Sistemas:
Es
un
conjunto
de
elementos
organizados que se encuentran en
interacción, que busca alguna meta en
común, operando para ello sobre datos o
información para producir como salida
información
Organización
Es un conjunto de componentes o
partes que trabajan coordinadamente,
para lograr un objetivo previamente
fijado.
Estudio del Sistema Actual
Es importante tener en cuenta que
antes de elaborar un instrumento de
levantamiento de información es
necesario tener una idea clara o un
esquema de lo que se pretende
buscar.
Determinación de Requerimientos
a.- Requerimientos básicos o necesidades de cada
tipo de usuario para ver cuales requerimientos son
satisfechos por el sistema actual y cuáles deben
ser incorporados al sistema nuevo.
b.- El grado, tipo y secuencia de participación de
cada usuario en el funcionamiento del sistema.
c.- Objetivos del sistema, actuales y futuros.
d.- Estructura y relaciones.
e.- Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo
diseño.
Instrumentos
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Entrevista
Técnicas Audiovisuales
Observación de Actividades
Cuestionario
Inspección Bibliográfica o Documental
Simulación
Técnica Delphi
Técnicas del Grupo Nominal (TGN)
Walkthrough
Entrevista
• La entrevista estructurada: Constituye un
interrogatorio, para el cual se han preparado
previamente un conjunto de preguntas. Las
preguntas se formulan siempre en el mismo orden
y en los mismos términos; el interrogador anota las
respuestas en forma textual o atendiendo a un
código.
• La entrevista no estructurada: Deja al entrevistado
mayor margen de libertad e iniciativa , se utilizan
preguntas abiertas, no hay formas estándar.
Consideraciones
• Determinar la posición que ocupa el entrevistado en
la organización
• Preparar el cuestionario de la entrevista (Cédula)
• Fijar límite de tiempo para la entrevista y hacerlo
conocer al entrevistado.
• Ser cortés y comedido, no emitir juicios de valor
(objetividad)
• Conservar el control de la entrevista, evitar las
divagaciones y los comentarios.(Control)
• Combinar lo obvio y aclarar vaguedades
(comprensión).
Ventajas:
• Es una técnica eficaz para averiguar qué dice, qué
hacen los usuarios (al menos en el campo de los
sistemas)
• Las respuestas se pueden tratar estadísticamente
• Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas
• Se puede repreguntar para aclarar respuestas
ambiguas
• Se complementan las respuestas verbales con los
gestos y otras manifestaciones de la comunicación
no verbal.
Limitaciones
• Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la
respuesta de acuerdo a la persona que responda.
• Si la persona que entrevista o la que responde tiene
limitaciones en expresión verbal, no se aprovechó la
entrevista.
• La información que se obtiene es estática (lo que la persona
dice que hace)
• El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede
bloquearse.
• Puede responder de forma no sincera.
• Puede ser sincero y sin embargo no expresar la respuesta en
la forma adecuada.
Técnicas Audiovisuales
En casos muy especiales (sobre todo e procesos
productivos en los cuales el proceso o
procedimiento está constituido por un gran número
de movimientos, se pueden utilizar películas,
vídeos o cualquier método que permita grabar el
proceso y luego someterlo a un análisis detallado.
Observación de Actividad
• Observación general: en la cual se pretende
obtener una visión global del medio ambiente del
sistema.
• Observación sobre personal seleccionado, por
ejemplo, sobre los vendedores, los oficinistas, el
personal de almacén, profesores, o sobre aquel
que labora en cualquier otra actividad especifica.
• Observación de la ruta o camino: esta observación
sigue un documento o forma.; en esta observación
se encuentra un valioso auxiliar en los gráficos o
diagramas.
Preparación para la Observación
• Determinar lo que se va a observar.
• Estimar el tiempo necesario.
• Obtener autorización de las altas
esferas directivas para realizar la
observación.
• Explicar a las personas que van a ser
observadas o en cuya área de trabajo
se va a realizar la operación
Conducción de la Observación
• Familiriarizarse con los componentes
físicos del área inmediata bajo observación.
• Medir el tiempo periódicamente mientras se
realiza la observación.
• Anotar lo que se observa lo más
específicamente posible evitando las
generalidades o descripciones ambiguas.
• Abstenerse
de
hacer
comentarios
cualitativos cuando se está en contacto con
las personas observadas.
• Observar la reglas de cortesía y seguridad.
Cuestionario
• Cuestionario de respuesta directa que se utiliza en
las entrevistas estructuradas.
• Cuestionario de respuestas indirectas también
llamados de encuesta por correo.
De acuerdo a que la respuestas estén
preestablecidas (codificadas) o no, se tendrán:
• Cuestionarios precodificados, en los cuales el
encuestado solo debe señalar la respuesta con
una cruz o una palabra.
• Cuestionarios post codificados, son aquellos cuyas
respuestas son libres, preguntas abiertas.
Cuestionario
• De acuerdo a la forma de las preguntas se
clasifican en:
• Preguntas abiertas.
• Preguntas cerradas dicotómicas, aquellas que se
responde marcando: Sí, No; con opinión sin opinión,
etc.
• Preguntas de elección múltiple
• Con respuesta en abanico. Estas son preguntas
cerradas con varias opciones a escoger.
• Preguntas de estimación. Son preguntas cerradas y
en abanico pero dentro de las opciones hay un grado
de intensidad creciente o decreciente.
Ventajas
• Menor costo que la entrevista y otras
técnicas.
• Menores gastos y uso del personal y mayor
cobertura respecto al número de personas y
área físicas.
• Menor peligro de distorsión en las
respuestas, así con mayor tiempo para
reflexionar sobre las mismas.
Limitaciones
• No se pueden solicitar aclaratorias a
ciertas respuestas.
• Dificultades para verificar la
información.
• Puede haber un gran número de
cuestionarios no respondidos.
Inspección Bibliográfica o
Documental
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Reportes periódicos.
Reportes de auditoria
Recortes de prensa
Récords de calidad
Sugerencias de los empleados
Quejas de usuarios y clientes
Organigramas (reales y aparentes)
Estructuras de control
Archivos y manuales
Simulación
• Es una técnica de levantamiento de
información dinámica y consiste en hacer
circular un documentos en un procedimiento
y observar cada uno de los pasos y
procesos a los cuales es sometido. Esto
sirve para contrastar con la información
relevada por métodos estáticos.
Técnica DELPHI
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De personas ubicadas en sitios muy distantes
(diferentes ciudades), pero que son especialistas
en la materia.
De personas entre las cuales existen conflictos
personales o intereses encontrados y a las
cuales no se les puede reunir para tomar
opiniones por métodos interactivos.
Cuando existe el peligro de que al efectuar una
reunión, alguien domine la misma e inhiba a
otras personas para que exprese su opinión.
Cualquier situación en la cual nos interese la
participación u opinión de muchas personas pero
exista un impedimento de cualquier clase para
reunirlas.
Condiciones
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Tiempo suficiente o adecuado.
Las personas que participan en el
proceso (los encuestados) deben poseer
facilidad para la comunicación escrita, ya
que cuando se trata de respuestas
abiertas deben redactar y expresar sus
juicios e ideas.
Los participantes deben estar altamente
motivados para tomar parte en el
experimento o investigación. Esto debe
quedar claro desde mucho antes de
enviarles los cuestionarios.
Grupos Participantes
• a.- Los entrevistados.
• b.- El conductor.
• c.- Los encargados de tomar
decisiones.
Fases de un Estudio DELPHI
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Formulación de la pregunta Delphi
(pregunta que gira entorno del problema).
Selección del tamaño de la muestra.
Selección de los entrevistados y contacto
con ellos.
Elaboración y aplicación del primer
cuestionario (vuelta 1)
a.- Mecanografiar y enviar.
b.- Tiempo para responder.
c.- Tiempo para recordatorio (opcional)
Análisis de las primeras respuestas.
Fases de un Estudio DELPHI
• Elaboración y aplicación del segundo
cuestionario (vuelta 2)
• a.- Mecanografiar y enviar
• b.- Tiempo para responder.
• c.- Tiempo para recordatorio (opcional)
• Análisis del cuestionario dos
• Elaboración y aplicación del tercer
cuestionario (vuelta 3)
• a.- Mecanografiar y enviar
• b.- Tiempo para responder.
• c.- Tiempo para recordatorio (opcional)
Fases de un Estudio DELPHI
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Análisis del cuestionario tres.
Preparación del informe final
a.- Mecanografiar y enviar el informe
b.- Preparar informe de los
participantes
• c.- Mecanografiar informe y enviarlo.
Técnica del Grupo Nominal (TGN)
Esta es una técnica que sirve para:
•Ayudar a identificar problemas y separarlos
de los síntomas.
•Ayudar a resolver o aclarar problemas
estructurales u organizacionales que incidan
en la comprensión del sistema total.
•Evaluar las propuestas del grupo de
sistemas, antes de proceder a su estudio
detallado.
Técnica del Grupo Nominal (TGN)
Ventajas:
•Se obtiene un consenso sin la posibilidad de que
alguien domine la reunión ni imponga sus ideas.
•Se logra la participación de todos los presentes.
•Se disminuye otras influencias a través de la
jerarquización lo cual equivale a una votación sin los
inconvenientes de la levantada de mano, etc.
Walkthrough
Puede tener lugar después de:
- Especificaciones
- Diseño Conceptual
- Diseño detallado
- Codificación
-Desarrollo
Es decir en los puntos más críticos.
Walkthrough
Tipos de Walkthrough
De acuerdo a la etapa o fase de
programación en la cual se aplique:
a.- De especificaciones
b. De diseño
c.- Codificación
d.- Adecuación de datos de pruebas al
sistema
e.- Documentación e instalación
Walkthrough
Ventajas y características
•Desarrolla la capacidad de trabajo en grupo en oposición al
trabajo dirigido.
•Se estimula el sentido de cooperación en contra del de
competencia.
•Se usan talentos específicos en puntos, áreas o etapas
específicas: análisis, programación, prueba, depuración.
•En cada punto la persona que posee talentos específicos
puede contribuir a mejora el producto.
•El grupo debe tener libertad de organizarse, discutir, criticar.
Walkthrough
Dificultades.
•Nadie es jefe, nadie está a cargo.
•Algunas organizaciones con muchos
problemas no pueden instrumentar el
concepto de equipo, generalmente por
problemas sociales o políticos.
Walkthrough
Roles
a.- Presentador
b.- Coordinador
c.- El escribiente o el secretario
d.- El predictor de mantenimiento
e.- La gente de soporte de calidad
f.- Representante de los usuarios
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