REUNIONES
COORDINACIÒN Y DIRECCIÒN
• ACADEMIA OLÌMPICA
DOMINICANA
Luis E. Cumba
FORMALIDADES
• CONVOCATORIA (*)
_ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
– TIPO DE REUNIÓN
– LUGAR
– FECHA
– HORA
– AGENDA
– FIRMAS AUTORIZADAS
FORMALIDADES
• AGENDA
–
–
–
–
–
–
–
PASE DE LISTA
ESTABLECIMIENTO DE QUÓRUN
LECTURA ACTA ANTERIOR
INFORMES:
TEMAS A TRATAR
FECHA PRÒXIMA REUNIÓN
CLAUSURA
PECULIARIDADES DE LOS
PARTICIPANTES
•
•
•
•
•
•
•
•
EL QUE DÁ OPINIONES
EL QUE SIEMPRE ESTÁ EN DESACUERDO
EL ORIENTADOR
EL EVALUADOR Y CRÍTICO
EL MOTIVADOR
EL CONCILIADOR
EL SEGUIDOR PASIVO
EL “TÉCNICO” EN PROCEDIMIENTO
PARLAMENTARIO
• EL QUE BUSCA RECONOCIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO
-REGLAS DE ROBERT, MANUAL DE CUSING, MANUAL
DE DEMETER-
• OBJETIVOS:
–
–
–
–
–
–
DISCUCIONES LIBRES
DEBATES ORDENADOS Y CONCISOS
DECISIONES MAYORITARIAS
PROTECCIÒN DE LAS MINORÍAS
PROTEJE LA ASAMBLEA COMO UNIDAD
REUNIONES ÁGILES, PRODUCTIVAS...
TÉRMINOS Y CONCEPTOS
PROCEDIMENTALES (I)
• QUÓRUM
• MAYORÍA
• MAYORÍA SIMPLE
• MAYORÍA ABSOLUTA
• MAYORÍA EXTRAORDINARIA
• PLURALIDAD
• UNANIMIDAD
TÉRMINOS Y CONCEPTOS
PROCEDIMENTALES (II)
•
•
•
•
•
•
•
•
SESIÓN Y REUNIÓN
MOCIÓN
SECUNDAR UNA MOCIÓN
MESA O PRESIDENCIA
MOCIÓN ANTE LA ASAMBLEA
MOCIÓN SOBRE LA MESA
MOCIÓN DE ENMIENDA
RETIRO DE UNA MOCIÓN
TÉRMINOS Y CONCEPTOS
PROCEDIMENTALES (III)
•
•
•
•
•
•
USO DE LA PALABRA (*)
INTERRUPCIONES PERMITIDAS
CANALIZACIÓN DEL DEBATE
IMPERSONALIDAD DEL DEBATE
ELECCIONES Y VOTACIONES
LIMITE DE LA AUTORIDAD DE LA
ASAMBLEA
SUGERENCIAS
PARA UNA REUNIÓN PRODUCTIVA
• ESTUDIAR LOS TEMAS PREVIAMENTE
• LIMITAR LA PARTICIPACIÓN A PERSONAS
•
•
•
•
•
•
RELACIONADAS CON EL TEMA
ESCOGER EL LUGAR ADECUADO
ASEGURE EL SUMINISTRO DE MATERIAL
COMIENCE A TIEMPO
FIJE EL TIEMPO PARA CADA TEMA
UBICAR AL SECRETARIO EN LUGAR ADECUADO
ATENCIÓN A LA CONDUCCIÓN EFECTIVA
REUNIÓN
UN MEDIO EFICAZ PARA:
• TOMAR DECISIONES
• MEJORAR LA CALIDAD DE LAS
DECISIONES
• PROPORCIONAR UN FORO PARA LA
DISCUSIÓN ESTRUCTURADA
• COMUNICARSE CON EL GRUPO
• FOMENATAR EL TRABAJO EN
EQUIPO.
REUNIONES IMPRODUCTIVAS
Cuando:
• Al parecer, no tienen un propósito real.
• Complican las cosas mas sencillas.
• Duran demasiado tiempo.
• Les sirven de tribuna a los locuaces.
• Retrasan la toma de decisiones y de
medidas.
REUNIONES EXITOSAS
CUATRO FACTORES PARA LOGRAR EL DOBLE
DEL ÉXITO EN LA MITAD DEL TIEMPO:
•
•
•
•
PREPARACIÓN
EXPOSICIÓN IDONEA
LIMITACIÒN DEL TIEMPO
CONTROL
COMUNICACIÒN la base de la
COMPRENSIÒN
Factores que bloquean la Comunicación:
•
Falta de libertad para decir lo que realmente pensamos.
• No comprendemos nuestros sentimientos.
• Se nos hace difícil expresarnos con palabras.
• El sentido de una palabra puede ser diferente para
cada persona.
• Solo oímos lo que deseamos escuchar.
• A veces dejamos de escuchar, solo para preparar
nuestra respuesta.
ACTAS DE LAS REUNIONES
– CONTITUYEN LA HISTORIA DE LA
ORGANIZACIÓN.
– SI SE OBSERVAN LOS PROCEDIMIENTOS SERÀ
UN REGISTRO AUTORIZADO.
– LA REFERENCIA OBLIGADA.
– LA BASE PARA CUALQUIER ACCIÓN
POSTERIOR SOBRE DECISIONES TOMADAS.
CRITERIOS A TOMAR EN CUENTA
•
•
•
•
•
OBJETIVO
REDACTOR (*)
ESTILO
EVITE
PROCURE
FORMA DE REDACTAR ACTAS
A-SÌNTESIS:
UN BREVE RESUMEN D E LOS TÓPICOS
TRATADOS JUNTO CON LAS DECISIONES
TOMADAS.
B-
CRONOLÒGICA:
REDACTADA DE FORMA QUE DETALLA
CADA INTERVERCIÒN Y CONSIGNA LAS
RESOLUCIONES ACORDADAS.
ESQUEMA DE LAS ACTAS
•
•
•
•
•
•
•
•
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
LUGAR, FECHA Y HORA
REGISTRO DE LA ASISTENCIA (*)
LISTA DE LOS AUSENTES Y EXCUSADOS
APROBACIÓN ACTA ANTERIOR (*)
ASUNTOS GENERALES
ASUNTOS DISCUTIDOS Y DECISIONES
FECHA DE LA PRÓXIMA REUNIÓN
INFORMES
• CARACTERISTICAS
•
•
•
•
•
OBJETIVO
REDACTOR
ESTILO
EVITE
PROCURE
OBS. EVITE CONFUNDIRLO CON EL ACTA
SEIS FASES DE UN INFORME
• SITÙE
• MUESTRE
• PLANTEE
• CONVENZA
• ANTICÌPESE
• RECONSIDERE
MEJORE SU VOCABULARIO
VERBOS PARA EXPRESAR UNA IDEA SIMPLE
•
•
•
•
•
•
-Manifiesta
-Dice que
-Expresa
-Explica
-Precisa
-Responde
• -Indica
•
•
•
•
•
-Señala
-Observa
-Considera
-Refiere
-Supone
MEJORE SU VOCABULARIO
(II)
VERBOS PARA EXPRESAR UN PUNTO DE VISTA
• -Mantiene
•
•
•
•
•
•
-Estima
-Acepta
-Considera
-Recomienda
-Admite
-Recuerda
•
•
•
•
•
•
•
-Muestra
-Afirma
-Reconoce
-Propone
-Desaprueba
-Juzga
-Prefiere
MEJORE SU VOCABULARIO
(III)
FRASES PARA EXPRESAR DUDAS O NEGACIÒN
•
•
•
•
•
•
-Se sorprende por
-Se pregunta sobre
-Pone en duda
-Niega que
-Contesta que
-No ve más que
• -No piense más
•
•
•
•
que
-Se rebela contra
-Se opone a
-Objeta que
-Se pronuncia
contra