MEDICION Y ANALISIS DE
INDICADORES POR PROCESO
Equipo Técnico
UN-SIMEGE Palmira
Agosto 2012
Socializar los lineamientos y metodología
que la Universidad Nacional de Colombia ha
establecido para la construcción, análisis y
evaluación de los indicadores por proceso
para el Sistema de Mejor Gestión UNSIMEGE
La medición es la comparación de una unidad con respecto a
otra, previamente definida, o una dimensión “con respecto a”
otra.
Medir implica comparar un logro alcanzado con respecto a un
logro esperado o planeado; esto nos dirá cuánto se ha
conseguido con respecto a lo que se planeó.
• Conocer, entender, orientar y corregir la ejecución de las
estrategias, acciones y resultados de la Universidad.
• Comunicar los resultados del cumplimiento de las metas
• Determinar si se logran o no las características del
producto o servicio de una manera concreta y especifica
• En caso de variaciones, permite determinar
sus causas y establecer las acciones más
pertinentes para corregirlas y para evitar
que vuelvan a ocurrir (acción correctiva o
preventiva) para continuar agregando valor.
• Corregir las condiciones fuera de control.
• Sin medición no se puede
diseñar, prevenir, corregir,
evaluar e innovar un sistema de
los productos o servicios que
institución.
planificar,
mantener,
gestión, ni
ofrece la
La medición no es sólo recoger datos sino
insertarlos adecuadamente en el proceso de
toma de decisiones y en el mejoramiento de
la institución.
DATOS
Registro de actividades
INFORMACIÓN
Datos + análisis
OPORTUNA
ENTENDIBLE
PRECISA
ECONOMICA
PERTINENTE
CONFIABLE
OBJETIVA
8.2.3.(Seguimiento y medición de los procesos)
8.4 c.(Análisis de datos)
5.6.2 c.(Información de entrada para la revisión)
Componente: Actividades de control, Elemento: Indicadores
MACROPROCESO: Evaluación, Medición, Control y Seguimiento
PROCESO: Autoevaluación Institucional
ALCANCE: Todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia
¿QUE ES UN INDICADOR?
Relación entre
variables
cuantitativas ó
cualitativas
Que permite
observar la
situación y
tendencias de
cambio
Generadas en
el objeto ó
fenómeno
observado
Respecto a
objetivos y
metas previstos
• Para clarificar, concentrar, simplificar, operacionalizar y respaldar la
visión, la misión y la estrategia establecida en la institución.
• Para comparar los resultados reales de los procesos con los resultados
deseados y establecidos en los objetivos que permita tomar los
correctivos oportunos y mejorar la eficiencia y eficacia del proceso en
general.
• Para efectuar seguimiento a planes, programas y proyectos.
• Para facilitar a la dirección, la revisión del Sistema de Mejor Gestión y
la toma de decisiones frente al no logro de las metas.
• Para cuantificar los cambios en una situación que se considera
problemática.
• Registro
Dato
Información
• Indicador
• Análisis
Conocimiento
Decisión
• AC / AP
/C
Impacto
Resultado
Cuantitativos
Producto
Proceso
Cualitativos
según su
medición
Eficacia
Eficiencia
Efectividad
según
calidad
según nivel
de
intervención
según
jerarquía
Insumo
Estratégico
Gestión
ESTRUCTURA DE INDICADORES
UNIVERSIDAD NACIONAL
Indicadores
estratégicos
Indicadores de
gestión
Indicadores operativos
• Plan global de desarrollo
• Indicadores de CNA, SNIES,
SUE y SPADIES
• De proceso
• De producto o servicio
• Planeación operativa
Fuente: Diagnostico de indicadores de gestión en la U. N de Control Interno
CRITERIOS DE CONSTRUCCIÓN
INDICADORES ASTUTOS
Especifico
Medible
Realizable
Relevante
Tiempo de
medición
oportuno
ASPECTOS A CONTROLAR
Consecución
del objetivo
del proceso
Logro de los
resultados
PROCESO
Impacto
generado en
el usuario
Relación con
otros procesos
Recursos e
insumos del
proceso
CONSTRUCCION DEL INDICADOR
ANALIZAR OBJETIVO DEL PROCESO
Factores Crítico de Éxito
Elemento(s) del proceso que es necesario
mantener bajo control para garantizar el
logro del objetivo del proceso
Variables de resultado
esperado del proceso
IDENTIFICAR LAS VARIABLES A MEDIR
Los
indicadores
deben
proporcionar información
concreta acerca de dicho objeto.
Los
indicadores
deben
proporcionar información
concreta acerca de dicho objeto.
IDENTIFICAR LAS FUENTES DE DATOS
Es el lugar dónde se puede verificar la existencia
de los datos cualitativos o cuantitativos.
Sistemas de información, Bases de datos, Informes, Archivos,
Formatos, Listas de verificación, observaciones, Resultado de
pruebas, otros.
DEFINIR LA FORMULA DE CALCULO
Es la expresión matemática que correlaciona el comportamiento de la
variable con respecto a un logro esperado o planeado; esto nos dice
cuánto se ha conseguido con respecto a lo que se planeó
Valor actual
Resultado real
Indicador =
Resultado esperado
Valor de referencia o
de comparación
DEFINIR LA FORMULA DE CALCULO
Unidad de medida
Parámetro bajo el cual se expresa la variable
• Número, Promedios, Porcentajes, Documento, etc.
Tendencia
Es el tipo de trayectoria que se espera tenga el indicador:
• Ascendente, Descendente, Constante
Muestra el comportamiento del indicador a lo largo de un
ciclo de tiempo.
Nivel de Aplicabilidad
Especifica si el indicador aplica a nivel institucional, de sede,
facultad, centro, instituto o laboratorio.
ESTABLECER META Y RANGOS
Meta
Es el resultado aceptable que se espera del comportamiento de un indicador en
un periodo de tiempo determinado y sirve para calificar su logro. Deben ser
reales y alcanzables y dependen de la capacidad de la institución para lograrlas
¿Cómo se determinan?
Datos históricos, Comparaciones, Tendencias del
entorno, Políticas institucionales o estatales,
Experiencia de quienes hacen parte del proceso,
Valoración de los recursos de que se dispone, etc.
Línea de base
Valor inicial del indicador que se toma como referencia para comparar el avance del
objetivo
¿Qué información requiere la línea de base?
- el valor del indicador
- el año a que se refiere ese valor
-el período (se utiliza cuando en un año se realizan diversas mediciones).
ESTABLECER META Y RANGOS
Rangos - Parámetros de semaforización.
Son los niveles de desempeño del indicador, cuya valoración determinará el
estado de riesgo, o problema de la variable y dará origen a diferentes tipos de
acciones de mejoramiento: acciones preventivas o correctivas respectivamente.
Rango
Descripción del
rango
Escala
Acción
Normal
BUENO
85-100
Oportunidad de Mejora
Riesgo
REGULAR
84.9-75
Acción Preventiva
Problema
DEFICIENTE
74.9-0
Acción Correctiva
DEFINIR PERIODICIDAD DE RECOLECCION
DE DATOS DE LAS VARIABLES
La periodicidad hace referencia a la
frecuencia con la que se calcula el
indicador (diaria, semanal, quincenal,
mensual, semestral, anual, etc.).
Regla general
La frecuencia debe ser la menor posible que
permita dar alarmas oportunas y tomar
decisiones para la mejora continua.
DETERMINAR REGISTROS DE
RECOPILACION
Medio de registro de la toma de los datos de la variable según la
periodicidad establecida; este registro es la evidencia del
cumplimiento, veracidad y confiablidad de la toma de los datos
DEFINIR RESPONSABLE DE LA
MEDICION
Persona delegada por el
proceso,
área
o
dependencia
para
la
alimentación de los datos
y resultados del indicador.
REVISAR Y APROBAR EL INDICADOR
Hoja de vida
del indicador
Es el detalle de la información
pertinente de cada indicador
formulado.
Una vez aprobados el indicador con su hoja de vida, la
información contenida debe consolidarse en el formato
Matriz de Indicadores de Proceso de la Sede.
REVISAR Y APROBAR EL INDICADOR
CÓDIGO: U-FT-14.002.012
CÓDIGO DEL INDICADOR:
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
VERSIÓN: 1.0
Página: 1 de 1
SEDE:
MACROPROCESO:
PROCESO :
FECHA DE CREACIÓN DEL INDICADOR:
DÍA:
NOMBRE DEL INDICADOR:
TIPO DE INDICADOR:
Eficacia
Tendencia
Ascendente
FACTOR CRITICO DE ÉXITO:
ESPECIFICAR EL REQUERIMIENTO NORMATIVO RELACIONADO (SI APLICA):
DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES:
FORMULA DEL INDICADOR
MES:
Eficiencia
Descendente
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
FUENTE NIVEL DE
FRECUENCIA
DE DATOS APLICABILIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DE RANGOS:
Normal:
RESULTADOS:
AÑO:
Efectividad
Constante
UNIDAD DE
MEDIDA
Riesgo:
META
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Problema:
PERIODO
1
RESULTADO (Aplicar fórmula del Indicador)
ANÁLISIS DE DATOS
FECHA DE MEDICIÓN
OBSERVACIONES:
2
3
4
ESCOGER HERRAMIENTA ESTADISTICA
DE CALIDAD
HERRAMIENTA
DESCRIPCION
HOJA DE VERIFICACION
Registro para la recolección de datos.
ESTRATIFICACION
Registro de agrupación de uno o más datos
pertinentes.
Es un gráfico que muestra la correlación de dos
variables.
DIAGRAMA DE
CORRELACION
GRAFICO DE PARETO
HISTOGRAMA
GRAFICOS DE CONTROL
MUESTREO
PROBABILISTICO
DIAGRAMA DE CAUSA Y
EFECTO
PARA QUE ES UTILIZADA
Para registrar frecuencias de uno o varios datos.
Permite la evaluación del principal problema, según
su clasificación.
Facilita la interpretación de la influencia entre dos
variables objeto de análisis, así como los cambios
entre ellas.
Gráfica de barras que muestra identificadas en
Para determinar la criticidad de los problemas o
orden ascendente de amplitud o frecuencia.
causas de los mismos.
Diagrama de barras que representa la distribución
Para verificar el comportamiento de un proceso con
de las frecuencias.
relación a la especificación.
Consiste en una comparación gráfica- cronológica Para controlar las variaciones de un proceso e
de una determinada variable.
términos de su centralización y dispersión.
Obtener la información confiable y representativa de Se emplea para estudios donde se encuentran
una población.
relacionadas poblaciones o muestras de estudio
precisas.
Identificación de análisis de causa y problemas.
Es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que
permite apreciar con claridad las relaciones entre un
tema o problema y las posibles causas que pueden
estar contribuyendo para que él ocurra.
De nada sirve construir un indicador sí la información
que este provee no se utilizará para la mejora
continua
DEFINIR EL RESPONSABLE DEL
ANALISIS Y EVALUACION
Persona delegada por el proceso, área o dependencia.
ALIMENTAR DATOS Y RESULTADOS
DEL INDICADOR
Acorde a la frecuencia y sistema de información definido para la
alimentación de los datos relacionados con las variables, se deben
alimentar los datos requeridos para obtener los resultados del indicador
definido.
Durante esta actividad se verifica así mismo que:
• Que se esté obteniendo información útil para determinar el
cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados.
• Que los indicadores definidos si sean los apropiados para obtener
un resultado eficaz.
• Que quienes efectúan la medición tienen las competencias
requeridas para desarrollarla.
• Que las fuentes sean las apropiadas para el suministro de la
información que lleven al logro del objetivo de la medición.
EVALUAR Y ANALIZAR RESULTADOS
Al analizar los
resultados
e
información recopilada se establece
el grado de aceptación de los
resultados (rangos), determinando la
causa raíz de las desviaciones.
Guía Básica de
Análisis de Datos
de UN-SIMEGE
Generar las acciones preventivas,
correctivas u oportunidades de
mejora, empleando las herramientas
de análisis de causa (Diagrama de
Causa y Efecto, Los 5 por que´s,
Lluvia de ideas)
Presentar y publicar
los
resultados
obtenidos.
Informes de Gestión
Informe de la Alta Dirección
Guía Básica
de Mejora
Continua
“Si no se mide lo que se hace, no se puede
controlar y si no se puede controlar, no se
puede dirigir y si no se puede dirigir no se
puede mejorar”.
MUCHAS GRACIAS
Equipo Técnico
UN-SIMEGE Palmira
Lorena Fda. González
José Alejandro Raigoza Z
Lady Viviana Villanueva C
Geovanny Álvarez
Andrea Luna Omen
Telf. 2868888 Ext. 34380-34381
[email protected]
El contenido del presente documento, en su mayoría, ha sido tomado de los documentos publicados por el Sistema de
Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia y las normas técnicas utilizadas como guía para su
implementación.
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