Asignatura:
Introducción a la Gestión de
Proyectos Informáticos
“No es sabio el que sabe muchas cosas
Sino el que sabe cosas útiles”.
Esquilo”
Sesiones de Clase
Sábado 25 de Abril
Sesión 1 : 8:00 a.m. a 12:00 pm.
Sesión 2 : 2:00 p.m a 6:00 p.m
Porcentaje de Notas
• Foros 20%
• Tiempo de Navegación 10%
• Taller 25%
• Evaluación 20%
• Ensayo 25%
• Se le recuerda que las asignaturas en
Posgrado se aprueban con (3.5).
• Para poder presentar la evaluación en
Línea deben haber navegado en el
Entorno 12 horas.
• El Tipo calificación de la asignatura
es Cuantitativa.
Parámetros Presentación Foro
•
Leer muy bien la pregunta que se
plantea en el foro.
•
La participación se debe realizar
solo por la herramienta Foro.
•
La respuesta debe ser publicada en las fechas establecidas ya que no
se darán plazos extras.
•
Mínimo 10 renglones.
•
Mucho cuidado con el Copiar, pegar de Internet.
•
La respuesta debe ser de su propiedad intelectual.
Parámetros Envío de Talleres
En la primera clase se definirán los grupos de trabajo.
Se deben enviar por la herramienta memo.
En el asunto del memo debe ir:
 Nombre del Taller, Nombre del Ensayo
Número de grupo asignado.
(Grupo 1, Grupo 2 …)
 Debe ser enviado en
formato .doc, y adjunto al memo.
El taller y el Ensayo debe ser enviado en las fechas
establecidas.
El taller y el Ensayo deben contener los nombres de los
Integrantes.
Parámetros Tiempo de Navegación
• El curso cuenta con 4 Unidades,
el estudiante distribuirá las 12
horas de navegación en las
unidades temáticas. Es decir, 4
horas de Navegación por cada
unidad
Temática,
Se
les
recuerda que el tiempo de
navegación tiene un peso de
10% de la nota de la materia.
Parámetros Ensayo
•
El ensayo debe ser presentado de la siguiente forma:
•
Tres Hojas como Mínimo.
•
En la Primera hoja:
Universidad de Pamplona
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
Especialización en Gestión de Proyectos Informáticos
Nombre: Pedro Pérez Pérez
Cedula: 88.888.888
Nombre del Ensayo.
Temas para el Ensayo
1. Cómo afecta la crisis mundial a los Proyectos.
2. El liderazgo en los Proyectos.
3. El docente como guía en el aprendizaje de proyectos.
4. Las NTIC’S
Proyectos.
como
herramientas
para
la
elaboración
5. El impacto de la formación de postgrados en mi región.
6. La importancia de los proyectos informáticos en mi región.
7. Los proyectos y la ética.
8. El trabajo en equipo en los proyectos.
9. Cómo enfrentar los fracasos en los proyectos.
de
Parámetros Presentación Evaluación
en Línea
• Se debe presentar en las fechas establecidas.
• Para presentar la evaluación es necesario estar 100%
seguros de que están preparados, ya que una vez se
obtenga una nota no es posible volverla a presentar.
• Leer el instructivo de evaluación en línea.
• Si presentan inconvenientes comunicarse a través del
memo con el docente.
Palabras Claves
Óptica del Usuario
• Las palabras claves, es el
mecanismo de búsqueda
más efectivo para cualquier
clase de usuario, ya sea
inexperto o experto.
• Al identificar los diferentes
proveedores de motores de
búsquedas,
nos
damos
cuenta que el número 1 es
el famoso Google.
Generalidades
de las NTIC’s
Las Nuevas Tecnologías de Información
y Comunicación
NTIC'S): son un conjunto de servicios,
redes, software y dispositivos que
tienen como fin la mejora de la calidad
de vida de las personas dentro de un
entorno, y que se integran a un sistema
de
información
interconectado
y
complementario.
Esta innovación servirá para romper las barreras que existen
entre cada uno de ellos.
Facilitan La Vida
Era del Conocimiento
Es aquella en la cual la
creación,
distribución
y
manipulación de la información
forman parte importante de
las actividades culturales y
económicas del mundo.
0
Antecedentes
 El volumen total del conocimiento mundial se duplica cada dos tres años.
 Cada día se publican 7.000 artículos científicos y técnicos.
 La información que se envía desde satélites que giran alrededor
de la tierra alcanzará para llenar 19 millones de tomos cada dos
semanas.
 Los estudiantes de secundaria que completan sus estudios en
los países industrializados han sido expuestos a más información
que la que recibían sus abuelos a los largo de toda su vida.
 En las próximas tres décadas se producirán cambios equivalentes
a todos los producidos en los últimos tres siglos
(NationalSchoolBoard Association2002).
Evolución de la Sociedad
Agrícola
Industrial
Factor
productivo
Tierra
Energía
Información
Conocimiento
Red
Comunicación
Escritura
Telecomunicaciones
Telemática
Redes
EV
Mano de obra
No calificada
Imprenta
Teléfono
Medianamente
calificada
Calificada
Generadora
de valor
Virtual
Valor agregado
Bajo
Medio
Alto
Muy alto
Muy alto
Poder
político
Religión
Estado
Estado
Mercado
Anterior
Comunidad
Modo
económico
Esclavista
Feudal
Rueda
Huso
Escasa
Lenta
Capitalismo
¿Comunismo?
Maquina-Auto
Telef.-Avión
Comportamiento
social
Grupal
Masificado
Anterior
Individuo
Neocapitalismo
Autopista de
información
Global
Veloz
Comunitario
Individuo
Familia
Ampliada
Nuclear
Educación
Personalizada
Masificada
Tecnología
Información
Limitada
Información
Capitalismo
Computadora
Amplia
Rápida
Masificado
Individuo
Nuclear
Individuo
Masificada
Conocimiento
Alternativo
Especializada
Personalizada
Virtual
¿Capitalismo?
Entorno
virtual
Virtual
Redes
Individuo
Alternativo
Fractal
Fractal
Personalizada
Roles de Docentes y
Estudiantes en la
Sociedad Virtual
Estudiante
A
DE
Receptor
pasivo
información
de
Participante activo del proceso de
aprendizaje.
Reproductor de conocimiento
Produce
y
comparte
el
conocimiento,
a
veces
participando como experto.
El aprendizaje es concebido
como una actividad individual
El aprendizaje es una actividad
colaborativa que se lleva a cabo
con otros Estudiantes.
DOCENTE
DE
A
Transmisor de conocimiento,
fuente
principal
de
información,
experto
en
contenido y fuente de todas
las respuestas.
Facilitador
del
aprendizaje,
colaborador, entrenador, tutor,
guía y participante del proceso de
aprendizaje.
Controla y dirige todos los
aspectos del aprendizaje.
Estimula al estudiante para que
sea responsable de su propio
aprendizaje y le ofrece diversas
opciones.
“No es la especie más fuerte la que
sobrevive, ni tampoco la más
inteligente, sino aquella que
responde mejor al cambio”
Jamil Salmi
Brecha Digital
Concepto
Brecha digitales una expresión que hace referencia a la diferencia
socioeconómica entre aquellas comunidades que tienen accesibilidad a
Internet y aquellas que no, aunque tales desigualdades también se pueden
referir a todas las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación
(NTIC's), como el Computador Personal, la Telefonía Móvil, la banda ancha y
otros dispositivos. Como tal, la Brecha Digital se basa en diferencias previas
al acceso a las tecnologías.
Este término también hace referencia a las
diferencias que hay entre grupos según su
capacidad para utilizar las NTIC's de forma
eficaz, debido a los distintos niveles de
alfabetización
y
capacidad
tecnológica.
También se utiliza en ocasiones para señalar
las diferencias entre aquellos grupos que
tienen acceso a contenidos digitales de
calidad y aquellos que no. El término opuesto
que se emplea con más frecuencia es el de
inclusión digital
Brecha Digital en Colombia
El Gobierno tiene proyectado para el
2010 que el 40 por ciento de los hogares
del país tendrán Internet de banda ancha
ese año; hoy, esa cifra es del 18 por
ciento.
Además,
el
porcentaje
de
empleados que usan computador con
conexión a la Red en su trabajo pasará del
20 al 50 por ciento.
El 70 por ciento de los docentes del sector público estarán
capacitados en el uso pedagógico de las TIC, una cifra que
contrasta con el 25 por ciento actual.
Tres procesos que conllevan a la
reducción de la brecha digital:
• Que exista infraestructura de telecomunicaciones y redes
(disponibilidad).
•Que haya la accesibilidad a los servicios que ofrece la
tecnología.
•Poseer habilidades y conocimientos para hacer un uso
adecuado de la tecnología.
Porcentaje de Penetración de Internet
Palabras Claves
Brecha Digital
Roles
Era de Conocimiento
Infraestructura
NTIC’S
Evolución de la Sociedad
Gestión de Proyectos
Investigación
La investigación - más allá de si es
científica o no lo es - es un proceso por
el cual se enfrentan y se resuelven
problemas en forma planificada, y con
una determinada finalidad. Una forma
de clasificar los diferentes tipos de
investigación es a partir de su propósito
o finalidad: fines distintos corresponden
a diferentes tipos de investigación.
La investigación es un proceso por el
cual se enfrentan y se resuelven
problemas en forma planificada, y con
una determinada finalidad.
¿ Cómo Surgen los
Proyectos ?
Idea - Problema - Necesidad
Los proyectos surgen debido a que hay
necesidades insatisfechas (problemas), o
bien, oportunidades que se pueden
aprovechar. Es decir, los proyectos son
respuestas a algo y por tanto, no deberían
surgir como ideas aisladas, sin ningún
contacto con la realidad.
Antes de proponer una idea de proyecto
debe tenerse muy claro cuál es el
problema a resolver, o la oportunidad a
aprovechar.
Idea - Problema - Necesidad
Además, conviene plantear alternativas
de solución (ya que casi siempre, para
un mismo problema, existen diferentes
soluciones), seleccionar las que parecen
mejores y someterlas a un análisis
cuidadoso de costos y beneficios a fin
de optar finalmente por una de ellas, la
que mayores probabilidades tenga de
ser la más rentable.
Introducción a la Gestión de Proyectos
Informáticos
¿Qué es un Proyecto?
Esfuerzo temporal asumido por
un equipo de trabajo para
crear un único producto o
servicio.
Temporal: Significa que cada
proyecto tiene un comienzo
definido y un final definido.
Único: Significa que el producto
o servicio es diferente en alguna
forma identificable, frente a
otros productos o servicios que
pudieran ser similares
Operación Vs Proyectos
La operación y los proyectos comparten
el hecho de ser realizados por personas, planeados,
ejecutados, controlados y restringidos por recursos.
¿ Cual es la diferencia ?
Las operaciones son continuas y
repetitivas mientras los proyectos
son temporales y únicos.
¿Qué es un Proyecto
Informático?
Un proyecto informático es un sistema de cursos
de acción simultáneos y/o secuenciales que incluye
personas, equipamientos de hardware, software y
comunicaciones, enfocados en obtener uno o más
resultados deseables sobre un sistema de
información.
Ejemplos de Proyectos
Informáticos
• Software Educativo
• Páginas Web
• Aplicativos
• Bases de Datos
• Plataformas Educativas
PMBOK
¿Qué es el Pmbok ?
P= Project
= Proyecto
M= Management = Gestión
BO= Body
= Cuerpo
K= Knowledge
= Conocimiento
Libro de estándares para la
gestión de Proyectos
Concepto PMBOK
Es el estándar más ampliamente
reconocido para manejar y administrar
proyectos.
Desde su misma Introducción, el
PMBOK deja muy claro su carácter y
finalidad: el conjunto de conocimientos
(the body of knowledge) para dirigir un
proyecto “residen en los practicantes y
académicos que los aplican y los
desarrollan”; en otras palabras, estos
conocimientos representan un conjunto
vivo,
extraordinariamente
amplio,
producto tanto de la experiencia como
del
estudio
y
del
desarrollo
sistemáticos.
Este conjunto de conocimientos se encuentra distribuido
en miles de personas, organizaciones y textos; por
ende, el lector no debe esperar tal cosa como un manual
que le vaya a explicar los “nueve pasos fáciles para
hacer de su proyecto un éxito”.
La finalidad del PMBOK, entonces, no es la de exponer
las disciplinas, técnicas y experiencias aplicables a la
dirección de proyectos, sino simplemente la de
identificar el subconjunto de éstas que es generalmente
reconocido como buenas prácticas.
Historia del PMBOK
El Pmbok fue desarrollado por el instituto de Administración de
Proyectos (PMI), el cual fue fundado en 1969, inicialmente para
identificar las practicas de gerencia comunes en los proyectos.
La primera edición del PMBOK fue publicada en 1987. Era resultado de
los talleres iniciados a principios de los 80’s por el PMI. En paralelo fue
desarrollado un código de ética y pautas para la acreditación para los
centros de entrenamiento y certificación de individuos.
Más adelante, una segunda versión del PMBOK fue publicada (1996 2000), basado en los comentarios recibidos departe de sus
integrantes.
El PMBOK fue reconocido como estándar por el American National
Standars Institute (ANSI) en 1998, y más adelante por el instituto de
los ingenieros electrónicos y eléctricos.
La tercera versión de la guía del PMBOK fue publicada en 2004 con
mejoras importantes en la estructura del documento adiciones a los
procesos.
La cuarta versión fue publicada en Enero 2009, continúa la tradición
de excelencia en la gestión de proyectos con un contenido
(estándares en PM) que es aún más fácil de entender y de
implementar, mejorando su consistencia e incrementando su
claridad. ¿Qué novedades incluye?
• Un lenguaje estándar a todo lo largo del documento.
• Nuevos diagramas de flujo de datos aclarando las entradas y salidas
de los procesos.
• Una mayor atención ha sido dada a cómo las áreas de conocimiento
se integran en el contexto de los grupos de procesos de Iniciación,
planeación, ejecución, monitoreo, control y cierre.
• Dos nuevos procesos han sido agregados: "Identificación de los
involucrados", y "Levantamiento de Requerimientos".
PMBOK es compuesto por 5 grupos de
procesos, 9 áreas del conocimiento, y 44
procesos de administración de proyectos
(PM). Las áreas del conocimiento agrupan el
contenido de los procesos de administración
de proyectos.
¿CÓMO ESTÁ INTEGRADO PMBOK?
La Guía del PMBOK está dividida en tres secciones:
Sección I: Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos.
Proporciona una estructura básica para entender la Dirección de Proyectos.
• El Capítulo 1. Introducción, define los términos clave y proporciona una
descripción general del resto de la Guía del PMBOK.
• El Capítulo 2. Ciclo de Vida del Proyecto y Organización, describe el entorno en
el cual operan los proyectos.
Sección II: Norma para la Dirección de Proyectos aplicable a un
proyecto.
Especifica todos los procesos de Dirección de Proyectos que usa el equipo del
proyecto para gestionar un proyecto.
• El Capítulo 3. Procesos de Dirección de Proyectos para un Proyecto, describe
los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos aplicables a cualquier
proyecto y los procesos de Dirección de Proyectos que componen tales grupos.
Este capítulo describe la naturaleza multidimensional de la Dirección de
Proyectos.
Sección III: Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos
La Sección III organiza los 44 procesos de Dirección de Proyectos de los
Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos del Capítulo 3 en nueve Áreas
de Conocimiento, según se muestra en el diagrama adjunto y se describe a
continuación.
La introducción de la Sección III describe la leyenda de los
diagramas de flujo de procesos que se usan en cada capítulo de Área de
Conocimiento y en la introducción de todas las Áreas de conocimiento.
• El Capítulo 4. Gestión de la Integración del Proyecto, describe los
procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la
Dirección de Proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y
coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.
Se compone de los procesos: Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar,
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecución
del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control
Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto.
• El Capítulo 5. Gestión del Alcance del Proyecto, describe los procesos
necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido para completarse satisfactoriamente. Se compone de los
procesos: Planificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear EDT,
Verificación del Alcance y Control del Alcance.
• El Capítulo 6. Gestión del Tiempo del Proyecto, describe los procesos
relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Se compone de los
procesos: Definición de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de
las Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la
Duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del
Cronograma.
• El Capítulo 7. Gestión de los Costes del Proyecto, describe los procesos
involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costes
de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se
compone de los procesos: Estimación de Costes, Preparación del
Presupuesto de Costes y Control de Costes.
•El Capítulo 8. Gestión de la Calidad del Proyecto, describe los procesos
necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos para
los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos: Planificación de
Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.
• El Capítulo 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, describe los
procesos para organizar y dirigir los Recursos Humanos del proyecto. Se
compone de los procesos: Planificación de los Recursos Humanos, Adquirir el
Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo
del Proyecto.
•El Capítulo 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, describe los
procesos relacionados con la generación, distribución, almacenamiento y
destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Se compone de
los procesos: Planificación de las Comunicaciones, Distribución de la
Información, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados.
• El Capítulo 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto, describe los procesos
relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto. Se
compone de los procesos: Planificación de la Gestión de Riesgos, Identificación
de Riesgos, Análisis Cualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos,
Planificación de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de
Riesgos.
• El Capítulo 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, describe los
procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como
para contratar procesos de dirección. Se compone de los procesos: Planificar
las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratación, Solicitar Respuestas de
Vendedores, Selección de Vendedores, Administración del Contrato y Cierre del
Contrato.
Uso del PMBOK
•
Se puede aplicar en todo tipo de proyectos y/o Programas:
•
Programa de administración (Generales)
•
Proyectos departamentales (Funcionales)
•
Proyectos de Ingeniería (Técnicos)
•
Desarrollo de Productos (Software, Aplicativos)
•
Programas de Gobierno ( Educación, Públicos)
•
Programas de Desarrollo (Organizaciones Internacionales)
Grupos de Procesos del Proyecto
El PMBOK reconoce 5 procesos básicos que
representan la evolución cronológica de un
proyecto, estos son comunes a casi todos los
proyectos. Los 5 grupos de procesos básicos son:





Inicio
Planificación
Ejecución
Supervisión y control
Cierre
Actividad de Inicio
La fase de Iniciación
es donde se establecen las bases del
proyecto.
Incluye, entre otras actividades,
la definición de los objetivos,
el establecimiento de los esquemas
de autoridad y los supuestos
en los que se basa el proyecto.
Actividades Inicio
 Autorice el Proyecto
 Comprometa a la organización con el proyecto o
fase.
 Fije la dirección general.
 Defina los objetivos del
nivel superior del proyecto.
 Asegure la aprobaciones y
recursos necesarios.
 Asigne un encargado
del proyecto.
 Integración administrativa.
¿Qué es un Supuesto?
Supuestos de un Proyecto
Un supuesto es un dato asumido como cierto a efectos de la planificación del
proyecto. Imaginemos por ejemplo que estamos implementando un sistema en
una organización cliente y nosotros somos los consultores.
Podemos afirmar “Asumimos que los futuros usuarios del sistema conocen
Windows”. Eso significa que tomamos este dato como verdadero cuando
confeccionamos el cronograma. Es decir, en el cronograma no incluiremos una
tarea del tipo: “Capacitar a usuarios en el uso de Windows”. En este caso, este
supuesto está a favor del consultor.
Otro supuesto de este estilo podría ser: “La documentación
del sistema será escrita en español”. Este supuesto está a
favor del cliente y sería bueno que figure en el contrato de
servicios.
Usando como referencia el PMBOK sobre los
supuestos, dice por definición que:
“Son factores, que para propósitos de planificación,
son consideramos como verdad, reales o como ciertos
sin pruebas que lo demuestren.
Los supuestos afectan todos los aspectos de la planificación del proyecto, y
son parte de la continua elaboración el proyecto.
El equipo de proyecto frecuentementeidentifica y valida los supuestos como
parte del proceso de planificación.
Los supuestos usualmente involucran un grado de riesgo”.
¿ Es Importante Documentar los Supuestos ?
¡…Si…!
La respuesta contundente es: SI. Y no solo documentar, sino
compartirlas con el cliente y el equipo de proyecto. Además, se
debería tener un control de cada uno de los puntos identificados. Si
durante el desarrollo del proyecto, se confirma que un supuesto no
es cierto, entonces lo más probable es que se tendrá que
documentar con un riesgo y establecer el respectivo plan de
mitigación.
Restricciones de un Proyecto
Según el PMBOK, las restricciones son “el estado, calidad o sentido de
estar restringido a un determinado curso de acción o inacción. Una
restricción o limitación aplicable, sea interna o externa al proyecto, que
afectará el desempeño del proyecto o de un proceso“.
ALCANCE
Las restricciones vendrán dadas en temas como:
•TIEMPO:Fecha esperada de entrega del proyecto
•RECURSOS:Presupuesto máximo asignado al proyecto, Cantidad de recursos
humanos y técnicos disponibles
•ALCANCE:Requerimientos mínimos necesarios y esperados que describe y
limita el el trabajo requerido para conseguir el producto.
Actividades Planificación:
Defina el alcance del proyecto.
Defina todos los entregables requeridos.
Cree el cronograma del proyecto.
Comparta la información necesaria con los miembros del equipo y
stakeholders.
Defina todas las actividades requeridas y ordénelas
 secuencialmente. Identifique las habilidades y recursos requeridos.
Efectúe el análisis de riesgos y de contingencias.
Defina y estime todos los costos requeridos.
Establezca su plan de comunicación.
Actividades Ejecución
• Coordine los recursos y desarrollo del
equipo.
• Aseguramiento de la calidad.
• Seleccione a los subcontratistas.
• Distribuya la información
• Trabaje de acuerdo al plan.
Actividades Supervisión y Control
• Mida el progreso del proyecto.
• Supervisión del desempeño
(alance, cronograma, costos y calidad).
• Toma de acciones correctivas.
• Gestión de los cambios solicitados.
• Gestión del riesgo.
• Informes del desempeño
• Comunicaciones.
Cierre
Cierre
Los procesos de cierre están presentes a lo largo del ciclo de vida y son
necesarios
cada
vez
que
finaliza
una
etapa.
Por ejemplo un gran proyecto de infraestructura puede necesitar el cierre
administrativo de la fase de ingeniería, a mitad del ciclo de vida del proyecto.
En TI, la conclusión de la fase alfa de diseño de un software puede requerir un
cierre.
En un laboratorio farmacéutico el inicio de la segunda fase de pruebas clínicas
de una nueva medicina en desarrollo, solamente será autorizado después de
la evaluación de los resultados clínicos de la primera fase.
• Concluya las actividades.
• Cierre administrativo y del
• contrato.
Lecciones Aprendidas
Toda experiencia vivida dentro de una organización deja generalmente
información que procede de diferentes fuentes tanto humanas como
tecnológicas, habitualmente después de un tiempo esa memoria
institucional se pierde porque no se ha conservado en la forma correcta o
porque quienes gerenciaron el proceso ya no están en la organización.
Existen metodologías y herramientas propias de la Gestión del
Conocimiento, como la que presentamos a continuación, que recuperan
los aspectos fundamentales desarrollados en el cumplimiento de
proyectos o de actividades importantes de la misma, con las cuales se
aminora el efecto de tales restricciones.
WBS - (Work Breakdown Structure Estructura desglosada del Trabajo
Es una técnica de planeación mediante la cual podemos definir y cuantificar el
trabajo a realizar en todo el proyecto. Es un proceso de pensamiento mediante
el cual se pretende organizar el proyecto. Es similar al organigrama tradicional
de una empresa, donde se tiene un Director, Subdirectores, Jefes de Dpto,
Jefes de oficinas, etc.
Para lograr establecer la WBS del proyecto, tenemos que organizar nuestras
ideas alrededor de lo pretendemos hacer en el proyecto, o sea definir el título
de nuestro proyecto de investigación, que esté de acuerdo con la meta que
pretendemos alcanzar.
9 Áreas de Conocimiento
Un proyecto se puede ver como la conjunción de 9 áreas de
conocimiento, o 9 dimensiones que se desarrollar
paralelamente.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Gestión
Gestión
Gestión
Gestión
Gestión
Gestión
Gestión
Gestión
Gestión
de la Integración del Proyectos.
del Alcance en Proyectos.
del Tiempo en Proyectos.
de la Calidad en Proyectos.
de Costos en Proyectos.
del Riesgo en Proyectos.
del Recurso Humano en Proyectos.
de la Comunicación en Proyectos.
en la Contratación en Proyectos.
Gestión de Integración de Proyectos
Describe
los
procesos
requeridos para asegurar que
se coordinen adecuadamente
los distintos elementos del
proyecto. Esta consiste en el
desarrollo de un plan de
proyecto, la ejecución del plan
de proyecto y en el control
integrado de cambios.
Gestión del Alcance del Proyecto
Describe
los
requeridos que el
incluya todo el
requerido,
a
completar
el
exitosamente.
procesos
proyecto
trabajo
fin
de
proyecto
Esta
consiste
en
la
iniciación, planificación del
alcance,
definición
del
alcance,
verificación
del
alcance
y
control
de
cambios en el alcance
Gestión de Duración (Tiempo) del
Proyecto
Describe los procesos requeridos para
asegurar el término a tiempo del proyecto. Esta
consiste en la definición de las actividades, la
secuencia de las actividades, estimación de la
duración de las actividades, desarrollo del
programa y control del programa.
Hitos del Proyecto (“Milestones”)
Es una tarea de duración cero que simboliza
el haber conseguido un logro importante en
el proyecto. Los hitos son una forma de
conocer el avance del proyecto sin estar
familiarizado con el proyecto y constituyen un
trabajo de duración cero porque simbolizan
un logro, un punto, un momento en el
proyecto. En el cronograma de nuestro
proyecto deberían existir varios hitos que
informen la fecha estimada en que
pensamos cumplirlos, y que luego en la
ejecución compararemos con la fecha real.
En muchos proyectos, se hace mención
solamente de los hitos y es muy común que
sólo los hitos le interesen a un comité de
directores que revisa proyectos en una gran
organización.
Gestión de Costos del Proyecto
Describe los procesos requeridos
para asegurar la ejecución total
del
proyecto
dentro
del
presupuesto
aprobado.
Esta
consiste en la planificación de los
recursos,
estimación
de
los
costos,
preparación
de
presupuestos de costos y control
de costos.
Gestión de Calidad del Proyecto
Describe los procesos requeridos
para asegurarse de que el
proyecto satisfará las necesidades
para las cuales fue ejecutado.
Esta consiste en la planificación
de la calidad, aseguramiento de
la calidad y control de calidad.
Gestión de Recursos Humanos del
Proyecto
Describe los procesos requeridos para realizar un
uso más eficiente y eficaz de las personas
involucradas con el proyecto.
Esta consiste en la
planificación
organizacional,
la
adquisición
de
personal,
y
en
el
desarrollo del equipo.
Gestión de Comunicaciones
del Proyecto
Describe los procesos requeridos
para asegurar la generación,
recopilación,
diseminación,
almacenamiento y disposición
final de la información del
proyecto en forma adecuada y a
tiempo.
Esta consiste en la planificación de las
comunicaciones, distribución de la información,
reporte del rendimiento / desempeño y cierre
administrativo.
Gestión de Riesgos del Proyecto
Describe los procesos que tienen
que ver con la identificación, análisis
y respuesta al riesgo del proyecto.
Esta consiste en la planificación de
la gestión de riesgos, identificación
de los riesgos, análisis cualitativo de
los riesgos, análisis cuantitativo de
los riesgos, planificación de las
respuestas
a
los
riesgos,
y
monitoreo y control de los riesgos.
Gestión de Contratación del
Proyecto
Capture e identifique contratos, órdenes de compra, solicitudes de
cotización y otros documentos de compra, asociándolos a
cualquier actividad de un proyecto.
Procesos necesarios para obtener bienes y servicios (“productos”)
externos a la organización.
Guía Básica
para Administrar
un Proyecto
Cualidades del Líder de Proyecto
El líder de proyecto debe mantener su foco en asegurar que
el proyecto se termine en el tiempo y presupuesto planeado, y
muy frecuentemente con tiempos limitados.
Algunas de las cualidades que uno debe tener para
convertirse en un buen líder de proyecto son las siguientes:
Organizado y metódico
Liderazgo
Buena comunicación oral y escrita
Conocimientos técnicos básicos
Facilidad para relacionarse con gente
“Gestión es hacer las cosas bien,
Liderazgo es hacer lo correcto”.
Peter Drucker
Primer Paso - Conoce tu
proyecto.
En primer lugar debes de tener claro qué
es lo que se busca con este proyecto. Cuál
es el objetivo a cumplir. ¿Desarrollar un
software? ¿Construir una casa? ¿Diseñar
un automóvil? Identifica quiénes son todas
las personas que te pueden proporcionar
información respecto a lo que se necesita.
Hay proyectos en los que una sola persona
cuenta con toda la información, o es quien
debe quedar satisfecho con el resultado.
Pero, en la mayoría de los proyectos son varias las personas interesadas
en el resultado del proyecto. Ubícalos bien y cuestiónalos sobre el mayor
detalle posible de lo que esperan. Determina claramente los
requerimientos del proyecto.
Segundo Paso - Planea las Actividades,
tiempos y recursos.
Una vez que determinas con la mayor
claridad y detalle posible lo que debes de
desarrollar durante el proyecto (las
funciones del software, las características
de la casa, etc), entonces puedes iniciar
el trabajo de planeación. Planeas las
actividades necesarias, la cantidad de
gente y el perfil necesario para realizar
las actividades, el esfuerzo que cada una
de ellas tendrá que realizar, los tiempos
necesarios para completar cada tarea y
para completar el trabajo completo,
cuidando que no haya tiempos muertos
ni ningún tipo de desperdicio de recursos.
Si el proyecto sale mal, lo peor que puedes hacer es echarle la culpa a tu
equipo de trabajo, finalmente tú debes de poder decidir si es el personal que
podrá cumplir el trabajo o no.
Tercer Paso - Ejecuta y monitorea el
proyecto, manteniendo la visibilidad
hacia el exterior.
Se han conocido proyectos que terminan mucho más tarde de
lo que se planeó, pero con clientes contentos. Y he conocido
proyectos que terminan a tiempo, pero donde los clientes
terminan odiando al equipo de trabajo.
Una razón importante para esto
es la forma en que se haya
monitoreado el proyecto y
generado visibilidad hacia el
exterior. Una vez diseñado el plan
hay que seguirlo, y para lograr
esto debes de monitorearlo
constantemente para reaccionar
oportunamente.
Tercer Paso
¿Ya inició la gente el trabajo que le corresponde?
¿Ya terminó el trabajo que debía de terminar?
¿Por qué se está atrasando?
¿Cuánto se está desviando?
¿Qué puedes hacer para que no se siga
retrasando? Monitorear el proyecto significa
mantenerse al pendiente de lo que ocurre.
No esperes que por el simple hecho de que ya
elaboraste un plan, éste se va a cumplir
mágicamente. Si no hay nadie que le dé
seguimiento, difícilmente se cumplirá. Además, no
sólo tú, como líder de proyecto quieres mantenerte
informado de lo que ocurre.
Tercer Paso
También tu jefe y el
cliente quieren saberlo, así
que es mejor que los
mantengas continuamente
informados de lo que
ocurre para que juntos
vayan tomando decisiones
para
corregir
las
desviaciones
contra
lo
planeado,
y
evitar
sorpresas
en
los
resultados.
Cuarto Paso - Aprende de
tus errores.
En todo proyecto ocurren cosas buenas que deberías de
volver a repetir en tus proyectos futuros, y cosas malas que
deberías de evitar. Es parte del aprendizaje, y es lo que te
ayudará en gran medida a que tus resultados sean cada vez
mejores. Si compartes este conocimiento, tus compañeros y
tu empresa crecerán profesionalmente sin necesidad de
enfrentarse a los mismos problemas que tú.
Cuarto Paso
Si ya descubriste que hay cosas que
ocasionan retrasos y problemas en tus
proyectos, no lo vuelvas a repetir. Y si
viste
que
hubo
actividades
que
ayudaron al éxito del proyecto entonces
procura volver a realizarlas. Claro que
no se trata de redescubrir el hilo negro,
hay muchas buenas prácticas allá afuera
que puedes aprender de bibliografía,
internet y cursos que te ayudarán a
realizar cada día un mejor trabajo.
“No hay nada peor que hacer las
cosas igual y esperar resultados
diferentes”.
Einstein
¿Con qué Tendencias se Relaciona el
PMBOK?
BSC (Balanced Scorecard)
BSC , es una sigla que se traduce al español como “Indicadores Balanceados
de Desempeño ó Cuadro de Mando Integral”. Esta metodología deriva de la
gestión estratégica de empresas y presupone una elección de indicadores que
no debe ser restringida al área económico – financiera.
Así como no es posible comandar una avión controlando apenas la velocidad,
los indicadores financieros no son suficiente para garantizar que una empresa
se dirija en la dirección correcta. Por estos motivos, será necesario monitorear,
junto a los indicadores económico – financieros, el desempeño de mercado,
los procesos internos, la innovación y la tecnología.
Diagrama del Balanced Scorecard
COBIT (Control
ObjectivesforInformationandRelatedTechnol
ogy)
COBIT (Control Objectives for Information and Related
Technology) COBIT brinda a managers, auditores, y usuarios IT, un
set de medidas, indicadores, procesos y mejores prácticas de
consenso general para asistirlos en maximizar los beneficios derivados
del uso de las tecnologías de información y para obtener un control y
gerenciamiento apropiado de IT en la organización Las mejores
prácticas definidas en PMBOK están relacionadas con los
objetivos de control “Administrar las Inversiones de TI”,
“Administrar la Calidad”, “Evaluar y Administrar los Riesgos de
TI”, “Administrar los Proyectos de TI” y “Aprovisionamiento de
los Recursos de TI” definidos en COBIT.
COBIT
IT Governance
IT Governance es un conjunto de
mecanismos
utilizados
por
la
administración de una organización
para dirigir y controlar su desarrollo
tecnológico, asegurando que las metas
del negocio sean alcanzadas de forma
efectiva mediante la detección y control
de los riesgos asociados. IT Governance
puede tomar como referencia las áreas
de conocimiento definidas en PMBOK
para determinar las habilidades y
conocimientos
necesarios
para
la
administración efectiva de los proyectos
dentro de un ambiente de TI.
CMMI
CMMI
(Capability
Maturity
Model Integration) es un modelo
de mejora de procesos de
construcción de software que
puede tomar como referencia
PMBOK para administrar los
proyectos orientados a mejorar
la capacidad y madurez de los
procesos involucrados en la
construcción de software.
(Information Technology Infrastructure
Library)
ITIL (Information Tecnology Infrastructure Library) es el marco de
referencia para la Gestión de Servicios de TI más aceptado y
utilizado en el mundo. Proporciona un conjunto de mejores prácticas
en materia de administración de TI extraídas de organismos del
sector público y privado que están a la vanguardia tecnológica a nivel
internacional.
ISO 9000-2000
ISO
9000-2000
es
el
estándar
para
establecer
sistemas
de
gestión
de
calidad más reconocido y
adoptado
en
el
mundo,
debido a los beneficios que
brinda el apego a sus normas
definidas
para
establecer,
documentar, controlar, medir
y mejorar los procesos y
productos
dentro
de
la
organización.
¿Qué es RUP®?
RUP
(Rational
Unified
Process) Es un proceso de
ingeniería
de
software
originalmente desarrollado
por Rational Corporation,
y que hoy es propiedad de
IBM Corp.
Cuenta con gran variedad de descripciones,
documentación, apoyos didácticos, plantillas, y otros
recursos. Está íntimamente ligado a la herramienta
Rational Rose, también de IBM.
Enlaces de Interés
http://www.pmi.org
http://www.pmicolombia.org
Glosario
Gracias
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