Propiedades
de los campos
Ing. Hugo Gilberto García Guerra
Introducción a las Tablas
Una base de datos
es una colección
de tablas
Las Tablas guardan
los datos
Conceptos básicos
 TABLA una colección de
registros relacionados
 REGISTRO una colección de
datos referentes a un tema.
(un renglón de la tabla)
 CAMPO es la unidad básica
de información(una columna
de la tabla)
Juan
714-6566
Nombre
[email protected]
Esta es una tabla en Access
Ing. Hugo Gilberto García Guerra
4
Pasar a Vista de Diseño
Ing. Hugo Gilberto García Guerra
5
La misma tabla en Vista de Diseño
CAMPOS
PROPIEDADES
Ing. Hugo Gilberto García Guerra
6
Tipos de datos
 Texto: longitud máxima de 255 caracteres.
 Memo: textos largos. ( longitud fija de 65,535




caracteres).
Fecha/Hora: para la introducir fechas y horas
Sí/No: (Sí/No, Verdadero/Falso).
Objeto OLE: Imágenes, Sonido, Video, Graficas, etc.
Hipervínculo: Dirección de hipervínculo
Ing. Hugo Gilberto García Guerra
7
Tipos de datos Numéricos
 Entero para valores enteros entre  32,000.
 Entero largo valores enteros entre  2,000,000,000.
 Simple (Números reales de precisión simple entre  1.4*10 38)
 Doble (Números reales de precisión doble entre  1.7*10 308)
 Moneda: (hasta 15 dígitos enteros y hasta 4 dígitos fraccionarios).
Ing. Hugo Gilberto García Guerra
8
Propiedades de los Campos
 Cada campo de una tabla dispone
de una serie de características que
proporcionan un control adicional
sobre la forma de funcionar del
campo. Las propiedades aparecen
en la parte inferior izquierda de la
ventana Diseño de tabla cuando
tenemos un campo seleccionado.
Propiedades
Propiedades
(del campo
seleccionado)
Ing. Hugo Gilberto García Guerra
10
Aquí vemos las propiedades
Tipo:
Número
Tamaño:
Entero Largo
Ing. Hugo Gilberto García Guerra
11
Campo numérico
Tipo de
Campo
 Permite
introducir
números
enteros o
números reales
(con parte
entera y parte
fraccionaria)
Propiedades
(del campo
seleccionado)
Texto
 Permite introducir textos
cortos (1 a 255
caracteres)
Memo
 Permite introducir textos muy largos
(hasta 63,999 caracteres)
Fecha y Hora
 Permite introducir Fecha u
Hora
Campo SI/NO
 Permite introducir datos
del tipo Si/No
(Verdadero/Falso)
Campo Si/No
 Podemos manejar varias
opciones:
Casilla de Verificación
Cuadro de Texto
Opciones
Insertar Objeto OLE
Permiten guardar:
 Imágenes
 Música
 Videos
 Gráficas
 Multimedia
Asistente para insertar campos de Lista
 Para manejar listas
desplegables
Campos de lista, mediante el
Asistente
 Tecleamos los
valores deseados
Campos de Lista
 Sus propiedades son
Propiedades
(del campo
seleccionado)
Tamaño de Campo
 Con esta propiedad
determinamos el
espacio que
queremos asignar al
campo (el cual puede
ser de tipo numérico
o tipo texto)
Tamaño de Campo de Números Enteros
 Byte: para números
enteros comprendidos
entre 0 y 255. Ocupa un
byte.
 Número entero: para
números enteros del 32.768 al +32.767.
Ocupa dos bytes.
 Entero largo: para
números enteros del 2.147.483.648 al
+2.147.483.647
Ocupa cuatro bytes.
Tamaño de Campo de Números Reales
 Simple: para valores
numéricos de punto
flotante comprendidos
entre -3,4 x 10 38 y +3,4 x
10 38 y hasta siete dígitos
significativos. Ocupa
cuatro bytes.
 Doble: para valores
numéricos de punto
flotante comprendidos
entre -1,797 x 10 308 y
+1,797 x 10 308 y hasta 15
dígitos significativos.
Ocupa ocho bytes.
Tamaño de Campo de Texto
 Anotar un valor entre 1
y 255.
 Ocupa igual número de
caracteres
Formato
Esta propiedad se utiliza para personalizar la
forma de presentar los datos en pantalla
(Solo afecta la apariencia del dato)
Se puede establecer para todos los tipos de
datos excepto el Objeto OLE y Auto numérico.
Formatos Numéricos
Símbolo Descripción
, (coma) Separador de miles
. (punto) Separador decimal
0
Muestra un dígito ó 0.
#
Muestra un dígito o nada.
$
Muestra el carácter "$"
El valor se multiplica por 100 y se le anexa
%
un signo de porcentaje.
E- o e- Notación científica E+ o e+ Notación científica + -
Formatos
Símbolo
(espacio)
"ABC"
*
\
[color]
Significado
Muestra espacio
Muestra todo el contenido entre comillas
Rellena el espacio disponible con el siguiente
carácter.
Muestra el siguiente carácter como un carácter
literal.
Muestra los datos en color Negro, Azul, Verde,
Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco
Formato Campo Numérico
Las opciones son:
 Número general: presenta los números tal como fueron





introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador
de millares y el símbolo monetario asignado en Windows
como puede ser $.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de
porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
Ejemplos de formatos numéricos personalizados
Formato
Dato introducido
Despliega
Explicación
###,##0.00
123456.7
123,456.70
0 despliega un digito o
0 si no hay nada
$###,##0.00
0
$0.00
# despliega un digito o
nada si no hay nada
###.00%
0.123
12.30%
% multiplica el valor por
100 y agrega el símbolo %
!
45
45
Alinea a la izquierda
45
45
despliega numeros
positivos normalmente,
-45
(-45)
negativos entre
parentesis,
0
-
cero como un guion
(en blanco)
"Nulo"
" Nulo " si el valor es nulo
0; (-0); - ; "Nulo"
Secciones para campos Número
Sección Descripción
Primera El formato para los números positivos.
Segunda El formato para los números negativos.
Tercera
Cuarta
El formato para los valores cero.
El formato para los valores nulos.
 Ejemplo:
 $#,##0.00[Verde];($#,##0.00)[Rojo];"Cero";"Nulo"
Ejemplo de formato personalizado
#.###,##;(#.###,##)[Rojo];0;"No definido"
 Los valores positivos, con dos posiciones decimales.
 Los valores negativos, con dos posiciones decimales,
entre paréntesis y en color rojo.
 Los valores iguales a cero, como el número 0.
 Los valores Nulos (Null: valor desconocido o ausente).
Reportan "No definido".
Formatos para campos Texto
Símbolo
Descripción
&
<
Se necesita un carácter de texto (ya sea un
carácter o un espacio).
No se necesita un carácter de texto.
Convertir todos los caracteres a minúsculas.
>
Convertir todos los caracteres a mayúsculas.
@
Ejemplos de formato personalizado
Formato
Dato introducido
Despliega
@@@-@@@@
1234567 123-4567
@@@-@@@&
123456 123-456
(&&&) &&&-&&-&&
Explicación
@ indica que se requiere
un caracter o un espacio
& indica que es opcional el
carácter o el espacio
8677146677 (867)714-66-77
<
PEDRO
pedro
< convierte a Minúsculas
>
pedro
PEDRO
> convierte a Mayúsculas
@;"No Hay Datos"
HOLA
HOLA
@;"No Hay Datos"
(en blanco)
No Hay Datos
si el dato existe agrega el
dato
si el dato esta en blanco
agrega el texto entre
comillas
Formatos de Fecha
 Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el
mes completo. Ejemplo: Viernes 9 de Marzo de 2012.
 Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros
caracteres. Ejemplo: 9-Mar-2012.
 Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día,
mes y año. Ejemplo: 09/03/12.
 El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas
entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre
los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el
1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre
1930 y 1999.
Formatos para campos Fecha
Símbolo
Descripción
/
Separador de fechas
d
Día del mes (1 a 31).
dd
Día del mes (01 a 31).
ddd
Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)
dddd
Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo).
Formatos para campos Fecha
Símbolo
Descripción
m
mm
mmm
mmmm
Mes del año (1 a 12).
Mes del año (01 a 12).
Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
Formatos para campos Fecha
Símbolo Descripción
a
Número de día del año (1 a 366).
aa
Dos últimos dígitos del año (01 a 99).
aaaa
t
s
ss
Año completo (0100 a 9999).
Trimestre (1-4)
Día de la semana (1 a 7).
Semana del año (1 a 53).
Formato personalizado
 Pruebe algunos formatos
para la fecha actual, por ejemplo:
Formato
d
dd
ddd
dddd
m
mm
mmm
mmmm
dd/mm/aa
“Es la semana ” ss
“Hoy es ” dddd
mmmm dd “, ” aaaa
t “Trimestre”
Ejemplos de formatos de fecha
Formato
dddd","mmmm d","yyyy
ddd "," mmm " " d
"Hoy es" dddd
h:n:s: AM/PM
Dato introducido
Despliega
Explicación
04/01/2010
dddd, mmmm, yyyy
Lunes, Enero 4, 2010
escriben completo el
nombre del día, mes y año
04/01/2010
Lun, Ene 4
ddd, mmm escriben las
primeras tres letras del día
y mes. d escribe el día
Hoy es Lunes
escribe el texto entre
comilas y el nombre del
día
12:00:00 a.m.
"n" se usa para minutos
para evitar confusión con
meses
04/01/2010
Formatos de Hora
 Hora larga: presenta la hora con el formato normal.
Ejemplo: 17:35:20.
 Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am.
Ejemplo: 5:35 Pm.
 Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo:
17:35.
Formatos para campos Hora
Símbolo Descripción
h
Hora en uno o dos dígitos (0 a 23).
hh
Hora en dos dígitos (00 a 23).
n
nn
Minuto en uno o dos dígitos, (0 a 59).
Minuto en dos dígitos (00 a 59).
AM/PM Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM",
Formato Campo Si/NO
 Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al
igual que lo son No, Falso y Desactivado.
 Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es
la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de
Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla
de verificación y no se ve el efecto de la propiedad
formato. Si queremos ver el efecto del formato
tenemos que cambiar a la opción Cuadro de texto.
Formatos para campos Si/No
Sección
Descripción
Primera
Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No
obstante, se requiere un signo de punto y coma (;) como
marcador de posición.
Segunda
El texto amostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o
Activado.
Tercera
El texto amostrar en lugar de los valores No, Falso o
Desactivado.
Ejemplo
; Nacional; Extranjero
; Hombre; Mujer
Máscara de entrada vs Formato
 El FORMATO sirve para definir cómo muestra Access la
información que hemos introducido en el campo.
 La MÁSCARA DE ENTRADA se muestra mientras estamos
introduciendo el dato.
Por ejemplo en un campo tipo fecha/hora, con una
máscara de entrada: 99/99/99 y un formato tipo fecha
corta
Estando en la vista hoja de datos, si quieres introducir
como fecha 29/10/2009, la máscara te permitirá introducir
29/10/09 y el formato mostrará 29/10/2009
Máscara para Fechas y Horas

Máscara de Entrada
 Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de
datos y para controlar los valores que los usuarios pueden
introducir. Por ejemplo, al crear una máscara de entrada
para un campo Número de teléfono que muestre
exactamente cómo debe introducirse un nuevo número :
(___) ___-____.
 Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas
que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual
accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la
derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha
propiedad.
Máscara de Entrada
Símbolo Descripción
Número 0 a 9
0
requerido, sin signo
9
Número o espacio
opcional, sin signo
#
Número o espacio
opcional, signos + y - permitidos
L
Letra A a Z
requerida
?
Letra A a Z
opcional
A
Letra o número
requerido
A
Letra o número
opcional
&
Carácter o espacio
requerido
C
Carácter o espacio
opcional
Ejemplos de máscaras de entrada
Máscara de Entrada
(000) 000-0000
(999) 000-0000!
#9999
>L?????000L0
>A-00.000.000
>L<?????????????
Valores de ejemplo
8677149988
8677149988
-123
12345
CODIGO123B4
B-29.123.456
miguel arturo
Indexado
Indexado. Los índices de campos simples se definen para
acelerar las búsquedas y el orden de campo, pero aumentan
el tamaño de la base de datos. Por defecto solo la clave
principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de
los campos es opcional. Opciones:
 Sí (Con duplicados) - el campo se indexará pero permitiría
tener valores repetidos (duplicados) en más de un registro.
 Sí (Sin duplicados) - el campo se indexará pero no
admitiría valores duplicados.
 No - El campo no se indexará.
Otras propiedades
 Descripción. Texto que aparece al pie de la
pantalla cuando se agregan o se modifican datos.
La longitud máxima para la descripción es de 255
caracteres.
 Título. Etiqueta que aparece al lado de un campo
del formulario o informe.
 Lugares Decimales. Número de lugares
decimales a la derecha del punto decimal.
Otras propiedades
 Requerido. Determina si un campo puede dejarse o
no en blanco. Por defecto está puesto "No", pero si lo
seleccionamos Access no nos permitiría dejar un
campo en blanco.
 Permitir longitud cero. Determinar si un campo
Texto o Memo puede dejarse en blanco.
Alineación del texto
 Para colocar el texto a
la Izquierda, al Centro,
a la Derecha, o
Distribuido.
Valor Predeterminado
 El valor predeterminado es el valor que se almacenará
automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor.
Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a
tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta
propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así
que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de
introducir los datos de la tabla.
 Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Ciudad y
la mayoría de clientes son de Nuevo Laredo , se puede introducir
ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo
Ciudad y así a la hora de introducir los diferentes clientes,
automáticamente aparecerá el valor Nuevo Laredo y no lo
tendremos que teclear.
Reglas de Validación
 Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según




el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que
debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea
introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté
comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta
propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condición puedes utilizar el generador de
expresiones como te explicamos en la secuencia animada.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Auto numérico.
Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el
generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón
que aparece a la derecha de la propiedad cuando
hacemos clic en ella
Reglas de Validación
>0 Y < 30
“H” O “M”
Como “????”
<5000
>1000
<=999
<>0
0 o >1000
Como "000"
<G
<>China
Como *Gar*
debe ser mayor que 0 y menor que 30
debe ser “H” o “M”
debe tener hasta 4 letras
debe ser menor que 5000
debe ser mayor que 1000
debe ser menor o igual que 999
debe ser diferente de cero
debe ser cero o mayor que 1000
debe tener tres dígitos
debe empezar con las letras A, B, C, D, E, F
debe ser un texto diferente de China
debe ser un texto que contenga las letras Gar
Texto de Validación
Mensaje que aparece cuando se introduce un valor que
no coincide con la regla de validación. Ejemplos:
 Introducir números entre 0 y 100
 Introducir letra “H” o “M”
 Debe ser menor que 1000
 Debe ser diferente de cero
 Debe tener cuatro caracteres
 Debe tener dos dígitos
Generador de expresiones

Clave Principal
 Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave
principal.
 La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la
tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con
esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el
registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave
principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por
más de un campo.
 Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes
pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave
principal. Hacer clic sobre el icono Clave Principal. A la izquierda
del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
Clave Principal
 Importante: Recuerde que un campo que es clave
principal de una tabla no puede contener valores nulos
y que no pueden haber dos renglones en la tabla con el
mismo valor en el campo clave principal.
 Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores
que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja
crear la nueva fila y nos devuelve un mensaje de error.
Ejercicio 1
 Crear una tabla en vista de diseño (Estudiantes:
NControl, Nombre1, Nombre2, Paterno, Materno,
FechaNacimiento, LugarNacimiento, Foto, Carrera,
Estado Civil (tomado de una lista desplegable),
Teléfono, Becado [Si,No]), Comentarios.
 Asigne a los campos las propiedades que se requieran.
 Insertar al menos 10 registros en la tabla
Ejercicio 2
 Control de pagos de la Semana Académica de CEA
Carreras
Pagos
Alumnos
Tabla
Campo
NoControl
Paterno
Materno
Nombre
IDcarrera
Semestre
Idpago
NoControl
Pago
Fecha
IDcarrera
Tipo
Número
Texto
Texto
Texto
Número
Número
AutoNum
Número
Moneda
Fecha
AutoNum
carrera
Texto
Tamaño
doble
Formato
0000000
Validación
Requerido
si
si
si
si
Entero Largo
doble
Fecha mediana
0000000
>0
>=Hoy()
si
si
si
Entero Largo
si
Ejercicio 3
 Crear 3 tablas para el control de calificaciones.
 Asigne a los campos las propiedades que se requieran.
Estudiante
Materias
Calificaciones
IDEstudiante
IDMateria
IDCalificacion
Nombre
Materia
IDMateria
Apellido
IDEstudiante
Dirección
Calificacion
Colonia
Telefono
Email
Fin
Descargar

Diseño de tablas