Plan de Manejo de Emergencias en Unidades de
Información ante Situaciones de Desastres.
Iris D. Escobar Acevedo
CINF 6400
Administración de Servicios de Información
Dra. Irma Quiñones Maurás
30 de noviembre de 2009
Introducción
• Un buen administrador debe tener un
plan de manejo de emergencias ante la
eventualidad de que surja una situación
de desastre en su unidad de
información.
• Este plan debe ser discutido, estudiado
y ensayado por cada miembro de la
unidad.
Objetivos
• Definir desastre, plan de evaluación de
desastres.
• Conocer las diferentes fases de preparación
para un plan de desastres.
• Como hacer un plan de emergencias para
situaciones de desastres
• Estrategias de un administrador para el
desarrollo del plan.
• Técnicas para un buen manejo ante un
desastre.
Definiciones
• Desastre:
– cualquier incidente, que pueda amenazar
y/o dañar la seguridad humana, o amenaza
con dañar las colecciones, contenido,
facilidades o servicios de una biblioteca.
(Muir & Shenton, 2002)
– un suceso inesperado con efectos
destructivos en las colecciones.
(Sánchez, 1999 citado por Cabeza, 2007)
Definiciones
• Plan de preparación de desastre:
documento escrito que describe los
procedimientos para prevenir y estar
preparado para un desastre, y el
propósito debe responder a la
respuesta y recuperación cuando ocurre
un desastre.
(Haines, 2002)
Definiciones
• Equipo de respuesta (desastre):
Personas adiestradas para trabajar en situaciones
de emergencias, los cuales conocen el plan de su
unidad para este tipo de situación.
• Fase de Prevención:
Investigar qué elementos suponen un riesgo para
las colecciones, para tomar las medidas necesarias
para corregirlas.
Definiciones
• Fase de Preparación:
– Cuando todo lo que se piensa hacer está escrito en
papel.
– Adiestramiento al personal.
• Fase de Respuesta:
• Modo en que se lleva a cabo la respuesta ante la
emergencia o situación de desastre.
• Fase de Recuperación:
– Tiempo en que los servicios tardarán en
ofrecerse.
Pasos a seguir en la preparación de un plan de desastres.
Prevención
Recuperación
Fases
Respuesta
Planificar
Elements of a library disaster
Tomado de la presentación DISASTER PREPAREDNESS, RESPONSE & RECOVERY CAL preconference Nov. 9 2006
Posibles causas o situaciones que pueden
causar un desastre
POSIBLES CAUSAS PARA QUE OCURRA UN
DESASTRE
Desastres naturales
•
•
•
•
•
Tormentas tropicales
Huracanes
Inundaciones
Fuegos
Terremotos
Desastres provocados por el ser humano
• Agua
• Contaminación
biológica
• Actos terroristas
• Problemas de
construcción
• Fallas eléctricas
• Explosión
• Escapes de gas
•
•
•
•
•
•
Fuegos
Errores humanos
Robos
Desastres nucleares
Humo tóxico
Guerra
Componentes de un Plan de Desastre
Fase
Contenido
Prevención
Evaluación de riesgos – Lugar
Evaluación de riesgos – Facilidades
Historia de la institución
Planificación
Grupo de emergencia (desastre)
Plan de comunicación
Prioridades de rescate
Seguro
Adiestramientos y práctica
Equipo y recursos
Respuesta
Respuesta inicial
Respuesta minuciosa
Recuperación
Colecciones
Servicios
Norton, 2008
Fase de Prevención
• Evaluación de riesgo
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Exterior
Edificios
Locales
Seguridad
Protección de fondos valiosos
Protección contra incendios
Protección contra inundaciones
Proyectos de construcción y reformas
Respuesta ante siniestros y emergencias
Cabeza, 2007
Ventajas de la prevención:
• Mitigación de daños.
• La emergencia puede ser en menor
escala si los miembros del equipo están
preparados para actuar
inmediatamente.
• Los daños pueden limitarse aun si el
desastre es en gran escala.
Procedimientos específicos para la prevención y mitigación de los
daños:
• Mantenimiento regular del edificio y
condición de la colección.
• Buen sistema de protección contra
incendios.
• Mantener un inventario de la colección.
• Mejorar el almacenamiento de la
colección.
• Procedimientos de seguridad buenos.
Procedimientos específicos para la prevención y mitigación de los
daños:
• Distribución de responsabilidades
cuando se responde a la emergencia.
• Determinación ante el probable
desastre.
• Descubrir los recursos disponibles.
Akhtar, (2008)
Fase de Planificación
• Crear un plan para el manejo de
emergencias
• Asignar responsabilidades.
– Comité de emergencias, seguridad y
desastres.
• Se encarga del estudio, planificación y control.
– Equipo de emergencias de biblioteca y
brigada de rescate.
• Interviene directamente en caso de desastre.
Fase de Planificación
• Determinar los objetivos y el alcance
del plan.
• Establecer un calendario y plazos
aproximados de actuación.
• Simulacros
• Adiestramientos a todo el personal.
Coordinador de emergencias.
• Debe conocer bien la estructura
administrativa, los centros, las
colecciones, instalaciones, y problemas
de los centros.
• Si es una biblioteca universitaria debe
ser parte del comité de emergencia de
la institución.
Equipo de Emergencias
•
•
•
•
•
•
Coordinar
Evaluar la situación
Tomar decisiones
Documentar el proceso
Informar a los administradores
Actuar como puesto de mando
Fase de Respuesta
• Conocer los riesgos posibles.
• Montar la cadena de comunicación.
• Verificar los daños, una vez el área sea
segura.
• Velar por la seguridad del personal.
• Asegurar el área.
Brigada de rescate
• Debe estar constituida por personal
bibliotecario.
• Son los primeros en entrar luego de la
emergencia y el lugar esté seguro.
• Son los encargados de cotejar los daños
a la colección y el manejo de los mismos
a lugares más seguros.
Orden de prioridades en la operación de rescate:
• Seguridad a la vida humana.
• Record y equipo.
• Rescatar la colección y rehabilitación
del edificio.
• Rescatar los objetos de gran
importancia.
• Ayudar al conservador.
• Manejo cuidadoso y rescate.
Fase de Recuperación
• Proveer la continuidad de los servicios
• Restaurar las colecciones.
• Crear e implementar un plan para procesar
el material que regresará a las
colecciones.
• El tiempo de recuperación puede ser corto
o largo dependiendo del tipo de desastre.
• Reconocer el esfuerzo de las personas una
vez terminada la emergencia
¿Qué debe incluir el plan escrito de emergencias ante desastres?
•
•
•
•
•
Introducción
Agradecimientos
Tipos de emergencias
Composición del comité y responsabilidades
Composición del equipo de emergencias de
bibliotecas y responsabilidades
• Cadena de comunicación y teléfonos de
contacto
• Normas de actuación en caso de emergencia
¿Qué debe incluir el plan escrito de emergencias ante desastres?
• Protocolo a seguir ante el siniestro en la biblioteca
• Procedimientos de evacuación y salvamento por
materiales y daños
• Suministros y localización
• Planos y prioridades
• Política de distribución de copias del plan
• Lista cotidiana de control de riesgos
• Seguro
• Análisis de los hechos
• Apéndices
Estrategias que debe utilizar un
administrador para el éxito del plan
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Reunirse con jefes de otras unidades.
Establecer compromiso personal y credibilidad.
Use su preparación y experiencia.
Envolvimiento en actividades constructivas y de
consenso.
Coordine no controle.
Establecer relaciones con los medios.
Crecimiento profesional constante.
Establece una red profesional.
La tenacidad es esencial.
Drabek´s (1987) citado por Alire (2000)
10 técnicas para un buen manejo ante un
desastre.
• Entender las diferencias entre, necesidades
y demandas relacionadas al agente y
necesidades y demandas generadas por la
respuesta.
• Llevar a cabo funciones genéricas
adecuadamente.
• Movilizar el personal y los recursos.
• Involucrar apropiadamente la delegación de
tareas y división del trabajo.
• Permitir un proceso adecuado de información.
10 técnicas para un buen manejo ante un
desastre.
• Permitir la toma de decisiones.
• Desarrollar la coordinación.
• Integrar nuevos métodos con los ya
establecidos.
• Proveer a los medios con la información
adecuada
• Tener un centro de comando adecuado
y funcional.
Quarantelli (1997) citado por Alire (2000)
Conclusión
• Toda unidad de información debe contar con
un plan de manejo de emergencias ante
situaciones de desastres, para de esta
manera tener una guía clara de lo que se va
hacer ante la eventualidad que surja este
tipo de situación. Cada miembro de la Unidad
de Información debe estar claro de las
responsabilidades que van a tener ante una
situación de emergencias, y sobretodo el
administrador debe estar seguro de lo que va
a realizar ante esta eventualidad.
Nombre del BLOG
SOS en Unidades de Información
http://sosuinf.wordpress.com
Referencias
• Akhtar, K. (2008). Preparation of Disaster Mangement Plan
for Libraries, Archives and Museums, Recuperado de la base
de datos de WilsonWeb Pak Libr Inf Sci J 39 no2 Je 2008
• Alire, C. (2000). Library Disaster Planning and Recovery
Handbook. Neal-Schuman Pubishers, Inc. New York.
• Cabeza, A. (2007). Emergencias y desastres en bibliotecas
universitarias: prevención y planificación de la respuesta.
Recuperado el día 18 de octubre de 2009 de
http://eprints.rclis.org/archive/00011479/
• Haines, J. (2002). A Disaster Preparedness Plan for Small
Public Libraries, 2002
Referencias
• Muir, A. and Shenton, S. (2002). If the Worst Happens: The
Use and Effectiveneness of Disaster Plans in Libraries and
Archives. Library Management; 2002; 23, 3; ABI/INFORM
Global, pg.115
• Norton, J. (2008) Nuts and Bolts of Writing a Disaster Plan.
Recuperado de la Base de datos WilsonWeb OLA Q 14 no4
Wint 2008
• Verezoza, A. (2009). Counter-Disaster: Planning, Response
and Recovery. Presentación dada en Ateneo de Zamboaga, 5 y
6 febrero de 2009. Recuperado el día 18 de octubre de 2009
de http://www.slideshare.net/verzosaf/counter-disasterplanning-response-and-recovery-1232053
¿? Preguntas ¿?
Gracias por
su atención
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