IEEE REGION 9
Taller Básico de
Automatización de Información Financiera con
REUNION REGIONAL 2012
CIUDAD DE MEXICO
Jorge Him
Tesorero Regional 2010 -2011
Tabla de Contenidos
 Introducción
 Proceso de Selección
 Ventajas del NetSuite
 La tecnología del NetSuite
 Pantalla de Inicio
 User Wellcome
 Asiento de diario
 Registro de Ingresos (Depositos)
 Registro de Egresos (Cheques o pagos)
 Demo en vivo.
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Introducción
De donde sale la idea del NetSuite??
Como resultado del análisis hecho por el Comité de Auditoría 2008-2010 , se llega
a la conclusión de que el proceso de obtención de los reportes L50 todavía es un
poco retrasado y que la consolidación de los mismos no es muy eficiente.
Para resolver este problema el comité recomienda buscar una solución que le
permita a las secciones del IEEE completar y proveer sus reportes financieros en
una manera mas eficiente. Esto sería posible con la adquisición de un programa de
finanzas que sea accesible a través de la red (vía Internet).
IEEE empieza a evaluar diversas aplicaciones contables.
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Proceso de Selección
Antes del año 2009 - Las siguientes soluciones fueron revisadas ​para su consideración:
– Net Ledger, Quickbooks, Peach-Tree - derechos de licencia demasiado caros
– Estudios dirigidos a las Unidades Geográficas demostraron que las mismas no estaban en la
mejor disposición para absorber el costo financiero de estas opciones.
– Muy pocas opciones de funcionalidad con relación al reporte L50 y la falta de integración con
los libros generales en Oracle.
2010 - Nuevas soluciones fueron revisadas ​para su consideración: NetSuite fue elegido.
– Solución basada en Oracle - Integración con Oracle 11i y Oracle 12i
– Los costos serán absorbidos por la Corporación IEEE y no se pasarán a las Unidades Geográficas
– Cumplimiento, Transparencia y Disponibilidad de Reportes han sido los puntos mas fuertes
para esta decisión.
– Estados Financieros y riesgos de declaración de impuestos han sido mitigados con esta
solución
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Ventajas de NetSuite
Riesgos de los Estados financieros son mitigados con la presentación de informes en
línea y con el acceso a los informes financieros de las Unidades Geográficas.
NetSuite permite el procesamiento automatizado y continuo durante todo el año. Esto
Incluye:
– Desarrollo para integrar cuentas bancarias de las unidades geográficas dentro y fuera de
CBRS, al igual que el uso de vTools (Reuniones y PayPal). vTools es una herramienta que
puede ser indirectamente integrada a la aplicación.
– Emisión de cheques y el registro de ingresos a través de depósitos, con opción de
reconciliación automática de cuentas bancarias.
– Mantenimiento de gastos a través de pagos ó contabilidad en las cuentas de los libros
generales.
– Asientos diarios y registros de actividad financiera de forma directa a través de libros
generales y registros dentro del sistema financiero en Oracle.
– Una forma mas eficiente para que la oficina principal del IEEE pueda consolidar y reportar las
actividades financieras de las unidades geográficas, permitiendo a MGA y Contaduría cumplir
con los requerimientos de auditoria y comentarios administrativos.
Nota: Esto se cumple siempre y cuando la información sea ingresada a tiempo.
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Ventajas (continuación)
Cada unidad geográfica tendrá la habilidad de reportar actividades financieras
a través de la base de datos de NetSuite en tiempo real durante el transcurso
del año. El uso de diferentes monedas al igual que el dólar (USD) estarán
disponibles para todas las unidades geográficas. El cambio de moneda será
administrado de manera centralizada y la aplicación podrá ser utilizada en 12
idiomas.
Regiones, secciones y capítulos serán accesibles de acuerdo a la posición
dentro de la unidad. Una estructura de jerarquía estará disponible para que las
Oficinas Regionales ó Secciones tengan visibilidad de otras unidades dentro de
su respectiva organización. Reportes Financieros y Tablero de Instrumentos
pueden ser creados de manera fácil y eficiente.
La producción manual del L50 será reemplazado con esta aplicación.
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La Tecnología del Netsuite
La seguridad y la integridad de los datos han sido dirigidos por el departamento
de IT de IEEE. El acceso, Seguridad, Integración, Arquitectura Técnica
y Mantenimiento cumplen con los estándares de PCI. (Payment card Industry)
Los temas de Auditoría cumplen con SAS 70 nivel II.
Plataforma basada en la red (Web) permitirá reducir los costos de servidores en
los próximos años
Los costos son solamente por licencias de uso anual - El uso de NetSuite elimina
el costo de servidores dedicados y de mantenimiento.
Más del 99.5% de acceso sin interrupción. Apoyo al cliente de 24/7.
– El SLA indica: Tiempo de Interrupción = Reembolso
Esto permite a IEEE la posibilidad de redistribuir valiosos recursos de
Información y Tecnología para apoyar aplicaciones y sistemas de la compañía.
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La Tecnología del Netsuite
(continuación)
Integración con aplicaciones como CBRS y Quickbooks está
disponible y la asignación y vinculación tanto a la base de datos
de IEEE en Oracle como a los estados financieros está disponible
a través de Oracle 11i en USD. También se tienen disponibles
reportes en moneda local ó en USD.
Los derechos de administración serán mantenidos por las
Unidades Geográficas.
NetSuite es accesible desde cualquier lugar de forma remota.
NetSuite esta disponible en divisas múltiples e idiomas
múltiples. Consolidación de datos financieros es en USD.
Incluye material de entrenamiento completo.
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Conceptos importantes para recordar
Sistemas de registros contables
•Registro sencillo o de efectivo Solo se registra
cuando se cobra o paga una transacción.
•Registro x devengo (incluye CxC y CxP)
•Las NIFF/NIC requieren que la contabilidad se
lleve en base a la opción de devengo.
•Actualmente la mayoría de las empresas se
rigen por normas NIFF IEEE es una de ellas.
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Conceptos importantes para recordar
LEY de la conservación del dinero
Activos = pasivo + capital
Activos = deudas + patrimonio
Lo que tengo = Lo que debo + Lo que no debo
Esta igualdad financiera nos induce a utilizar el sistema
contable:
Sistema de registro contable de partida doble.
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Pantalla de Inicio de Sesión:
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10/2/2015
Entrada fácil de Usuario:
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Asiento Diario:
1- Seleccione la cuenta que va a registrar en la parte de abajo.
2- Coloque el monto a registrar ya sea debito o crédito.
3- Escriba el monto del ingreso o gasto.
4- Ponga el nombre del cliente o proveedor.
5- Escriba el departamento de la operación que se esta haciendo.
6- Agregue una o mas líneas para que la transacción cuadre
contablemente.
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Nuevo Depósito:
1- Seleccione la cuenta en la que va a depositar el dinero.
2- En la parte de abajo seleccione el cliente que nos pago el dinero.
3- Escriba el monto del deposito.
4- Seleccione la cuenta del ingreso.
5- Escriba el método de pago
6- Escriba los números de cheque y /o de referencias en notas.
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Nuevo Cheque:
1- Seleccione la cuenta de la que va a hacer el pago.
2- Escriba el beneficiario del pago.
3- Escriba el monto a pagar.
4- Escriba el numero de cheque igual al de la chequera real.
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Ahora trataremos de ver
una demostración en vivo
www.netsuite.com
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Para cualquier duda y
solicitud de accesos
deben contactar a:
Christian DeFelice
[email protected]
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Preguntas
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Gracias!!
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10/2/2015
Descargar

Net Suite