APRENDIZ: SANDRA
CAICEDO C.
ORDEN: 20194
1. INVENTARIOS
2. CONTROL INTERNOS SOBRE INVENTARIOS
3. SISTEMA DE INVENTARIOS
4. ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
5. CLASIFICACION DEL ABC
6. METODOLOGIA DEL ABC
7. COSTEO ABC: BASE PARA CONTROL DE LOS INVENTARIOS
8. QUE ES ABC
9. ANALISIS ABC
10. FUNDAMENTOS DEL METODOS ABC
11. VENTAJAS DEL ABC
12. DESVENTAJAS DEL ABC
13. DIAGRAMA DEL PARETO
14. BIBLIOGRAFIA
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta,
los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases
y los
inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas
para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el
almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de
todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control
interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario
6. Comprar el inventario en cantidades económicas
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas
9. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para
cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible
todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del
inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin
tener que contabilizar el inventario.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario
están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo
principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los
automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la
fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la
cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:
Saldo Inicial
+ Incrementos (Compras)
- Disminuciones costo de las mercancías vendidas
= Saldo Final
En los negocios existe una realidad reconocida por muchos, pero
desafortunadamente racionalizada e implementada por pocos "quien compra
bien, vende o produce bien". El tener una buena política de compras, le va a
permitir un manejo fluido a la empresa y disminuir sus costos, lo que obviamente
mejorará su rentabilidad. Debido a lo anterior es necesario estudiar los
inventarios desde el momento en que se proyecta la compra, es decir
involucrarlos en los procesos de planeación de la compañía y en su contrapartida
obligatoria, el control.
En la acepción más amplia de la palabra, los inventarios son recursos utilizables
que se encuentran almacenados para su uso posterior en un momento
determinado. Algunos autores los definen simplemente como bienes ociosos
almacenados en espera de ser utilizados. Otros autores los definen como un
activo corriente de vital importancia para el funcionamiento de la empresa.
Existen múltiples argumentos para justificar la tenencia o no de inventarios, de los
cuales mencionaremos tan solo unos pocos.
Argumentos a favor:
Argumentos a favor:




Prever escasez
Es preferible ahorrar productos que plata
Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas
Facilitan desfasar (separar) los diferentes procesos de la empresa.
Argumentos en contra:




Inmovilizan recursos que podrían usarse mejor
Esconden los problemas de la empresa
Disimulan la ineptitud del tomador de decisiones
Facilitan esconder los problemas de calidad.
Los argumentos esgrimidos por los "partidarios" de cada corriente tienen validez
relativa, esto es lo que los hace tan peligrosos, ya que al tener indiscutiblemente una
parte de realidad son aun más difíciles de rebatir que las verdades verdaderas como
diría Fuentes, debido a lo anterior es que debemos ser objetivos en la posición a
asumir y no ser maniqueos, es decir no debemos creer que nuestro argumento es
acertado y que todos los demás están equivocados.
Lo que es indiscutible, es que los inventarios representan un alto porcentaje de los
activos en el balance y a las compras les sucede lo mismo con respecto a las
utilidades en los estados de resultados, entonces si desde el punto de vista
financiero reconocemos esta realidad y no hacemos nada con el objeto de mejorar su
manejo estamos siendo irresponsables con nuestra empresa.
En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias
características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular,
dependiendo de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades
de adquisición.
El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios
preestablecidos, la mayor parte de los textos que manejan este tema, toman como
criterio el valor de los inventarios y dan porcentajes relativamente arbitrarios para
hacer esta clasificación. Por ejemplo, el 10% de los productos representan el 60% de
las compras de la empresa por lo tanto esta es la zona A, un 40% de los productos el
30%, que serian los que están ubicados en la zona B, el resto (50% de los productos
y 10% de las compras) son productos C.
Se debe pensar no solo en los costos, es importante ver otros criterios, lo que es sin
duda la principal dificultad en este tipo de análisis. Es innegable, sin embargo que un
pequeño porcentaje de productos, desde cualquier criterio, es indispensable para el
funcionamiento de la empresa y/o para mejorar su rentabilidad, estos serian
clasificados como productos A típicos, y de acuerdo a este punto de vista se van
seleccionando los productos de las demás zonas; si uno considera oportuno podría
pensarse en la posibilidad de agregar una zona D, para productos realmente
intrascendentes y de costo muy bajo.
La siguiente gráfica nos da una visión de la clasificación ABC, no se utilizaron
porcentajes en forma explícita, para no caer en la tentación de dogmatizar sobre un
valor en particular, la idea es que a los productos de la zona A se le busquen
modelos que permitan un control muy fuerte sobre el criterio clave que se esté
manejando y a medida que se alejen los productos de esta zona, los modelos
puedan ser más flexibles; esto no quiere decir que se descuide el control físico de los
inventarios, ya que como se mencionó en la introducción ese no es el objetivo del
presente fascículo.
Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de
inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los
inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.
El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de
productos: el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas
y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20%
de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.
Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el
20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos “B”, con un
valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos “C” de este
grupo y por último los artículos “C”, que tienen un valor reducido y serán un gran
número de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner
atención al manejo de los artículos “A”, que significan el 80% de la inversión en
inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en
algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una
administración eficiente.
El inventario representa una inversión considerable por parte de las empresas
manufactureras, es por ello que se hace indispensable prestarle atención especial a su
manejo.
Para realizar una eficiente administración los responsables de esta área deben controlar
todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversión significativa que
si no se maneja de una forma adecuada puede convertirse en un problema que
afectaría la gestión financiera de la empresa.
ABC y empresa
Una empresa que tenga un gran número de artículos de inventario debe analizar cada
uno de ellos para determinar la inversión aproximada por unidad.
Apertura temática
Una gran cantidad de organizaciones tienen en sus bodegas una gran cantidad de
artículos que no tienen una misma característica, muchos de estos artículos son
relativamente de bajo costo, en tanto que otros son bastante costosos y representan
gran parte de la inversión de la empresa. Algunos de los artículos del inventario, aunque
no son especialmente costosos tienen una rotación baja y en consecuencia exigen una
inversión considerable; otros artículos, aunque tienen un costo alto por unidad.
La aplicación del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se
empieza por la clasificación en grupos de artículos así:
• Los artículos "A" que son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión, estos
representan aproximadamente el 20% de los artículos del inventario que absorben el 90% de
la inversión. Estos son los más costosos o los que rotan más lentamente en el inventario.
• Los artículos "B" son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de
costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 8% de la inversión.
• Los artículos "C" son aquellos que normalmente en un gran número de artículos
correspondientes a la inversión más pequeña. Consiste aproximadamente el 50% de todos los
artículos del inventario pero solo el 2% de la inversión de la empresa .
El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costeo Basado en
Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un problema que
se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad
de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de
valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y
materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas.
Dos defectos especialmente importantes son:
1. La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel
razonable de exactitud.
2. La incapacidad de proporcionar retro-información útil para la administración de la
empresa a los efectos del control de las operaciones.
El análisis ABC es un método de clasificación frecuentemente utilizado en gestión de
inventario. Resulta del principio de Pareto.
El análisis ABC permite identificar los artículos que tienen un impacto importante en
un valor global (de inventario, de venta, de costes...). Permite también crear
categorías de productos que necesitaran niveles y modos de control distintos.
Ejemplo aplicable a la gestión de stock :
1. "Clase A" el stock incluirá generalmente artículos que representan 80% del
valor total de stock y 20% del total de los artículos. En eso la clasificación ABC
resulta directamente del principio de Pareto.
2. "Clase B" los artículos representaran 15% del valor total de stock, 30% del total
de los artículos.
3. "Clase C " los artículos representaran 5% del valor total de stock, 50% del total
de los artículos.
El método ABC (Activity Based Costing) analiza las actividades de los
departamentos indirectos (de soporte) dentro de la organización para calcular el
costo de los productos terminados. Y analiza las actividades porque reconoce dos
verdades simples pero evidentes:
1. No son los productos sino las actividades las que causan los costos.
2. Son los productos los que consumen las actividades
El método ABC consiste en asignar los gastos indirectos de fabricación a los
productos siguiendo los pasos descritos a continuación:
 Identificando y analizando por separado las distintas actividades de apoyo que
proveen los departamentos indirectos
 Asignando a cada actividad los costos que les corresponden creando así
agrupaciones de costo homogéneas en el sentido de que el comportamiento de
todos los costos de cada agrupación es explicado por la misma actividad.
 Ya que todas las actividades han sido identificadas y sus respectivos costos
1. Una de las ventajas más importantes derivadas de un sistema de gestión por
actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional
ya que el ABC gestiona las actividades y éstas se ordenan horizontalmente a través de
la organización. Es precisamente ésta la ventaja de que los cambios en la organización
no quedan reflejados en el sistema.
2. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización y por otra
parte es una herramienta de gestión que permite hacer proyecciones de tipo financiero
ya que simplemente debe informar del incremento o disminución en los niveles de
actividad.
3. La perspectiva del ABC nos proporciona información sobre las causas que generan
la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del
origen del costo nos permite atacarlo desde sus raíces.
4. Nos permite tener una visión real (de forma horizontal) de lo que sucede en la
empresa. Sin una visión horizontal (sin conocer la participación de otros
departamentos en el proceso que se ejecuta) perdemos realmente la visión de la
necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos justificar el precio que
facturamos.
5. Este nuevo sistema de gestión nos permitirá conocer medidas de tipo no financiero
muy útiles para la toma de decisiones.
1. Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que el ABC
consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e
implementación.
2. Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la
implantación del ABC es la determinación del perímetro de actuación y nivel de
detalle en la definición de la actividad.
3. Un tercer aspecto es que si se nos puede hacer dificultosa la definición de las
actividades, en dónde realmente vamos a tener un mayor número de problemas es
en la definición de los "inductores" o factores que desencadenan la actividad. Para
determinar los inductores deberemos utilizar el método de causa - efecto con el
objeto de analizar las causas inmediatas hasta obtener la verdadera causa que
desencadenan el cúmulo de actividades.
4. Por último es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va
acompañado en las primeras fases de un proceso de adaptación y para evitar que
el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso y no suponga un proceso
traumático, se debe educar a los usuarios que mantienen la información y a las
personas que usan la misma para la toma de decisiones.
El diagrama de Pareto, también llamado curva 80-20 o Distribución A-B-C, es una
gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de
izquierda a derecha y separados por barras. Permite, pues, asignar un orden de
prioridades.
El diagrama permite mostrar gráficamente el principio de Pareto (pocos vitales,
muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a unos
pocos graves. Mediante la gráfica colocamos los "pocos vitales" a la izquierda y los
"muchos triviales" a la derecha.
El diagrama facilita el estudio comparativo de numerosos procesos dentro de las
industrias o empresas comerciales, así como fenómenos sociales o naturales, como
se puede ver en el ejemplo de la gráfica al principio del artículo.
Hay que tener en cuenta que tanto la distribución de los efectos como sus posibles
causas no es un proceso lineal sino que el 20% de las causas totales hace que sean
originados el 80% de los efectos.
A. Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I.
Hagen, Harrison y Robinson. Contabilidad. Editorial Hispanoamericana.
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