PROTOCOLO EN LOS
EVENTOS DE LA
UNIVERSIDAD
Esp. María Eugenia Correa
Esp. Diana Patricia Barreneche
“El Protocolo se convierte en
una herramienta clave de la
comunicación de la empresa”
Qué es el Protocolo
Conjunto de técnicas, normas y tradiciones
que nos permiten organizar con eficacia y
rigor los eventos y ceremonias que la
Universidad promueve.
Técnicas de Protocolo.
Todos los invitados a un acto deben ser recibidos por el anfitrión o
por un alto representante de la Universidad.
La presidencia estará ocupa por el rector, máximo representante de
la Universidad.
Las autoridades se colocarán en un lugar relevante del acto.
Debe procurarse que en una mesa principal una dama no cierre fila.
En el caso de comidas, el anfitrión ofrece el brindis, siendo
contestado por el invitado de honor.
En comidas u otros actos de carácter social se procura, en el caso
de que haya varias mesas, que en cada una de ellas se sitúe un
representante de la Universidad.
Tarjetas
Cargo, nombre, apellidos del anfitrión, quien además NO FIRMA.
Carácter del acontecimiento.
En honor de quien o con qué motivo.
Hora de iniciación y duración si hay acto.
Tipo de traje.
R.S.V. o “Por favor confirme asistencia al teléfono …”
El sitio y el día.
Logotipo.
Tarjetas
Nunca es recomendable utilizar abreviaturas.
Marcar el sobre a mano.
Tarjetas preimpresas: llenar espacios a mano.
Dichos espacios no deben contener líneas.
Ser entregadas, como mínimo, con una semana de
antelación.
A veces es necesario un mapa.
Cuando quien ocupa el cargo es mujer y es casada.
Utilizar en el tratamiento la profesión.
Cuando somos anfitriones
La adecuada actitud en un evento interno nos permite compartir
con nuestros compañeros y lograr mostrar a los invitados una
buena imagen de nosotros y por ende de la Universidad.
Hacer pasar a la mesa en primer lugar a los invitados.
Orientarlos y acompañarlos sin caer en el empalgo.
No abalanzarse con avidez sobre la comida. No coger una
cantidad exagerada ni mucho menos empacar.
No tomar licor en exceso.
Cuando somos anfitriones
Evitar el protocolo ficticio.
Seleccionar los invitados.
Alternar con todos los invitados.
No demostrar preferencias por un invitado.
No excederse en disculpas por algún incidente.
Corresponde al anfitrión determinar cuando tiempo se
espera a un invitado.
Dar por terminada la reunión.
Buena comida, buen licor, buena conversación, buena
compañía y magnífica atención.
PRE EVENTO
Definir grupo responsable
Nombrar coordinador
Establecer objetivos del evento
Definir público objetivo
Definir programa
PRE EVENTO
Definir fechas y horarios
Solicitar cotizaciones
Elaborar presupuesto
Hacer requisiciones
Actualización y consolidación de las bases de datos existentes
Consecución de recinto y adecuación técnica
Definir programa
EVENTO
Promoción y publicidad:
Diseño de piezas e imagen corporativa: invitaciones,
backing, pendones, señalización, portanombres,
carpetas, lapiceros, formatos de preguntas, evaluación
del evento, escarapelas, certificados de asistencia,
diplomas, cumplidos, página web y/o banner, plegable
de promoción, afiches, pasacalles, papelería
membreteada, memorias: carátula para CD, tiqueteras,
estandarte de ubicación para recibir personajes en el
aeropuerto, semáforo de tiempo y formatos de
preguntas.
EVENTO
Alimentación
Transporte
Tiquetes
Ornato
Grupos culturales
Necesidades de equipos: impresoras,
computadores, teléfonos, fax, amplificación
de sonido, micrófonos: de pie, solapa e
inalámbrico, video beam, pantalla, etc.
EVENTO
Personal de apoyo: guías, traductores,
fotógrafos, maestros de ceremonias,
periodistas, mensajería,
Servicios de apoyo: embalaje, distribución de
correspondencia
Seguros
Regalos corporativos
Atenciones sociales
Hospedaje
EVENTO
•
Elaboración de bases de datos
•
Seguimiento y proceso de inscripción
Montaje Logístico
Silletería
Mesas: auxiliares y principal
Ubicación de Pendones
Instalación backing
Tapetes
Arreglos florales
Mantelería
Portanombres
Montaje Logístico
Atril
Amplificación de sonido y micrófonos de
solapa, inalámbrico y de pie.
Ayudas audiovisuales: Video beam,
pantalla, grabación en audio o
audiovisual, etc.
Aseo del lugar
Ubicación de la señalización del recinto
y zonas aledañas y de servicio
Protocolo
Carta de invitación a autoridades y otras
personalidades a la inauguración y la
clausura
Disposición de mesa directiva:
Precedencias, portanombres, papelería
específica, saludo protocolario, orden del día
Elaboración de libreto
Designación de maestro de ceremonias
Disposición de himnos y banderas
Actos culturales
Inauguración y
clausura
Definición del tipo de acto
Locación
Elementos técnicos como: luces,
sonido, plataforma
Transporte, alimentación e
hidratación de los artistas, si no está
incluido en el contrato.
Pos evento
Pago a proveedores
Cartas de agradecimiento
Devolución de elementos y utilería
MUCHAS
GRACIAS
La imagen
personal
C O L O M B IA
Vivimos en un mundo de :
 Servicio
 Relaciones
 Imagen
COLOMBIA
Aspectos a considerar de la imagen
IMAGEN
 Buena presentación
 Sumatoria de varios aspectos
 Comportamiento
 Percepción
 Gestos
COLOMBIA
El Lenguaje Corporal
Son los hábitos que se adquieren, se desarrollan
inconscientemente y se manifiestan como
reacciones automáticas
Reacciones automáticas : Son las posturas, los
gestos, el caminar, la expresión del rostro, las
manos , el cuerpo , los ojos.
COLOMBIA
Aspectos de la imagen
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El peinado
El vestuario
Los accesorios
El perfume
El lenguaje corporal
Los modales
Tono de voz y forma de expresarse
COLOMBIA
Fundamentos de la imagen
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El autoconocimiento
El arte de mirar hacia adentro y sonreír
Armonía y nitidez
Sobriedad
Flexibilidad
COLOMBIA
Qué es una imagen agradable???
Ser y sentirnos agradables
 Es la apariencia visible
 Es aquello que los demás perciben de
nosotros en una mirada
 Tenemos que proyectar una imagen
acorde con la actividad que
desempeñamos

COLOMBIA
El vestuario debe escogerse de acuerdo
con…
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La edad
La configuración física
El clima
La hora
El evento
La imagen de la empresa y la
actividad que se desarrolla
COLOMBIA
Qué imagen da el éxito
I
M
A
G
E
N
Identidad
Madurez
Aceptación
Gusto
Energía
Naturalidad
COLOMBIA
La imagen que
proyectamos es
como una tarjeta
de presentación
personal
COLOMBIA
Tu imagen como
proyección interior
“Nadie da de lo que no tiene…”
Todos nos observan
COLOMBIA
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Protocolo en los eventos