Planificación y gestión de
proyectos con MS Project
Microsoft Project 2003
PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS
• Planificación
• Programación
•
• Fijar objetivos generales y
asignar recursos
•
•
•
•
Especificar actividades,
estimar su duración,
asignar recursos a cada una,
determinar relaciones de
precedencia.
• Supervisión, seguimiento
Control
Administración de proyectos
• Proceso de Planear, Organizar y Administrar
Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones
de Tiempo, Recursos o Costo
• Triángulo del proyecto
• TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que
se refleja en la programación del mismo.
• DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en
el costo de los recursos; personas, equipamiento y
materiales necesarios para realizar las tareas.
• ÁMBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, así
como el trabajo necesario para realizarlo.
Administración proyectos
• Fases
–
–
–
–
Crear un PLAN realista del proyecto.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.
Comunicación de los resultados y el progreso.
Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.
Crear un Plan Inicial Realista
del Proyecto
Gestionar el Proyecto
Seguimiento del Proceso
Ajustar el Proyecto
Comunicar los Cambios en la
Programación
Comunicar el Proceso
Historia de la administración de
proyectos (I)
• Proyectos se han hecho desde el inicio de la
humanidad, pero solo se creó una disciplina
desde la segunda guerra mundial
• El proyecto Manhattan es el primero en ser
reconocido por usar técnicas de
administración modernas.
• Critical Path Method (CPM) desarrollado en
1950s por DuPont y Remington Rand para
ayudar en mantenimiento
Historia de la administración de
proyectos (II)
• 1958, gobierno U.S.A. adoptó CPM y lo
mejoró para crear PERT (Program
Evaluation and Review Technique) para el
programa de submarinos Polaris.
• Desde 1950, administración de proyectos ha
evolucionado en una disciplina en la cual
uno puede obtener un titulo y certificacion.
• Al presente PERT y CPM están tan
mezclados que no se aprecia mucho su
diferencia y se conoce como PERT/CPM
Todos somos Administradores de Proyectos, pero no
todos saben como planear y administrar un proyecto
• Proyectos varian en tamaño y alcance:
–
–
–
–
–
–
–
–
Lanzamiento transbordador NASA
Construir un bote
Construir un hospital
Remodelación de un edificio
Planear una fiesta o boda
Organizar olimpiadas
Desarrollar un nuevo software
Obtener un titulo en Acuicultura
¿Qué es un proyecto?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tiene un Objetivo bien identificado.
Serie tareas o actividades dependientes.
Cada actividad tiene periodo de duración.
Se puede identificar actividades que son
prerrequisitos para iniciar otras actividades.
Es único.
Utiliza varios recursos.
Tiene un inicio y un final.
Tiene un cliente.
Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).
¿Qué NO es un proyecto?
• Operaciones en curso:
– No tienen un fin.
– Producen productos similares o idénticos.
• Ejemplos:
– Una compañía de seguros procesa miles de reclamos al
día.
– Un caJero atiende a 100 clientes por día.
– Planta de automóviles produce miles de vehículos, del
mismo modelo y con opciones limitadas.
¿Qué es Microsoft Project?
• Es una herramienta que permite planear
sistemáticamente las fases y tareas de un
proyecto
• Microsoft Project le permitirá:
– Organizar la lista de actividades en una
estructura jerárquica.
– Asignar recursos y costos a las diferentes
actividades.
– Obtener la gráfica de red del proyecto.
– Imprimir una gran variedad de informes.
Versiones de MS Project
• Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un
entorno monousuario. Con Project Standard, podemos
planear, administrar y comunicar información de los
proyectos.
• Project Professional 2003, es una versión que posee
todas las características de la versión estandar y además
puede ser utilizado con Project Server provee más
funcionalidad de planeación y comunicación.
• Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una
intranet, permite colaboración, reportes de
• Project Web Access, esta orientado a trabajar desde
internet explorer.
Versiones de Project
• Juntos Project Professional 2003, Project Server
2003 y Project Web Access forman la solución de
Microsoft para la Administración de proyectos
empresariales conocida por sus siglas en ingles
EPM, Enterprise Project Management.En este
curso utilizaremos la versión Project Professional
2003
Definir el proyecto.
• Herramienta de Planificación, gestión
y seguimiento de proyectos
– Definición tareas, recursos
– Asignación de recursos a tareas
– Definición de costos
– Resolución de sobreasignaciones
– Seguimiento de proyectos
– Comunicación entre el equipo e informes
• No herramienta de valoración
y estimación de proyectos
–
¿En que nos ayuda MS Project?
• Es la forma de simplificar las dificultades
durante la planificación, diseño,
administración y evaluación de proyectos es
el MS Project.
Microsoft Project
• La primera actividad consiste en determinar
las fechas de inicio y fin del proyecto así
como especificar opciones del calendario,
como días y horas laborales, etc.
• La parte más importante de determinar son
las tareas, las cuales se obtienen a través de
un diagrama de planeación y un WBS (EDT
en español), también se deben considerar
los hitos y los recursos.
Microsoft Project
• Los hitos son puntos clave en la línea del
tiempo del proyecto que sirven de puntos de
control. Un hito es una actividad sin tiempo.
• Lo más difícil de manejar en esta
herramienta son las estimaciones de tareas,
hitos y recursos ya que estas dependen de la
problemática del proyecto así como de la
experiencia del administrador del proyecto
Microsoft Project
• Los recursos pueden ser distintas índoles:
–
–
–
–
Grupos de Personas
Equipamiento
Instalaciones
Costos
• De las tareas la parte más importante es la
vinculación de las tareas.
• La fórmula mágica de la gestión de
proyectos es:
– Trabajo = Duración * Unidades.
Ventana MS Project
Con Microsoft Project
• Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y
vinculaciones
• La duración de una actividad se puede establecer en minutos,
horas, días o semanas
• Posee un calendario en el cual pueden definirse los días y
horas laborales de todo el proyecto
• La vinculación entre tareas puede hacerse mediante el ingreso
de sus precedencias inmediatas, o a través de la tabla de Gantt
que construye Microsoft Project
• Permite distintos tipos de vinculación entre actividades (fin a
comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)
Ver los datos
• VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto
de información del proyecto en un formato fácil
de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, gráfico de
barras.
• TABLAS: Sirven para definir las columnas
mostradas.
• FILTROS: Permiten centrase en tareas o
recursos específicos.
Distintas visualizaciones del
proyecto
1
Haga un click en
View>>View Bar
2
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla
Opciones de visualización
Barra de vistas
Una vista es un formato en donde se puede
introducir y visualizar información de un proyecto.
La vista por defecto es el diagrama de Gantt
VER LOS DATOS – VISTAS
Permiten especificar, organizar y examinar la información en
diversos formatos. Existen tres tipos de vistas.
• Los diagramas o los gráficos: Representan la información
gráficamente.
–
Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Gráfico de Recursos y
Calendario.
• Hojas: Representan la información en Filas y Columnas. Cada
Fila contiene información acerca de las tareas o recursos
específicos. Cada Columna contiene un campo en el que se
especifica información concreta sobre las tareas o recursos.
• Formularios: Representan la información en un formato similar
al de un formulario de papel. Los formularios muestran la
información de una Tarea o de un Recurso individual.
Diagrama de
Gantt
Diagrama de Gantt
• Creador Henry L. Gantt
• Es una ayuda gráfica creada para poder
organizar las actividades de un proyecto en
un horizonte de tiempo
– representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y
cada tarea se representa mediante un bloque
rectangular cuya longitud indica su duración.
La posición del bloque en el diagrama indica el
comienzo y fin de la tarea.
LOS GRÁFICOS GANTT
• En unos ejes de coordenadas se
representan las actividades de un proyecto
en forma de barras con la extensión de su
duración.
• En las ordenadas se representan las
actividades. Teniendo en cuenta
precedencias.
• En las abcisas el tiempo.
• Sirve para calcular la duración del
proyecto y para el control del mismo.
Los gráficos Gantt
Actividades
A
B
C
D
E
F
G
H
I
1
2
3
4
5
6
7
8 Tiempo
¿Qué es una actividad?
• Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en
que se puede dividir el proyecto.
• Las actividades deben ser:
– Específicas y no generales, es decir buscar el detalle
suficiente sin irnos al demasiado detalle
• Desglose de tareas:
– Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas
manejables antes de proceder a su planificación y puesta en
marcha.
– Una representación de estas tareas consiste en un diagrama
de estructura de descomposición del trabajo (EDT)
Actividades
• Duración de las tareas:
– se puede fijar en meses, semanas, días, horas o
minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).
EDT
• Representación estructurada de las tareas
• Las actividades que no aparecen en el EDT están
fuera del alcance del proyecto
• A cada una de las tareas del proyecto se le suele
asignar un código único, que sirve para poder
nombrar a esa tarea de una forma más cómoda
Los gráficos Gantt
Actividades
En la quinta semana
controlamos cómo
va el proyecto,
vemos que hay
actividades
retrasadas y otras
adelantadas sobre lo
previsto
A
B
C
D
E
terminado
F
G
H
I
1
2
3
4
5
6
7
8 Tiempo
30 ene '00
Duración
06 feb '00
13 feb '00
20 feb '00
Id
Nombre de tarea
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V
1
Planeamiento de proy ecto
2 días
2
Análisis de requerimientos
2 días
3
Determinación del objetivo
3 días
4
Formación de grupo de trabajo
2 días
5
Análisis de requerimiento
2 días
6
Informe de avance
2 días
TERESA ABARCA SILVA
7
Determinación de Requerimientos
1 día
TERESA ABARCA SILVA
8
Revisión y elaboració n del informe
2 días
9
Ajuste de proyecto
5 días
10
Informe de avance
3 días
11
Recopilación de información detallado
9 días
12
Inf. de documentación de trabajo
2 días
13
Inf. Plan de Proy ecto
2 días
14
Redacción del Inf orme Final
2 días
15
Revisión General y Final
1 día
16
Informe Fin al
1 día
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILV
TERE
¿Cómo programa Microsoft Project?
• Programa el comienzo y el fin de una tarea
teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las
dependencias entre tareas, las delimitaciones y
las interrupciones, como días festivos y
vacaciones.
• Lo más importante cada TAREA se programa
así: -->Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso
• Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de
que la tarea esté realizada.
• Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de
tiempo para realizar una tarea.
• Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los
recursos asignados a la tarea y su asignación.
¿Cómo programa Microsoft Project?
• Lo más importante cada TAREA se programa
así:  Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso
• Ejemplo:
– Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un
esfuerzo de 8 horas diarias, se tiene:
– El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 días * 8
horas).
– El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al día (
3 pintores * 8 horas)
– La Duración es de 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8
horas)
Dependencias entre tareas
•
•
•
•
Fin a Comienzo
Fin a Fin
Comienzo a Comienzo
Comienzo a Fin
Tareas secuenciales
Tareas comienzan mismo tª
Tareas finalizan mismo tº
Finalizar tarea sucesora debe
comenzar previamente la predecesora
CALENDARIO
domin go
lunes
30
martes
31
miércoles
01
jueves
02
Planeamiento de proyecto, 2 días
viernes
03
sábado
04
05
Análisis de requerimientos, 2 días
Determinación del objetivo, 3 días
06
07
08
09
10
11
12
Informe de avance, 2 días
Determinación del objetivo, 3 días
Análisis de requerimiento, 2 días
13
14
15
Informe de avance, 2 días
16
17
18
19
24
25
26
Revisión y elaboració n del informe, 2 días
Determinación de Requerimientos, 1 día
20
21
22
23
Ajuste de proyecto, 5 días
Informe de avance, 3 días
DIAGRAMA
PERT
Planeamiento
de proyecto
1
2 días
ma 01/02/00
mi 02/02/00
Análisis de
requerimientos
2
2 días
ju 03/02/00
vi 04/02/00
Determinación
del objetivo
3
3 días
vi 04/02/00
ma 08/02/00
•
Visualización de la red del proyecto
(DIAGRAMA DE RED)
Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en
formato de red o de flujo. Cada tarea se
representa con un cuadro (también denominado
nodo) y la línea que une dos cuadros representa
la dependencia entre las dos tareas. De forma
predeterminada, la vista Diagrama de red
muestra una línea diagonal sobre las tareas en
curso y líneas diagonales en cruz sobre las tareas
completadas.
Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al
Diagrama de red para mostrar únicamente las
tareas que desee ver.
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus
necesidades, puede personalizar su aspecto o
crear nuevas versiones personalizadas. Cuando
se guarda el proyecto, la vista personalizada
también se guarda con el proyecto.
GANTT DE
SEGUIMIENTO
06 feb '00
Id
Nombre de tarea
Duración
1
Planeamiento de proy ecto
2 días
2
Análisis de requerimientos
2 días
3
Determinación del objetivo
3 días
4
Formación de grupo de trabajo
2 días
5
Análisis de requerimiento
2 días
6
Informe de avance
2 días
7
Determinación de Requerimientos
8
Revisión y elaboració n del informe
2 días
9
Ajuste de proyecto
5 días
10
Informe de avance
3 días
11
Recopilación de información detallado
9 días
12
Inf. de documentación de trabajo
2 días
13
Inf. Plan de Proy ecto
2 días
14
Redacción del Inf orme Final
2 días
15
Revisión General y Final
1 día
16
Informe Fin al
1 día
1 día
13 feb '00
20 feb '00
27 fe
M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L
85%
100%
100%
85%
100%
80%
100%
95%
90%
USO DE
TAREAS
Id
1
Nombre de tarea
4
5
M
Trab.
24 horas
Trab.
TERESA ABARCA SILVA
24 horas
Trab.
Formación de grupo de trabajo
16 horas
Trab.
8h
8h
TERESA ABARCA SILVA
16 horas
Trab.
8h
8h
16 horas
Trab.
16 horas
Trab.
16 horas
Trab.
16 horas
Trab.
Determinación del objetivo
Análisis de requerimiento
Informe de avance
Determinación de Requerimientos
8 horas Trab.
8 horas Trab.
Revisión y elaboración del informe 16 horas
Trab.
16 horas
Trab.
40 horas
Trab.
40 horas
Trab.
24 horas
Trab.
24 horas
Trab.
Recopilación de información detallado
72 horas
Trab.
Ajuste de proyecto
Informe de avance
TERESA ABARCA SILVA
11
M
16 horas
TERESA ABARCA SILVA
10
L
Trab.
TERESA ABARCA SILVA
9
D
16 horas
Análisis de requerimientos
TERESA ABARCA SILVA
8
S
Trab.
TERESA ABARCA SILVA
7
V
16 horas
TERESA ABARCA SILVA
6
J
Trab.
TERESA ABARCA SILVA
3
19 mar '00
16 horas
Planeamiento de proyecto
TERESA ABARCA SILVA
2
Trabajo
Detalles
GRÁFICO
DE
RECURSOS
19 mar '00
J
V
S
D
26 mar '0
L
M
200%
100%
M
J
200%
180%
160%
140%
120%
100%
80%
60%
40%
20%
Recursos asignados:
TERESA ABARCA SILVA
Sobreasignado:
Asignado:
V
S
D
HOJA DE
RECURSOS
Id
Nombre del recurso
Iniciales
1
TERESA ABARCA SILVA
T
Grupo
Capacidad máxima
100%
Tasa estándar
$0.00/hora
Tasa horas extra
$0.00/hora
Costo/Uso
Acumu
$0.00 Prorra
Informes
Creación de informes
Todos los informes en Project tienen características en
común. Usted puede imprimir un informe o puede
visualizarlo en pantalla.
Generales
•
•
•
•
•
Resumen del proyecto
Tareas de nivel superior
Tareas críticas
Hitos
Días laborables
Actividades actuales
• Tareas sin comenzar
• Tareas que comienzan
pronto
• Tareas en curso
• Tareas completadas
• Tareas que deberían haber
comenzado
• Tareas propuestas
Costos
• Flujo de caja
• Presupuesto
• Presupuesto sobrepasado
– Tareas con presupuesto
sobrepasado
– Recursos con presupuesto
sobrepasado
• Valor acumulado
Asignaciones
• Tareas y recursos humanos
• Tareas, recursos humanos y
fechas
• Lista de tareas pdtes.
• Recursos sobreasignados
Carga de trabajo
• Uso de tareas
• Uso de recursos
Conclusiones
• MS Project
– Nos permite organizar nuestros proyectos,
introduciendo en él lo que antes anotábamos,
esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos
aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los
que podremos introducir todas esas informaciones
recopiladas y tener una visión global de, por un lado
las tareas, por otro lado los recursos y por otro los
costos de los recursos.
– nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos
que intervienen en el proyecto siendo recalculado de
forma automática el proyecto completo
Conclusiones
• Ms Project
– Las fechas se actualizan también de forma
automática solo con modificar una duración,
establecer una delimitación o bien una demora.
De los tiempos y plazos podemos hacer
sencillos seguimientos.
– En suma, este programa, que además mantiene
la filosofía de trabajo del resto de las
aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos
(Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front
Page...)
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Planificación y gestión de proyectos con MS