DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL
GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIAL
JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS
Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser
reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control.
METODOLOGÍA DE FORTALECIMIENTO
EMPRESARIAL
DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL
OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO
Identificar el estado de cada una de las variables
del modelo, en un momento específico de
tiempo, con el fin de establecer la situación de la
empresa frente a los mercados actual y
proyectado y determinar las soluciones de
intervención (PFE) que más le favorezcan para
cerrar las brechas identificadas.
ACTORES INVOLUCRADOS
Administrador
•Administra la información de las empresas
•Asigna empresas a líderes mentores
•Revisa la información de diagnósticos y óptimos
Líder Mentor
•Responsable del levantamiento de la información de la Esencia Empresarial y calificar en el SIDE las variables del entorno
•Coordina actividades de los mentores a cargo
Mentor empresarial
•Responsable del diligenciamiento de la información y calificación de las variables de la empresa
Empresa diagnosticada
•Responsable de brindar la información y la evidencia de la misma para hacer el diagnóstico
•Asignar los responsables y tiempo para el diligenciamiento de la información
ADMINISTRADOR
LÍDER MENTOR
LÍDER MENTOR
y MENTOR
MENTOR
PROCESO DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL
Creación
Aliados
en el
SIDE
Importar
empresas
asignadas
en el
SIDE
Leer
instructivo
Creación
Líderes
Mentores
en el SIDE
Crear
Mentores
en el
SIDE
Apropiarse
de las
herramientas
de
diagnóstico
Creación
Empresas y
asignación
del LIDER
MENTOR
en el SIDE
Asignar
empresas
a los
Mentores
en el
SIDE
Exportar
empresas para
Líderes Mentores
en el SIDE
Exportar
empresas
para
mentores
en el SIDE
Documentarse
sobre la
actividad
económica de
la región y las
empresas
becarias
Importar
diagnóstico
y óptimos
en el SIDE
Solicitar cita
reunión
inicio
diagnóstico
Imprimir
formulario
Importar
empresas
asignadas en
el SIDE
Medición
Variables
óptimo en
el SIDE
Reunión de
inicio
diagnóstico
Recolección
información para
medición variables
óptimos en
formulario físico
Importar
diagnóstico
en el SIDE
Calcular
diagnóstico
en el SIDE
Verificar
diagnóstico
y óptimos
en el SIDE
General
Plan de
Fortalecimiento
Empresarial
(PFE)
Exportar
diagnóstico y
óptimos en el
SIDE
Envía
gráfico y
PFE al
Líder
Mentor
Reenvía
Grafico y PFE
a Mentor
Revisa 4
informes y
PPT
aleatorios
por zona
Revisa
Diagnóstic
os y PPT
Imprime
Informe y
PPT
Guarda en
Dropbox
Reunión de
presentación
de resultados
Reunión de
cierre del
diagnóstico
Recolección
información para
medición 178
variables
diagnóstico en el
formulario físico
Aprueban
impresión
Medición 178
variables en
el SIDE
Scanear en
PDF
Secciones I ,
II y Anexo 5
y cargar en
el SIDE
Exportar
diagnóstico
Realiza el
informe y
PPT del
diagnóstico
PRIMERA VISITA
Presentación
LÍDER MENTOR y
alcance Diagnóstico
Empresarial
Presentación de la
metodología para el
diagnóstico
Presentación
MENTOR
Presentación de la
empresa (Empresario)
LÍDER MENTOR
Diligenciar el formulario
físico SECCIÓN III –
Antecedentes y
Proyección
Definición cronograma
de trabajo
Presentación
EMPRESARIO y su equipo
de trabajo
Revisión formulario físico
SECCIÓN II- Datos
generales de la empresa
Entrega Anexos del
formulario físico
RECOMENDACIONES GENERALES
• Recuerde que las calificaciones no son buenas o malas, solo reflejan
un estado actual de desarrollo de las mismas en cada empresa.
• Cada sector empresarial tiene sus particularidades por lo tanto es
importante que antes de visitar una empresa investigue y se
familiarice un poco con las características de cada sector.
• La cordialidad y la amabilidad no quitan la objetividad. Mostrar
interés y tener disposición de escucha son maneras de mostrar
respeto por el entrevistado.
RECOMENDACIONES GENERALES
• Antes de cada reunión advierta el tiempo que se requiere para llevar
a cabo la gestión. De no contar con tiempo suficiente reprograme o
divida la sesión.
• Pregunte todo lo que considere pertinente. Si el entrevistado se
molesta, explíquele que una mayor claridad en la información se
traduce en un mejor diagnóstico.
• El diagnóstico evalúa el nivel desarrollo de una empresa, no sirve, ni
determina el desempeño o gestión de una persona o un grupo de
ellas.
INSTRUMENTOS DEL DIAGNÓSTICO
Tabla de Logros
Formulario
Físico
Sistema de Información para
el Diagnóstico Empresarial SIDE
Instructivo para
la recolección
de información
y evidencias de
soporte
TABLA DE LOGROS
Es un documento que contiene la información correspondiente a las
178 variables que componen el diagnóstico empresarial, así:
•
•
•
•
•
•
Nombre variable.
Tipo de variable: Discreta/ continua.
Fórmula para variables continuas.
Definición de la variable.
Esquema de medición con calificación de 0 a 4 para cada variable.
Pregunta(s), secciones asociadas del formulario
Nota: La variable 80 fue unificada con la variable 30 y por lo tanto aparecerá sin valores
TABLA DE LOGROS
La escala está homogenizada de modo que la calificación tenga la misma amplitud
basados para todas las variables, según el siguiente criterio:
Valor
Criterio
0
No tiene nada implementado
1
Esta empezando a
implementar
2
3
4
Casos en que aplica
No le interesa, le interesa pero no sabe, dice que lo tiene pero no hay
evidencia.
Tiene algo incipiente, hay poca información, hay un modelo empírico
Se evidencia la existencia de un modelo o metodología de trabajo sin
Ya esta implementado pero no
embargo su implementación no esta terminada o difundida en toda la
esta terminado
organización
Existe un modelo y esta implementado o difundido en toda la
Ya esta implementado
organización. Hay evidencia de registros e indicadores pero no se
evidencia que la información se use para toma de decisiones
Ya genera retroalimentación
(PHVA)
los resultados del modelo o metodología implementada son usados
para la toma de decisiones futuras o revisión de los procesos
FORMULARIO FÍSICO
• Es el instrumento diseñado para capturar la información necesaria y
suficiente para poder calificar las diferentes variables asociadas a la
empresa y a su entorno.
• La recolección de la información solicitada es un proceso que dura varios
días, incluso semanas, por lo tanto es necesario establecer un plan de
trabajo con el empresario.
• Esta diseñado para que los responsables de las áreas, suministren la
información correspondiente a su sección.
• El formulario no es un cuestionario sino una guía de captura de
información suficiente para valorar el estado de la empresa.
• El formulario no reemplaza la evidencia.
FORMULARIO FÍSICO
Consta de 14 secciones de las cuales:
• Las 2 primeras corresponden a información del responsables del diagnóstico y
de la empresa.
• La 3ª corresponde a la información de la esencia empresarial.
• De la sección 4ª a 13ª corresponden al levantamiento del diagnóstico
empresarial. Cada una de las secciones corresponde a un área específica
empresarial.
• La sección 15 corresponde a la información del mercado actual y proyectado.
• La sección 14 – Cierre de diagnóstico, es responsabilidad del MENTOR y
solamente se encuentra en el SIDE, no en el formulario.
FORMULARIO FÍSICO
VARIABLE 30:
Gestión de
procesos
VARIABLE 165:
Control interno
VARIABLE 100: Capacidad
para medir procesos y
resultados
PREGUNTA:
Una pregunta puede
servir de insumo para la
medición de una o más
variables.
¿Existen Indicadores
de gestión en la
empresa?
VARIABLE 156:
Visión a largo plazo
de la Alta Dirección
VARIABLE 155:
Capacidad de la
empresa para
autoevaluarse
14
¿Se cuenta con un
estudio para
determinar las
necesidades de
hardware y de software
de la empresa? Cada
cuanto se hace?
¿La empresa cuenta
con equipos de
cómputo para el
desarrollo de sus
actividades?
¿Los equipos de la
empresa están
conectados en red?
Una variable puede necesitar
una o más preguntas para su
medición.
MEDICIÓN VARIABLE 70:
DISPONIBILIDAD DE HARDWARE
15
CALIFICACIÓN DE LAS VARIABLES EN EL SIDE
¿Qué calificación daría?
•
•
•
•
La empresa tiene la misión en un documento que está en el computador del
gerente, pero no está en ningún otro equipo, no está impreso ni publicado.
La empresa se certificó en ISO 9000 hace seis meses, sin embargo al preguntar nos
informan que no se diligencian los formatos de no conformidades porque “quitan
mucho tiempo”.
El gerente considera importante que sus empleados se capaciten, por eso, cuando
recibe publicidad de algún curso que le parece pertinente para la empresa,
identifica quién es el responsable de ese tema y lo envía a tomar el curso.
Los resultados de los procesos se revisan en un comité primario y las conclusiones
y recomendaciones del mismo se llevan al comité gerencial donde deciden el plan
de acción a seguir.
FORMULARIO SECCIONES I Y II
• La información de estas secciones esta previamente diligenciada por el
Administrador
• No obstante lo anterior, la información debe ser validada por el Mentor y
Líder Mentor en la primera visita.
Sección
Responsable
SECCIÓN I - Datos generales del responsable del diagnóstico
ADMINISTRADOR
SECCIÓN II - Datos generales de la empresa
SECCIÓN I – Datos Generales Responsable
Diagnóstico
• Aliado Local (Cámara de Comercio, Gremio, Caja
Compensación, Fundaciones, entre otras) y Código
• Código municipio y nombre
• Nombre Líder Mentor y número cédula de ciudadanía
• Nombre Mentor y número cédula de ciudadanía
Esta información del formulario físico es únicamente de consulta
SECCIÓN II – Datos Generales Empresa
Razón Social, estado de la empresa, tipo de sociedad, NIT, No. matrícula mercantil y fecha, fecha
renovación matrícula mercantil, # establecimientos de comercio asociados y sus matrículas
mercantiles, tiempo de funcionamiento, capital certificado por la Cámara de Comercio y valor de
los activos
CONSTITUCIÓN:
ACTIVIDAD ECONÓMICA:
DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL:
DATOS DE CONTACTO DE LA EMPRESA:
DATOS CONTACTO DE LA EMPRESA PARA
EL DIAGNÓSTICO:
DATOS BÁSICOS PLANTA DE PERSONAL:
DATOS ADICIONALES:
Descripción de la actividad económica, código CIIU Principal y secundario, última fecha expedición
RUT y régimen contributivo
Nombre, tipo y número documento de identidad, edad, género y nivel educativo
Teléfono fijo, fax correo electrónico empresa, página web, dirección de la empresa, departamento
y municipio
Nombre, cargo, celular y correo electrónico
Número de empleados, directivos y nivel de educación y número de empleados operativos
Valor ventas brutas anuales (2012) y participado en programas de fortalecimiento empresarial
Esta información del formulario físico es únicamente de consulta, pero debe ser validada con la empresa
SECCIÓN III – Antecedentes y Proyección
•
•
•
•
•
•
Esta información es requerida para establecer el óptimo.
Se diligencia en forma conjunta entre el Mentor y Líder Mentor en la primera visita.
Debe observarse la coherencia de los tamaños de mercado mencionados por la
empresa.
El registro y calificación de la información en el SIDE es responsabilidad del Líder
Mentor.
Es la única sección en la que se transcribe la información recolectada en el campo.
Se solicita información del core de negocio del mercado actual y proyectado.
Sección
SECCIÓN III - Antecedentes y Proyección
Responsable
MENTOR Y LIDER MENTOR
SECCIONES IV A LA XIII
• Corresponde a las secciones donde se recoge la información del
diagnóstico de la empresa
• Cada sección corresponde a un área funcional de la empresa de modo que
pueda ser distribuido entre los diferentes responsables de cada área
• La captura y calificación en el SIDE es responsabilidad del Mentor
• Algunas secciones contienen anexos que corresponden a información
detallada requerida para calificar algunas variables.
– Los anexos 1, 2A, 2B, 3, 4A, 5 son responsabilidad de la empresa.
– Los anexos 4B, 6 y 7 son responsabilidad del Mentor.
SECCIONES IV A LA XIII
Sección
SECCIÓN IV - Planeación y estrategia de la empresa
SECCIÓN V - Marco legal
SECCIÓN VI - Financiera/contable (incluye Anexo 1)
SECCIÓN VII - Instalaciones físicas
SECCIÓN VIII - Recurso humanos (Incluye Anexos 2A y 2B)
SECCIÓN IX - Tecnología
SECCIÓN X – Producción (Incluye Anexo 3)
SECCIÓN XI - Comercial y mercadotecnia (Incluye Anexos 4A y 4B*)
SECCIÓN XII - Servicio al cliente
SECCIÓN XIII – Proveedores (Incluye Anexo 5)
ANEXO 6. Encuesta equipo de trabajo
ANEXO 4B - Información Comercial/Mercadotecnia
ANEXO 7. Encuesta comunidad
ANEXO 1 – Información Contable/Financiera
ANEXO 2A – Información recursos humanos
ANEXO 2B – Información recursos humanos
ANEXO 3 – Información producción
ANEXO 4A – Información comercial/mercadotecnia
ANEXO 5 – Información proveedores
Responsable
MENTOR EMPRESARIAL
EMPRESARIO
SECCIÓN IV– XIII Generalidades
•
•
•
Al inicio de cada una de estas secciones se encuentran los siguientes campos:
Fecha: Fecha en la que inicia la recolección de la información, formato DD/MM/AÑO.
Responsable información por parte de la empresa: Corresponde a los datos de la persona delegada por la
empresa para suministrar la información correspondiente a cada sección del formulario físico. Los datos que
se solicitan son nombre y cargo.
•
•
Al final de cada una de las secciones se encuentran los siguientes campos:
Observaciones generales: Información adicional que el LÍDER MENTOR/MENTOR consideren relevante como
evidencia para el diagnóstico que están realizando.
Firma responsable información: Cada sección del formulario físico deberá ser firmada por el responsable
del suministro de la información por parte de la empresa, como evidencia de que la información consignada
corresponde a la proporcionada por la empresa para efectos del diagnóstico.
Firma MENTOR: El LÍDER MENTOR/MENTOR según sea el caso, deberá firmar en cada sección una vez
finalice la recolección de la información correspondiente.
Fecha: Corresponde a la fecha en la que se finaliza la recolección de la información correspondiente a esa
sección.
•
•
•
SECCIÓN XIV – Cierre del Diagnóstico
• Esta sección es responsabilidad del MENTOR y solamente se
encuentra en el SIDE, no en el formulario.
• Con base en toda la información recolectada durante el
diagnóstico de la empresa, el MENTOR deberá tener los
suficientes elementos para realizar la medición de las 17
variables de esta sección.
Anexos 6 y 7 – Encuesta al Personal y a la
Comunidad
• Esta sección es responsabilidad del MENTOR
Al Personal
• Esta encuesta se deberá aplicar al menos a un empleado de cada uno de los
niveles jerárquicos de la organización.
• Es importante recordarle a los encuestados que la información suministrada
es confidencial y solo se utilizará para la calificación de la empresa.
A la comunidad
• El MENTOR debe hacer un recorrido e identificar a 5 personas aledañas a la
empresa y les preguntará la opinión que se tiene sobre la empresa.
SECCIÓN XV – SMOBA - SMOBP
• Esta información es requerida para la establecer el óptimo actual y
proyectado.
• El diligenciamiento de esta sección es responsabilidad del Mentor.
• Se requiere haber diligenciado previamente la Sección III.
• Esta diseñado para recolectar de forma simultánea la información del
mercado objetivo actual y el mercado objetivo proyectado, de modo que
se pueda comparar y validar la coherencia de información.
• La calificación de la información en el SIDE es responsabilidad del Líder
Mentor.
Sección
SECCION XV – Situación del mercado objetivo actual y proyectado
Responsable
MENTOR Y LIDER MENTOR
SECCIÓN XV – SMOBA - SMOBP
La información para determinar la influencia de las variables de la situación del
mercado objetivo actual y proyectado de la empresa (en forma paralela), se
puede obtener de información secundaria y de la entrevista con el empresario.
La medición de las variables del óptimo deseado, se hará de acuerdo con la
proyección de la empresa a 3 años, documentada en la respuesta a la pregunta 5.
En este sentido, los datos que se tendrán en cuenta para el análisis son datos
actuales (presentes), pero, del mercado objetivo donde se proyecta la empresa a
tres años.
VARIABLES PARA CALCULO DEL ÓPTIMO ACTUAL Y
PROYECTADO
Situación del
Mercado Objetivo
(SMOB)
Esencia
Empresarial (EE)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Juego de oferta y demanda (JOD)
Barreras de entrada de los oferentes (BEO)
Barreras de entrada de los demandantes (BED)
Barreras de salida de los demandantes (BSD)
Grado de satisfacción de los segmentos del mercado (GSSM)*
Injerencia del mercado global en la oferta (IMGO)
Injerencia del mercado global en la demanda (IMGD)
Aglomeraciones de los demandantes (AD)
Aglomeración de los oferentes (AO)
Presencia de oferentes dominantes (POD)
Presencia de demandantes dominantes (PDD)
Historia de la empresa
Actividad Económica
Retos de largo plazo
VARIABLES PARA CALCULO DEL ÓPTIMO
CALIFICACIÓN EN EL SIDE

La medición se hace de 1 a 5

Para la calificación de las barreras, se debe tener en cuenta el esfuerzo que debe
hacer la empresa para superarla, en este sentido, pregúntese de a cuerdo al caso,
si las barreras son:
Ejemplo:
Para un demandante
que quiere abandonar el
producto y/o servicio, la
barrera en mención es:





Muy fácil de superar
Fácil de superar
Superable
Difícil de superar
Muy difícil de superar
EJEMPLO
Un nuevo empresario quiere entrar al mercado de productos lácteos. De
acuerdo con la reglamentación actual se deben contar con certificados de
buenas practicas y cada uno de los productos debe contar con registros
sanitarios autorizados por el INVIMA si es para consumo humano o por el ICA
si es para consumo animal. En ese orden de ideas:
– Desde el punto de vista reglamentario…. las barreras de entrada para un
nuevo oferente son: difícil de superar
RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO EN UNA EMPRESA
A1
E4
MAXIMO
E5 100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
E2
E1
DIAGNOSTICO
Brecha de
desarrollo
D5
D4
D2
ÓPTIMO SMOB ACTUAL
Brecha actual
A2
A3
A4
A5
A6
B1
B2
D1
B3
C7
B4
C6
ÓPTIMO SMOB DESEADO (3 AÑOS)
B5
C5
B6
C3
C2
B8
C1
B7
INSTRUCTIVO
Este documento está dirigido a los Mentores Empresariales para
conocer el uso de los instrumentos, cómo determinar y calificar
las variables del diagnóstico y de los óptimos de las empresas
becarias del Proyecto “Fortalecimiento del Tejido Empresarial en
zonas donde Ecopetrol tiene operación”.
SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
EMPRESARIAL - SIDE
Funcionalidades
 Impresión del formulario y sus anexos.
 Consulta de la tabla de logros para cada variable en el momento de ingresar la medición.
 Incorpora el formulario diligenciado.
 No permitirá calcular los óptimos y el diagnóstico de la empresa hasta tanto no se cuente con
la medición de todas las variables o los datos para realizar el cálculo de la medición.
 Cálculo del diagnóstico, óptimo actual y óptimo proyectado.
Usuarios
 Administrador
 Líder Mentor
 Mentor
SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
EMPRESARIAL - SIDE
PARA TENER EN CUENTA:
 Ingreso de la medición de las variables se realiza en el
mismo orden de las secciones del formulario físico.
 Variable discreta: Mentor realiza la medición de
acuerdo con la información recolectada en el
formulario físico.
No
XXX
VARIABLE
Nombre
variable
0
1
2
3
4
 Variable continua: El mentor ingresa los datos
recolectados a través de los anexos del formulario
físico y el SIDE realiza la medición de la variable.
a.
DESCRIPCIÓN
Valor activos circulantes 2012
DATO
$280.000.000
 Incluye una sección final que es
adicional al formulario físico, en la
cual el mentor con todo el
conocimiento de la empresa, deberá
calificar.
No
55
62
67
VARIABLE
Cohesión equipo de trabajo
Liderazgo de la alta
dirección
Planeación de recursos
0
1
2
3
4
SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
EMPRESARIAL - SIDE
Taller virtual:
I. ¿Cómo importar los datos
de una empresa?
II. ¿Cómo calificar las variables
del diagnóstico?
III. ¿Cómo exportar la
información?
TALLER 3. ESTUDIO DE CASO
EMPACAR S.A.S.
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PORTADA - Tejido Empresarial