MICROSOFT ACCESS
Bases de datos
Preparado por Antonio Nieto Serra
Febrero 2.007
¿Qúe es una B.D.? (I)
• Una Base de Datos (B.D.) es un programa
que permite organizar datos de una forma
precisa, ordenada y recuperable. Podemos
identificarlo como una gran carpeta donde
guardamos las fichas de forma ordenada,
pero con una serie de ventajas sobre el
almacenamiento tradicional que hacen de las
bases de datos una forma sencilla y cómoda
de tener nuestros ficheros de clientes,
artículos, proveedores, etc.
¿Qué es una B.D.? (II)
• Es un sistema informatizado cuyo propósito
es mantener información y permitir su acceso
cuando se requiera.
• Los sistemas de bases de datos se diseñan
para manejar grandes cantidades de
información. Las ventajas son:
–
–
–
–
–
Evitan redundancia
Evitan inconsistencia
Siguen normas para añadir y eliminar datos
Se mantiene la integridad entre datos
Es posible aplicar restriciones de seguridad para
el acceso a los datos
Conceptos de bases de datos
Colección de datos interrelacionados
•Propiedades
–Colección lógicamente coherente de datos con un
significado inherente.
–Con un fin específico. Para usuarios específicos y
con aplicaciones para ellos.
–Representa algunos aspectos del mundo real.
–Los cambios en el mundo real se reflejan en la BD.
¿Qué es la información?
• La información es un conjunto. de datos con
importancia para el individuo o la empresa,
la cual debe ser apoyada por el sistema de
base de datos. Por lo tanto, un sistema de
base de datos optimiza el manejo de la
información.
Ejemplos de bases de datos
• Utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los
artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando,
actualizando, sacando informes por la impresora, etc...
• Podemos también realizar consultas:
–
–
–
–
¿qué artículo se ha vendido más este mes?
¿qué clientes compran un determinado artículo?
¿cuál es la ganancia total del mes?
Etc...
• Otros ejemplos: Información referente a los clientes de una
empresa, los libros de una biblioteca, los socios de un club,
colección de música, directorio telefónico de empleados,
alumnos de un colegio etc...
• La información contenida en tablas tiene múltiples utilidades
Generalidades Access
• Gestor de bases de datos relacional.
– Utilización de tablas y relaciones
• Integra información de hojas de cálculo y de otras bases de
datos.
• Asistentes fáciles de utilizar.
• Gráficos y diagramas profesionales.
• Trabaja en entornos multiusuario (Intranet/Internet).
• Permite analizar datos sin necesidad de ser un experto.
• Access permite crear, modificar y consultar BD de manera
rápida y eficiente.
• Incorporación de módulos: programación Visual Basic para
B.D.
• Formularios e informes de la filosofía “lo que se ve es lo que
se imprime.
• Importación, exportación y vinculación con archivos
externos.
BD´s y ACCESS97/2002/2003
• En Access, una base de datos es un archivo (.MDB) que puede contener
tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema especifico,
consultas, formularios, informes entre otros.
• Microsoft Access 2003 es un programa de gestión de bases de datos que hoy
en día está dominando el mercado. Sus herramientas proporcionan la
suficiente potencia para crear nuestras bases de datos sin tener que perder
demasiado el tiempo gracias a sus numerosos ejemplos. No obstante,
podemos personalizar nuestros trabajos y hacerlos más manejables
Esquema base de datos
En Access, una B.D. es
Archivo MDB
Tablas
Consultas
Formularios
Informes
Macros
Módulos
Convenciones
En Microsoft
Access
Tabla
Consulta
Formulario
Base de
Datos
Informe
Módulo
En otros
sistemas
Base
Consulta o Query
Pantalla de Captura,
Forma, cuadro de
captura
Reporte
Procedimiento, ventana
de código, código
Estructura en Access
Informes
Formularios
Consultas
Tablas
Presentación impresa de los datos
Entrada datos /
Control
Vistas de los datos
Nivel de datos
Las macros y los módulos permiten tener un control sobre la aplicación
e inducen al usuario a llevar una secuencia dentro del sistema.
¿Cuándo y porqué?
3
Razones
• Cuando debido a las premuras de tiempo
se necesita rapidez para cubrir las
demandas de información
• Cuando se necesita toda la integración
con Office de manera automática y fácil
• Cuando no se es un desarrollador de
sistemas porque permite hacer
aplicaciones sin saber mucho de
programación en muy poco tiempo
Sistema Gestión BD (SGBD)
• SGBD
– Colección de programas que permiten al
usuario crear y mantener la BD.
– Facilita el proceso de definir, construir y
manipular BD para varias aplicaciones.
» Definir: especificar los tipos de datos a
almacenar
» Construir: almacenar los datos
» Manipular: Funciones como las de preguntar,
localizar datos, generar informes ...
Tablas
Tabla: elemento básico de una base de datos que
almacena los datos. Los datos están organizados en
forma de filas (registros) y columnas (campos).
Las filas forman los registros, y contienen toda la
información de, por ejemplo, un libro, un cliente
etc...
Las columnas forman los campos que son cada uno de
los tipos de datos que se va a utilizar, por ejemplo,
apellido, nombre, título, editorial, etc..
Access permite importar tablas de otros gestores de
bases de datos (DBase, Paradox etc...) y de hojas de
cálculo (Excel, Lotus).
Campos
Campo: Un dato en una tabla. Unidad
lógica de dato en una base de datos. Se
representa en forma de columna en
Access. Un campo puede ser de tipo
texto, numérico, memo, fecha/tiempo,
lógico, contador, y “OLE”.
Registros
Registro: Un conjunto de campos relacionados.
Pertenecen a un mismo individuo u objeto.
Se representa en forma de fila en Access.
Clave principal: campo o grupo de campos
que dan identificación única a un registro.
Estructura de los registros
Estructura: descripción o propiedades de los
campos de una base de datos. En ésta se
especifica el tamaño del campo, el formato,
lugares decimales, valor de defecto, etc.
Vistas
Vista: vista de una o más tablas de una base
de datos. En ésta se presentan los datos
seleccionados de las tablas. Los “views”
requieren diseño.
Diseño de una b.d.
• Es importante considerar la definición de tablas y las
relaciones entre ellas.
• Pasos a efectuar para el diseño:
– Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la
información.
– Se indicarán para cada tabla los campos que la componen.
– Para cada campo se han de analizar los tipos de datos y posibles
restricciones.
– Se indicarán los campos comunes en las tablas.
– Se definirán las llaves primarias.
– Finalmente se diseñarán los mecanismos que manipulan estas tablas.
• También es posible crear una base de datos mediante el
asistente. Bajo esta opción sólo es necesario responder a una
serie de preguntas
Consultas
Consulta: permite ver los datos requeridos de la
forma que se quieren. Permite seleccionar
datos de una o varias tablas respondiendo a
unas determinadas condiciones introducidas
por el usuario.
Base de datos relacional: base de datos en la
cual se puede definir una relación entre tablas
creando uno o más enlaces (links) en campos
comunes.
¿Qué es una Consulta?
Una consulta es un objeto de Access que se utiliza
para localizar, organizar o editar los datos
contenidos en tablas.
Las consultas admiten tres modos de presentación:
• Vista Diseño: abre la ventana Diseño de la consulta, en la
que podremos crear o modificar su estructura.
•Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presénta el
resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o
editar lo registros.
•Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando
instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL.
Crear una consulta
Para crear una consulta nueva en vista de diseño:
• Active la ventana “Base de datos”, seleccione la ficha
Consultas y pulse el botón Nuevo.
• En el cuadro de diálogo “Nueva Consulta”, seleccione la
opción Vista Diseño y pulse el botón Aceptar. Aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo:
• Seleccionar la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos
desea incluir.
• Incluir los campos en la cuadrícula QBE.
• Cumplimentar las casillas de la cuadrícula QBE
estableciendo cualquier criterio de ordenación o
búsqueda a través de las filas “Orden” y “Criterios”
respectivamente. También se puede añadir del menú Ver
la opción “Totales” para hacer cálculos.
Criterios:
>1000
(números mayores que 1000)
>=100
(números mayores o iguales que 100)
M*
(palabras que empiecen por M y con número
indeterminado de caracteres)
M?n
(palabras de tres letras con un carácter
desconocido)
Si se introduce por ejemplo Murcia como criterio en un
campo de “poblaciones” acces entiende que el criterio es
población=“murcia”. El texto tiene que estar entre “ “ y
fechas entre #. Ejemplos: 100, “Madrid”, #25-12-96#.
Entre ... Y ...
Formularios/Informes
Formulario: objeto en base de datos que
provee una forma fácil de exponer, entrar o
imprimir los datos de una tabla. Permiten
imágenes y módulos con funciones.
Informes: Permiten recuperar información de
la b.d. y llevarla a la impresora. Hay
diferentes tipos de presentaciones:
Autoinformes (columnas), Tabular y Totales.
Controles. Los elementos en un formulario o informe que
presentan los datos, se llaman controles. Por ejemplo,
permiten mostrar resultados de cálculos.
¿Qué es un formulario?
Un formulario es un objeto de Access que nos
permitirá introducir y modificar los datos de una forma
más "amable" y cómoda. Los formularios tienen la
ventaja de poder:
• Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo
• Calcular campos
• Crear y utilizar gráficos
• Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.
Para crearlos es útil utilizar el asistente.
¿Qué es un informe?
Un formulario es un objeto de Access que nos
permitirá introducir y modificar los datos de una forma
más "amable" y cómoda. Los formularios tienen la
ventaja de poder:
• Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo
• Calcular campos
• Crear y utilizar gráficos
• Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.
Para crearlos es útil utilizar el asistente.
Macros
• Es un objeto que permite ejecutar una
secuencia de instrucciones de forma
automática que, generalmente, se repiten con
frecuencia.
• Permiten la automatización de los procesos a
programar. Son de utilidad junto a los
módulos para personalizar la gestión de la
b.d.
Módulos
• Es un objeto que permite programar en VBA
(Visual Basic For Applications) para realizar
operaciones no incluidas con el Access.
Permiten funciones complejas que realicen
funciones específicas.
Páginas
• Es un objeto que facilita la introducción de
Access en la Web.
Tipos de campos o datos
Texto: datos alfanuméricos. Pueden contener
letras, números o caracteres especiales. Los
campos que contienen solo números no se
pueden usar en cómputos.
Numérico: contiene un valor que se puede
usar en cálculos.
Tipos de campos o datos
Memo: puede contener hasta 64,000 caracteres.
Estos campos se usan para guardar datos
descriptivos,
Fecha/Hora: almacena fechas y horas
(mm/dd/yy).
Moneda: se puede usar para cálculos y
contener datos monetarios.
Tipos de campos o datos
Contador: dato especial de Access para asignar
el próximo número consecutivo cada vez que
se añade un registro. Ese valor es único para
cada registro, y frecuentemente se usa como
“clave primaria”.
Si/No: asume valores lógicos de “Si” o “no”.
OLE: contiene un objeto creado por otra
aplicación, tales como gráficas, sonidos, o
dibujos.
Propiedades de los campos
Tamaño: ajusta el tamaño del campo o limita
el valor en un campo numérico.
Formato: cambia la apariencia de los campos
numéricos o de fecha, pero no afecta el valor.
Lugares decimales: controla la cantidad de
lugares decimales después del punto en
campos de tipo numérico y de tipo moneda.
Propiedades de los campos
Mascara entrada: expone caracteres en un
formato especificado, por ejemplo, “formato
NIF”.
Titulo: especifica una etiqueta en lugar del
nombre del campo para formularios e
informes (reports).
Valor predeterminado: asigna un valor
especificado en forma automática al campo.
Propiedades de los campos
Regla Validación: rechaza cualquier registro que
no cumpla con la regla especificada.
Texto Validación: expone el mensaje de error
especificado cuando no se cumple una regla
especificada.
Requerido: requiere un valor en el campo, por lo
tanto rechaza el registro si no se entra un
valor.
Propiedades de los campos
Permitir longitud cero: Permite cadenas de
texto o memo de largo cero (cadenas vacias).
Indexado: aumenta la eficiencia de una
búsqueda en un campo específico; la “clave
principal” también está indexado.
Tipos de relaciones
• Se puede relacionar las diferentes tablas que
componen una base de datos mediante el uso de
relaciones, que indican la asociación entre los
atributos de la tabla y su cardinalidad (1:M, M:1 y
N:M):
1-1: Un registro de una tabla está asociado a solo un
registro de la otra tabla.
1-muchos: Un registro de una tabla está asociado a varios
registros de la otra tabla.
muchos-muchos: Varios registros de una tabla están
relacionados a varios registros de otra tabla.
Relaciones entre Tablas
Precauciones
- Cuando se establece una relación de uno a varios, el campo
común de la primera tabla debe estar definido como clave
principal.
-Los tipos de datos y propiedades de los campos comunes
deben ser iguales en ambas tablas.
Procedimiento para hacer las relaciones
1. Activar la ventana de “Base de Datos”.
2. Elegir la orden Relaciones del menú Herramientas.
3. Seleccionar las tablas o consultas a relacionar y pulse el
botón agregar.
4. Para crear una relación, haga clic en el campo común
(clave principal) de la primera tabla y arrástrelo hacia el
campo correspondiente de la segunda tabla. Al soltar el
botón del ratón se abrirán el cuadro de diálogo “Relaciones”.
Ejemplo relación
Provincia
pcod
nombre
44
Teruel
46
Valencia
16
Cuenca
10
Cáceres
45
Toledo
28
Madrid
8
Barcelona
Rio
rcod
r1
r2
Pasa_por
pcod rcod
44
r2
46
r2
16
r2
10
r1
45
r1
28
r1
16
r1
nombre
Tajo
Turia
Pasa_por
Río


Provincia
Otro ejemplo relacionar tablas
Mantenimiento de una BD
Compactar: elimina la fragmentación que presenta un
archivo de bases de datos en el disco duro cuando se han
realizado muchas modificaciones en él.
1. Cerrar la base de datos.
2. Del menú Herramientas, eligir Utilidades de la base de
datos y seleccione la orden Compactar base de datos.
3. En el cuadro de diálogo “Base de datos a compactar”,
seleccione el archivo.
Reparar: Es posible que una base de datos se
dañe, bien
porque se interrumpe inesperadamente la ejecución por
un corte en el suministro de energía o por algún problema
de hardware. Para ello utilizar el menú de herramientas de
forma similar al caso anterior.
Características
– La máquina de base de datos de Microsoft Access
y Visual Basic se denomina Microsoft Jet
Database Engine, está basada en el modelo
relacional y provee datos a las aplicaciones.
– La máquina Jet no tiene interfaz y por ello debe
ser utilizada a través de un programa, es
multiusuario y tiene un procesador de consultas
integrado con manejo de seguridad, integridad
referencial y acceso remoto a los datos.
– Jet está compuesta por una serie de librerías de
enlace dinámico (DLL) que pueden ser vistos
como programas interconectados
Características
– Un interfaz ODBC permite el acceso a los datos
en ambientes heterogéneos, SGBD relacionales y
no relacionales, es un interfaz universal de acceso
a los datos permitiendo que una aplicación pueda
acceder, ver y modificar datos concurrentemente
desde múltiples bases de datos.
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CONCEPTOS DE BASE DE DATOS