situación de guerra o de paz y la tasa de
inflación, pero también podrían ser de duración más corta
108
ADMINISTRACION DE COMPRAS
y más difíciles de identificar
Las variaciones aleatorias son aquellas que aún existen
después de haber tomado en cuenta los factores de
variaciones estacionarias, de tendencia y cíclicas. Cuando
no sea aparente la razón para alguna variación, el resultado
podrá deberse al simple azar.
La auto-correlación describe aquella característica que señala
que cualquier variación en consumo en un período
determinado se ve afectada por el consumo de los períodos
anteriores.
PLAN DE COMPRAS
Es el programa de compras a realizar en un período
determinado, ya sea de materias primas y materiales,
productos terminados y otros.
Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o cantidades de
productos a comprar, a los cuales se les aplica el precio
estimado que los proveedores van a cobrar.
109
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Este plan valorizado se convierte en el Presupuesto de
Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la
empresa. Toda esta información está contemplada por
cuotas mensuales, por cada uno de los ítems que se van a
necesitar que estén en la compañía para proceder, ya sea a
producir bienes para la venta o para vender y atender el
mercado.
Una forma de establecer lo que se va a comprar en el año, en
una empresa industrial, es la siguiente:
La explosión de materiales:
De todos es conocido que el primer presupuesto que se
autoriza en una empresa es el Presupuesto de Ventas.
En una empresa industrial, una copia de este presupuesto llega
al Depto. de Compras donde el personal correspondiente lo
utiliza para establecer las cantidades a comprar en el año.
110
ADMINISTRACION DE COMPRAS
La operación se llama Explosión de Materiales y consiste en
“desmenuzar”, en base a las fórmulas de producción, las
cantidades de producto terminado que se va a vender. Las
empresas que tienen sistema computarizado, tienen esas
fórmulas registradas en el computador y esta labor de
explosión se le facilita al departamento, pues se logra
obtener el dato en cuestión de minutos.
El resultado es que se tienen cantidades (volúmenes) de
materias primas, material de empaque, ingredientes y otros
que serán utilizadas en la producción de la mercadería.
Al combinar inventarios iniciales, consumos en producción y
el inventario final (que podría ser el inventario de
seguridad), resultan las cantidades a comprar en el año.
Combinando los datos mensuales, se llega a tener el programa
de compras por mes.
111
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Proceso de la explosión de materiales
Presupuesto de ventas
Fórmulas de Productos
Plan de compras
Depto. Compras recibe
este presupuesto
autorizado.
En base a fórmulas
establecidas, se calcula
lo que se va a necesitar
de materias primas y
materiales para
producir lo que se va a
vender. (Explosión de
materiales)
Los resultados
obtenidos en la
explosión, sirven de
base para elaborar el
plan de compras de
todo lo necesario para
producir los productos
detallados en el
Presupuesto de Ventas
I. FINAL + CONSUMO – I. INICIAL = COMPRAS
112
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Este es el punto de partida para comenzar a negociar con los
proveedores, las diferentes cantidades de productos a
adquirir y es de esa forma como se inicia todo un ciclo de
compras.
En una empresa comercial, el plan de compras se refiere a
determinar las cantidades de producto terminado a comprar
para abastecer a sus clientes. Todo esto siempre basado en
el presupuesto de ventas.
Entre más variedad de productos terminados se vayan a
vender, así será de complejo este presupuesto.
Objetivos del plan de compras: Entre otros:
 Establecer de antemano las cantidades de productos a
comprar, para colocar las órdenes de compra en la debida
oportunidad.
113
ADMINISTRACION DE COMPRAS
 Evitar el desabastecimiento de productos, ya sea para la
continuidad de la producción o el desabastecimiento del
mercado por la falta de productos terminados o de
productos semi-elaborados (en caso de que sea empresa
que vende insumos industriales).
 Negociar con la debida anticipación, los precios,
condiciones de pago y servicio de atención que nos darán
los proveedores.
 Poner en alerta a los proveedores para que también ellos no
se queden cortos con sus inventarios, los que servirán para
que nos puedan atender con nuestra demanda.
 Poner en aviso al Depto. de Finanzas sobre las necesidades
de efectivo para pagar a los proveedores.
 Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes)
las cantidades que se manejarán en el año y se puedan
establecer las necesidades de espacio para el almacenaje de
materiales o productos.
114
ADMINISTRACION DE COMPRAS
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
Esta función es parte determinante de las cantidades a comprar
y mantenimiento en stock.
“El control de materiales es un sistema que permite conocer de
manera exacta el lugar en donde se encuentran los
materiales y la cantidad que hay en existencia, para
determinar el punto en que se necesita comprar más.(Anzola
Rojas Sérvulo, Administración de pequeñas empresas, 1ª Ed., Edit. Mc Graw Hill)
Una técnica utilizada es el de clasificar los materiales a
considerar haciendo un análisis ABC, que está basado en la
Curva de Pareto, llamada así en honor a su precursor
italiano Alfredo Pareto. El observó el fenómeno repetitivo
consistente en que un pequeño porcentaje de la población
total controlaba la mayor parte de la riqueza,
independientemente del país que se estudiara.
Este mismo principio se aplica en la Administración de
Inventarios, para decidir acerca de las compras y
115
ADMINISTRACION DE COMPRAS
mantenimiento en stock, de los materiales; al número total
de proveedores y muchos otros aspectos de la organización.
Por lo general, el comportamiento de la existencia de
materiales es el que se presenta en el siguiente cuadro:
Clasificación
Porcentaje del
total de artículos
comprados
Porcentaje del valor
en inventarios
A
B
C
20
30
50
70
20
10
Estos porcentajes pueden variar de empresa a empresa, pero la
tendencia se presenta parecida en la mayoría de ellas. Lo
bueno de este dato es que nos orienta hacia una mejor
concentración de atención para aquellos materiales que
ameritan un control que nos lleve a determinar las
cantidades a comprar y a mantener en stock.
116
ADMINISTRACION DE COMPRAS
En primera instancia podemos ver que el valor de los artículos
clasificados como A, nos lleva a tener una consideración
muy cercana para su control, por su inversión y eso nos
puede llevar a tener existencias mínimas y hacer pedidos
con mayor frecuencia y una constante revisión de su
consumo para evitar desabastecimiento.
Como podemos ver, la clasificación B requiere atención pero
no tan exigente como los mencionados antes.
Los artículos C, son aquellos que se deben comprar, pero su
necesidad de consumo es tan baja que permiten hacer
compras en cantidades altas, pero que su valor es muy bajo.
Sin embargo, se podrían tener productos que por su misma
naturaleza no los podemos mantener en existencia por
mucho tiempo.
Aquí se tiene que tomar en cuenta aquellos productos
perecederos, que estén sujetos a deterioro o
descomposición u otro factor determinante.
117
ADMINISTRACION DE COMPRAS
CARACTERISTICAS DE LA CLASIFICACION ABC
ARTICULOS A
ARTICULOS B
ARTICULOS C
1 - Pocos artículos.
2 - El valor que representan
es alto y puede llegar a ser
el 70% del valor del
Inventario total.
3 – Deben tener un
seguimiento estricto para
evitar que se compre en
exceso porque incrementa
demasiado el valor del
inventario y absorbe
muchos recursos
financieros y tienen alto
costo de mantenimiento.
4 – Algunas empresas
incluyen en esta categoría
los artículos perecederos y
delicados
1 - Mayor cantidad de
artículos que los A, pero no
tantos como los C.
2 - El valor no es tan alto
como los A, pero pueden
llegar a ser el 20% del
valor del inventario total.
3 – Su seguimiento es
normal para evitar
desabastecimiento.
Siempre se debe evitar
comprar en exceso para no
incurrir en costos
innecesarios.
1 – Cantidad alta de
artículos.
2 – El valor es menor que
el de los B, y generalmente
representan el 10% del
valor total del inventario.
3 – Se les debe hacer
seguimiento para evitar
desabastecimiento, pero se
pueden hacer compras
semestrales o anuales,
dependiendo del costo de
pedir. Ejemplos pueden ser
bolsas plásticas, clavos,
tornillos, arandelas, etc.
118
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Para la decisión de tener demasiado o muy poco ayuda mucho
la clasificación que se ha comentado y además, por los costos
que esto implica.
La pregunta de ¿cuál es el nivel de inventario apropiado? es
algo que no es fácil determinar y preocupa mucho a los
compradores
COSTOS RELACIONADOS CON LOS INVENTARIOS
 Costos de tener y mantener los inventarios
 Costos de ordenar y de comprar
 Costos de escasez
 Costos de arranque
Costos de tener y mantener los inventarios
Aquí encontramos los costos de manejo, costos de las
instalaciones de almacenamiento o la renta por el alquiler de
instalaciones, los seguros, las roturas o derrames, robos,
impuestos, obsolescencia, depreciación y costos de capital
relacionado con la inversión, así como los costos de
oportunidad. (Ver lista aparte)
119
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Costos de ordenar y de comprar (Hacer pedidos)
Estos costos comprenden los costos para elaborar una orden
de compra. Incluye los costos administrativos y de oficina,
la papelería y los costos de correo, etc.
Costos de escasez
Representan aquellos costos en que incurre la organización
por no tener las partes necesarias o el material disponible
cuando se necesita. Se puede incluir la contribución
marginal perdida por no efectuar ventas, costos provocados
por la escasez que obliga a cambios o sea la sustitución de
materiales o partes de menor calidad o más costosas,
además de los ajustes para que funcionen bien. Así también
el tiempo ocioso de parte de los trabajadores como de las
máquinas. Y si a esto le sumamos aquellas multas o
penalidades en que puede incurrir una empresa por
incumplimiento en las entregas a un cliente, lo que
repercute en la imagen de la organización.
120
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Costos de arranque:
Estos costos se dan más en las empresas manufactureras y que
para muchas es significativo.
Puede incluir el costo del aprendizaje de los trabajadores
cuando están en la fase de inducción y capacitación, donde
el desperdicio es alto en las primeras sesiones y el nivel de
producción es bajo, hasta que se alcance un nivel aceptable.
Aquí hay pérdidas de tiempos y partes de los equipos que
se pueden dañar.
121
ADMINISTRACION DE COMPRAS
CANTIDAD DE PEDIDO ECONOMICO
El modelo para calcular la CEP es el más sencillo y fundamental
de todos los modelos de inventario. Describe el importante
compromiso entre los costos fijos y los costos de mantener el
inventario, y es la base para el análisis de sistemas más
complicados. Considera los siguientes supuestos:
 - El número total de unidades requeridas (Demanda) para un
año, se conoce con exactitud.
 – La demanda es constante, porque el período de consumo es
 constante.
 – No hay demoras en el pedido.
 – Los costos incluyen:
- Costos de pedido por unidad solicitada
- Costos de mantener inventario en stock
 - El precio de compra es constante.
122
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Alrededor de 1915, F. Harris desarrolló lo que ha llegado a
conocerse como la fórmula Wilson (éste publicaba sus trabajos
con más frecuencia que Harris). Esta fórmula representa el punto
de partida típico para el desarrollo de modelos de inventarios, y
es una lección temprana acerca de que “anunciarse paga
dividendos”.
La figura que está más adelante ilustra este modelo de inventario
sencillo y sumamente idealizado. Presuponga que al tiempo cero
hay exactamente Q unidades de material disponible, y que
conforme avanza el tiempo hay una demanda o emisión constante
del material en existencia. Esto hace disminuir la cantidad en
existencia en una forma lineal, como se indica en la figura
mencionada. Presuponga también que cuando las existencias
restantes alcanzan un nivel R en el tiempo t1, se hace un pedido de
Q unidades de material que se entregarán en la planta en L días.
123
ADMINISTRACION DE COMPRAS
L es el número de días que, sobre la base de la razón diaria de
reducción, darán lugar a que las R unidades restantes de
inventario disminuyan al mismo tiempo que se reciban las Q
unidades de material. Suponga que hay un requerimiento anual
A; un costo unitario de material M; un costo de conservación
(Mantener) en inventario por unidad al año H; un costo de
preparación de pedido P y un nivel de inventarios I.
Este modelo simple de inventario trata con tres costos: de
material, de conservación y de preparación de pedidos. Los
costos de conservación se refieren a todos los costos asociados
con proporcionar instalaciones para inventario y el
mantenimiento de éste. Los costos de preparación de pedidos
se suponen constantes y son los costos asociados con hacer y
recibir pedidos de materiales. Si los pedidos se hacen con mucha
frecuencia y el requerimiento anual es fijo, Q es pequeña y por
tanto los costos de conservación son pequeños; sin embargo, el
124
ADMINISTRACION DE COMPRAS
costo de hacer numerosos pedidos es alto. Si los pedidos se hacen
de modo infrecuente, los costos de hacer pedidos para el año son
bajos, pero se debe pedir cada vez una cantidad más grande de
material Q, lo cual da lugar a costos elevados de conservación de
inventario. El modelo de Harris se puede utilizar para determinar
el tamaño óptimo del lote Qo a comprar, con el propósito de
reducir al mínimo la suma de todos los costos asociados con la
preparación de pedido y el almacenamiento de material para el
año. Los costos totales anuales son:
CT: costo de material + costo de conservación de inventarios
+ costo de preparación del pedido.
El costo anual de conservación de inventario es el producto del
inventario promedio en mano, Q/2, por el costo unitario de
conservación anual H, debido a que se presupone que el
125
ADMINISTRACION DE COMPRAS
MODELO DE INVENTARIO DE HARRIS
Q =Unidades L = Días R = Unidades restantes de Inventaaio
N
I
V
E
L
I
N
V
E
N
T
A
R
I
O
Q
Q/2
R
0
t1
L
t2
t3
TIEMPO
126
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Inventario en mano varía de forma lineal entre Q y 0, como se
indica en la figura anterior, al tiempo t3. El costo anual de
preparación de pedido es el producto del costo de hacer un
pedido, P, por el número de veces que se hacen pedido por año,
A/Q.
Por tanto el costo anual es:
C = MA +H( Q/2 ) + P( A/Q )
Para determinar un mínimo para C en función de Q empleando el
cálculo diferencial, se diferencia la función con respecto a Q y
esto se hace igual a cero. El valor de Q es necesario para
minimizar C, se determina entonces a partir de esta ecuación. Al
diferenciar a C con respecto a Q y hacerla igual a cero se obtiene:
dC/dQ = H/2 –PA / Q² lo que lleva a Qo = 2PA / H
127
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Observe que el término MA salió en el paso de la diferenciación.
Esto indica que la cantidad óptima de pedido es independiente del
costo del material. Una cantidad anual A de material se comprará
durante el año y tendrá el mismo costo, independientemente de la
frecuencia con la cual se compre material. Así la solución
considera sólo el costo variable V durante el año, tanto para el
costo de conservación como para los costos de preparación de
pedido. Considere el ejemplo siguiente:
A = 4,500 unidades
Aplicando la ecuación, tenemos:
H = $ 2.00
P = $ 20.oo
Qo =
2(20)4,500 =
300
M = $ 10.00
2
128
ADMINISTRACION DE COMPRAS
A: requerimiento anual
M: costo unitario de material
H; costo de conservación (Mantener) en inventario por
unidad al año
P: costo de preparación de pedido
I: nivel de inventarios
129
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Tamaño del lote
(Q)
Costo de manejo
de los inventarios
(HQ/2)
Costos de
preparación de
pedido (PA/Q)
Costo variable
total anual V
0
$ 0.0
$ 0.0
$ 0.0
100
100
900
1,000
200
200
450
650
300
300
300
600
400
400
225
625
500
500
180
680
600
600
150
750
Costo variable anual total V
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Mínimo
Costo variable
total por año
Costo manejo de
inventarios
Costo preparación
pedidos
Tamaño del lote Q
131
ADMINISTRACION DE COMPRAS
PEDIDOS DE CANTIDAD ECONOMICA (EL
LOTE ECONOMICO) (Economic Ordering
Quantity)
Cantidad económica de Pedido.- Permite identificar la
cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto
quiere decir, una solicitud o pedido rentable para la
empresa.
Prácticamente, es la cantidad con la cual podremos alcanzar
los costos más bajos por su manejo y su mantenimiento en
planta, razón por la cual se considera rentable.
El procedimiento de los pedidos de cantidad económica, se ha
simplificado por el desarrollo de fórmulas y tablas
matemáticas que suministran rápidamente la cantidad
correcta si ciertos factores son conocidos.
132
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Al aplicar el concepto de le EOQ es necesario determinar el costo de
redactar una orden de compra (costo de adquisición o costos de hacer
pedidos), el costo de almacenar el material (costo directo), y la cantidad
de descuento disponible para el artículo comprado. Una vez que la
administración determina estos factores, el proceso de calcular la
cantidad económica de un pedido es simplemente administrativo.
Costos de adquisición o de hacer pedidos
Cada vez que se expide una orden de compras, los
departamentos de compras, inspección, control de
inventarios, recepción, y cuentas por pagar deben de darle
servicio. Al determinar la EOQ es necesario calcular el
costo extra de darle servicio a la orden. El costo que es
importante es el costo incremental más bien que el costo
promedio por orden, ya que dentro de ciertos límites, se
continúa incurriendo en los costos fijos de estos
departamentos, independientemente de la cantidad de
órdenes escritas. Puesto que es importante comprender este
concepto de costo incremental, a continuación se da un
133
ADMINISTRACION DE COMPRAS
ejemplo del método utilizado para calcular el costo de la orden
de compra.
Supóngase que el departamento de compras cuesta en la
actualidad $16,000 mensuales. Este costo incluye los
salarios, la papelería y artículos de escritorio, el teléfono,
telegramas, etc. El departamento maneja 4,000 órdenes
mensuales. Los análisis del costo indican que, si se reduce
la cantidad de órdenes o pedidos a 3,000 mensuales sin
cambiar el número de artículos o el valor comprado, el
costo mensual total se reducirá a $13,000. Por tanto, la
eliminación de 1,000 órdenes ahorra $3,000 o $3 por orden.
Esta es la cifra significativa.
Si el análisis de costo indica que los costos de control de
inventario, inspección, recepción y cuentas por pagar,
calculados de la misma manera, totalizan $4 por orden, el
costo incremental total por la orden adicional será de $7.
134
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Costo de mantener o almacenar o indirectos
El costo de almacenar materiales es alto, y sus estimados
varían desde 10% hasta 35% dependiendo del tipo de
material y de las condiciones económicas variables. Aquí
encontramos el costo del dinero (interés), obsolescencia y
deterioro, almacenamiento, seguros, impuestos, etc.
No todos los artículos de inventario están sujetos al mismo
riesgo. Las existencias compradas por los requerimientos
de un solo cliente o las partes utilizadas para una sola
máquina son ejemplos de inventarios de un riesgo elevado.
En contraste, las existencias compradas para una línea
general vendida a muchos clientes o las partes utilizadas en
muchas máquinas, serían consideradas como inventarios de
bajo riesgo.
Muchas empresas que utilizan procedimientos EOQ han
establecido al menos cuatro categorías de riesgo. Al poner
un sistema en funcionamiento, inicialmente se recomienda
135
ADMINISTRACION DE COMPRAS
que todos los artículos sean considerados como de riesgo
promedio con los refinamientos incorporados conforme la
información esté disponible.
Después de determinar el costo marginal de adquirir el
material y los costos de posesión, el departamento de
compras está en posición de formular una EOQ para
cualquier artículo de las existencias no sujeto a descuento
por cantidad.
Prueba matemática de la EOQ
Un principio básico de la compra en cantidad dice que la
cantidad de costo mínimo es la cantidad en la cual los
costos de adquisición igualan a los costos indirectos. Eso es
verdadero, independientemente de los factores empleados.
Veamos un ejemplo:
Supuestos:
- La orden cuesta $3
136
ADMINISTRACION DE COMPRAS
- Costos indirectos son el 15% de la mitad del valor en
dinero de la orden.
- No hay descuentos por compra en cantidad
- El artículo en cuestión se ordenará una vez cada mes.
Entonces el costo del pedido por año sería de 12 x 3 = $36. si
el artículo se comprar una vez cada dos meses, su costo de
pedido por año sería 6 x 3 = 18. Los costos se pueden calcular
similarmente para las frecuencias de la orden, tal como se
muestra en la columna 2 de la tabla siguiente:
137
ADMINISTRACION DE COMPRAS
F r e c u e nc ia d e la
o r d e n , ve c e s p o r
año
(1 )
C o sto d e
a d q u isic ió n o
h a c e r pe d id o s
anual
(2 )
C a r g o s a n u a le s
d e a lm a c e na r
(3 )
12
6
4
3
2
1
$ 36
18
12
9
6
3
$ 6 .2 5
1 2 .5 0
1 8 .7 5
2 5 .0 0
3 7 .5 0
7 5 .0 0
C o sto s a n u a le s
to ta le s
(4 )
$ 4 2 .2 5
3 0 .5 0
3 0 .7 5
3 4 .0 0
4 3 .5 0
7 8 .0 0
138
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Si el artículo en cuestión se ordena una vez al mes, los costos
de mantener o almacenar (indirectos) serían 15% del
promedio del inventario (la mitad del valor en dólares de la
orden o sea 0.15 x ½ (1000/12) = 6.25.
Si se compraron una vez cada dos meses, los cargos corrientes
serían de 0.15 x ½ (1000/6) = 12.50
Los costos pueden calcularse de una manera semejante para
otras frecuencias de pedido, tal como se muestra en la
columna 3 de la tabla
Añadiendo los costos de adquisición o hacer pedido (2) y los
cargos por almacenar, se obtiene el costo anual total de
compra del artículo a diferentes frecuencias de órdenes o
pedidos por año. Estos totales se muestran en la columna 4
de la tabla.
El costo anual total para la compra del artículo ejemplificado
es más bajo cuando se compra seis veces por año. El costo
139
ADMINISTRACION DE COMPRAS
anual en esta frecuencia es de $30.50; los costos del pedido son
$18 y los costos indirectos de $12.50. Estas cifras de costo son
casi iguales con 6 veces y no lo son en cualquiera otra frecuencia.
EL PUNTO DE RE-ORDEN
Este es el nivel del inventario a partir del cual se decide ordenar
el producto. Este punto que se establece para asegurar la
disponibilidad de los productos en los períodos de
reabastecimiento, designa una cantidad que está en función de la
tasa de la demanda durante el período de reabastecimiento y de la
demora de la entrega.
A continuación un ejemplo:
Supongamos para un producto X, los siguientes consumos
mensuales y las demoras de entrega: (Ver cuadro en diapositiva
siguiente)
140
ADMINISTRACION DE COMPRAS
MES
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
CONSUMO
MENSUAL
(Promedio)
DEMORA EN LA
ENTREGA
(Días)
90
110
120
80
100
100
3
5
6
4
3
3
600
24
El consumo mensual promedio es de 600 / 6 = 100 unidades
Considerando meses de 30 días, el consumo diario es de 100 / 30
= 3.3 unidades / día
La demora promedio de entrega es de 24 / 6 = 4
141
ADMINISTRACION DE COMPRAS
El Punto de Re-orden se sitúa en:
3 .3 x 4 = 13.2
Aprox. 14 unidades
Significa que cuando el inventario esté en 14 unidades hay
que colocar nueva orden.
Recuerde que aquí no se ha tomado en cuenta inventario
de seguridad.
142
ADMINISTRACION DE COMPRAS
LA TECNICA JUSTO A TIEMPO
"Es una filosofía industrial, que considera la reducción
o eliminación de todo lo que implique desperdicio en las
actividades de compras, fabricación, distribución y
apoyo a la fabricación (actividades de oficina) en un
negocio"
Esta técnica se ha considerado como una herramienta de
mucha ayuda para todo tipo de empresa, ya que su
filosofía está definitivamente muy orientada al
mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada
una de los elementos que constituyen el sistema de
empresa, (proveedores, proceso productivo, personal y
clientes).
143
ADMINISTRACION DE COMPRAS
La filosofía del "justo a tiempo" se fundamenta
principalmente en la reducción del desperdicio y por
supuesto en la calidad de los productos o servicios, a
través de un profundo compromiso (lealtad) de todos y
cada uno de los integrantes de la organización así como
una fuerte orientación a sus tareas (involucramiento en el
trabajo), que de una u otra forma se va a derivar en una
mayor productividad, menores costos, calidad, mayor
satisfacción del cliente, mayores ventas y con la
probabilidad de mayores utilidades.
Entre algunas de las aplicaciones del JAT se pueden
mencionar: los inventarios reducidos, el mejoramiento en
el control de calidad, fiabilidad del producto, el
aprovechamiento del personal, entre otras.
144
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Sin embargo, la aplicación del "justo a tiempo" requiere
disciplina y previo a la disciplina se requiere un cambio de
mentalidad, que se puede lograr a través de la
implantación de una cultura orientada a la calidad, que
imprima el sello del mejoramiento continuo así como de
flexibilidad a los diversos cambios, que van desde el
compromiso con los objetivos de la empresa hasta la
inversión en equipo, maquinaria, capacitaciones, etc.
El desperdicio se concibe como "todo aquello que sea
distinto de los recursos mínimos absolutos de materiales,
máquinas y mano de obra necesarios para agregar valor
al producto".
145
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Algunos ejemplos de recursos mínimos absolutos son los
siguientes:
- Un solo proveedor, si éste tiene capacidad suficiente.
- Nada de personas, equipos ni espacios dedicados a
rehacer piezas defectuosas.
- Nada de existencias de seguridad.
- Ningún tiempo de producción en exceso.
- Nadie dedicado a cumplir tareas que no agreguen
valor.
Por su parte el agregar valor implica aumentar el valor del
producto ante los ojos del cliente. Algunos ejemplos
que agregan valor se mencionan a continuación:
Ensamblar, mezclar, fundir, moldear, soldar, tejer,
empacar.
146
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Otras cosas que generalmente ocurren en el proceso de
fabricación son contar, mover, almacenar, programar,
inspeccionar y traspasar un producto, actividades que no
agregan valor en sí mismas.
Justo a tiempo implica producir sólo exactamente lo necesario
para cumplir las metas pedidas por el cliente, es decir
producir el mínimo número de unidades en las menores
cantidades posibles y en el último momento posible,
eliminando la necesidad de almacenaje, ya que las
existencias mínimas y suficientes llegan justo a tiempo para
reponer las que acaban de utilizarse y la eliminación de el
inventario de producto terminado.
147
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Se considera que el exceso de existencias:
- Absorbe capital que nos es necesario y que podría
invertirse de una mejor forma
- Genera mayores costos de almacenaje
- Aumenta los riesgos de daños y de obsolescencia
- Puede ocultar oportunidades para realizar mejoras
operativas.
Este concepto de inventario de "entra y sale" o en tránsito deja
de lado al almacenaje estático y enfatiza un almacenaje
dinámico. Aunque se considera que no es adecuado hablar
de almacenaje porque la mercadería o materia prima que
ingresa se despacha o utiliza de inmediato, sin entrar en
alguna bodega o almacén.
Beneficios o ventajas
Estos beneficios se derivan de la experiencia de diversas
industrias, que han aplicado esta técnica. Entre otros,
tenemos:
148
ADMINISTRACION DE COMPRAS
a. Reduce el tiempo de producción.
b. Aumenta la productividad.
c. Reduce el costo de calidad.
d. Reduce los costos de material comprado.
e. Reduce inventarios (materiales comprados, obra en
proceso, productos terminados).
f. Reduce tiempo de alistamiento.
g. Reducción de espacios.
h. Reduce la trayectoria del producto entre el fabricante, el
almacén y el cliente.
i. Se puede aplicar a cualquier tipo de empresa que reciba o
despache mercancías.
j. Se basa en el principio de que el nivel idóneo de
inventario es el mínimo que sea viable.
149
ADMINISTRACION DE COMPRAS
k. Es una metodología más que una tecnología que ha ganado
muchas aceptación, sin embargo pocas empresas han
creado la disciplina y los sistemas
necesarios para
aplicarlo efectivamente.
Objetivo de las compras justo a tiempo:
Eliminación de las actividades innecesarias.
Por ejemplo, la actividad de recepción y la actividad de
inspección de entrada no son necesarias con el justo a
tiempo. Si el personal de compras ha sido eficaz en la
selección y desarrollo de los proveedores, los artículos
comprados se pueden recibir sin un conteo formal,
inspección y procedimientos de pruebas.
Eliminación del inventario de planta.
Casi no se necesita inventario de materias primas si los
materiales que cumplen los estándares de calidad se
entregan donde y cuando son necesarios. El inventario de
150
ADMINISTRACION DE COMPRAS
materias primas sólo es necesario si hay motivo para creer
que los suministros no son fiables.
La reducción o eliminación del inventario permite que los
problemas con otros aspectos del proceso productivo
aparezcan y se corrijan. El inventario tiende a esconder los
problemas.
Eliminación del inventario en tránsito.
Los departamentos de compras modernos consiguen una
reducción del inventario en tránsito estimulando a los
proveedores a situarse cerca de la planta y proporcionar un
transporte rápido de las compras. Cuanto más corto sea el
flujo de material y dinero en la "tubería" de los recursos,
menos inventario se necesitará. Otra forma de reducir el
inventario en tránsito es tener inventario en consignación.
Bajo un acuerdo de consignación, el proveedor mantiene la
propiedad del inventario. Otros acuerdos implican
151
ADMINISTRACION DE COMPRAS
encontrar un proveedor que esté dispuesto a situar su almacén
donde lo tiene normalmente el usuario. El proveedor
factura en base a un recibo de recogida firmado por el
usuario, o al número de unidades enviadas.
Mejora de la calidad y la fiabilidad.
Reducir el número de proveedores y aumentar los
compromisos a largo plazo en los proveedores tiende a
mejorar la calidad del proveedor y la fiabilidad. Los
proveedores y los compradores deben tener un
entendimiento y una confianza mutua. Para lograr entregas
sólo cuando sean necesarias, y en las cantidades exactas, se
requiere también una calidad perfecta, o cero defectos.
152
ADMINISTRACION DE COMPRAS
CARACTERÍSTICAS DE LAS COMPRAS JAT:
Proveedores
Pocos proveedores.
Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos.
Repetir negocio con los mismos proveedores.
Uso activo del análisis para permitir que los proveedores
deseables sean/permanezcan competitivos en los precios.
La licitación competitiva limitada, en su mayoría, a nuevas
compras.
El comprador se resiste a la integración vertical y a la
consecuente eliminación del negocio del proveedor.
Los proveedores son animados a extender las compras JIT a
sus proveedores.
153
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Cantidades
Tasa de producción constante (un prerrequisito deseable).
Entregas frecuentes en lotes pequeños.
Acuerdos contractuales a largo plazo.
Papeleo mínimo para lanzar los pedidos.
Las cantidades entregadas varían de una entrega a otra, pero
son fijas para el término total del contrato.
Poco o ningún permiso de rebasar o disminuir las cantidades
recibidas.
Proveedores motivados para empaquetar en cantidades
exactas.
Proveedores motivados para reducir sus tamaños de lotes de
producción (o almacenar material no liberado)
154
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Calidad
Mínimas especificaciones del producto impuestas al
proveedor.
Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de
calidad.
Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la
calidad del comprador y del proveedor.
Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del
proceso en lugar de la inspección de lotes por muestreo.
Envíos
Programación de la carga de entrada.
Asegurar el control mediante la utilización de una compañía
de transportes propia o contratar transporte y
almacenamiento.
155
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Preocupaciones del proveedor.
1. Deseo de diversificación. Muchos proveedores no desean
atarse a contratos de largo plazo con un solo cliente. La
percepción de los proveedores es que se reduce su riesgo
si tienen varios clientes.
2. Programación pobre del cliente. Muchos proveedores
tienen poca fe en la habilidad del comprador para reducir
los pedidos según un programa nivelado y coordinado.
3. Cambios de ingeniería. El personal de compras debe
encontrar formas de aislar a sus futuros proveedores JIT
de estos cambios.
4. Aseguramiento de la calidad. La producción "cero
defectos" no se considera realista por muchos
proveedores.
156
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Preocupaciones del proveedor (Continúa)
5. Tamaños de lote pequeños. Los proveedores a menudo
tienen procesos que están diseñados para tamaños de lote
grandes, y ven en la entrega frecuente de pequeños lotes
una forma de transmitir los costos de mantenimiento de
inventarios al proveedor.
6. Proximidad. Dependiendo de la localización del cliente,
las entregas frecuentes del proveedor en lotes pequeños se
consideran demasiado caras.
157
ADMINISTRACION DE COMPRAS
OTROS DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS EN EL
CONTROL DE INVENTARIOS.
El Almacén (Bodega)
Este departamento se convierte en uno de los principales
colaboradores del Depto. de Compras, debido a que son la
primera fuente para saber de las existencias de los
productos disponibles para la operación, ya sea de
producción o para la venta.
La responsabilidad principal propia de esta unidad, es la de
custodiar los artículos y de mantenerlos en buenas
condiciones para su uso.
Es imprescindible la buena actuación del personal de este
almacén (bodega) porque de ellos se depende para el buen
control de las existencias.
Los saldos que se tienen en el kardex deben reflejar la realidad
de lo que se tiene y sus movimientos
158
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Depto. Control de Calidad
Este departamento es un apoyo para el Depto. de Compras
debido que son ellos los que revisan la calidad que traen los
productos comprados.
El reporte de calidad es un documento necesario porque es el
que indica si el producto se puede usar o no.
Si la calidad de lo recibido no es la que se solicitó tenemos un
problema grave y habrá que reclamar al proveedor y lo que
es peor, esa mercadería no se puede usar ni en producción
ni en la venta.
En la actualidad, las empresas no quieren corres riesgos de
calidad al comprar y por eso se están prefiriendo empresas
que están certificadas y que trabajan con la Norma ISO
9000:2000.
Pero aún así, un departamento de control de calidad está
revisando lo que se produce a fín de asegurar a los clientes
que se está produciendo un artículo de buena calidad.
159
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Depto. de Transporte
En muchas empresas no existe este Depto. y por ello contratan
a terceros para que les de el servicio.
Algunos incluyen desde la contratación del medio de
transporte, el seguimiento desde que lo entrega el
proveedor al barco, o al avión o al camión, hasta el
movimiento interno en el país donde debe llegar.
Como sea, la actividad primordial de este servicio que le sirve
al Depto. de Compras, se relaciona con el traslado de los
productos comprados, desde, ya sea de la fabrica
proveedora hasta el puerto de llegada, y/o desde la aduana
hasta las instalaciones de la empresa.
Hay productos de mucho cuidado que se compran y por ello se
necesita una empresa de transporte confiable para evitar
daños en el manejo de los mismos.
160
ADMINISTRACION DE COMPRAS
ESTRATEGIA DEL ABASTECIMIENTO
Para poder cumplir con la responsabilidad de abastecer a la
empresa, se debe tener en cuenta:
- Conocer y prever las necesidades de la organización
- Hacer una planificación en el tiempo prudencial para
abastecerse oportunamente.
- Establecerlas en términos adecuados, buena descripción de
manera cuantitativa y cualitativa.
- Encontrar las fuentes de aprovisionamiento que satisfagan
esas demandas.
- Obtener los productos para el uso establecido
- Asegurarse de que nos las envían de acuerdo con las
condiciones pactadas.
- Pago oportuno de esas adquisiciones
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
La función de abastecimiento es clave para toda la operación
de la empresa y es una función sumamente compleja, lo
cual se debe a la naturaleza y diversidad de los productos o
servicios de adquisición y esto ocasionado muchas veces
por algunos factores que se detallan a continuación:
- Mercados altamente cambiantes por cuestiones de la
globalización en lo que podemos encontrar diversos niveles
de calidad y cantidad de productos altamente demandados.
- El crecimiento de los costos a nivel mundial
- Los adelantos tecnológicos cada vez más con cambios muy
dinámicos y sumado a esto las exigencias de calidad.
Toda estrategia de abastecimientos debe estar acompañada por
una política de suministros y proveedores que permita
ordenar las múltiples actividades en la integración con los
suplidores. Asi también se deben definir Políticas de
Inventarios que influirán en los puntos de re-abastecimiento
y para prepararse financieramente.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
SOFTWARE UTILIZADO PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Existen muchos programas para el control de inventarios, en
especial para las empresas manufactureras.
Para poder hacer una buena Administración de Inventarios, un
encargado de compras debe obtener información
relacionada con:
- Saldo de existencias
- Consumo promedio real
- Total ingresado en determinado período
- Total egresado (consumos) en determinado período.
- Estimación de consumos por períodos
- Indicación de cantidad estimada necesaria a pedir.
- Indicación del pedido mínimo que acepta el Proveedor
163
ADMINISTRACION DE COMPRAS
- Tiempo de re-abastecimiento o sea el tiempo que se
tardan en llegar los materiales a nuestras instalaciones
- Cantidad mínima en existencia que indica que se debe
colocar un pedido. Esto se hace en combinación con el
tiempo requerido de llegada de los materiales a nuestras
instalaciones.
- Ordenes colocadas que están por llegar, en tránsito.
Algunos programas que existen en el mercado:
MFG-Pro, que tiene todo lo anteriormente detallado
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
Inventory Power is an Inventory Management
Software that designed specially for small and
medium sized business, such as computer stores,
cell phones stores, bookstore, boutique, shoe
store, antique store, book store, retail stores, online
shopping malls or home business etc.
It is easy to create invoice, manage stock balance, manage
goods item, manage goods category, manage staff sales
records and staff permission, backup and restore stock by
Inventory Power's user friendly interface.
And Inventory Power supports full customizable company
logo, info, tax code and value, invoice number etc.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
Inventory Management
Inventory Control
The basic building blocks for the Inventory Management
system and Inventory Control activities are:
Sales Forecasting or Demand Management
Sales and Operations Planning
Production Planning
Material Requirements Planning
Inventory Reduction
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