CDE
Administración Financiera para Instituciones
Sin Fines de Lucro, Básico
Patricia Valentín Castillo, MBA
Especialista en Desarrollo Económico
Centro de Desarrollo Económico
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Recinto Universitario de Mayagüez
CDE
PRESUPUESTO
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Presupuesto
 Es un Plan
 Es un documento formal
 Se basa en unos supuestos
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Presupuesto
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 Para que un presupuesto cumpla con su objetivo
es importante que:
• Provea reportes de desempeño a la
gerencia frecuentemente.
• Sea realista.
 Los datos del presupuesto anual deben ser
revisados según avanza el año.
• Al final del primer trimestre podríamos
modificar el presupuesto de los próximos 3
trimestres a la luz de nueva información
disponible.
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La Importancia del Presupuesto
 Muchas entidades sin fines de lucro necesitan un
presupuesto para obtener dinero.
 Una organización que comienza con un presupuesto va
a ser capaz de :
• Ajustar los planes, actividades y/o programas y
gastar lo que realmente necesito.
• Gastar el dinero costo-efectivo.
• Alcanzar las metas específicas que se establecieron
• Recibir una auditoria “limpia”.
• Evita incurrir en costos que podría ser cuestionadas o
rechazados o exceder los costos establecidos.
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Los Presupuestos Son
Útiles Para Otras Funciones
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 Provee
guías
financieras
y
operacionales
necesarias para implementar las políticas de la junta
y directiva.
 Le permite a la gerencia medir y guiar a la entidad
 Guía a la entidad en la adquisición y uso de los
recursos.
 Anticipa los gastos operacionales e identifica los
ingresos para dichos gastos.
 Son herramientas para controlar los gastos y evitar
déficit.
 Ayuda a integrar a la administración, al grupo de
trabajo y las actividades operacionales.
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Los Presupuestos Son
Útiles Para Otras Funciones
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 Comparando el ingreso actual y los gastos versus lo
presupuestado la entidad puede calcular la
variación financiera y modificar los planes a seguir
si es necesario.
 Puede servir como la base para revisar el
desempeño y en algunos casos el criterio de
compensación.
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Beneficios de Preparar un
Presupuesto
 Le provee la oportunidad a todos en la organización de conocer:
• Las metas a alcanzar
• El trabajo que hay que realizar para alcanzar las metas
• Los recursos (personas y cosas) que se necesitan para
realizar el trabajo que hay que llevar a cabo.
• Las fechas límites para realizar un trabajo en específico.
• La responsabilidad individual para la realización del trabajo
requerido.
• Nos ayuda a planificar e implementar los planes.
• Provee criterios para medir desempeño.
• Promueve la coordinación y comunicación dentro de la
organización.
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La Naturaleza Básica
de los Presupuestos
 Presupuestar es un proceso serio
 Es “inclusivo”
 Proceso continuo “Ongoing Process”
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Limitaciones del Presupuestos
 Están basados en estimados y supuestos.
 Deben ser actualizados
 El presupuesto no debe sustituir a la administración
si no todo lo contrario es una herramienta dinámica
que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
 Su éxito depende del esfuerzo que se provea a
cada programa o actividad.
 Poner demasiado énfasis a los datos provenientes
del presupuesto.
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¿Porqué fracasan los Presupuestos?
 No se tienen los recursos humanos necesarios.
 Sólo se analizan las cifras sin tomar en consideración las
causas de los resultados.
 No hay compromiso por parte de la administración ni de los
que coordinan las áreas programáticas.
 Falta de coordinación entre los distintos niveles jerárquicos
de la entidad.
 Falta de comunicación
 No existe un sistema contable confiable.
 No se revisa el presupuesto periódicamente
 Falta de controles internos para presupuestar.
 No se siguen las políticas de la organización.
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Presupuestos Básicos de
Entidades Sin Fines de Lucro
 Operacional
 Para un Programa o
Actividad
 Capital
 Flujo de Efectivo
 Oportunidad
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¿Cómo las Diferentes Fuentes de Fondos y
Tipos de Ingresos Afectan el Presupuesto
Fondos no restrictos
Contratos
Fondos restrictos
Fondos restrictos temporeramente
Ingreso por negocios o actividades de negocio
Contribuciones de efectivo y no efectivo, incluye
promesas (pledge)
Fondos que requieren un pareo en efectivo o en
especie o en género “In-Kind”
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Responsabilidades en el Presupuesto de
una Entidad Sin Fines de Lucro
 Los roles que las personas juegan
en el presupuesto generalmente
depende del tamaño de la entidad,
la estructura y las fuentes de
fondos.
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Componentes Principales de un
Presupuesto Operacional
 Ingresos proyectados
 Gastos Proyectados por categorías y subcategorías
 Gastos proyectados por “line item”
 Narrativo o justificación del presupuesto
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Estimación de Ingresos
Varía dependiendo de la fuente y la naturaleza.
 Es importante documentar los supuestos.
Necesitan ser revisadas durante el desarrollo del
presupuesto.
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Estimación de Gastos
Política anual
Proyectar salarios y beneficios marginales
Deben estar basados en experiencia previa
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Narrativo o Justificación
 Es una parte integral
 Incluye una explicación breve de cada partida
mencionada.
 Explica cómo se el costo fue estimado
 Justifica la necesidad
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¿Qué es una Variación?
 Es la diferencia entre los gastos reales y los
establecidos en el presupuesto.
 Se deben investigar las variaciones favorables y
desfavorables.
 La gerencia define la cantidad o por ciento para una
variación significativa.
 Se deben entender las condiciones internas o
externas que generan una variación.
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¿Qué Puede Causar una
Variación al Presupuesto?
 Algunas razones son:
• Registrar transacciones en cuentas o
departamentos equivocados.
• Registrar una transacción en un período de
contabilidad que no corresponde.
• Cancelación de programa, proyecto, o servicio.
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¿Qué Puede Causar una
Variación al Presupuesto?
 Cambios en el volumen de
servicios o transacciones.
 Cambios en el medio ambiente
que afecte la organización
• Nuevas leyes y cambios en
reglamentos de las agencias
reguladoras.
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Manejo de las Finanzas en Entidades sin Fines de