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Sistemas de clasificación:
ventajas y desventajas: un
estudio comparativo
Natalia Cantillano Mora
Javier Gómez Jiménez
Contenidos
3
1
Definición del concepto de
clasificación
2
Identificación documental
3
Sistemas de clasificación
4
Ventajas y desventajas de los
sistemas de clasificación
Clasificación
Definición
 Proceso que consiste en dividir los fondos en
clases específicas, siguiendo características
definidas. Esta división debe ser:
• Jerárquica: de la general a lo particular.
• Teniendo presente los principios de procedencia y
del orden original.
• Es una radiografía de la realidad institucional
(contexto) que permite dilucidar las relaciones
entre los productores y los documentos.
Identificación Documental
Consiste en
Investigación y
sistematización
de las categorías
administrativas y
archivísticas en
que se basa la
estructura de un
fondo.
Revisión de todas
las fuentes de
información
necesarias que
permitan obtener
un conocimiento
exhaustivo de la
institución
productora.
Identificación Documental
Reseña
Histórica
Adm.
Funciones
Subfunciones
Actividades
Objetivos
Políticas
Pasos
Tipología
clases
documentales
Trámite
documental
Identificación Documental
¿Quién lo ha
producido y cuándo?
¿En qué
circunstancias?
¿Con qué
objetivo?
Preguntas
¿En el esquema
de qué
procemidmiento?
¿Cuando y cómo
se ha recibido?
¿A quién se
destina?
Las acciones y
la clasificación funcional
Las acciones y
la clasificación funcional
Clases = funciones de la entidad
 División jerarquía.
Se basa en dos principios de
clasificación.
 Identificación previa de competencias y
funciones según el marco normativo
 Elaboración de clases jerarquizadas de las
funciones
Ventajas de la
Clasificación Funcional
Estabilidad
en el tiempo.
Funciones
Marco
Normativo
Mayor
objetividad
Desventajas de la
Clasificación Funcional
El cuerpo del texto normativo carece
de precisión, mezcla sin diferenciar
las actividades, los asuntos y las
competencias.
Identificación de las funciones se
convierte en una tarea complicada, la
cual requiere de un profundo análisis
del contexto institucional.
Desventajas de la
Clasificación Funcional
Más que desventajas, dificultades:
 Construcción parte de funciones actuales.
 Transferencia de funciones a otras entidades,
división de organizaciones o absorción de
una o varias instituciones en otra.
La estructura orgánica y la
clasificación orgánica
 Estructura orgánica
 Organización-relaciones jerárquicasactividades.
 Producción de series documentales ligada al
organigrama.
 Principio de procedencia.
La estructura orgánica y
la clasificación orgánica
 Sistema de clasificación orgánico
 Subdivisiones-organigrama institucional.
 Documentos reflejan la organicidad.
 Necesidad del enfoque orgánico.
Sistema de clasificación
orgánico
Fácil elaboración
Sistema objetivo
Más sencillo de aplicación
en los archivos de gestión
Ventajas
Desventajas Sistema Orgánico
Sistema
rígido, poco
flexible
No brinda
estabilida
d a través
del tiempo
Dificultad
cuando la
organización
es muy
compleja
Ruptura de la
continuidad
de las series
documentales
Los asuntos o materias y
la clasificación temática
 Asuntos o materias
 No dependen directamente de la entidad.
 Relacionados con la percepción que se tenga de
la organización.
 Percepción de las actividades.
Los asuntos o materias y
la clasificación temática
 Sistema de clasificación temático
 Realizar un análisis de los contenidos de los
documentos.
 Sistema se basa en principios a posteriori.
 Depende de la experiencia del personal
administrativo.
Sistema de clasificación
temático
 Ventajas
 Prioridad es mantener unidos todos los
documentos vinculados.
 Desventajas
 Confusión con el nombre de organismos.
 Impreciso sin un vocabulario controlado.
 Sistema subjetivo
Sistema de clasificación
ORFUAS
 Combinación de los tres sistemas con el fin de
aprovechar sus ventajas.
 Combinación de lo orgánico, con lo funcional.
 Poca claridad en la definición de los elementos
de clasificación.
Elección del sistema
 Debe ser estable. La clasificación debe perdurar
en el tiempo.
 Debe ser objetivo. No depender del criterio del
archivista.
 Debe respaldarse en la naturaleza de los
documentos.
Conclusiones
 Recuperación de protagonismo. ISO 15489,
MoReq, ISDF
 Indispensable: identificación documental.
 Clasificación como proceso base de las demás
tareas archivísticas.
 Proceso de validación en la institución.
 La elección de un sistema depende del entorno
de la organización.
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