Aspel-COI 6.0
• Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable
y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona
diversos reportes,
documentos de trabajo y gráficas que
permiten soportar y evaluar el estado financiero de la
organización, así como generar oportunamente las diferentes
declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes
a IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciación de los activos
fijos. Mantiene interfases con los sistemas Aspel e interactúa
con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente
administración de la empresa.
Objetivo de la versión
En esta versión se han incorporado diversas funciones y
características que te proporcionan:
•
Una ágil captura.
•
Todos los reportes y estados financieros de manera muy
rápida.
•
Un control eficiente de la aplicación de recursos
financieros de tu empresa.
•
Todos los documentos de trabajo que requieres para
presentar rápida y oportunamente tus declaraciones
fiscales.
¡Todo eso y mucho más hacen de Aspel-COI 6.0
una versión segura y confiable!
Operación general de Aspel-COI
• La forma de trabajo en Aspel-COI es muy sencilla:
• Se instala y configura el sistema.
• Se define el catálogo de cuentas contables, así como
Departamentos o centros de costos si la empresa los
maneja.
• Se capturan las pólizas.
• A partir de la información capturada, el sistema está
listo para generar reportes contables como Auxiliares,
Balanza de comprobación, así como los Estados
financieros y diferentes declaraciones.
Instalación y configuración
Instalación:
Cambio en tipos de instalación
Configuración del sistema
Mediante la definición de
parámetros se le indica al
sistema la forma de
operar:
En la sección Fiscales se
capturan los datos de la
empresa necesarios para
generar
de manera
completa
todas
las
cédulas de trabajo.
Definición de la base de datos
El nuevo formato de la base
de datos de Aspel-COI 6.0
es Firebird, para crear una
nueva base de datos se
debe registrar un Alias
indicando los datos de:
• DataBase:Ruta\nombre.fdb
• User_Name: SYSDBA
• Password: masterkey
Parámetros del sistema
Adicional al manejo de
Departamentos, se podrá
llevar la contabilidad por
Centro
de
Costos
y
Proyectos. En los parámetros
del sistema se configuran las
leyendas o nombres con los
que se manejarán estas
subdivisiones, por ejemplo,
Construcciones y Proyectos,
Estados
y
Zonas,
por
mencionar algunos.
Parámetros del sistema
• Ruta de archivos de trabajo.
– Al mandar a imprimir un reporte, el sistema
buscará el formato en la ruta indicada, sin
necesidad de hacer la búsqueda manual.
– Directorio Plantillas donde se descargarán los
formatos actualizados a través de re-instalables en
el sistema, respetando así los modificados por el
usuario.
Parámetros del sistema
Podrás definir una ruta donde
se localizarán los archivos de
trabajo (formatos, gráficas,
hojas de cálculo, etc.), así, al
momento de emitir algún
reporte, por ejemplo: Emisión
de pólizas, el archivo .fto
correspondiente lo buscará en
la ruta aquí configurada.
Parámetros del sistema
Con los parámetros de
pólizas se indica la forma de
realizar la captura de este
catálogo como son: manejo
de
número
secuencial,
decimales, alta de cuentas
en pólizas, entre otros.
Parámetros del sistema
En esta sección se configuran
las cuentas contables que el
sistema sugerirá al generar la
póliza de alta de activos.
Parámetros del sistema
El sistema permite trabajar
con diferentes monedas, al
habilitar esta opción se
indica al sistema esta
forma de operación.
Parámetros del sistema
Los parámetros que se
definen en la sección
Fiscal facilitan la captura
de las operaciones con
terceros, así como de los
montos
gravables
y
deducibles IETU.
Catálogo de cuentas
Catálogo de cuentas
Para una fácil puesta en
marcha, Aspel-COI 6.0
ofrece 10 catálogos de
cuentas predefinidos.
Podrás seleccionar
que se adapte mejor
giro de la empresa
momento de crear
base de datos.
el
al
al
la
Catálogo de cuentas
Al registrar una cuenta se
definen sus características
como: Número (hasta 20
dígitos
y
9
niveles),
Descripción, tipo, si es
departamental, la moneda,
entre otras.
Catálogo de cuentas
En Atributos, se define: la
naturaleza de la cuenta, el
rubro al que pertenece,
además la cuenta de
contrapartida, misma que
el sistema sugiere en la
captura de pólizas, dando
gran agilidad a este
proceso.
Catálogo de cuentas
El catálogo de Rubros permite clasificar las
cuentas para una eficiente emisión de reportes.
La consulta de
Auxiliares
se
puede
visualizar,
exportar o imprimir
desde la consulta
de cuentas.
Catálogo de cuentas
Si manejas departamentos, podrás asignar fácilmente las cuentas al
departamento que pertenecen, sólo debes seleccionar la(s) cuenta(s)
y dar clic en el botón
.
Catálogo de cuentas
Ahora
podrás
seleccionar una o
varias cuentas y
asignarles
la
naturaleza que les
corresponde en todo
momento
y
de
manera muy ágil.
Centros de costos y Proyectos
Centros de costos y Proyectos
•
El sistema ofrece un eficiente análisis de la información financiera
a través de dos maneras de agrupar la aplicación de movimientos:
Centros de costos y Proyectos.
– Los conceptos por los que se acumula son modificables.
– Se incluye un catálogo de centros de costos, así como un
catálogo de proyectos.
– En la captura de pólizas se asigna al asiento contable un
departamento, centro de costos y/o proyecto.
– Se puede emitir un reporte de movimientos filtrando por
Departamento, Centro de costos y/o Proyecto.
– El sistema proporciona un Estado de resultados por centro
de costos y/o proyectos.
Centros de costos y Proyectos
Podrás llevar el control
de tu contabilidad por
cada
Departamento,
Centro de costos y
Proyectos.
Centros de costos y Proyectos
Para
un
análisis
financiero
más
eficiente, se tiene la
posibilidad de obtener
el
resultado
del
ejercicio por Centros
de
costos
y/o
Proyectos.
Presupuestos
Manejo de presupuestos
•
Debido a que diversas empresas llevan su contabilidad por
departamentos y tienen la necesidad de llevar un control específico
de la aplicación de recursos en cada uno de ellos, en esta versión se
implementa un eficiente manejo de presupuestos:
– Este manejo depende en gran medida de la asignación de
presupuestos a cada cuenta, para lo cual el sistema ofrece
diversas herramientas para una ágil asignación:
• Captura directa mensual.
• Captura a partir de los:
– Saldos mensuales del ejercicio anterior.
– Saldos mensuales del ejercicio actual.
– Saldo final del ejercicio anterior / 12.
– Copiar presupuesto de otro ejercicio.
– Captura directa anual.
– Cargar presupuesto de hoja de cálculo.
Manejo de presupuestos
El
manejo
de
los
presupuestos
en
las
cuentas ya sea a nivel
general o departamental,
inicia
con
una
gran
versatilidad en la captura
de los mismos, incluso te
da la posibilidad de importar
los valores desde una hoja
de Excel, además de poder
consultarlo y modificarlo en
cualquier momento.
Manejo de presupuestos
• Podrás emitir el Reporte de seguimiento de presupuestos que te
permite verificar la correcta aplicación del mismo.
Por ejemplo, en cada mes se podrá consultar -con base a los
movimientos registrados- si se excedió o hubo un subejercicio en la
aplicación del presupuesto.
Pólizas
Catálogo de pólizas
• Catálogo de Tipos de pólizas
– Se cuenta con un catálogo de tipos de pólizas, con lo que el
usuario podrá dar de alta cuantos tipos de pólizas necesite.
• En consulta de pólizas, identificación del origen de las pólizas
con interfaz en línea.
– Aspel-BANCO y Aspel-SAE.
• Nombre de la cuenta en el detalle de las pólizas.
– En el detalle de pólizas se podrá consultar el nombre de
cada cuenta que conforma la misma.
Catálogo de pólizas
Se cuenta con un catálogo
de tipos de pólizas, desde
el que podrás dar de alta
cuantos tipos de pólizas
necesites.
Cuentas con un catálogo
de Conceptos de pólizas lo
que agilizará el registro
contable de las mismas.
Catálogo de pólizas
Desde esta consulta
podrás
agregar,
modificar o eliminar
pólizas, copiarlas de
otros
periodos,
identificar el origen de
la póliza, ya sea
Aspel-COI, Aspel-SAE
o
Aspel-BANCO,
sistemas con los que
tiene interfaz en línea.
Catálogo de pólizas
• En la vista preliminar de pólizas, se pueden identificar
las partidas que tienen asociado un movimiento de DIOT
o de IETU.
• DIOT e IETU.
– Alta cíclica de Operaciones con terceros e IETU.
– Consulta cíclica de Operaciones con terceros e
IETU.
Catálogo de pólizas
Identificación
de
movimiento
con
operación de DIOT o
IETU.
Alta y consulta
cíclica
de
movimientos de
DIOT o IETU.
Catálogo de pólizas
– Captura de pólizas desde Microsoft Excel:
– En Microsoft Excel se agregaron iconos en la barra de
herramientas para seleccionar cuentas y departamentos y
armar así una póliza que podrá ser integrada a la
contabilidad fácilmente.
• A través de Pólizas modelo (Importa una sola póliza)
• Desde Integración de pólizas se realizará una Integración
masiva con base en un archivo *.xls.
Catálogo de pólizas
Tienes la posibilidad de
capturar
tus
pólizas
desde
Excel
e
importarlas a Aspel-COI
6.0 mediante el asistente
de integración de pólizas
o como póliza modelo.
El archivo de Excel, debe
cumplir
con
la
estructura requerida para
ser
reconocido
por
Aspel-COI.
Catálogo de pólizas
Manejo
de
Pólizas
modelo, lo que te facilita
la captura de pólizas
recurrentes o con gran
cantidad de asientos
contables.
Catálogo de pólizas
Podrás Auditar las pólizas,
impidiendo así modificaciones
posteriores.
Póliza de cierre
Tienes la posibilidad
de trabajar con un mes
13,
“Ajuste”,
para
procesos
extraordinarios, como
el cierre del ejercicio
fiscal.
Póliza de cierre
• Si se hace la póliza en un mes diferente al definido como
mes de cierre, se crea una póliza modelo para
contabilizarla posteriormente de forma manual en el mes
de ajuste, mismo que deberá crearse manualmente.
• Si se hace la póliza de cierre en el mes definido como
mes de cierre, se crea de forma automática el mes 13 y se
contabiliza en línea la póliza.
Base de datos
Estructura de la base de datos
• Tiene una base de datos anual, por lo que:
– Los saldos de las cuentas en todos los periodos del mismo
ejercicio se actualizan automáticamente, por lo que el traspaso
de saldos sólo será necesario entre ejercicios.
– Al modificar algún atributo de las cuentas, dicho cambio se verá
reflejado de forma automática en todo el año.
– Es más eficiente el mantenimiento de la base de datos y la
emisión de reportes, por ejemplo, la emisión del Auxiliar de
varios años.
Nuevo formato de base de datos
•
Base de datos cliente-servidor.
– Los manejadores de bases de datos con los que
podrá trabajar el sistema son:
• Firebird versión 2.0.x.
• SQL server versión 2005 en adelante.
– La selección del formato de base de datos se define
desde el asistente de instalación y desde control de
archivos se podrá cambiar en otro momento.
Base de datos cliente-servidor
• ¿Cómo crear una nueva base de datos en COI 6.0?
– Crear la conexión
• Ingresar al menú Configuración / Parámetros del
sistema / Configuración de la base de datos /
Configuración avanzada.
– Crear la base de datos
• Desde el Administrador de Periodos / Crear nuevos
periodos / Nueva contabilidad.
Definiendo la conexión
•
FireBird
– Nomenclatura: C:\ruta\base.fdb
– User_Name: Usuario Firebird
– Password: Contraseña Firebird
•
SQL
– Nomenclatura:
– Hostname: Servidor SQL
– User_Name: Usuario SQL
– Password: Contraseña SQL
Importación de catálogos desde hojas de cálculo de
Microsoft Excel
• Como un estándar de los sistemas Aspel y para una
fácil puesta en marcha de los mismos, se podrán
importar fácilmente archivos para constituir los
principales catálogos:
– Catálogo de cuentas
– Catálogo de cuentas departamentales
– Activos
– RFCs de Terceros
Importación de catálogos
Siguiendo paso a paso el
asistente de importación,
de manera muy sencilla
podrás
realizar
la
importación de catálogos
previamente capturados en
Excel, como lo son,
catálogos de cuentas,
cuentas departamentales,
activos fijos, y RFCs de
terceros.
Reportes
• En todos los reportes, en el pie de la página se
coloca el usuario y la fecha de emisión del reporte.
Reportes
Desde el administrador
de
reportes
podrás
tener acceso a un
asistente de reportes
que permite diseñar
fácilmente en tres pasos
nuevos reportes, sin
necesidad de ser un
experto.
Mejoras en Configuración del sistema
• Bitácora de usuarios para la identificación de las
operaciones realizadas por los usuarios del sistema.
Mejoras en procesos
•
Proceso de Traducción.
– Desde el asistente de traducción se podrá seleccionar un
número de empresa a traducir diferente a la que se
encuentra ubicado.
• Control de archivos.
– ¡Selección y recuperación de varios archivos al mismo
tiempo!
– Exportación de la base de datos a otro manejador.
– Creación de conexiones desde control de archivos. (MS
SQL y Firebird).
Mejoras en consultas
• Se agrega un auto filtro en las consultas principales:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Catálogo de activos
Balanza de comprobación con departamentos
Pólizas
Monedas
Departamentos
Depreciación
Reevaluación
Cuentas departamentales
Presupuestos departamentales
Mejoras en consultas
Auto filtros en las
consultas, ordenándolas
de forma ascendente y
descendente con base
en la información de las
columnas.
Podrás
personalizar
consultas
y
crear
reportes de acuerdo a
tus necesidades.
Mejoras en consultas
La consulta del catálogo de Cuentas se podrá personalizar agregando,
además de los campos que se tienen actualmente, los valores de
Naturaleza, si es Departamental, Multimoneda y si Afecta póliza de
ajuste cambiario.
Almacén digital de documentos
• Ahora en los catálogos de:
» Pólizas
» Cuentas
» Activos
• El repositorio es común para todos los sistemas de la
línea Aspel: C:\ Archivos de programa \ Archivos
comunes \Aspel \ Documentos digitales \ Deposito.
Almacén digital de documentos
En
Aspel-COI
6.0
podrás
asociar
cualquier
tipo
de
documento
a
las
Pólizas, Cuentas y
Activos, por ejemplo, al
estar consultado un
activo podrás con un
clic ver la fotografía del
mismo y su factura, o
estando en la consulta
de pólizas podrás ver la
factura digital.
Módulo Fiscal
Módulo Fiscal
•
Módulo fiscal.
– Todas las operaciones y reportes relacionados con
temas fiscales se agrupan en un menú para su
fácil identificación.
– Hojas fiscales.
• Se integran por separado las hojas fiscales de
cálculos provisionales y anuales de IETU, ISR e
IVA.
Módulo Fiscal
Consulta
independiente
con las hojas fiscales y
financieras elaboradas en
Microsoft Excel®, lo que
facilita su identificación y
selección
desde
el
sistema.
Módulo Fiscal
• Devolución de IVA.
– Ofrece una consulta con los valores de IVA
pagado a los proveedores para facilitar el llenado
del formato 32 de Devolución de IVA.
Módulo Fiscal
•
Hoja de Resumen IETU
– La hoja fiscal para la determinación del pago provisional
del IETU, realiza el cálculo en forma acumulativa.
– Muestra el detalle de los movimientos por mes.
Módulo Fiscal
• Hojas fiscales del Cálculo provisional y Anual del IVA
– Se incluyen dos nuevas hojas para el cálculo
provisional y anual del IVA.
– Toma los datos de la captura de operaciones con
terceros (IVA acreditable), y los ingresos IETU (IVA
trasladado).
Módulo Fiscal
Podrás consultar la
Bitácora de ingresos
efectivamente cobrados
y egresos efectivamente
pagados.
Módulo Fiscal
Eficiente cálculo y desglose
del IVA relacionado a los
movimientos y su retención,
desde la captura de pólizas.
Identificación automática de
los montos gravables y
deducibles IETU desde la
captura de pólizas.
Módulo Fiscal
Diversos reportes con
el IVA trasladado y
acreditable,
con
selecciones por tasa
de impuesto.
Módulo Fiscal
Reportes de IVA e
ISR retenido, tanto en
pagos a proveedores
como en ingresos.
Módulo Fiscal
Definición del periodo
de causación (de
cobro
y
pago)
diferente a la fecha
de la póliza para el
correcto control de
IVA e IETU por flujo
de efectivo.
Módulo Fiscal
Identificación de las
cuentas en las que se
registran los ingresos
y deducciones IETU.
Ajuste anual por inflación detallado
Fiscal
• Reporta de manera adicional el saldo final de las
cuentas de Créditos y de Deudas.
Ajuste anual por inflación detallado
Al realizar el Ajuste anual
por inflación, te reportará
de manera adicional el
saldo final de las cuentas
de Créditos y de Deudas.
Activos
Activos
Con base a los datos de
mantenimientos realizados
y pólizas de servicio
contratados, el sistema
proporciona
diferentes
reportes que orientan al
usuario sobre las tareas de
mantenimiento a realizar y
las pólizas de seguros a
renovar.
Activos
Generación automática
de pólizas de alta, baja y
depreciación de activos.
Multimoneda
Multimoneda
Al configurar el sistema para
el manejo de Multimoneda,
podrás capturar pólizas en
otras monedas.
Podrás llevar un histórico de
tipos de cambio para facilitar
las capturas y procesos
Multimoneda
También
llevarás
fácilmente el control
de saldos de las
cuentas contables y
activos en moneda
extranjera.
Multimoneda
Podrás
generar
automática las pólizas por
el ajuste de ganancia o
pérdida cambiaria.
Multimoneda
• Los reportes de Auxiliares y Balanza de
comprobación
podrán
re-expresarse
en
multimoneda a un tipo de cambio en específico.
Gráficas
Gráficas
Podrás emitir diferentes graficas como: Liquidez, Apalancamiento, Prueba de
ácido, Ventas, Utilidad, Rotación de inventarios y varias más.
Hojas de cálculo
Hojas de cálculo
Proporciona diversas Hojas de
cálculo las cuales exportan a
Microsoft Excel® la información
contable,
misma
que
se
actualizará al momento en que
se modifique en Aspel-COI 6.0.
Hojas de cálculo
Para facilitar la definición y
modificación de hojas de
cálculo, Aspel-COI 6.0
instala una barra de tareas
adicional
en
Microsoft
Excel® mediante la cual es
posible crear y adecuar de
manera sencilla y amigable
las hojas de cálculo que el
sistema provee.
Hojas de cálculo
Desde la barra de
herramientas
podrás
tener
acceso
a
diferentes
funciones
predefinidas
por
el
sistema, para facilitar el
diseño de las hojas
fiscales.
Hojas de cálculo
Se implementan nuevas
funciones de intercambio
dinámico de datos (DDE)
para el ISR.
Características
• Completamente en español.
• Base de datos en formato Firebird® y posibilidad de uso en
formato MS-SQL® .
• Traductor automático de datos de versiones Aspel-COI 4.0
y 5.x.
• Actualización en línea vía Internet a las últimas mejoras de
la versión (Aspel-AL).
• Perfiles de usuario para un acceso seguro a la información.
• Si deseas mas información visítanos en www.tecfull.com o
contáctanos en [email protected]
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