CFGM. Comunicación empresarial
Unidad 4
Recepción, envío y registro
de la correspondencia
y su clasificación
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Comunicación oral
CONTENIDOS
4.1. La comunicación escrita en la empresa
4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
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Comunicación oral
4.1. Comunicación escrita en la empresa
La empresa necesita relacionarse y comunicarse con particulares y con otras empresas privadas
y públicas debido a su actividad mercantil.
A. Normas de comunicación y expresión escrita
• Exponer adecuadamente los asuntos a tratar.
• Evitar adornos y un número de palabras excesivo.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar un vocabulario amplio.
• Tratar de una forma individualizada los diferentes temas.
• Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras).
• Huir del empleo excesivo del gerundio en el comienzo y en la despedida de las cartas comerciales.
• Evitar las frases con demasiado formulismo.
• No cometer cacofonías (repetición frecuente de unas mismas sílabas o letras).
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Comunicación oral
4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
A.
Estructura de una
carta comercial
Una carta comercial modelo
está formada por tres partes:
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4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
A. Estructura de una carta comercial
Veamos detenidamente elemento por elemento:
Inicio
• Membrete
• Destinatario
• Nuestra Referencia (N/Rfa.:)
• Su Referencia (S/Rfa.:)
• Asunto
• Fecha
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Contenido
• Saludo
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4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
A. Estructura de una carta comercial
Contenido
• Texto
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Comunicación oral
4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
A. Estructura de una carta comercial
Final
• Despedida
• Antefirma
• Firma
• Anexo
• Posdata
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Comunicación oral
4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
B. Estilos de la carta comercial
En la carta comercial existen varios estilos. Los principales y más utilizados en el mundo empresarial son:
moderno, moderno modificado, profesional y evolucionado.
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Comunicación oral
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
B. Estilos de la carta comercial
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Comunicación oral
4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
C. Clases de cartas comerciales
Según el contenido o motivo de las cartas comerciales, las agrupamos en tres bloques:
Cartas de informes
Cartas de pedido
Cartas de reclamación
Cartas de informes
Con dos tipos:
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Comunicación oral
4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
C. Clases de cartas comerciales
Cartas de pedido
Las más habituales son:
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4.2. Principales características de la correspondencia
comercial
C. Clases de cartas comerciales
Cartas de reclamación
Existen dos tipos:
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4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Amdinistraciones públicas
A. Documentos administrativos básicos
El documento administrativo es el soporte físico que utilizan las diferentes
Administraciones para materializar o plasmar sus actos.
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4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
A. Documentos administrativos básicos
Oficio
El oficio es el documento que utilizan los órganos o unidades de la
Administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí
y con los ciudadanos.
Partes de que consta:
Lugar
Fecha
Membrete
Antefirma
• Inicio
Referencia
• Contenido
• Final
Firma
Asunto
Identificación del firmante
Destinatario
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4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa
y en las Administraciones públicas
Nota interior
Se trata del documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos
o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.
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Comunicación oral
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
Notificación
La notificación es el trámite por el que el órgano competente comunica
al interesado o interesados una resolución o acuerdo.
Fases del proceso:
La ordenación de la notificación
La práctica de la notificación
El documento mediante el cual se pone en conocimiento del ciudadano
la comunicación de una notificación es la acreditación de la notificación.
Partes de que se compone:
Membrete.
• Contenido
• Inicio
Texto del inicio.
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Lugar.
Circunstancias de la notificación
practicada.
• Final
Circunstancias de la notificación
no practicada.
Medio utilizado.
Lugar y fecha.
Firma.
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4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
Publicación o anuncio
La publicación o anuncio es una actuación material que consiste en la inserción
de un acto administrativo en un diario oficial con el fin de comunicarlo.
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4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
Solicitud
Se trata del documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano o empresa con el objeto
de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o más pretensiones
con fundamento de derecho subjetivo o un interés legítimo.
Las partes de que se compone son:
 Inicio
 Contenido
 Final
• Nombre y apellidos
del solicitante
o representante.
• Expone.
• Medio preferente.
• Solicita.
• Lugar de notificación.
• Número del DNI o NIF
del solicitante.
• Complementos.
– Documentos requeridos
– Datos e informaciones
• Localidad y fecha
de la solicitud.
• Firma o rúbrica
del solicitante.
• Identificación del órgano.
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4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
Declaración
La declaración es el
documento por el que
tanto las personas
físicas, jurídicas y otras
organizaciones
manifiestan la
autenticidad de unos
hechos ante los
organismos públicos.
Partes:
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Comunicación oral
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
La carta
Tanto la Administración como los ciudadanos pueden dirigirse recíprocamente comunicaciones a través de cartas.
Ejemplos:
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Comunicación oral
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
B. Comunicaciones breves y de régimen interior
Dentro de este apartado incluiremos aquellas cartas o escritos que contienen
un asunto a tratar conciso o corto.
Principales tipos:
Carta circular
Saluda
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Comunicación oral
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
B. Comunicaciones breves y de régimen interior
Nota interior
Avisos y anuncios
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Comunicación oral
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
C. Medios físicos de la correspondencia comercial
El sobre
Es la cubierta donde se introduce la carta para su envío posterior.
En él han de figurar los datos del destinatario, la persona a quien se envía la carta, los del remitente,
la persona que la escribe, y el franqueo o el pago del servicio que se va a prestar mediante los sellos
o estampillas.
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4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la
empresa y en las Administraciones públicas
C. Medios físicos de la correspondencia comercial
El sobre prefranqueado
El código postal
El papel
La carta
El certificado
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Comunicación oral
Créditos:
Autores del libro del alumno
Gerardo Álvarez
Alberto Cadiñanos
Edición
Estudio177.com, Rocío Orovengua León
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