Proyecto de Modernización de
Secretarías de Educación
Sistema de Gestión de la Calidad
Sistema de Gestión de la Calidad
Que es un SGC?
Es la manera cómo la
Secretaria de Educación
dirige y controla las
actividades
de
su
competencia que están
asociadas con la calidad.
Se debe hacer un sistema
NO sólo para certificación,
se debe preguntar qué
aspectos de la Secretaria
están asociados con la
calidad.
2
Sistema de Gestión de la Calidad
1
Control de documentos
2
Control de Registros
3
4
Responsabilidad de la Dirección
5
Recursos Humanos
6
Control de la realización del Proceso
7
Adquisición de Bienes y Servicios
8
Identificación y Trazabilidad del proceso
9
Medición, Análisis y Mejora
10
Proceso no Conforme
11
Acciones Correctivas
12
Acciones Preventivas
13
Tratamiento de Quejas
14
Gestión de Recursos
Auditorias Internas
Sistema de Gestión de la Calidad
1. Control de documentos
• Revisar y actualizar los documentos
• Asegurarse que se identifican los cambios y el
estado de revisión actual.
• Asegurarse que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables se encuentran disponibles
en los puntos de uso.
• Asegurarse que los documentos permanecen
legibles y fácilmente identificables.
• Asegurarse que se identifican los documentos de
origen externo y se controla su distribución,.
• Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos, y aplicarles una identificación
adecuada en el caso de que se mantengan por
cualquier razón.
Sistema de Gestión de la Calidad
Control de documentos en el MACRO N02.04:
1
Leer y revisar los macroprocesos C, E, H y D
2
Actualizarlos, ajustándolos a la particularidad de la
secretaría teniendo en cuenta su estructura
3
Aprobarlos de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento N0204
4
Cada vez que se detecte la necesidad de una
modificación solicitar la aprobación de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento N0204
Sistema de Gestión de la Calidad
2. Control de Registros
• Los registros deben establecerse y mantenerse
para proporcionar evidencia de la conformidad con
los requisitos, así como la operación eficaz de los
requisitos de gestión de la calidad. Los registros
deben
permanecer
legibles,
fácilmente
identificables y recuperables.
• La Secretaria de Educación debe establecer y
conservar registros que suministren evidencia que
el servicio o proceso ha sido controlado de
acuerdo a los procedimientos documentados
aplicables. Estos registros deben mostrar
claramente si el proceso ha sido conforme. Los
registros deben identificar la autoridad
responsable por el control del proceso.
Sistema de Gestión de la Calidad
Control de registros en el Macro N02.01
Organizar el archivo de gestión
Implementar las tablas de retención documental
Foliar las carpetas
Las carpetas no deben tener más de 200 folios
Sistema de Gestión de la Calidad
3. Responsabilidad de la Dirección
El Secretario de Educación y/o el comité directivo deben
proporcionar evidencia de su compromiso con el
desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de
la Calidad, así como con la mejora continua de su
eficacia, eficiencia y efectividad, mediante:
a) la comunicación a los funcionarios y/o particulares
que ejerzan funciones públicas de la secretaría acerca
de la importancia de satisfacer tanto los requisitos de la
comunidad educativa como los legales,
b) el establecimiento de la política de la calidad,
c) la seguridad de que se establecen los objetivos de la
calidad,
d) la realización de las revisiones por la dirección, y
e) el aseguramiento de la disponibilidad de recursos.
Sistema de Gestión de la Calidad
4. Gestión de Recursos
La Secretaría de Educación debe determinar y proporcionar los recursos
necesarios para implementar, mantener y verificar los requisitos de gestión de
calidad y técnicos para el control de la conformidad de todos los procesos
implementados.
Sistema de Gestión de la Calidad
5. Recursos Humanos
El personal que realice trabajos que afecten a la calidad
del proceso y que realiza las actividades de control
requeridas, de acuerdo con los procedimientos
documentados aplicables, debe ser competente con base
en la educación, formación, habilidades y experiencia
apropiadas. Para tal efecto la secretaría debe:
•
Determinar la competencia necesaria para el
personal que realiza trabajos que afectan la calidad
del proceso y el control de acuerdo con los
procedimientos documentados aplicables.
•
Proporcionar formación o tomar otras acciones para
satisfacer dichas necesidades.
•
Mantener los registros apropiados de la educación,
formación, habilidades y experiencia de los servidores
públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
Sistema de Gestión de la Calidad
6. Control de la realización del
proceso
La Secretaría de Educación debe planificar y
llevar a cabo la realización del proceso bajo
condiciones controladas que permitan garantizar
el cumplimiento de cada proceso.
Las condiciones controladas deben incluir:
• La disponibilidad de información que
describa las características del proceso
• La disponibilidad de instrucciones de
trabajo, cuando sea necesario
• El uso del equipo adecuado
• La implementación del seguimiento y de
la medición
• La implementación de actividades de
entrega del proceso y posteriores a la
entrega
Sistema de Gestión de la Calidad
7. Adquisición de Bienes y Servicios
La Secretaria de Educación debe asegurarse que el
producto y/o servicio adquirido para la realización del
proceso cumple los requisitos especificados en los
pliegos de condiciones, términos de referencia o en
las disposiciones aplicables y debe establecer e
implementar la inspección u otras actividades
necesarias para lograr esto.
La Secretaría debe evaluar y seleccionar a los
proveedores con base en una selección objetiva y en
función de su capacidad para suministrar productos
y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos
previamente por la entidad.
Sistema de Gestión de la Calidad
8. Identificación y trazabilidad
Se debe establecer una metodología única que permita recuperar la
información en el tiempo.
Sistema de Gestión de la Calidad
9. Medición, Análisis y Mejora
La Secretaría debe medir y hacer un
seguimiento de las características del
proceso para verificar que se cumplen
los requisitos de las especificaciones
técnicas aplicando procedimientos
documentados.
Debe mantener evidencia de la
conformidad con los criterios de
aceptación.
Sistema de Gestión de la Calidad
10. Producto No Conforme
La Secretaria debe asegurar que el
producto o servicio que no sea
conforme con los requisitos, se
identifica con los controles, las
responsabilidades y autoridades
Debe
ser
un
procedimiento
documentado y cuando se detecte,
se debe tomar las acciones
apropiadas respecto a los efectos, o
efectos potenciales, de la no
conformidad.
Sistema de Gestión de la Calidad
11. Acciones Correctivas –
12 Acciones Preventivas
La
Secretaria
debe
tomar
acciones para eliminar la causa de
no conformidades con objeto de
prevenir que NO vuelvan a ocurrir.
Las acciones correctivas deben
ser apropiadas a los efectos de
las
no
conformidades
encontradas.
Sistema de Gestión de la Calidad
13. Tratamiento de Quejas
La Secretaria debe aplicar y
mantener
actualizados
procedimientos documentados para
la recepción y tratamiento de las
quejas de los clientes sobre los
procesos implementados. Debe
existir evidencia con relación al
tratamiento dado a la queja, Se
debe
mantener
un
registro
numerado consecutivamente de las
quejas.
Sistema de Gestión de la Calidad
14. Auditoria Interna
Sistema de Gestión de la Calidad
Principales NO Conformidades detectadas en
la auditoria de ICONTEC 2012 sobre el SGC
1. Medición, Análisis y Mejora. “INDICADORES Y ANÁLISIS”
2. Acciones Correctivas
3. Producto no Conforme
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Macroproceso N - Proyecto de Modernización de Secretarías de