Presentación Proyecto Six Sigma
Reducción del Tiempo de Ciclo en el Area de
Cuentas por Pagar
Nombre del proyecto:
Reducción del tiempo de Ciclo en el area de
Cuentas por Pagar
Champion:
Miembros del equipo:
Líder:
Asesor Black Belt:
FASES DE LA METODOLOGIA DMAIC
Project Charter
Project ID :
ID PROYECTO
Reducir el Tiempo de Ciclo en el area de Cuentas por Pagar
Reducir el tiempo de ciclo en el area de cuentas por pagar en por lo menos
un 50% ó mas. Actualmente en el ciclo de Cuentas por Pagar intervienen por
lo menos 4 areas diferentes (Compras, Almacen de Materia Prima y Almacen
de Refacciones, Contabilidad, Recursos Humanos), esto hace que el
Project Scope :
proceso no sea uniforme y que en repetidas ocasiones se cometan errores u
omisiones, ademas; el tiempo de proceso es largo ya que se hacen varias
capturas en el sistema y se requieren tambien varias firmas de revision y
aceptacion, y en este proceso se invierte mucho tiempo.
Primary Objective :
Secondary Objective:
Key Stakeholders :
Reducir el tiempo de ciclo en procesos de capturas en el area de Cuentas
por Pagar
Asegurar que las operaciones de Cuentas pór pagar cumplan con la certeza
y calidad que la compañia requiere.
Areas Involucradas: Contabilidad, Almacen de Materia Prima, Almacen de
Refacciones, Departamento de Compras y Recursos Humanos.
Stages
Milestones :
Key Deliverables :
Date (Use mm/dd/yyyy)
Fase de Definición
04/30/2005
Fase de Medición
5/30/2005
Fase de Análisis y mejora
7/15/2005
Fase de Control y terminación
7/30/2005
Reducir el tiempo de ciclo en cuentas por Pagar en al menos un 50%.
Supuestos que apoyan el Proyecto: Uno de los objetivos principales de la
compañia es aplicar la filosofia Lean en todas las areas, ademas que se
Assumptions and raints : empalma con la politica de calidad: "Satisfacer a nuestros clientas a traves
del compromiso del personal con la mejora continua". Principales
Obstaculos: Resistencia al cambio, Cambio de cultura.
A continuación mostramos el tiempo invertido en el Ciclo de Cuentas por Pagar y en donde
intervienen los siguientes departamentos: Compras, Almacenes (Refacciones, Materias Primas),
Vigilancia, Facturación y Cuentas por Pagar con el fin de identificar las variables.
Distribución del tiempo total empleado en el ciclo de
Cuentas por pagar
Facturación
Cuentas por
Pagar
Compras
Y= X1+X2+X3+Xn
Almacen de
Refacciones
Vigilancia
Almacen de
M.Primas
Como se observa en la Grafica de Pastel los departamentos en donde se invierte el mayor tiempo
de proceso son Almacén de Materias Primas, de Refacciones y Cuentas por Pagar, por lo que a
partir de este momento denominaremos a Cuentas por pagar X1 por ser este el área objeto del
proyecto.
Definición del Problema
Variables Criticas de Calidad (CTQ’s)
Y= f( X1 + X2 + X3 + Xn)
Otros Deptos.
Ciclo de Cuentas Por Pagar
Almacenes de M.P. /
Refacciones
Depto. Compras
Depto. Cuentas por Pagar
El problema a resolver es el tiempo de Ciclo en el
Departamento de Cuentas por Pagar (Y= X1) ya que
es el cuello de botella
ESTABLECIMIENTO DE LA META
Se establece una meta del 50% ó mas en la Reducción del Tiempo de Proceso en el ciclo de cuentas
por pagar ya que al tener varios procesos manuales y demasiada documentación hay partes del
proceso que están fuera de control y procedimiento y que a su vez corremos el riesgo de incurrir en
errores.
Ciclo de CxP
100%
75%
50%
50 %
25%
0
ANTES
META
CONTENIDO DE LA FASE DE MEDICION
Diagrama de flujo del ciclo de CxP
Matriz de Tiempos
 Grafica de Pastel por Actividad
 Pareto de Tiempos por Area
Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar
Inicio
El usuario elabora la
requisicion de compra y la
autoriza el Gerente
correspondiente
Compras elabora la O.C.,
solicita la autorizacion y la
envia al Proveedor
Proveedor, Recibe O.C. y
conoce sus términos de
pago.
Proveedor, Entrega
material o servicio a planta.
Es
servicio
No
Si
El Gerente firma de
conformidad, factura
original y copias
Es servicio
y no tiene
OC
CxP, Coteja que la OC, Factura,
RC coicidan, ademas integra
cuentas de gastos y fletes en su
caso y aplica notas de credito o
cargo
Integra el formato de
recepción y colecta firmas
de autorización.
Captura recepción en
sistema todas las mañanas
y crea la RC.
Almacenista junta:
O.C. y Copia
Factura original y copia al
final del día.
Almacén recibe y firma factura
original y copia y entrega al
proveedor su copia de
recibido.
Proveedor, conserva
original y copias y
entrega documentacion
al almacenista
Si
No
Entregan su factura a Vigilancia
para que les den contrarecibo o la
factura llega directamente a CxP
CxP solicita la aprobacion de la
factura (Telmex, Luz, Gas, etc)
No
Documentacion
completa y
correcta
Si
Captura informacion en
el sistema y crea el
Pasivo
Selecciona el Pasivo
para Pago
Fin
Para entender excatamente las areas de oportunidad en el ciclo de cuentas por pagar nos dimos a
la tarea de analizar el flujo del ciclo e incluimos una matriz de tiempos en donde se mustra
claramente el o los cuellos de botella.
Ciclo de Cuentas por Pagar.
M atriz de T iempos
Actividad
El usuario elabora la requisición de compra y la
autoriza el gerente correspondiente.
Compras elabora la O.C solicita la autorización y
entrega al proveedor.
Responsable
Tiempo
Aproximado
diario
% casos críticos
T odos
15 min
0%
15 min
5%
Refacciones, son diferentes
investigar etc... Depende si hay
material
Requisicion sin codigo material
(Investiga en catálogo y confirma
con el usuario)
Co mp ra s :
Importación
Nacionales
120 Min
15%
Logística
5 min
0%
Vigilancia
96 min
0%
CxP
15 min
1%
Captura recepción en sistema todas las mañanas
Almacén
120 min
0%
Integra el formato de recepción y recolecta firmas de
autorización
Almacén
30 min
0%
C x P Integra facturas originales a cada recepción
CxP
180 min
30%
C x P coteja que la OC, Factura, Rc coincidan.
CxP
40 min
5%
Revisa datos Fiscales
CxP
60 min
Asigna fechas de vencimiento
CxP
60 min
Integra cuentas de gastos y fletes y an su caso aplica
notas de credito o cargo
Facturación
96 min
10%
Captura la información en el sistema y crea el pasivo
CxP
240 min
0%
Selecciona el pasivo para pago
CxP
30 min
0%
Gerente firma de conformidad factura original y
copias
Entregan su factura a vigilancia para tener
contrarecibo o la factura llega directamente a CXP
C x P solicita la aprovacion de la factura T elmex, Luz,
Gas etc.
Descripción del caso crítico
cintas metalicas repatir gtos flete
1 hora más
Algunas facturas tardan en llegar
al mismo tiempo que la RC
facturas tienen error en
Tiempo
TotalAlgunaslos
2%
datos fiscales
del Ciclo
0%
1,122
Min.
No llegaban algunas facturas y
se registraba como variación.
Nota: Esta matriz de tiempos surge de una hoja de recoleccion de datos.
En esta gráfica de pastel observamos claramente cuales son las actividades y áreas en
donde ese invierte el mayor tiempo en el proceso y precisamente en las que enfocaremos
este proyecto.
Ciclo de Cuentas por Pagar por Actividades
Tiempo Total del
Ciclo= 1,122 Min.
C x P.- Captura y crea Pasivo
30
15 15 5
C x P.- Integracion de Fact.
Originales
Compras.- Elaboracion de OC
30
40
240
60
Almacen.- Captura en sistema
Facturacion.- Integra Ctas. De Gtos y
Fletes
Vigilancia.- elabora contrarecibo
60
C x P.- Revisa datos Fiscales
C x P.- Asigna Fechas de
Vencimiento
C x P.- Coteja Doctos.
96
180
Almacen.- Integra RC y recolecta
firmas
C x P.- Selecciona Pasivo para pago
C x P.- Solicita aprovacion Telmex,
Luz, etc.
Todos.- Elaboracion de Requisicion
96
120
135
Los valores numericos representan los minutos por actividad
Gerentes.- Firman de conformidad
5 W’s + 1 H para validar las causas raíz
Causas
Por Que?
Es el principal cuello de
Captura de
botella y es necesario
informacion en el
reducir el tiempo de
sistema y crea Pasivo
captura
Si no esta integrado
Integra Facturas
correctamente o si
Originales a cada
faltan documentos, no
recepción.
es posible continuar
con el proceso
Es el documento base
Elabora Orden de
para generar cualquier
Compra
compra.
Como?
Quien?
Cuando?
Donde?
Elaborando un AMEF para validar
las causas raiz.
Mirna Curro
Mayo
En el sistema
formal de la
empresa: Mfg_Pro
En los Almacenes y atravez de
comunicados a Proveedores
Mirna Curro
Abri - Mayo
Explicando el Proyecto y el
alcance.
Raul
Martinez
Abril
Oficina de
Compras
Toda la planta
Almacen captura en el
sistema todas las
recepciones de
materiales y servicios
Es el punto medular
para actualizar los
inventarios y continuar
con el ciclo de CxP
Explicando el Proyecto y el
alcance, ademas recopilando
informacion estadistica.
Emiliano
Huerta y
Ponciano
Sanchez
Abril - Junio
Almacenes
El encargado de
Facturacion integra
cuentas de Gastos y
Fletes
Para que la compra
este debidamente
integrada y completa.
Por medio de comunicados a
transportistas y Agentes
aduanales.
Heriberto
Guzman
Mayo-Junio
Oficina Heriberto
Explicando el proyecto y
comuinicados a vigilantes y
proveedores.
Mirna Curro /
Raul
Martinez
Abril
Enviando comunicados a los
proveedores.
Mirna Curro
Abril - Mayo
Oficina Mirna
Haciendo el calculo manual
conforme a las fechas de
vencimiento
Mirna Curro
Abril - Junio
Oficina Mirna
Vigilancia no debe
tener esta
responsabilidad
Si no cumple con los
Revisa Datos fiscales requisitos no puede
procesarse el pago
Vigilancia elabora
contrarecibo
Asigna Fechas de
Vencimiento
Para poder programar
el pago oportuno
Caseta de
Vigilancia y RH
CONTENIDO DE LA FASE DE ANALISIS
 5 W’s + 1 H
 Análisis de Modo y Efecto de Falla
(AMEF)
 Validación de la Causas
 Resumen de Causas Raíz
ANALISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLA
AMEF de Diseño / Proceso
3.- Exceso de Papeles
4.- No Checa la Oc con Recibo
o Factura
5.- Se hace una factura por
cada recibo
Integracion de los documentos
1.- No hay facturas Originales
2.- Se reciben por separado
3.- El correo es deficiente
Ocurrencia
5
Responsabilidades
Indefinidas
2
7
9
Desconocimiento
Desconocimiento
3
3
4
Irresponsabilidad
2
8
Desconocimiento
3
No se Puede 9
Procesar la 7
Informacion 5
Desconocimiento
Desconocimiento
Desconocimiento
4
3
3
Controles o
Procesos
actuales
Falta de
Comunicacion
RPN
2.- No hay Facturas Originales
Causas
Potenciales
Deteccion
1.- Informacion Incompleta
Efectos
Potenciales
de Falla
Falta Actualizar el
Procedimiento
Captura Informacion en el
Sistema y Crea Pasivo
Modos de Falla Potenciales
Severidad
Paso del Proceso
Responsable del Proceso: Encargado de C x Pagar
AMEF Num: 1
No se Puede Procesar la
Informacion
Proceso: Ciclo de Cuentas por Pagar
Equipo de Trabajo: Raul Mtz., Mirna Curro, Mauricio Sanchez.
Fecha: 01 de Agosto 2005
Preparo: Raul Martinez
6
60
8
8
168
216
5
40
8
192
7
7
7
252
147
105
Para Validar las Causas Raíz nos dimos a la tarea de elaborar un carta de lecturas Individuales y rangos
móviles I-MR, la cual nos arroja los limites de control y en base a esto se establecen las conclusiones
Validacion de la Causa Raiz
Captura Informacion en el sistema y crea Pasivo.
I and MR Chart for Tiempo en Horas
UCL=6.748
6
4
3
2
1
Subgroup
0
Individual Value
7
5
6
Mean=3.998
5
4
LCL=1.247
3
2
10
20
1
4
Subgroup1
0
10
UCL=3.379
3
2
1
0
4
Moving Range
Promedio
1.75
3.90
2.90
0.70
0.10
0.20
0.20
0.20
0.70
1.00
1.70
1.80
0.30
0.20
0.50
0.70
0.20
0.80
1.80
7
Individual Value
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Tiempo en Horas
4.05
2.30
6.20
3.30
4.00
4.10
4.30
4.50
4.30
5.00
6.00
4.30
2.50
2.80
3.00
2.50
3.20
3.40
4.20
6.00
79.95
4.00
I and MR Chart for Tiempo en Horas
Moving Range
Dias
Rangos de la
grafica Moving
Range
1
3
R=1.034
2
LCL=0
1
0
CONCLUSION: Se determina que los rangos móviles no están en control ya que algunos salen
del rango y otros están al limite, por lo tanto el Tiempo de Captura es una Causa Raíz.
Resumen de Causas Raíz
• El AMEF elaborado para el ciclo de Cuentas
por pagar muestra dos pasos del proceso con
RPN’s > 200, por lo que:
• Los pasos uno (Captura de Información en el
sistema) y dos (Integración de Facturas
Originales) son causas Raíz.
• Derivados del estudio se observo que
atacando estas dos causas contribuimos a
mejorar otros pasos del proceso.
CONTENIDO DE LA FASE DE IMPLEMENTACION (MEJORA)
 Plan de Acciones
Diagrama de Flujo con Mejoras.
 Matriz de Tiempos con Mejoras
 Grafica de Pastel con Mejoras
 Pareto con las Mejoras obtenidas
 Análisis de Modo y Efecto de Falla
(AMEF)
 Cumplimiento de la Meta
Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar con Mejoras
De la fase de análisis de desprenden las mejoras que se muestran a continuación:
Inicio
El usuario elabora la
requisicion de compra y la
autoriza el Gerente
correspondiente
Compras elabora la O.C.,
solicita la autorizacion y la
envia al Proveedor
Proveedor, Recibe O.C. y
conoce sus términos de
pago.
Proveedor, Entrega
material o servicio a planta.
Es
servicio
No
Si
El Gerente firma de
conformidad, factura
original y copias
Es servicio
y no tiene
OC
CxP, Coteja que la OC, Factura,
RC coicidan y aplica notas de
credito o cargo si es el caso
Integra el formato de
recepción y colecta firmas
de autorización.
Captura recepción en
sistema todas las mañanas
y crea la RC.
Almacenista junta:
O.C. con una Copia,
Factura original y copia al
final del día.
Almacén recibe y firma factura
original y copia y entrega al
proveedor su copia de
recibido.
Proveedor, conserva
original y copias y
entrega documentacion
al almacenista
Si
No
CxP solicita la aprobacion de la
factura (Telmex, Luz, Gas, etc)
Se elimina
este paso
del proceso
No
Documentacion
completa y
correcta
Si
Almacen solo recibe
facturas originales
Captura informacion en
el sistema y crea el
Pasivo
Selecciona el Pasivo
para Pago
Fin
CUMPLIMIENTO DE LA META
Como se estableció en un principio la meta era reducir un 50% ó mas en el Tiempo de ciclo de cuentas
por pagar, afortunadamente con el uso de las herramientas lean se pudo reducir en un 64.3 %.
Ciclo de CxP
100%
75%
50%
64.3%
25%
0
ANTES
META
CONTENIDO DE LA FASE DE CONTROL
 Capacitacion en los nuevos metodos
 Procedimiento Actualizado
 Conclusiones y Reflexión
Con el fin de asegurar la continuidad en el proceso que se
implemento, se realizo la actualización del procedimiento en base
a requerimientos corporativos y leyes mexicanas, actualmente se
encuentra en la Intranet para consulta de quien lo requiera