ORIENTACIÓN PARA
CONSEJEROS Y DIRECTORES
PROCESO DE MATRÍCULA
SEGUNDO SEMESTRE
2004-2005
Decanato de Asuntos Académicos
Recinto Universitario de Mayagüez
28 de octubre de 2004
Proceso de Matrícula y Fechas
•
•
•
•
•
Planificación y programación de Horario Académico
Orientación Académica - 3 de noviembre al 2 de diciembre
Selección de Cursos y Secciones - 6 al 12 de diciembre
Impresión y envío matrículas por correo - 14 de diciembre
Ajuste matrícula por fracasos desde Registraduría usando
lista de espera. Requiere validar alta - 28 de diciembre 2004
– Última vez que se usan las listas de espera.
• Ajuste matrícula sin Listas de Espera.
– Ajuste I, fuera RUM - 8 y 9 de enero de 2005
– Ajustes II, dentro y fuera RUM - 12 y 13 de enero de 2005
2
Proceso de Matrícula y Fechas
• Pago de Matrícula - 14 de diciembre al 13 de enero
– Pago en el Banco - 14 de diciembre al 4 de enero
– Finanzas - 14 al 23 de diciembre de 2004
– Centro de Matrícula - 12 y 13 de enero de 2005
• Becado Confirma Matrícula - 14 diciembre a 14 enero
Confirmación tardía - 15 al 28 enero de 2005
• Cancelación Matrícula - 13 de enero, luego de 4:00 PM
• Matrícula tardía - 14 de enero de 2005
• Comienzo de clases - 18 de enero de 2005
• Cancelación final por no pago o no confirmar - 31 enero
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Puntos Importantes
• NOTAS Primer Sem. NO van por correo. Disponible
en electrónico, por Mi Portal Colegial y ESTUDIANTE.
• Datos históricos en Internet (resumen - 3 años).
• Todo curso tiene que tener % tarea asignada.
– Laboratorios: Asignar 1er. SS Coordinador = 1%, y el
2do. SS Instructor graduado = 99 %.
– Viene pronto la entrega notas en forma electrónica. Todo
profesor tiene que tener cuenta en @uprm.udu
• Cursos a capacidad máxima del salón (Decanos).
• Cursos especiales: (Ver Boletín Informativo)
- En línea (Internet)
- Experiencias para el Desarrollo Comunitario
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Puntos Importantes
• Lista de Espera y validación de sus altas
– Activas durante el periodo de selección de cursos, y
luego de remover cursos a estudiantes que no cumplen
con requisitos debido a fracasos este semestre.
– NO activas en los periodos de ajustes de enero.
– Permiten cambios si hay espacios disponibles.
– Remover de las listas casos en conflicto por 48 horas.
– Verlas en menú de HORARIO de los administradores.
– Se requiere validar altas por listas de espera o se
elimina ese curso matriculado.
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Puntos Importantes
Cursos Especiales: En Línea (Internet)
•
•
•
•
D= Distancia, 100% en Línea. No requiere presencia en salón.
H= Híbrido, 80% en línea y 20% presencial en salón.
Otros cursos = regulares, apoyados por WebCT.
Estudiante debe ser: disciplinado, independiente, acceso a
computadora con Internet y tener destrezas básicas de
navegación en ella. Alta es voluntaria.
• Profesor demuestra peritaje para dar curso en Línea. El curso
ya debe estar diseñado y construido para ofrecerse.
• Directores y Decano aprueban petición de ofrecer el curso en
Línea (formato D o H) y avisan a Centro de Cómputos y Dec.
Asuntos Académicos. Profesor cumplirá todos sus
compromisos (otros cursos, oficina, reuniones, etc.)
• Adm Central y Senado Académico están revisando unas guías.
• ¿Dudas? Consulte IDEAL, www.uprm.edu/ideal
6
Puntos Importantes
Curso Especial: Experiencias para Desarrollo
Comunitario
• INTD3995 está atado a un curso. Se incluye aviso en
pantallas de matrícula. Alta es voluntaria.
• Puede matricular sólo INTD3995 en sección no atada.
• Oportunidad para estudiantes, deseo de aplicar
conocimientos y ofrecer servicios en una comunidad
mediante metodología de investigación-acción participativa.
• Instituto Universitario para el Desarrollo de las Comunidades
coordina actividades.
• Profesor coordina con su Director y Decano. Ellos aprueban
y avisan a Centro de Cómputos.
• Información: www.uprm.edu/comunidades
• Reunión la primera semana de clases.
7
Puntos Importantes
• Cierre de Sección automático durante la
Selección de Cursos y Secciones
– Remover automáticamente la sección de la matrícula del
estudiante y se envía un correo electrónico. Luego
departamento debe eliminar sección del HORARIO.
– Permite cambios, evita conflicto con la lista de espera y
evita perder laboratorio, si aplica. Director puede
solicitar al Decano relocalizarlos en otras secciones.
Luego deben enviar correo al estudiante.
– Si estudiante no responde, al concluir periodo de
selección, se hace la BAJA del curso por completo. Se
envía un segundo correo.
– Se eliminó la carta a Registro. Vitácora indica que baja
se hace desde cuenta que cierra la sección.
Departamento guarda evidencia de estudiante afectado.
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Puntos Importantes
• Centro de Matrícula y Pago (12 y 13 de enero 2005)
en el Coliseo Rafael A. Mangual del RUM.
• Confirmar matrícula incluye Plan Médico RUM.
– Estudiante sin confirmar al primer día de clases no se
le prepara cheque de libros).
– No tiene el plan médico RUM.
– Confirmación tardía: primeras 2 semanas de clase.
• Cancelación final: matrícula tardía no pagada y la no
confirmada al 28 de enero.
• Cotejar el Portal Colegial y correo electrónico. Son las
herramientas de comunicación.
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ORIENTACION DE MATRICULA
CONSEJEROS Y DIRECTORES
PROCESO DE MATRICULA
SEGUNDO SEMESTRE
2004-2005
Decanato de Asuntos Académicos
Recinto Universitario de Mayagüez
28 de octubre de 2004
Proceso de Matrícula
•
•
•
•
•
Planificación y programación de Horario Académico
Orientación Académica
Selección de Cursos y Secciones
Ajustes matrículas y listas de espera por fracasos
Matrícula Segundo Semestre -Validar alta de la lista
–
–
–
–
–
Impresión y envío por correo de la matrícula
Ajustes Matrícula I –Fuera RUM. Sin las listas.
Ajustes Matrícula II – Dentro y fuera RUM . Sin listas.
Pago de Matrícula y Cancelación de Matrícula
Confirmar Matrícula los estudiantes becados
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Programación del Horario
• Planificación: Manejar recursos en todo momento
(salón, profesor, estudiante y presupuesto).
– No esperar a que el problema esté fuera de control.
• La información es esencial.
– Resumen de datos históricos en Internet. (Nuevo)
– Departamento tiene los datos históricos de los
pasados cinco años con la distribución de estudiante
que aprueban y aquellos con D, F y W.
– Menú de HORARIO provee horarios de cualquier
semestre (1998 en adelante).
– Analizar estudiantes matriculados este semestre en
cursos requisitos, patrones % aprobación y fracasos.
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Programación del Horario
• “Roll Over” disponible (elimina, añade y modifica).
• Comunicación entre departamentos evita conflictos
(trabajo en grupo).
• Departamento, cotejar sus currículos (cambio requisitos,
cursos recientes, electivas, etc.)
• Horario Académico: “RES” y “N”, SS múltiple, % tarea.
Disponible por correo electrónico.
• Todo curso tiene que tener % tarea asignada.
– Laboratorios: 1er. SS Coordinador = 1%, y el 2do. SS
Instructor graduado = 99 %.
– Viene la entrega notas en forma electrónica. Todo profesor
tiene que tener cuenta en @uprm.udu
• Departamento, coteja oferta total de cursos y corrige
antes de comenzar las orientaciones.
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Orientación Académica
• Instrucciones Generales y Flujograma distribuir al inicio
del proceso. http://www.uprm.edu/matricula
• Horario en Internet (actualizado), MI PORTAL COLEGIAL,
HORARIO y ESTUDIANTE con telnet rumad.uprm.edu
• Departamentos proveen la orientación a sus estudiantes.
– Explicar las fechas y procesos importantes.
– Currículo, electivas libres o técnicas, opciones, cursos no
grado, no electivos, etc. Departamentos deben cotejarlo y
actualizarlo, pero de acuerdo a lo aprobado.
– NOTAS van en forma ELECTRÓNICA SOLAMENTE.
– Explicar pantallas de matrícula y uso del correo electrónico.
– Listas de espera: HAY QUE VALIDAR ESTAS ALTAS. NO
activas en periodo de ajuste de enero. Sí a cambios en
secciones con espacios disponibles. Remoción de casos
en conflicto por 48 horas.
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Selección de Cursos y Secciones
• ESTUDIANTE (RUMAD) y MatriWeb (Internet)
• Cursos al máximo de la capacidad.
• Turnos en 3.5 días y 3.5 días para atender conflicto
– Ajustar capacidad, atender listas de espera y hacer cierre
de secciones, si fuera necesario (ver calendario de trabajo
para fechas críticas).
• Instrucciones: estudiante confirma lectura individual
y es responsable de cumplir con lo allí indicado.
– Resumen de instrucciones generales
• Pantalla de matrícula, manejo de requisitos, cursos
especiales, confirmar, validar y mensajes.
– Resalta puntos importantes.
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Selección de Cursos y Secciones
• LISTA DE ESPERA ELECTRÓNICA -MatriWeb.
– Activada sólo en cursos llenos totalmente.
– Se entra si cumple con los requisitos.
– Activas en Selección de Cursos y luego de remover
cursos a estudiantes sin requisitos debido a fracasos.
– Permitirán cambio de sección, si hay espacios.
– Remover casos luego de 48 horas en conflicto.
– Hay que validar la alta de la lista.
– Ver las listas por el menú de Horario en RUMAD.
– NO activas en los periodos de ajustes.
– Salir voluntariamente de lista, si no desea curso.
– Lea boletín informativo.
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Selección de Cursos y Secciones
• CORREO ELECTRÓNICO para estudiantes y
administradores. La comunicación es esencial.
Coteja a diario, hay mensajes importantes.
• Envío de correos a grupos de estudiantes por
departamento o facultad se hace con la nueva
herramienta del Centro de Cómputos.
• Secciones por cerrar, avisar al estudiante. Al
vaciarse, debe eliminarlas del HORARIO para
evitar falsas expectativas al estudiante.
• Lea boletín informativo.
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Puntos Importantes
Cursos Especiales: En Línea (Internet)
• D= Distancia, 100% en línea y no requiere presencia en salón.
H= Híbrido, 80% en línea y 20% presencial en salón.
• Otros cursos = regulares, apoyados por WebCT.
• Estudiante debe ser: disciplinado, independiente, acceso a
computadora con Internet y tener destrezas básicas de
navegación en ella. Alta es voluntaria.
• Profesor demuestra peritaje para dar curso en Línea. El curso
ya debe estar diseñado y construido para ofrecerse.
• Directores y Decano aprueban petición de ofrecer el curso en
Línea (formato D o H) y avisan a Centro de Cómputos y Dec.
Asuntos Académicos. Profesor cumplirá todos sus
compromisos (otros cursos, oficina, reuniones, etc.)
• ¿Dudas? Consulte IDEAL, www.uprm.edu/ideal
• Adm. Central y Senado Académico están revisando unas guías.
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Puntos Importantes
Curso Especial: Experiencias para Desarrollo
Comunitario
• INTD3995 está atado a un curso. Se incluye aviso en
pantallas de matrícula. Alta es voluntaria.
• Puede matricular sólo INTD3995 en sección no atada.
• Oportunidad para estudiantes, deseo de aplicar
conocimientos y ofrecer servicios en una comunidad
mediante metodología de investigación-acción participativa.
• Instituto Universitario para el Desarrollo de las Comunidades
coordina actividades.
• Profesor coordina con su Director y Decano. Ellos aprueban
y avisan a Centro de Cómputos.
• Información: www.uprm.edu/comunidades
• Reunión la primera semana de clases.
19
Puntos Importantes
• Cierre de Sección automático durante la
Selección de Cursos y Secciones
– Remover automáticamente la sección de la matrícula del
estudiante y envía un correo electrónico. Luego el
departamento debe eliminar la sección del HORARIO.
– Permite cambio, evita conflicto con lista de espera y evita
perder laboratorio, si aplica. Director puede solicitar al
Decano relocalizar estudiantes en otras secciones y
luego deben enviar correo electrónico a los estudiantes.
– Si estudiante no responde, al concluir periodo de
selección, se hace la BAJA del curso por completo. Se
envía un segundo correo.
– Se eliminó la carta a Registro. Vitácora indica que la baja
la hizo la cuenta que cierra la sección. Departamento
guarda la evidencia de los afectados.
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Actividades en Diciembre 2004
•
•
•
•
Selección de cursos y secciones (6 al 12/12/04).
Imprimir matrícula. Envío por correo, 14/12/2004.
Termina entrega notas (23/12/2004).
Notas disponibles por computadora desde 28/12/04.
(NO VAN POR CORREO).
• Eliminación de cursos en matrículas y listas de
espera que se afectan por fracasos en cursos
requisitos tomados este semestre.
• Listas de espera se usan luego del ajuste por
fracaso. Hay que validar esas altas.
• Pago de matrícula en Finanzas desde 14/12/2004 y
en en el Banco Popular. No usar TELEPAGO.
•
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Ajuste Matrícula: Segundo Semestre
• Matrícula usando ESTUDIANTE y MatriWeb.
• Hay que validar altas del ajuste por fracasos.
• I – Fuera del RUM, por RUMAD o Internet (8 y 9
enero 2005) NO hay listas de espera. Tener
capacidad al máximo.
• II – En el RUM y afuera. (12 y 13 enero 2005)
Consejeros en la oficina. NO listas de espera.
• Confirmar matrícula los becados. Pago en el Centro
de Pago es simultáneo con periodo de ajuste.
• Continúa proceso de cerrar y eliminar secciones.
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Pago de Matrícula
• Oficina de Finanzas (14 al 23-diciembre)
• Banco Popular (14-diciembre a 4-enero-2005
PROMOCIONARLO. NO usar TELEPAGO.
• Centro de Pago (12 y 13-enero 2005) en el
Coliseo Rafael A. Mangual del RUM.
• Cierre: jueves, 13-enero-2005, 4:00 PM y se
cancelan matrículas por falta de pago.
• Recordar confirmación de los becados.
• Esperamos alrededor de 6,000 estudiantes
pagando y otros 6,000 becados confirmando.
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Confirmar Matrícula (Becados)
•
•
•
•
Periodo del 14-diciembre-2004 al 14-enero-2005.
Confirmar tardíamente hasta 28 de enero de 2005.
Confirmar incluye al Plan Médico del RUM.
Muy importante para los becados y balance de pago
= cero. Un 94% confirmó a tiempo. Debe ser 100%.
• Estudiante con un pago pendiente confirma al pagar.
• Becados confirman por MatriWeb, ESTUDIANTE o
consejeros.
• Matrícula concluye cuando el estudiante imprime la
matrícula, y hace el pago total o confirma (si es
becado de balance cero).
24
Cancelación de Matrícula
• Cancelaciones son sólo por falta de pago el 13
de enero de 2005.
• Envío de correo electrónico a cada estudiante
con resultado de matrícula con o sin problemas.
• Periodo matrícula tardía: 14-enero-2005
• Listas de espera inactivadas, sólo ver.
• Concluir proceso de cerrar y eliminar sección.
• Cancelación final por no pago o no confirmar el
31 de enero de 2005.
25
Comienzo Clases: 18-enero-2005
• Listas a enviarse por correo electrónico o papel:
– Estudiantes con matrícula cancelada.
– Estudiantes sin requisitos de curso matriculado.
– Estudiantes en probatoria con menos de 9 cr. ó más
de 15 cr. matriculados.
• Listas en papel: Estudiantes matriculados en los
cursos. Indentifican casos sin los requisitos.
• Decir a profesores que indiquen a sus estudiantes
que cotejen su correo electrónico. Allí tienen
mensajes sobre el resultado de su matrícula.
26
Primera Semana de Clases
• Accesos al sistema de matrícula según indicado en
el Calendario de Trabajo.
• Cierre de secciones: Cumpla con las fechas críticas
y procedimiento diseñado para esto.
• Localizar estudiantes y responder a listas enviadas
por Registro a tiempo.
• Completar confección y conseguir las firmas de los
Programas Docentes. Adelantar trabajo usando
GESTA.Tramitar compensaciones adicionales.
• Corregir y completar información del horario en
sistema (seguro social, salón, horario, etc.)
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• La matrícula es un proceso de trabajo en grupo.
Todos debemos poner de nuestra parte.
• El estudiante que dejamos de atender hoy, es otro
estudiante que tendremos ante nosotros (con el
mismo o más problemas) más adelante en el
proceso. Oriéntalo, atiéndelo pronto y te lo ganas.
• Necesitamos promocionar el proceso a todos
los participantes. Ayúdanos.
Gracias por su atención.
¿PREGUNTAS?
28
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