Fiscalía General del Estado
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL CONTEXTO DE
LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOS
María Luisa Conde Villaverde
XII REUNIÓN DE LA RADI
Buenos Aires, 14 de octubre de 2010
Fiscalía General del Estado
ESQUEMA GENERAL
 I.- EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN
EL CONTEXTO INTERNACIONAL
 II.- LA NORMALIZACIÓN DEL RECORDS MANAGEMENT
 III.- LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOS
 IV.-CONCLUSIONES
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL
Siglo XIX
Proyección histórica de los archivos
Distanciamiento del contexto burocrático
Nacimiento de la Archivística como disciplina
científica
Creación de la profesión de Archivero
Lo único que permanece de la etapa anterior,
como esencia de la función del archivo, es su
dimensión física como espacio de conservación
de documentos
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL II
MEDIADOS DEL SIGLO XX
 Se produce una crisis trascendental de la dimensión espacial de los archivos,
representada por su función de custodia
 El volumen alarmante de producción de documentos, hace que se
tambalee la que hasta ese momento había sido su propia razón de ser
 La solución de esta crisis en el mundo anglo sajón, se plantea al más alto
nivel político: Comisiones Hoover, Grigg y Marsey
 Punto de partida:
 Convencimiento de los responsables políticos de que la formación de la
Memoria y sus posibilidades de conservación sostenible dependían mucho
más del control de lo que se estaba produciendo en las oficinas que de lo
que se acumulaba en los archivos históricos
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL III

Consecuencias:
 Definición, desarrollo y puesta en práctica, en los países anglosajones, de un modelo de
tratamiento de los documentos de archivo en las primeras fases de su ciclo vital, basado en una
serie de procesos de control profundamente enraizados en el mundo burocrático para lograr que
al reducirse los porcentajes de conservación, aumentaran los niveles de eficiencia, agilidad,
eficacia y economía
 Este nuevo modelo se basa en los siguientes principios:
 Análisis de los que hace una institución, cómo lo hace y en qué documentos se plasma esta
actividad
 Unidad centralizada que controle la incorporación de los documentos a sus respectivos
contextos
 Cuadro de Clasificación
 Calendarios de Conservación y Acceso
 Unidad de auditoría
Diseño del perfil de un nuevo profesional al margen de los archiveros y los archivos, que, a partir
de ese momento, quedarán relegados a los archivos históricos.
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL IV
 Segunda mitad del siglo XX
 El nuevo modelo tendrá importantes consecuencias para el
desarrollo de la Archivística y sentará las bases de una nueva
forma de relación de los archivos con el entorno burocrático
 El equilibrio irá alcanzándose en cada país a medida en que
los archivos y los archiveros vayan recuperando una relación
fluida con los productores de los documentos y asumiendo
de forma definitiva su papel de servicio respecto al usuario
 Los países que con mayor lentitud y esfuerzo han ido
incorporándose a los nuevos planteamientos, son los que
atesoraban un Patrimonio Histórico documental de mayores
proporciones ya que en ellos era en los que lógicamente el
perfil historicista de sus profesionales estaba mucho más
arraigado
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL V
 Último tercio del siglo XX
 Los
profundos cambios producidos en la sociedad se dejarán sentir también
en los archivos
 La Archivística deberá reformular sus principios para poder incorporarse al
mundo electrónico
 Nueva formulación del principio de procedencia : Terry Cook
 El principio del ciclo vital irá dejando paso a la teoría del “record
continuum”
 La dimensión física de los archivos dejará definitivamente de ser esencial
: etapa post-custodia

El acercamiento al entorno burocrático será obligado y tendrá como objetivo
el trabajo en equipo
 Proyecto INTERPARES
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL VI
 Siglo XXI
 La Gestión de Documentos se normaliza a escala internacional :
NORMA ISO 15489 (año 2001)
 Los Sistemas de Gestión de Documentos se vinculan con la gestión de la
calidad :
 La Norma ISO 15489 establece su vinculación con las Normas ISO 9001 y
14001
 El Sistema de Gestión de Documentos de una Institución se considera
vinculado a su Sistema de Información
 Es decir, forma parte de las estrategias y políticas generales para la obtención
de sus objetivos
 Esto supone que debe ser planteado como herramienta de carácter horizontal
y, en consecuencia, implicado en todos los procesos y actividades de la
institución
 Por tanto deberá ser asumido e implementado al más alto nivel directivo de la
institución
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LA NORMA ISO 15489
 Tiene como objeto fundamental regular la organización de los Sistemas de Gestión
de Documentos y a respaldar la parte documental de las Normas de Calidad ISO 9001
y 14001
 Supone el mayor hito mundial para los profesionales de la Gestión de Documentos y
de los archivos
 Es un punto de referencia para las “buenas prácticas” que puede ser aplicable en
cualquier organización
 Proporciona un visión de conjunto de los principios y reglas esenciales en Gestión
de Documentos. Va de lo general a lo específico
 Puede aplicarse tanto en entornos tradicionales, con documentos en papel, o en
entornos electrónicos
 Sus principios y metodologías son aplicables tanto a instituciones públicas como
privadas, sea cual sea su tamaño
 Adopta los principios metodológicos de la Archivística, las características
esenciales de los documentos, el análisis funcional, la clasificación, la eliminación,
etc.
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LA NORMA ISO 15489
 Es el instrumento perfecto para crear, en el contexto de la Gestión de Documentos, el
entorno necesario para el trabajo multidisciplinar en grupo (groupware)
 Los implicados esenciales en la aplicación de la Norma son los directivos de las
organizaciones que en principio no suelen estar familiarizados con las ventajas del
buen funcionamiento de un Sistema de Gestión de Documentos
 La primera parte, (UNE- ISO 15489-1), es el núcleo esencial de la Norma. Establece
los principios fundamentales y el modelo para la creación de un Sistema de Gestión de
Documentos
 La segunda parte (UNE-ISO 15489-2), es un Informe Técnico que describe la
metodología para la implantación de un Sistema de Gestión de Documentos
 La aparición de la Norma y su traducción a diferentes idiomas (el español entre ellos)
ha logrado también la normalización de la terminología
-Llansó i San Juan, Joaquim. “La Norma UNE-ISO 15489- 1 y 2. Análisis y contenido”,
publicado en Arch-e. Revista Andaluza de Archivos, nº 1, mayo de 2009.
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LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS
 Peculiaridades de carácter general
 Las Relaciones Exteriores constituyen una función esencial de cualquier
Estado, por embrionario que sea, y podemos reconocerlas en períodos muy
antiguos
 Esto significa que sus archivos históricos tienen una gran tradición y que
custodian un enorme volumen de documentos de gran valor histórico lo que
facilita el desequilibrio respecto a las etapas previas del ciclo vital de los
documentos (archivos de trámite y de concentración)
 El documento y la información tienen una relevancia especial que se refleja en
el propio término de “diplomático”
 Una parte importante de esa información que se refleja en los documentos
tiene un carácter reservado o secreto, lo que determina, por ejemplo, la
existencia de documentos cifrados
 La distribución territorial de estas funciones es de una gran complejidad y
desde luego excede las fronteras del propio Estado, lo que supone una dificultad
añadida para el control de esos documentos producidos y conservados en las
diferentes representaciones diplomáticas
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LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOS
 Situación actual
 Se ha realizado un diagnóstico de la situación en 14 de los 21 países que
constituyen la RADI
 Se ha definido un Modelo Técnico adaptado a las necesidades detectadas en
ese diagnóstico
 El problema fundamental que parece desprenderse es la falta de vinculación,
en general, entre los archivos históricos y las fases anteriores del ciclo vital
 Parece existir también en algunos países cierto nivel de precariedad de medios
(espacios adecuados, personal debidamente capacitado, etc.)
 Igualmente, se desprende que en el 85’7% existe una normativa específica que
regula el funcionamiento de los archivos, pero que se centra fundamentalmente
en los archivos de carácter histórico
 Se ha diseñado un Modelo para la Administración de Documentos en el que
están reflejados los aspectos esenciales
 Este Modelo ha sido diseñado en el entorno archivístico pero todavía no ha
sido asumido por las autoridades de los respectivos Ministerios
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CONCLUSIONES
 Se ha realizado un enorme esfuerzo en el seno de la RADI
 El Modelo diseñado puede perfectamente ser adaptado a las peculiaridades de cada
país
 El impulso que falta para que realmente pueda ser efectiva su implantación debe ir
dirigido hacia las respectivas Autoridades (al más alto nivel) de los Ministerios de
Relaciones Exteriores de cada país
 Es necesario plantearlo como una parte integrante del Sistema de Información y como
instrumento de eficiencia y calidad
 Para lograrlo, en mi opinión, sería mucho más efectivo ofrecer el Modelo como
adaptación de la Norma ISO 15489
 Igualmente, habría que presentar como instrumento de capacitación del personal de
las oficinas, las posibilidades que ofrece la formación on line
 En las Unidades de Control y Auditoría que deben crearse en cada Sistema, es
imprescindible involucrar a los responsables de las diferentes áreas funcionales
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SALUDO FINAL
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y FELICIDADES POR EL
GRAN TRABAJO REALIZADO
María Luisa Conde Villaverde
Jefe de Área de Gestión de la Información
Unidad de Apoyo al Fiscal General del Estado
[email protected]
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