ADMINISTRACION II
“ EL PROCESO ADMINISTRATIVO ”.
México D.F a Septiembre de 2008.
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INDICE:
I.II.III.IV.-
Introducción y El perfil de hombre y la cultura en México.
Definiciones del Proceso Administrativo .
El Proceso Administrativo: y su vinculación en las Organizaciones.
Esquema de ciclón– huracán (ciclón de energía y cambio):
V.-
El Proceso Administrativo bajo enfoques proactivo y virtual:
* Definición de Proactivo: y
* Definicion de Virtual:
* El Proceso Administrativo.
* Su vinculación en las Organizaciones.
VI.- Recursos para su Administración.
* Humanos.
* Materiales.
* Técnicos.
* Económicos y Financieros
VII.- Etapas del Proceso Administrativo. (y sus elementos).
a)
b)
c)
d)
e)
Planeación.
Organización.
Integración.
Dirección.
Control.
VIII.- Resumen.
a) su comparación con la herramienta japonesa de las “5Ses”
IX.- Conclusiones.
X.- Bibliografía.
2
" Compartir el conocimiento es una acción de seres inteligentes,
que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece
a medida que se le comparte"
Prof. Mario Hector Vogel
Quien cada mañana hace planes de las transacciones del día y
sigue ese plan, lleva consigo un hilo que le guiara a través del
laberinto de la Vida mas agitada; el arreglo ordenado de su
tiempo es como un rayo de luz que penetrara por todas sus
ocupaciones
3
“ El perfil de hombre y la cultura en México ”:
[ Articulo de la revista expansión.- mayo /05]
“ Solo se practica la inmediatez como una de las características del Mexicano”
Da la impresión, que solo ejecuta la actividad irreflexiva:” sin plan alguno” ;
Ya que al mexicano solo le importa lo inmediato, por eso suprime de su vida, una
de sus dimensiones mas importantes: “ El futuro”.
Porque una vida sin futuro no puede tener norma y esta a merced de los vientos que
soplan?
Otro clásico en el análisis del ser mexicano; [Octavio Paz). En su libro el
laberinto de la soledad, dice:
“ el Mexicano concibe la vida social como un combate ”..…
“ la vida es una posibilidad de fregar o de ser fregado”;
es decir de humillar, castigar y ofender o a la inversa.
Esta actitud nos desgasta y desvía de la visión de competitividad.
Autor Alfonso Zarate.
Grupo consultor interdisciplinario.
4
II.- Definiciones :
El “Proceso Administrativo” :
* Proceso Social que lleva consigo la responsabilidad de Planear y regular enforma eficiente la operación de una Empresa, para lograr un propósito dado.
( E.F.L. Brectt).
* La dirección de un organismo social y su efectividad para alcanzar sus objetivos,fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes hacia el fin deseado.
(Koontz y O’ Donnell).
*
Administrar es Prever, Organizar, mandar, coordinar y controlar.
(Henry Fayol).
*
Herramienta de apoyo a la Administración para optimizar los recursos (Humanos ,
Técnicos, Materiales y Económicos), de la empresa.
*
Conjunto de elementos o etapas ordenados Sistemáticamente para Administrar
a la empresa o un proyecto especifico.
*
Sistema Integral desarrollado en etapas para conducir a la Empresa hacia el
objetivo deseado.
Se considera y compara con los cimientos de una Obra en construcción,
para fortalecer a la Empresa y/o el proyecto para llevarlo hacia el fin deseado
de manera ordenada, directa y certera.
5
III.- El Proceso Administrativo y su vinculación en las
Organizaciones.
Que es Dinámica Administrativa :
* Busca la optimización del manejo de los recursos- Hombres y bienes, que
integran un organismo Social: ( mira hacia lo inmediato).
* Aprovechar de manera optima los recursos de la Empresa ( Humanos, Técnicos, Financieros y Materiales): como y cuando accesarlos y activarlos. ( ver grafica #
1).
Elementos de la Administración:
* Pasos o etapas básicas a través de las cuales se realiza, desarrolla y ejecuta -la Administración.
Los Elementos generalmente aceptados son:
Fase Mecánica:
* Porque se realizan en el Laboratorio y/o escritorio:
a) Previsión:
b) Planeación.
c) Organización.
Fase Dinámica:
* Porque se desarrollan y ejecutan en el campo, en la practica, se aterrizan .
d) Integración
e) Dirección
f) Control.
Nota: para efecto de esta presentación se ha considerado el Proceso
Administrativo con 5 Elementos al Fusionar la previsión en la Planeación.6
La evolución del Proceso Administrativo por diferentes Autores Clásicos y Neoclásicos:
Autor:
Año.
F
A
Henry Fayol
1886
Previsión
F.W. Taylor
1911
Planeación, Preparación
Lyndal
Urwick
1943
Previsión y Planeación
William
Newman
1951
Planeación
R.C.Davis
1951
Planeación
Melinkoff
1953
Planeación
Koonz y “O.
Donnell”
1955
John F. Mee
George R.
Terry
C
T
O
R
E
Organización
S
o
E L E M E N T O S:
Comando Organización
Control
Ejecución
Control
Organización
Comando Organización
Control
Organización
Obtención de
Recursos
Control
Dirección
Organización
Control
Organización
Ejecución
Control
Planeación
Organización
Integración
1956
Planeación
1956
Planeación
Dirección
Control
Organización
Motivación
Control
Organización
Ejecución
Control
7
La evolución del Proceso Administrativo por diferentes Autores Clásicos y Neoclásicos:
Autor:
Año.
F
A
C
T
O
R
E
S O E L E
M E
N
Louis
A,Allen
1958
Planeación
Dalton Mc.
Farland
1958
Planeación
Agustín
Reyes
Ponce
1968
Previsión y Planeación
Organización
Isaac
Guzmán
Valdivia
1961
Planeación
Organización
José
Antonio
Fernández
Arena
1967
Planeación
American
managment
Asoc. [AMA]
1972
Planeación
Organización
Integración
Dirección
Control
Jaime G.
Sánchez C.
1985
Planeación
Organización
Integración
Dirección y
Gestión.
Control y Seguimiento.
Organización
T O S :
Motivación y
coordinación
Control
Organización
Control
Integración
Dirección
Control
Integración
Dirección y
Ejecución
Control
Implementación
Control
8
2.2. Proceso Administrativo.
La administración comprende varias funciones o fases indispensables de conocer
para aplicarlos a cualquier estructura, al conjunto de dichas fases se le conoce
como: “Proceso Administrativo”.
Es importante, hacer notar que existen múltiples criterios en cuanto al número de
elementos de este proceso, planteadas por diferentes autores,
pero cuya función es en esencia la misma.
Para fines de esta presentación se adoptaron las siguientes elementos:
-
- Planeación;
- Organización;
-
- Integración;
- Dirección
- Control.
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En términos generales estos elementos responden a las siguientes
preguntas:
- Planeación
¿ Qué se puede hacer?
¿ Qué se va a hacer?
- Organización
¿ Cómo se va a hacer ?
- Integración:
¿ Como aplicar los recursos ?
- Dirección
! Supervisar que se haga
-
¿ Cómo se está realizando?
¿ Cómo se ha realizado?
Control
¡
El Proceso administrativo abarca cada una de estas etapas, que se interrelacionan,;
se dan en forma secuencial y/o pueden co-existir simultáneamente.
Es un proceso continuo, en virtud de que al llegar a la etapa de control y con base en los
resultados obtenidos, se generarán nuevos planes y objetivos, originándose nuevamente el
ciclo del proceso.
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V.- El Proceso Administrativo bajo enfoque proactivo y virtual:
Definicion de Proactivo :
En favor de.... ; provecho, favorable, procurar, activar, apoyar, anticiparse a etc..
a) Enfoque Proactivo:
Elementos de la Administración: Pasos o etapas básicas a través de las cuales serealiza la Administración de recursos, medios , elementos (R.humanos, Técnicos,
materiales y financieros, ( padre de la Administración H.Fayol).
Procura la gestión de la empresa, con el mejor aprovechamiento de susrecursos (operaciones y funciones productivas)
Activar a la Empresa: aplicando sus fases, sus elementos de: Planeación,
Organización, Integración, Dirección y Control , soportada con sus etapas ,-y la aplicación metodológica de sus técnicas y herramientas.
Es proactivo porque: le da dinámica y acción a la empresa al guiarla de manerametódica y segura a la consecución de sus resultados deseados, si se aplican las
técnicas y herramientas en forma ordenada y metodológica.
El proceso constituye el núcleo propio de la Administración y sus diversas etapas
en que se divide la acción administrativa y este proceso esta normado por reglas,
cuya formulación es la tarea especifica de la materia , además se auxilia de otrasciencias como: la (economía, Ingeniería Industrial, Finanzas , psicología etc.),
que ayudan a resolver problemas administrativos.
11
U
V.- El Proceso Administrativo bajo enfoque proactivo y virtual: (continua)
* Definicion de Virtual:
Que puede producir un efecto, implícito, tácito;
Que tiene existencia aparente y no real; y/o
Que puede simularse o imaginar escenarios tridimensionales.
b) Enfoque Virtual:
Elementos de la Administración: Proceso social que lleva consigo la responsabilidad –
de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr –
un propósito dado.
Conjunto de técnicas y herramientas por medio de las cuales se clarifican y realizan los
Propósitos de un grupo Humano, con el fin de que todos los servicios que se prestan
sean debidamente coordinados para el logro del fin.
Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar (H.Fayol).
Lograr que las cosas se realicen por medio de otros a través de la aplicaciónmetodológica del Proceso Administrativo y de sus etapas y fases (Mecánica y Dinámica).
Permite planear a nivel laboratorio y/o escritorio y anticiparse a los hechos a través
de simulaciones y manejo de contingencias
“ Administrar es el arte y la técnica de la coordinación, de talento, esfuerzos,
aptitudes y actitudes, para alcanzar el resultado deseado ”.
12
Huracán Gilberto
13
Proceso Administrativo tipo Ciclón.
14
U
IV.- Exposición de la Unidad El Proceso Administrativo.
15
(ANEXO 1 )
UNAM.- F.C.A.
VI.- MANEJO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
R.HUMANOS
R.TECNICOS
R.FINANCIEROS
R. MATERIALES
R. HUMANOS
R. FINANCIEROS
R. TECNICOS
R.MATERIALES
(ANEXO 2 )
16
U.
I.- Planeación y su aplicación en las áreas Funcionales.
[anexo 3 ]
17
Planeación:
I.-Su importancia y su naturaleza
: Decidir anticipadamente que se va a hacer y como.
Planear es tan importante como realizar;[es cuantitativo]; ningún control es efectivo si no se
compara VS. el plan.
a) El proceso de Planeación:
Ideas
=
Planeación de
sus actividades
=
Buenas
decisiones.
Administración competente y X resultados
=
Actuación
adecuada
=
Logro de
Objetivos
b) Diagrama del proceso de Planeación:
Información externa
Permite
Pronosticar
Fijar
Objetivos
Descripción de Estrategias
[cursos alternos]
Selección
Programar
retroalimentar
Información interna
Control:
Presupuestar
Elaborar
Procedimientos
Fijar Políticas
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Ejecución.
I.- Planeación y su aplicación en las áreas funcionales :
Es la determinación del curso concreto de acción que habrá de seguir se fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar,; es la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo con la fijación de tiempos y unidades.
Comprende 7 Etapas:
1.- Pronosticar: A donde llevar el curso actual;
2.- Fijar Objetivos: Determinar los resultados a alcanzar; fijar fines cursos alternos.
3.- Desarrollar estrategias: Decidir como y cuando alcanzar las metas.
4.- Diseñar Programas: Fijar tiempos, prioridades y sincronizar la entrada de los recursos.
5.- Elaborar presupuestos: Establecer y asignar unidades, costo y recursos.
6.- Diseño de procedimientos: Secuencia de operaciones, métodos, sistemas, estandarización.
7.- Establecer Políticas: Principios para orientar la acción y tomar decisiones.
Planeación.- Viene del latín Planum.. = superficie plana.
Diccionarios Oxford; [en ingles].- Proviene del siglo XVII.= Dibujar una forma en una
superficie plana.- ejemplo Un Mapa.
La Planeación: En nuestro trabajo nos reporta enormes beneficios personales; al tratar de
proyectar nuestra actividad hacia el futuro y nos obliga a familiarizarnos con información y
hacernos de conocimientos adicionales para dirigir nuestros recursos hacia el objetivo deseado.
Enfoque por: a) Su Naturaleza;
c) Su Filosofía;
b) Su proceso;
d) su estructura.
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Elementos de la Planeación y su aplicación en las áreas funcionales :
2.-Determine el Objetivo.- identifique el horizonte ¡hacia donde orientara sus recursos!
al lograrlo podrá ver la estrella polar que lo guiara.
“ es la imagen clara del propósito”
Un Objetivo es una intención o una finalidad de una noción.
La declaración de Objetivos de la empresa nos dice sus propósitos y nos muestra los principios básicos que guían a los directivos y trabajadores para alcanzarlos.
La premisa mayor del objetivo. Le indica a toda la organización hacia dondeva a dirigir sus esfuerzos, y cual será su contribución definida para el
propósito del Negocio.
Elementos de un Objetivo.debe contestar las preguntas siguientes:
a) Que Quiero … ¿ lograr o alcanzar… propósito ?
b) Para que …..? ¡ Justificación del propósito…?
c) Que recursos necesito……..? y con cuales cuento ?
Requisito.- Debe estar por escrito y debe ser comunicado y compartido
por los participantes. “Su evaluación es cualitativa ”.
Metas: Es el poder motivador detrás del plan. El “ Horizonte”.
Su medida es cuantitativa [ datos sobre # ; % ; $ ; dimensiones, etc.]
Debe ser realista…” tenga siempre la meta a la vista ”.
Nos enseña a medir el paso y/o evaluar el avance.
20
Elementos de la Planeación y su aplicación en las áreas funcionales :
3.- Desarrollar estrategias: Decidir como y cuando alcanzar las metas.
[Plano; mapa; diagrama, dibujo grafico del curso de acción].
4.- Diseñar Programas: Fijar tiempos, prioridades y sincronizar la entrada de
los recursos. [graficas Gantt; Diagramas de Perth o CPM, ruta critica etc.].
5.- Elaborar presupuestos: Establecer y asignar unidades, costo y recursos.
Etimología de la palabra Pre-suponer el futuro imaginar la aplicación de los recursos].
6.- Diseño de procedimientos: Secuencia de operaciones, métodos, sistemas,
estandarización. [diagramas y descripción del proceso o flujo de la información].
7.- Elaboración de Políticas: Principios para orientar la acción y tomar decisiones.
es una decisión previa.- [saber como actuar cuando se presenten los acontecimientos
o hechos].
21
Elementos de la Planeación y su aplicación en las áreas funcionales :
3.- Desarrollar estrategias: Decidir como y cuando alcanzar las
metas.[Plano; mapa; diagrama, dibujo grafico del curso de acción].
a) Toda estrategia es un Plan: Una guía, un conjunto de acciones a
tomar en el futuro, es una ruta a seguir que nos llevara de un lugar a
otro. (revisar como la estrategia original como se va modificando o
adaptando al entorno)
b) La Estrategia también es un patrón: Una compañía que presenta
consistentemente un patrón de comportamiento, seguramente tiene una
estrategia operando.
c) En contraste con el Plan.- que ve hacia delante; la idea de Patrón- nos
hace pensar en mirar hacia el pasado.
22
4.- Diseñar Programas: Fijar tiempos, prioridades y sincronizar la entrada de
los recursos. [graficas Gantt; Diagramas de Perth o CPM, ruta critica etc.].
23
El método del Camino critico:
Antecedentes:
Dos son los orígenes del método del camino critico:
PERT.-[Program Evaluation And Review Technique), desarrollado por la
Armada de USA, en 1957, para controlar los tiempos de ejecución de las diversas
actividades integrantes de los proyectos espaciales,
por la necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los intervalos de tiempo
disponibles.
Fue utilizado originalmente por el control de tiempos del proyecto Polaris y actualmente se
utiliza en todo el programa espacial.
El método CPM [ Critical Path method]; el segundo origen del método actual, fue
desarrollado también en 1957, en USA, por el centro Nacional de operaciones para las
firmas Dupont y Regminton rand., buscando el control y la optimización de los costos
mediante la planeacion adecuada de las actividades componentes del proyecto.
Ambos métodos aportaron los elementos administrativos necesarios para formar el CPM
actual, utilizando el control de los tiempos dev ejecución y los costos de operación, para
buscar que el proyecto total, sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible
PERT
CPM
Tiempos
Costos
CPM
Optimización
Definición :
El método CPM.- es un proceso administrativo de planeación programacion,
ejecución y control de todas y c/u de las actividades componentes de un
proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo critico y al costo optimo.
Metodología CPM:
1.- Planeacion y programacion;
2.- Ejecución y control;
el 1er ciclo se compone de las siguientes etapas:
a) Definición del proyecto;
b) lista de actividades;
c) Matriz de secuencias;
d) Matriz de tiempos;
e) Red de actividades;
f) Costos y pendientes;
g) Compresión de la Red;
h) Limitaciones de tiempos, recursos y $.
i) Matriz de elasticidad; y
j) probabilidad de retraso.
Usos y aplicación: en todo lo que requiera programarse.
26
5.- Elaborar presupuestos: Establecer y asignar unidades, costo y recursos.
Etimología de la palabra Pre-suponer el futuro imaginar la aplicación de los recursos].
27
28
Aplicar Actitud interrogante
Proceso interrogativo;
•Que….…?
•Porque…?
•Como…..?
•Cuando…?
•Quien…….?
•Cuanto…..! $ ; #; %; tiempo u otra unidad de medida.
•========================================
• Todo este proceso nos leva hacia un análisis exhaustivo
• de la situación, problema, o contingencia y
• nos permite crear escenarios y/o alternativas de solución
Nos facilita la toma de decisiones:
Recuerden la información es poder y el poder;
permite tomar buenas decisiones
A).- Diagramas de Proceso:
1.-De Recorrido y de multicolumna. [ simbología OTIDA ].
Origen.
DESCRIPCION:
Inicio del proceso.
CLASIFICACION:
necesario.
Operación.
Proceso, cambio de característicasOriginales, modificación, valor añadido.
Transporte.
Manejo, traslado, llevar o traer;
Cambio de dirección o de lugar.
Inspección.
Revisión, verificación; comprobar;
Analizar, medir, evaluar.
Improductivo.
Demora.
Retraso, retardo;
Intencional o involuntario.
Improductivo.
Almacenaje
O Archivo.
Conservación, resguardo; protección;
Temporal, provisional o definitivo.
Productivo.
Improductivo.
Improductivo.
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6.- Diseño de procedimientos: Secuencia de operaciones, métodos, sistemas,
estandarización. [diagramas y descripción del proceso o flujo de la información].
DIAGRAMA DE FLUJO PARA NEGOCIACIONES DE M.PRIMA Y COMPONENTES CON
CONTRATOS A LARGO PLAZO CON PROVEEDORES PREFERENTES. (Enero 2005)
GERENTE MATERIALES
EN CADA PLANTA
GERENTE ADMINISTRACION
ABASTECIMIENTO CORP
DIRECTOR DE AUTOPARTES
ZONA NORTE/ZONA SUR
COMITE DE
NEGOCIACION
DE COMPRAS
PREPARAN BUSINESS PLAN DE
COMPRA (5 AÑOS).
RESPONSABLE.
Depto. De Compras.
Control y registro estadístico.
ACTIVIDAD - ACCION
2.1. - Asigna y entrega a cada Comprador por línea
de producto, sus requisiciones.
2.2.-. Registra en el sistema datos estadísticos de
las Rqs.
Comprador Seguidor
2.3. - Verifica que los tiempos de necesidad del
Solicitante estén dentro de los tiempos de entrega para
requerimientos normales o “ Urgentes”.
Comprador Seguidor.
2.4.- Si se detecta diferencia entre la fecha solicitada
y la propuesta por el proveedor, notifica al solicitante
para obtener su aceptación.
DESARROLLO PLAN
ANUAL DE COMPRA
CONSOLIDADO X PTA
EXPLOSIONA POR PLATAFORMA
REQUERIMIENTOS DE M. PRIMA
Y COMPONENTEs.
2.5.- Solicita 3 cotizaciones con proveedores o
prestadores de servicio, conforme a monto de
compras, (anexo 2)
PROPONE A LOS GERENTES
DE MATERIALES ESTRATEGIA
NEGOCIACION
ELABORA PAQUETES PORPLATAFORMA/ PRODUCTOS
G. DE MATERIALES Y ADMON DE ABASTECIMIENTOSINTERCAMBIAN INFORMACION,REVISAN SUS PROPUESTASY REDISEÑAN ESTRATEGIA DE NEGOCIACION DE COMPRA
MULTI-ANUAL.(CON DIFERENTES ESCENARIOS POSIBILIDADES
PROPONEN AL COMITE DE COMPRAS PLAN INTEGRAL NEGOCIACION
REVISAN Y EVALUAN EL PLAN INTEGRAL DE NEGOCIACIONES,
LO MODIFICAN Y APRUEBAN.
2.6. - Recibe por escrito las cotizaciones, genera el
cuadro comparativo, sugiere la mejor propuesta en
función de precio, calidad, tiempos de entrega,
condiciones.
A NIVEL COMITE SE REVISA,EVALUA EIMPLEMENTA Y/OAUTORIZAN
2.7. - Consulta Con su jefe y/o con el Usuario, las
propuestas y recaba Vo.Bo, conforme a tabla de
facultades para fincar Ordenes de Compra.
2.8. Elabora en el Sistema, la Orden de
Compra;(comp.4 a/e); anexa el cuadro comparativo y
documentación
soporte (cotizaciones, catálogos dibujos etc.)
2.9.- Turna todo el expediente al Gerente de
Compras.
SE EJECUTA LA NEGOCIACION EN BASE A PLAN INTEGRAL DE
NEGOCIACION EJERCIENDO LAS ESTRATEGIAS Y POLITICAS
PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS Y METAS ESTABLECIDOS.
LA NEGOCIACION
SE SE APEGA A PLAN
NO
SI
REPORTAN AL COMITE
DESVIACIONESY/O
CONTINGENCIAS;PROPONIENDO ALTERNATIVAS
COMITE EVALUA PROPUESTA DE G. MATERIALESY
ABASTECIMIENTOS Y PROPONE Y/O AUTORIZA
NUEVAS CONDICIONES
2.10.-Si el monto de la compra es superior a
$100,000.00 pesos o su equivalente en dólares,
obtiene la autorización adicional del Gerente de
Administración y Finanzas de acuerdo a política.
=PROCEDER A FIRMAR
CARTA DE INTENCION
Y/O FIRMA DE CONTRATO.
Gerente de Compras.
2.11. - Revisa la Documentación en caso de estar de
acuerdo lo aprueba y Autoriza.
O la regresa al comprador, con observaciones.
31
7.- Elaboración de Políticas: Principios para orientar la acción y tomar decisiones.
Es una decisión previa.- [saber como actuar cuando se presenten los
acontecimientos o hechos].
Ejemplos de políticas :
1. General :
Establecer los lineamientos para asegurar la integridad física y la salud de los empleados,
trabajadores y visitantes, dentro de las instalaciones y operaciones de la Empresa.
2. Alcance : Es aplicable en :….… Mexicana, S.A. en la República Mexicana y en el extranjero.
3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD E HIGIENE.
3.1.- especificas:
a)
La Seguridad y Salud de las personas es una prioridad sobre cualquier necesidad de producción.
b)
Los Gerentes de las Unidades Mineras y Plantas son los responsables de la Seguridad y Salud
de todo su personal.
c)
Los Superintendentes, así como todo su personal son responsables de mantener las áreas de
trabajo bajo condiciones seguras, así como cuidar y preservar el medio ambiente.
d)
Para cumplir con esta función se asesorará y auxiliarán con el Departamento de Seguridad,
Higiene y Control Ambiental.
e)
En todas las empresas del Grupo se deberá implantar el Sistemas de Administración de
Seguridad, Higiene y Control Ambiental, que detecte y corrija a todos los riesgos de trabajo y
salud de nuestro personal.
f)
Este Sistema de Administración de Seguridad, Higiene y Control Ambiental deberá contener las
responsabilidades de los siguientes puestos: Gerentes, Superintendentes, Jefes de área o
equivalentes, Supervisores de cada área, Supervisores en General y nuestros trabajadores.
32
UNAM.- F.C.A.
VI.- El Proceso Administrativo.
2.-ORGANIZACIÓN.- Estructurar y relacionar el trabajo para
ejecutarlo con efectividad y alcanzar resultados deseados.
33
(ANEXO 4 )
2.-ORGANIZACIÓN.Definición.- Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las
*
Jerarquías, funciones y obligaciones individuales como organismo
Social para alcanzar mayor eficiencia.
“ Una buena organización no se mide se cata; como el buen vino”.
Comprende 5 Etapas:
1)
Establecer la estructura de organización;“Organigramas "División del trabajo”.
a) Jerarquías: Fijar la Autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.
b) Funciones: La determinación de la división de las grandes actividades especializadasnecesarias para lograr el fin general.
c) Obligaciones: Las que tiene en concreto c/ unidad de trabajo susceptible de ser
desempeñada por una persona
1)
2)
3)
4)
Delinear las relaciones de las funciones y de los puestos.[Autoridad,
responsabilidad, canales de comunicación, niveles, tramo de control, delegación,
etc.].
Crear las descripciones de cada puesto.[Carta de distribución de funciones y
varios formatos].
Fijar requerimientos de cada puesto.[Valuación de puestos ].
Elaboración del manual de organización. [Integrar organigramas, políticas,
funciones, descripciones de puestos y tablas de facultades de autorización].
34
EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN ESLa SEGUNDA LABOR + IMPORTANTE
DEL ADMINISTRADOR.
PRODUCCION
Supervisor
de Zona
VENTAS
Supervisor
de Zona
FINANZAS
Supervisor
de Zona
LOS INDIVIDUOS PODRIAN ESTAR TRABAJANDO
DURO, PERO EL ESFUERZO DE UNOS PUEDE
ESTAR EN CONTRA DEL OTRO
SIN UNIDAD DE DIRECCION, LA ORGANIZACIÓN
COMO UN TODO, ES RELATIVAMENTE INEFICAZ
LAS ORGANIZACIONES DEBEN DISEÑARSE PARA QUE
TODA LA GENTE TRABAJE CON EFECTIVIDAD
35
37
Puesto
Depto. De R.H.
Puesto
Contador
Puesto
Dirección General
Puesto
Capacitación y
Adiestramiento
Tarea
Puesto
Depto. De Finanzas
Tarea
Tarea
Tarea
Atiende a los clientes y
sus dudas o aclaraciones,
e inspecciona el servicio
y la calidad de los que laboran en
Determinará en base a los
datos arrojados por los
estados financieros si ha
tenido rentabilidad la
calidad en el servicio.
Verifica periódicamente la
calidad del servicio y
atención al cliente, y hace
presencia en negociaciones
fuertes para dar respaldo al
cliente y ayudarlo a tomar
la mejor decisión.
Tiene como finalidad dar
las herramientas y
educación necesaria a los
empleados para que sean
capaces de satisfacer al
cliente.
Resolverá las dudas a los
demás departamentos y
dará los recursos
financieros para que tengan
los elementos para
satisfacer el cliente.
Encargado de hacer las
observaciones
correspondientes a los
presupuestos y de
aprobarlos en conjunto con
el Depto. De Finanzas.
Entregar sus presupuestos
al área de R.H., para que
este reporte al finanzas y a
la dirección.
Éste revisará la viabilidad
de los presupuestos
previstos por los demás
departamentos.
Direccionar de forma
adecuada los recursos y
tomar la decisión más apta,
siempre tomando en cuenta
el
costo-beneficio.
Minimizar los costos de
capacitación y maximizar
la recuperación de la
Inversión en el menor
tiempo posible.
Su principal función será
invertir y direccionar de
forma adecuada los
recursos obtenidos por la
empresa, obteniendo la
mayor ganancia para
fomentar proyectos cada
vez más grandes.
Informará sobre las nuevas
Políticas , cambios y
estrategias que se habrán de
hacer para mejorar a la
empresa.
Se encargará de informar
sobre el estado que guarda
la capacitación que se ha
dado al personal y si ha
sido redituable está.
Informará y dará la
situación actual que guarda
la empresa y las formas en
que encaminarán los
recursos para crecer y
desarrollarse.
Hacer propuestas sobre las
posibles inversiones que se
podrían hacer de acuerdo a
sus conocimiento en el
ramo asesorado por las
demás áreas.
Dar los informes
correspondientes a la
inversión en capacitación y
la rentabilidad que esta
tiene.
Determinará la
rentabilidad, accesibilidad,
al igual que el tiempo en
que se recuperará la
inversión.
Actividades
Atención a
Clientes y Calidad en
el Servicio
la empresa.
Presupuestos
Administración de
los Recursos
6
2
Encargado de dar el presupuesto
sobre los recursos humanos, al
igual que los costos estimados
que estos tendrán para la empresa.
Determinará si los
presupuestos se están
respetando con respecto a
lo planeado y en caso de no
4
ser así el porque.
Minimizar los costos del área,
creando métodos de control más
económicos, basados en la
prevención.
Han de informar sobre la
situación que guardan los
recursos utilizados a lo
largo del año.
8
Reportes e Informes
de Sección
Reportará sobre los puestos que le
reportan y realizarán informes
sobre los avances que hay en el
capital humano, de igual forma
analizarán la calidad en el
servicio.
Manejo de
Inversiones
3
Determinar el tiempo en que se
habrá de recuperar las
inversiones en Capital Humano.
2
4
Realizará informes sobre el
área financiera y su estado
según las necesidades de la
empresa, para mantener
informada a la empresa
sobre su situación.
23
3
Determinarán el tiempo en
que se han de recuperar,
depreciar o amortizar las
relaciones para llevar un
control sobre las
inversiones que realice la
empresa,
TOTAL
10
4
23
Tarea
Horas proyectadas Semanalmente.
38
38
2.-ORGANIZACION
b) Asignación de :
I.- Autoridad / Responsabilidad;
II.-Canales de Comunicación.
Consejo
de
Administración
b
Gerente
General.
Asesor Jurídico
Ventas
Producción
c
Finanzas
39
2.- ORGANIZACION
III.- P r i n c i p i o d e e q u i d a d.
Autoridad
Responsabilidad
Balanza
Equilibrada.
40
La estructura de Organización es comparada con un Circo de 3 pistasen la que el Show principal se presenta en el centro.
2.- ORGANIZACIÓN:
IV.- T r a m o d e
c o n t r o l:
Capacidad de supervisión con eficiencia y efectividad a -
mas de una persona.
Director
General
Ventas
Producción
Finanzas
R.Humanos
Jurídico
Calidad
Funciones básicas
Funciones complementarias
Y de apoyo
42
Ejemplos de Organigrama :
F. M. Mexicana, S.A de C.V.
1a fase arranque del proyecto.
Gerente
General
Gerente de
Construcción
Contratistas
Control de Obra
e Ingeniería
Gerente de
Unidad
Geología y
Exploración
Compras y
Abastecimientos
Contralor
general
Desarrollo
de Mina.
Contador y
tesorero
Asistente
Administrativa
Encargado de
Almacén
43
Tramo de Control:
Secretarias de Estado: 20.
Organismos centralizados.12
Organismos descentralizados.18
Empresas Paraestatales. 26
Comisiones 13
Institutos: 28.
Poder Ejecutivo.
Presidencia de la República.
Secretarias de Estado:
Consejería Jurídica
Del Ejecutivo Federal.
Comisiones Intersectoriales
Gabinete Económico:
•Función Publica.
•Economía.
•SHCP.
•Turismo.
4
Gabinete Agropecuario:
• Agricultura de Ganadería.
• Desarrollo Rural y pesca.
• Medio Ambiente y recursos
Naturales.
• Reforma Agraria.
4
Sria. Relaciones Exteriores
Consejo Nal de Población.
Gabinete de Seguridad
* Defensa Nacional.
• Marina.
• Gobernación.
• Procuraduría General.
• República.
• Seguridad Publica 5
Sria Comunicacionesy Transportes.
•Gabinete Social.
• Desarrollo Social.
• Educación Publica.
• Trabajo y Previsión
Social.
• S a l u d.
•
•
IMSS. [*]
ISSSTE. [*]
Secretaria de Energía.
PEMEX
44
4
2.-ORGANIZACIÓN.
V.- Tipos de Organigramas:
Vertical.
Horizontal.
C i r c u l a r.
Director
Genera
1.0.
Director
General
Lineal o militar.
Producción
Ventas
manufactura
Finanzas
Producción
Manufactura
Funcional o de Taylor.
E s c a l a r.
Inventarios
Planeación Prd.
Director
General
Producción
1.1.
Jefe de
Almacén
1.1.1.
Ventas.
1.2.
Ventas
Finanzas
1.3.
Finanzas
Comité de
Calidad
Producción
Lineal con Staff.
Ventas
Lineal con comité.
Publicidad
Director
General
Rec.
Humanos
Finanzas
45
VI.- ejemplo de Formato: DESCRIPCION DE PUESTOS.
Fecha.-
_________
TITULO DEL PUESTO: __________________________________________________________________.
DEPARTAMENTO:__________________________REPORTA a:_________________________________
PUESTOS QUE LE REPORTAN :_______________NIVEL: _____________________________________
I.- DESCRIPCION GENERICA: (Objetivo del Puesto): _________________________________________
II.- DESCRIPCION DE FUNCIONES PRINCIPALES:
III.- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PRINCIPALES:
IV.- REQUISITOS DEL PUESTO: ________________________________________________________
ESCOLARIDAD: (grado de estudios).- _________________________________________________
ESTUDIOS TECNICOS:
_________________________________________________
ESTUDIOS SUPERIORES:
__________________________________________________
CONOCIMIENTOS U ESPECIALIDADES_________________________________________________
(destrezas, artes, u oficios)._________________________________________________
IDIOMAS.- Grado de comprensión %, (Hablar, escribir, traducir):_____________________________
_________________________________________________________________________________
V.- EXPERIENCIA REQUERIDA EN EL PUESTO: _____________________________________________
(Conocimientos específicos): ______________________________________________________________
(Su Jefe inmediato)
VI.- Organigrama:
(Por Favor dibújelo).
(Su Puesto)
(Su[s] Subordinados[s]
Ocupante:
(Nombre y firma)
Jefe Inmediato
Gerente de Área.
(Nombre y firma
(nombre y firma).
Analista R.Humanos.
(Nombre y firma)
46
Forma R, H.005 (NOTA.-Si requiere mas espacio puede utilizar otra hoja y marcar el # de referencia del concepto
GRACIAS).
Formato:
DESCRIPCION DE PUESTOS.
Fecha.-_______________
TITULO DEL PUESTO: _Gerente de Capacitación y Adiestramiento._______________________________
DEPARTAMENTO: Recursos Humanos ___________REPORTA a:_Gerente de Desarrollo Organizacional_____.
PUESTOS QUE LE REPORTAN: 2 Instructores y 1 Coordinador_ NIVEL: Jefatura y Supervisión 1er Nivel-I .____
DESCRIPCION GENERICA: (Objetivo del Puesto): Dirigir y Coordinar la Función Capacitación y Desarrollo de la Institución.
II.- DESCRIPCION DE FUNCIONES PRINCIPALES: Detectar Necesidades de Capacitación e integrar y administrar el
Programa anual para desarrollar competencias, conocimientos y destrezas del personal de la Organización
III.- DESCRIPCION ACTIVIDADES PRINCIPALES: Planear, dirigir y evaluar los Índices de efectividad de la Capacitación
IV.- REQUISITOS DEL PUESTO: Licenciatura en Relaciones Industriales y/o en Administración.______________
ESCOLARIDAD: (grado de estudios).- Licenciatura Relaciones Inds. Y Administración___________________
ESTUDIOS TECNICOS: Manejo de Programas de Capacitación/ Adiestramiento y Desarrollo de R.Humanos.
ESTUDIOS SUPERIORES: Maestría y Diplomado[s], en Relaciones Inds. Recursos Humanos.-______________________
CONOCIMIENTOS U ESPECIALIDADES: Psicología; Relaciones Humanas; manejo de grupos y negociación_
(destrezas, artes, u oficios).- Ingeniería de Diseño y Digitalización, elaboración de Material Pedagógico.-___
IDIOMAS.- Grado de comprensión: INGLES , (Hablar, escribir, traducir): 100%
V.- EXPERIENCIA REQUERIDA EN EL PUESTO: 2 Años en Empresas Trasnacionales de preferencia Laboratorios Quím.___
(Conocimientos específicos): Psicología, Pedagogía y Estadística y BSC________________ _______________
Gerente de Desarrollo
Organizacional
VI.- Organigrama:
(Por Favor dibujuelo).
Gerente de Capacitación
y Adiestramiento
Coordinador de
Capacitación
Ocupante:
José Pérez
(Nombre y firma)
Jefe Inmediato
Raúl Cazz
(Nombre y firma
Instructor “A”
Gerente de Área.
Manuel Paz.
(nombre y firma).
Instructor “B”
Analista R.Humanos.
P.P.P.
(Nombre y firma)
Forma R, H.005 (NOTA.-Si requiere mas espacio puede utilizar otra hoja y marcar el # de referencia del concepto
GRACIAS).
2.-ORGANIZACIÓN.Marco de referencia para analizar organizaciones.
Tarea.
Ambiente.
Tecnología.
• Incertidumbre.
• Complejidad:
• Diversidad.
Estructura
Organizacional
Comportamiento
del Líder
-División del trabajo.
-Especialización.
-Delegación de funciones.
-Descentralización.
-Coordinación.
-estructura
-valores.
-visión.
-misión,
-consideración
“ D.O.” Clima
Organizacional.
Individuo y grupo.
•Motivación.
•Comportamiento [toma de
decisiones]:
•Solución de problemas, etc.
•Satisfacción.
•Adiestramiento y Capacitación,
Producir el cambio organizacional, de
modo que la Empresa, las destrezas y
conducta de sus miembros pasen a ser
+ adecuados a sus necesidades del
medio ambiente y la tecnología.
48
Terminación de la fase mecánica o técnica. Que contempla:
“ Planeación y Organización”.
Inicio de la fase Dinámica.- “
3.- Integración;
4.- Dirección; y
5.- Control.
49
VI.- El Proceso Administrativo.
3.- INTEGRACION
50
(ANEXO 5 ]
3.- INTEGRACION.
Definición.- Acción para activar los recursos de la empresa o del proyecto.
Sus Elementos: Reclutamiento, Selección; Inducción; y desarrollo.
a)
b)
c)
a)
b)
c)
Reclutamiento:- Identificar la fuente donde se encuentran los recursos mas idóneos
[ejemplo los candidatos a un puesto, o el proveedor mas ventajoso o la fuente de
financiamiento mas adecuada, etc.] despertando interés y/o expectativas requeridas.
Selección:- Aplicar las técnicas mas adecuadas para escoger y decidir al candidato
mas idóneo para ocupar el puesto o el proveedor con el producto o servicio mas
adecuado o el financiamiento mas ventajoso.
Contratación: Contempla las actividades de entrega de documentos oficiales:
* Elaboración y firma de Contrato;
* Inscripciones y altas Oficiales [IMSS; Infonavit, Afores, otras prestaciones
particulares];
* Manual de bienvenida, [Misión, Visión y Valores Institucionales];
* Reglamento Interior de trabajo;
* Descripción de puesto y Organigrama;
* Entrega de Credenciales y gafetes de identificación, etc.
Inducción y orientación:- Es el método mas eficiente para que los nuevos recursos
[Humanos; financieros, técnicos y materiales]; se articulen y armonicen lo mejor y mas
rápidamente posible. [manual de bienvenida y presentación de nuevos empleados].
Capacitación y adiestramiento.- Adecuar y optimizar las competencias, facilidades,
aptitudes y actitudes de los recursos de la empresa, buscando la mejora continua.
Desarrollo:- Se busca que todo recurso necesita progresar, crecer y
mejorar, alcanzar su realización; o aprovechar su ventaja competitiva con
valor agregado.
51
3.INTEGRACION:
El manual de organización y su relación con el área de recursos Humanos. Consecuencias:
Etapas:
accion es
y decisiones :
Ejemplo
Puesto de
Contador
1.- Reclutamiento: Cumplir los requerimientos del puesto:
[Perfil, conocimientos y competencias].
2.- Selección:
3.- Contratación:
4.- Inducción;
a)
b)
c)
d)
Manual de bienvenida y presentación.
Comunicación Políticas y reglamentos;
Comprensión de su Descripción Pto.
Conocimiento del M. Organización.
Experiencia,
Conocimientos
Competencias
[$] Puesto /
pretensiones
Integración
comunicación.
Comparar los resultados Vs. Su descripción
de Puesto; Participación y capacitación.
8.- Cargas de
trabajo
No
Se eliminan
X estar fuera
de rango.
No
Se debe retirar
a corto plazo U
originara
problemas R.H.
SI
6.- Valuación de
meritos
Medir volumen de operaciones + tiempos tipo;
[Estándar]; mas concesiones, + fatiga y
personales
cumplan
SI
5.- Capacitación:
Escalar con conocimientos, oportunidades,
Progreso; Promociones, [Vocación].
Se eliminan
No quienes No
SI
1.- En Programas Generales de la Cia.
Participación
y desarrollo
2.“
“
de su Área.
3.“
“ Técnicos de su Área.
4.“
“ Técnicos p/ Promoción. SI
7.- Promoción y
desarrollo.
Doctores,
abogados, etc.
SI
Análisis de características de los
candidatos.
Dimensión y rangos del puesto Vs.
Mercado / [$].
Se elimina a
No Ingenieros,
Resultados
No
No
SI
Asensos y
Promoción
No
SI
Productividad
y Éxito.
SI
No
Revaluar p/ evitar
Incompetencia
y/o deserción
Revisar y
evaluar su
capacitación,
Motivación
reubicación
Revaluar,
recapacitar
R.H/ Vocación
Definir
responsabilidade
s Estándares
y
52
nivelar C.Trabajo
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MEXICO.
FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION
VI.- El Proceso Administrativo.
4.- DIRECCION.
53
[ANEXO 6 ]
54
4.- DIRECCION.
Definición.a) Conducir los recursos de la empresa
hacia el objetivo deseado.
b) Propiciar actuaciones que conduzcan
hacia las metas y resultados fijados.
c) Es impulsar y vigilar las acciones de
cada miembro y grupo de un organismo
Social para que en conjunto ,todos ellos
alcancen el modo mas eficaz de los
planes señalados.
d) Elemento de la administración que
permite realizar con efectividad todo lo
planeado, a base de decisiones previas
(Políticas) , delegando autoridad,
comunicando vigilando que se cumplan
en forma adecuada las instrucciones
emitidas.
Sincronizar
es conectar
la Estrategia
con los procesos
de la cadena de valor
e) Es la función ejecutiva de guiar conducir y supervisar a los subordinados
[Koontz] .
.
56
4.- DIRECCION.
Existen dos estratos en la Dirección de la Organización.
a) El nivel ejecución [empleados y técnicos], que llevan a cabo acciones productivas ” hacer y ejecutar “.
b) El nivel administrativo [Directivos, Gerentes y Jefes], que dirigen y vigilan que se
ejecute el trabajo.
Sus Elementos: Delegar; Motivar; Coordinar; superar diferencias y administrar el cambio.
1) Delegar.- Ceder con conocimiento de causa la ejecución de alguna tarea.
2) Mando o autoridad.- estudia como ejercerla y delegarla.[asignar responsabilidades
hacia los resultados deseados; Facultad o derecho para ser obedecido y/o tomar
decisiones].
3) Motivar.-Persuadir e inspirar confianza en el personal p/ que realice las acción deseada.
4.- Coordinar.- Relacionar y dirigir los esfuerzos a la combinación ideal y + eficaz.
5.- Supervisar.- Ver que las tareas se estén haciendo tal y como se había planeado.
6.- Supervisar las diferencias.- Alentar la iniciativa individual y resolver conflictos.
7.- Administrar el cambio.- Estimular la creatividad y la innovación para alcanzar las metas.
57
Motivación
Significa "mover, impulsar o conducir a la acción". Para dirigir adecuadamente es necesario que el
personal trabaje eficientemente y esto solo es posible a través de la motivación.
Existen múltiples teorías y técnicas de motivación, pero una de las más acertadas es la
"satisfacción de las necesidades" creada por Abraham H. Maslow, quien establece que la
naturaleza humana posee cuatro necesidades básicas y una de crecimiento:
Fisiológicas:
Alimentación, vestido, vivienda y reproducción, etc.
Seguridad:
No sentirse amenazado por las circunstancias del medio.
Amor o sentido de
pertenencia:
Relaciones afectivas con las demás personas.
Estimación:
Confianza en sí mismo, deseo de fuerza, logro, competencia, y
necesidad de estimación ajena; que se manifiesta en la reputación,
prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etc.
Realización personal:
El deseo de todo ser humano es realizarse a través del desarrollo de
su propia potencialidad.
a) Factores que se deben considerar en la motivación individual:
Logro:
El empleado debe sentir que su trabajo es importante.
Reconocimiento
Se debe reconocer la eficiencia, colaboración y voluntad de los subordinados.
Seguridad
Es necesario proporcionar la oportunidad de desarrollarse y avanzar
Para el buen desempeño del personal, es vital la estabilidad y
seguridad del organismo social.
Independencia:
Proporcionar al personal libertad para que propongan iniciativas y que
éstas se lleven a cabo.
58
b) Factores que se deben considerar en la motivación de grupo:
Espíritu de equipo:
La productividad del empleado se ve incrementada al sentirse
identificado con un grupo de trabajo, para lograr fines comunes.
Identificación con los
objetivos de la empresa:
El personal se autorrealizará si se coordinan los intereses de grupo
con los individuales y todos con los de la empresa, para la obtención
de los objetivos.
Practicar la administración
por participación:
Lograr que el empleado se integre emocional y mentalmente a la
situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa,
mediante su participación activa en las decisiones.
Establecimiento
de relaciones
humanas
adecuadas.
Buenos sistemas de comunicación y realización dentro de la empresa.
Eliminación de
prácticas
no
motivacionales:
Control excesivo, poca consideración a la competencia, decisiones rígidas, no
tomar en cuenta los conflictos, cambios súbitos.
59
60
61
4.- DIRECCION.
Técnicas para Dirigir la empresa, prevé:
a)
b)
c)
d)
Que se delegue autoridad.- ya que administrar es “hacer a través de otros”.
Que se ejerza esa autoridad.- por lo que deben precisarse sus tipos elementos y clases.
Que se establezcan canales de comunicación.- a través de los cuales se ejerza y se
controle.
Que se supervise el ejercicio de la autoridad en forma simultanea a la ejecución de las
ordenes.
TIPOS DE AUTORIDAD:
a) Autoridad Formal: Es aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida con los
subordinados [se concede al puesto en relación a la responsabilidad,].
b) Autoridad operativa: No se ejerce directamente sobre personas, mas bien es la facultad
para decidir sobre determinadas acciones o funciones [ facultad para
comprar, o contratar o producir]
c) Autoridad Técnica: Se tiene en función del prestigio y capacidad.[es el especialista que
cuenta con conocimientos teóricos y prácticos en determinada materia].
d) Autoridad personal: Es el reconocimiento que adquiere el individuo por sus cualidades morales, sociales, individuales, [ carisma, ángel, humildad, sencillez,
manera de ser o actuar ] sin pretensiones.
“ Es la elección del “Líder Natural “; que aun sin tener autoridad formal la
gente lo reconoce y lo siguen ” .
[**] Ejemplos:
62
2) Control Directivo.
Proporcionar a los Directivos de cualquier Empresa, los conocimientos, las herramientas,
Estrategias, experiencias y consejos de Managment, para guiar y facilitar su Gestión
Directiva para optimizar el uso y aprovechamiento optimo de los recursos.
Elementos del mando:
1) Definir.que debe hacerse.
2) Establecer.- como debe hacerse.
2) Vigilar .que se hagaa) Trabajo Directivo en las Organizaciones.
Características del Trabajo Gerencial ( % de su tiempo) lo dedica a:
Alta Gerencia.
PLANEACION Y DIRECCION= ( 96% a 98%)
(4% a 2%)
Gerencia media.
(áreas funcionales y
Staff)
( 80%)
(20%)
Jefes y Supervisores
( 60%)
(40%)
Empleados, Técnicos
y Administrativos.
Trabajadores
( 40%)
( 5%)
EJECUCION
(60%)
(95%)
63
Proceso Administrativo :
- Plano tridimensional : Tres enfoques de aplicación:
1o.- se aplica a las áreas funcionales( producción, ventas y finanzas y recursos humanos);
2o.- se refiere a los niveles jerárquicos o de organización (directivo, gerencial, operativo).
3o.- al Proceso Administrativo (Planeación, organización, integración, dirección y control).
Con esta visión se desarrolla de manera integral y completa y los resultados que
proporcione estarán apegados a la realidad de la empresa.
+ producción
+ ventas.
+ finanzas.
+ personal (RH).
+ compras, etc.
Recursos
de la
empresa
+ Dirección.
+ Liderazgo.
+ motivación.
+ coordinación
+ comunicación
+ toma de decisiones.
Proceso Administrativo
Planeación, Organización, integración, dirección y control
3.2.-Objetivos :
Primordiales para ser cumplidos conforme se desarrolla el proceso.
Secundarios se derivan de las acciones recomendadas ( se dan en la etapa de seguimiento).
64
VI.- El Proceso Administrativo.
5.- Control.
65
(ANEXO 7]
5. – C O N T R O L:
Definición: Asegurar el proceso hacia la consecución los objetivos
fijados según el plan.
Alcance: Es el establecimiento de sistemas y métodos de trabajo para medir los
resultados actuales y pasados en relación con los esperados, a fin de saber si se ha
obtenido lo que se previo, o si debemos corregir, mejorar y formular nuevos planes.
[Lic. Agustín reyes Ponce].
Sus fases son:
a) Fijar sistemas de información [Establecer normas]:Sin ellos no seria posible
comparar [son la base de todo control].
b) Desarrollar estándares de actuación [ operación de controles] función propia de
los técnicos especialistas :[ no existe control sin estándares],
c) Medir resultados [ Función administrativa] que evalúa el grado de desviación y/o
efectividad de los indicadores o controles.
d) Tomar medidas correctivas [ como reajustar los planes].
e) Considerar medidas para para alcanzar las metas; base para el siguiente ciclo de
Planeación.
f)
Premiar [reconocimiento para]: felicitar, motivar, remunerar, incentivar o disciplinar.
66
5. – C O N T R O L:
Que es control.- “ Es verificar o regular” ;
[ Es el indicador o previsor de dificultades].
Consejo para el Auditor, se da y se ejerce en cada una de las fases de laadministración. [No existe control sin establecer estándares de actuación]:
Medios de control:
a) Personales.- Supervisión, revisión del trabajo y de resultados.
b) Cualitativos: Agudeza, color; peso; presentación, acabado, etc.
c) Físicos.- [cuantitativos].- Cantidad producida, volumen, valor, precio, [ # o % ];
d) Técnicos: [ * ]Indicadores; control estadístico del proceso ; Graficas, tendencias;
tolerancias; presupuestos, auditorias; manuales y políticas;
programas, Perth; CPM o Gantt, BSC etc.].
•
•
Métodos de Control:
Directos.- visitar la planta y/o ubicarse en el propio lugar de trabajo:
Indirectos.- a través de medios de información confiables y oportunos, estadísticas oreportes e [* ]
67
5. – C O N T R O L:
Características de los controles:
•
•
•
•
•
•
Deben Ser flexibles en cuanto a lo planeado!
Ser confiables y oportunos para identificar desviaciones a tiempo!
Claros y sencillos de manejar!
Ser concentrados, según el nivel ascendente de la organización!
Deben facilitar la acción correctiva!
No se deben exagerar los controles, para evitar burocracia y/o falta de interés.
•Síntomas de falta de control:
• Nadie se entera de los cambios y de los planes ( deficiente comunicación)?
• constantes rechazos por mala calidad, demoras en la fecha y cantidad de entrega?
• Los clientes se enteran del problema antes que el responsable !
• Falta de interés y cooperación del ejecutante< [No sabe, o No quiere, o No puede]?
• Porque no me aviso antes y espero hasta hoy?
• Porque salió mas caro de lo previsto, [ $ ]?
• Porque no lo hizo como esta establecido?
• Ya no es necesario entregarlo ?????:
• Ceguera de taller: Conjunto de deficiencias que se adquieren con la rutina
y costumbre y no se pueden distinguir deficiencias y desviaciones.
• “ La costumbre es LEY “.- Las deficiencias se notan cuando hay crisis y• hasta entonces se quiere actuar y/o remediar.
•
“ NO HAY MEJOR PROBLEMA, QUE EL QUE NO SE TIENE “
68
VIII.- Resumen El Proceso Administrativo:
+ Es aprovechar de manera optima los recursos de la Empresa ( Humanos,
Técnicos, Financieros y Materiales): como y cuando acceder y activarlos.
+ Como apoyo a la Auditoria Administrativa y Operacional, ya que se aprovecha
desde la Planeación, ejecución, conclusión y recomendaciones para el diseño
de controles, parámetros y evaluación de resultados y para replantear
planes, estrategias y tácticas.
+ Sirve de base para la Planeación Estratégica, como herramienta de cortoplazo, como apoyo del FODA; en la previsión y simulación de alternativas;
[como se es hoy; como se presenta y se quiera ver el futuro, el manejo de-situaciones y contingencias, etc.]; que de soporte a la Misión, Visión, Valoresde la empresa.
+
Evaluación de Proyectos de Inversión; al simular diversos escenarios quefaciliten la toma de decisiones en base a reacciones del mercado; sociales,
Políticas, económicas y propias de la Administración interna de la Empresa y su
forma de afrontarlas y dirigirlas.
* En Sistemas de Calidad se compara el Proceso Administrativo, con las “ 7
herramientas las 5 “5 “; las 7 “H” Habilidades; Hoshin Kanri: del Dr. Ishikawa
( ver anexo ).
+ HALLAZGO.- Encontré una gran analogía y similitud entre el proceso
Administrativo y la herramienta Japonesa de calidad y mejora continua de las -“ 5—S “; que confirma la creatividad y facilidad para imitar y copiar de la
cultura Japonesa.
69
VII.- Conclusiones;
7.1.- Proceso Administrativo Vs.
Las “5—S + 1 “
Significado:
Planeación.
Seiri
Clasificación y arreglo.
Organización.
Seiton.
Organización.
Integración.
Seisho
Limpieza.
Dirección.
Seiketsu
Bien estar.
Control.
Shitsuku
Disciplina.
Seguimiento.
Ikkanshin
Constancia.
70
! La vida solo puede ser comprendida
mirando hacia atrás, pero ha de ser vivida
mirando hacia adelante.!
[ Kierkeaard ]:
71
Proverbio chino:
Siembra un pensamiento y cosecharas
un Habito;
Siembra un Habito y cosecharas un carácter!
Las habilidades son necesarias para el
desarrollo de la tarea.
Pero, el Carácter es imprescindible para el
desarrollo de la persona.
72
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MEXICO.
FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION
IX- Bibliografía.
a) Principios de Administración Industrial:Agustín Reyes Ponce.-( CECSA; XXa. edición 1998).
b) La Sociología de la Empresa : Isaac Guzmán Valdivia.- ( JUS, México, XIV. edición 1995).
c) La Administración en Desarrollo:José de la Cerda Gastelum.- ( P&J; IV. edición 1994).
d) Dirección Estratégica :José Carlos Jarrillo.-(Mc Graw Hill; IIa. edición 2004).
e) Introducción a los negocios: Lewis J. Altfest y Alan B. Lachner.-(Thompson; Va. edición 2004).
f) Organizaciones estructura y Proceso: Richard H.Hall.-(Trillas; Ia. edición 2002).
g) Administración Contemporánea: David R. Hampton.-(Mc Graw Hill; IIa. edición Español 2002).
h) Administración por Calidad: Demetrio Sosa Pulido.- (Planeta IIIa. edición 1997).
i) Organización Administrativa de las Empresas:Ricardo de la Fuente I.-(Trillas IV. Edición 1998).
j) Administración del Comportamiento Organizacional: Paúl Hersey y Dewey.-(Pearson IIa. 2002).
k) El Liderazgo y la Acción: Joan Ginebra.- (Mc Graw Hill;IVa. Edición 1998).
l) Seminario LeaderShip plus: Consultores en Desarrollo Organizacional.- (Priv. XXa edición 2004).
m) Círculos de Calidad: Philip C. Thompson.-( Pearson IVa edición 2005).
n) Total Quality management; Asociación mexicana de TQ.M.M.- (Minerva; XXX edición 2002).
o) Kaisen, la clave de la ventaja competitiva Japón.- Masaaki IMAI.-(CECSA.-IV edición 2004).
p) Apuntes sobre Administración; Terry y Koontz O’ Donnell;Henrry Fayol.-(Gannon Xl edición 1982).
q) Metodología tipo huracán [American managment Asoc.]. (Seminario Priv. 2002).
r) Herramienta y Esquema de las ° 5 S+1. ° (Seminario CISMAN; 1997).
s) Revistas EXPANSION [ estrato de varios # .- 2002; 2004; 2005; 2006, 2007;2008.] .
t)
Foro Económico Mundial: también conocido como Foro de Davos, [2005 al 2008]:
[fundación privada creada en 1971].
Antecedentes del Foro Económico Mundial (Foro de Davos)
Temas centrales:
1991: La nueva dirección para el liderazgo
1992: Cooperación y mega competición
1993: La recuperación global
1994: Redefinición de los puntos básicos de la globalización
1995: Desafíos más allá del crecimiento
1996: Globalización de la economía mundial
1997: Construyendo la sociedad de la Red
1998: Prioridades para el siglo XXI. Crisis asiática y el nacimiento del euro
1999: El impacto de la globalización (Pacto Global)
2000: Internet y la ingeniería genética
2001: ¿Cómo mantener el crecimiento y crear puentes que termine con las divisiones?:
un marco de acción para el futuro global
2002: El liderazgo en tiempo de fragilidad: una visión para un futuro común
2003: Construyendo confianza
2004: Asociarse para la Prosperidad y la Seguridad
2005: Decisiones contundentes para los tiempos difíciles
2006: Compartiendo seguridad y prosperidad
2007: El imperativo de la creatividad:
2008. Como afrontar la crisis mundial.
U.N.A.M.
Facultad de Contaduría y Administración.
Agradecimiento .- por su invitación,
participación y apoyo al presente
seminario.
Trabajo elaborado por:
Lic. Jaime G. Sánchez C.
[email protected]
Enero 2008.
75
Descargar

PRESENTACION DE PRUEBAS A LA CONVOCATORIA, …