CLASIFICACIÓN
 Definición
 Cuadro de clasificación



¿Qué es?
Proceso de elaboración
Estructura y codificación del cuadro de clasificación de
la UA
 Proceso de clasificación
 Ejemplos
1
CLASIFICACIÓN
Definición
 Clasificar la documentación consiste en
agruparla por conceptos o categorías dentro
de una estructura jerárquica y lógica. Esta
estructura es el cuadro de clasificación.
2
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN:
¿Qué es?
Estructura lógica de conceptos o
categorías que sirve para clasificar o
agrupar la documentación.
3
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN:
El proceso de elaboración
1. Elegir orgánico/funcional
- Dinamismo de la institución
- Tipo de archivo: histórico/administrativo
2. Buscar un cuadro de clasificación ya existente
- Modelo de Michel Roberge
- Cuadros de clasificación de los archivos universitarios
3. Adaptarlo a la documentación de la institución.
4. Mantenerlo y actualizarlo
4
EL CUADRO DE CLASIFICACION:
Estructura y codificación
Estructura
- Tabla general
- Tablas auxiliares
- Índice
- Códigos
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EL CUADRO DE CLASIFICACION
Estructura
Tabla general
- Clases (12) = Funciones de la UA
- Subclases = Subfunciones
- Divisiones = Actividades concretas de la
UA
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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Estructura
TABLA GENERAL: CLASES
A Administración general y organización
B Información y comunicaciones
C Representación y relaciones públicas
D Recursos humanos
F Recursos económicos
G Bienes muebles
H Bienes inmuebles
I Normativa y asuntos jurídicos
J Recursos académicos
K Docencia
L Investigación
M Servicios ofrecidos a la Comunidad Universitaria
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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Estructura
RECURSOS HUMANOS
ACCESO, SELECCIÓN Y PROVISIÓN
EXPEDIENTES DE PERSONAL
REGISTRO DE PERSONAL
RÉGIMEN INTERIOR
CONDICIONES DE TRABAJO
PREVISIÓN SOCIAL
RELACIONES LABORALES
FORMACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO
Clase
Subclase
Subclase
Subclase
Subclase
Subclase
Subclase
Subclase
Subclase
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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Estructura
RECURSOS HUMANOS
ACCESO, SELECCIÓN Y PROVISIÓN
Análisis de necesidades
Peticiones de personal
Bolsa de trabajo
Oferta pública de empleo
Convocatorias y concursos
Oposiciones
Concursos de méritos
Procesos mejora de empleo
Procesos de promoción interna
Procesos de libre designación
Convocatorias de contratación
Procesos de integración
Reclasificaciones laborales
Clase
Subclase
División 1
División 1
División 1
División 1
División 1
División 2
División 2
División 2
División 2
División 2
División 2
División 1
División 1
9
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Estructura
Tablas auxiliares
- Subdivisiones específicas: Se aplican a un clase o
nivel de clasificación concreto.
- Subdivisiones comunes: Se aplican a cualquier nivel
del cuadro de clasificación. Son listas alfabéticas al final de
la tabla general.
- Nominales: Identifican personas, organismos, titulaciones,
edificios, etc.
- Uniformes: Identifican el tipo de documentación: informes,
estadísticas…
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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Estructura
 Orden de codificación
- Subdivisión nominal
- Subdivisión específica
- Subdivisión uniforme
N+E+U
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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Estructura
 Subdivisión de número de serie
- Se emplea cuando los códigos de las divisiones y
las subdivisiones del cuadro de clasificación no son
suficientes para asignar un código unívoco a una
serie (o a un documento de un expediente de una
serie)
- La subdivisión de número de serie evita descender
más en los niveles de clasificación.
- Codificación S
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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Estructura
 F RECURSOS ECONÓMICOS

F 3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
 F 3.2 Gestión de ingresos
 F 3.2.1 Información contable
 F 3.2.1 S 1 Asignación de ingresos de investigación
(Cont.)
 F 3.2.1 S 2 Derechos reconocidos o anulados (Cont.)
 F 3.2.1 S 3 Relación de ingresos aplicados (Cont.)
 F 3.2.1 S 4 Asignación de tasas de doctorado (Tercer
Ciclo)
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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN:
Estructura
Índice
 Relación alfabética de todas las clases,
subclases, divisiones y subdivisiones de
las tablas, con su correspondiente
remisión al lugar (código y página) que
ocupa cada una en el cuadro de
clasificación.
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EL CUADRO DE CLASIFICACION
Codigos
 Codificación
- ¿Qué es? : Identificación de todos los niveles del
cuadro de clasificación mediante códigos numéricos o
alfanuméricos.
- Tipos: Codificación jerárquica/secuencial.
- Codificación de las subdivisiones.
E Subdivisiones específicas
U Subdivisiones uniformes
N Subdivisiones nominales
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EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN
 Documentos de una serie identificada
- Identificar a que serie y expediente pertenece el documento
- Anotar la clasificación en el expediente
- Anotar la clasificación (a lápiz) en el documento
 Documentos de una serie sin identificar
- Identificar la nueva serie (Archivo General)
- Clasificar la nueva serie buscando la clase, subclase y división del
cuadro de clasificación a la que pertenece.
- Aplicar subdivisiones si fuera necesario.
- Identificar a que expediente pertenece el documento
- Anotar la clasificación en el expediente
- Anotar la clasificación (a lápiz) en el documento
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EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN
Ejemplo
 Solicitud para participar en un proceso de
promoción interna
- Expediente: Convocatoria de promoción interna de
PAS nº….del año ….
- Serie: Convocatorias de promoción interna de PAS
- Clase: Gestión de los recursos humanos
- Subclase: Acceso, selección y provisión
- División 1: Convocatorias y concursos
- División 2: Procesos de promoción interna
- Subdivisión específica: Personal de administración y
servicios
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EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN
Ejemplo
- Código
Ref. D 1.5.4 E 2.1
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Servicio de Archivo y Registro