PROYECTO SEIS SIGMA
PARA LA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN
CONTINUA DE LA UNIVERSIDAD
IBEROAMERICANA
ELABORADO POR
FÉLIX RAMÍREZ ALBARRÁN

LA ELABORACIÓN DE ESTE PROYECTO SE EFECTUARÁ
EMPLEANDO LA METODOLOGÍA DMAIC, QUE CONSTA DE
LOS SIGUIENTES PASOS:
• DEFINICIÓN.- Selección y justificación del proyecto y
definición del problema
• MEDICIÓN.- Diagnóstico de situación
problema y factores relacionados
• ANÁLISIS.Identificar
causas
problema y verificar si son raíz
actual
potenciales
del
del
• MEJORA.Generar
alternativas
de
solución,
evaluarlas, implementarlas y verificar su efectividad
• CONTROL.- Establecer los controles y cambios al
sistema para mantener la mejora
JUSTIFICACIÓN DE LA METODOLOGÍA UTILIZADA

DMAIC
es
una
herramienta
de
la
metodología Seis Sigma y la elegí para
elaborar este proyecto por estar 100%
enfocada en la mejora de procesos,
productos y servicios existentes.
I.- FASE DE DEFINICIÓN

SELECCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Y
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.
• PARA LA SELECCIÓN DEL PROYECTO NOS AYUDAREMOS
DE UNA MATRIZ DE PRIORIZACIÓN.
• LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO LO PLASMO EN EL
PROJECT CHARTER.
• PARA LA DEFINICIÓN DEL PROCESO DEL PROBLEMA ME
AUXILIO DE UN MAPA DE PROCESO SIPOC.
• Y LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES RELACIONADOS O
VARIABLES CRÍTICAS DE CALIDAD ME AYUDAN PARA
PODER IDENTIFICAR INDICADORES DIRECTOS O
INDIRECTOS SOBRE LOS CTQ’s.
1.1- SELECCIÓN DEL PROYECTO:
EL OBJETIVO PRINCIPAL DE ESTE PROYECTO ES EL DE INCREMENTAR LA
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (INTERNO Y EXTERNO) POR LO TANTO CON LA
MATRÍZ DE PRIORIZACIÓN SIGUIENTE ELIGIRÉ POR CUAL EMPEZAR, DE LOS
PUNTOS QUE CONSIDERO IMPORTANTES POR MEJORAR:
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
PROYECTO
CONCEPTO
COSTO
TIEMPO
VALOR
CONCEPTO
VALOR
CONCEPTO
VALOR
EFICIENTAR PROCESO DE
ELABORACIÓN DE DIPLOMAS
PARA MACROCLAUSURAS
17
NADA EXCEPTO UN PAR DE
REUNIONES PARA INFORMAR A
LOS INVOLUCRADOS
10
TRES MESES EN LA 1a MACRO SE
VEN RESULTADOS
7
ABATIR COSTOS DE
CONSUMIBLES
10
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
5
SE TIENE QUE ESTABLECER UN
PERIODO MÍNIMO DE SEIS MESES
PARA VERIFICAR RESULTADOS
5
INCREMENTAR EL NIVEL DE LOS
SERVICIOS
4
SE DEPENDE DE OTROS
DEPARTAMENTOS, INCOSTEABLE
2
INDEFINIDO
2
ATENCIÓN E INFORMACIÓN DE
ACUERDO A LA INSTITUCIÓN
12
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
5
TRES MESES APROXIMADAMENTE
7

DEFINICIÓN DE LOS CTQ’s (Critical to Quality) Críticos
para la Calidad.
• LAS CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO/SERVICIO QUE SON
IMPORTANTES DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL CLIENTE, LOS
TENEMOS EN LOS RECUADROS SIGUIENTES Y SERVIRAN DE BASE
PARA LA ELABORACIÓN DE ESTE PROYECTO.
Calidad
del Producto
Calidad del
Servicio
Precio
Confiabilidad
Respuesta al cambio
Actualización
Manejo de Tecnología
Adaptabilidad
Competitivo
Personalizado
Trato e interacción
Confiabilidad
Detección de Necesidades
Rapidez
Agilidad de información
Precio original bajo
Costo total
Competitivo
Plan comprador frecuente
Rebajas y Ventas
Promociones
PROJECT CHARTER
Nombre del Proyecto :
Alcance del Proyecto :
INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE, MEDIANTE LA REDUCCIÓN DEL CICLO
DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS PARA MACROCLAUSURAS¿
Reducir el ciclo de elaboración de diplomas en el departamento de Control Escolar
para las clausuras. Esta reducción se estima que puede ser al 65%
del tiempo actual además que se evitarían omisiones y errores.
Incrementar la Satisfacción del Cliente
Objetivo primario :
Que el cliente regrese para obtener mayores ingresos
para la Dirección de Educación Continua
Objetivo Secundario:
Tenedores de apuestas Claves :
Áreas involucradas: los 9 centros de atención de alumnos, Control Escolar, área de
Concentración y área de finanzas.
Etapas
Jalones
Fecha
Fase de Definición
Agosto / 2007
Fase de Medición
Agosto / 2007
Fase de Análisis y mejora
Fase de Control y terminación
Prioridad
Supuestos, riesgos y estrategias
Octubre / 2007
Noviembre / 2007
Esta reducción se propone para bajar el tiempo del ciclo del proceso, pero también
para evitar errores, omisiones y asignar funciones especificas para las áreas que
intervienen, así como tiempos específicos para llevar a cabo la función asignada
Este proyecto es la prueba piloto para la Dirección de Educación Continua y es el primer
paso para implantar un modelo de Calidad y otras herramientas de calidad para lograr
mayor eficiencia y efectividad y por ende mayor satisfacción de los clientes/alumnos
MAPA DE PROCESO DE LA ELABORACIÓN DE
DIPLOMAS EN LA DEC DE LA UIA
S
I
P
O
C
PROVEEDORES
ENTRADAS
PROCESOS
SALIDAS
CLIENTES
CENTRO DE
ATENCIÓN
PROGRAMAS
CONCLUIDOS
ELABORACIÓN DE
LISTAS
LISTA POR
PROGRAMA
DEPARTAMENTO DE
EDUCACIÓN
DEPARTAMENTO DE
EDUCACIÓN
SOLICITUDES DE
REVISIÓN
REVISIÓN DE
LISTAS
LISTAS
DEFINITIVAS
DEPARTAMENTO DE
CONTROL ESCOLAR
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
SOLICITUDES DE
NO ADEUDOS
REVISIÓN DE
ADEUDOS
INFORME DE
ADEUDOS
DEPARTAMENTO DE
CONTROL ESCOLAR
DEPARTAMENTO DE
EDUCACIÓN, DE
FINANZAS Y
ALUMNOS
LISTAS
DEFINITIVAS,
INFORMES DE
ADEUDOS Y
FOTOGRAFÍAS
RECOOLECCIÓN,
REORGANIZACIÓN,
ELABORACIÓN DE
DIPLOMAS Y
PEGADO DE FOTOS
DIPLOMAS
TERMINADOS
CENTRO DE
ATENCIÓN
1.2.- DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
 SE ELIGIO ESTE PROYECTO YA QUE EN ESTE CICLO CADA VES SE ESTA
HACIENDO MAS TIEMPO Y ADEMÁS EL QUE INTERVENGAN VARIAS ÁREAS
OCASIONA ERRORES Y OMISIONES, ESTO SUCEDE, DESDE MI PUNTO DE
VISTA, DEBIDO A QUE NINGUNA ÁREA SE HACE TOTALMENTE RESPONSABLE.
POR ENDE SE EMPLEARÁN ALGUNAS HERRAMIENTAS PARA ENCONTRAR EL
PROBLEMA REAL.
Variables Criticas de Calidad (CTQ’s)
Y= f( X1 + X2 + X3 + Xn)
Ciclo de Elaboración de diplomas
Revisión de listados
Elaboración de diplomas y pegado de fotos
Elaboración de listas
Revisión de adeudos
Y= f( X1 + X2 + X3)
Listas definitivas
Fotografías
Informe de adeudos
1.3.- ESTABLECER LA META
NOS FIJAREMOS UNA META DE REDUCCIÓN DEL 65% DEL TIEMPO ACTUAL EN EL
PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS, SE CUENTA CON VARIOS PROCESOS
MANUALES POR LO TANTO HAY PARTES DEL PROCESO QUE SE SALEN DE CONTROL Y
ESTO OCASIONA LOS ERRORES.
100
100
90
80
70
60
CICLO DE
50
PROCESO
40
35
30
20
10
0
ACTUAL
META
SITUACIÓN
2.-FASE DE MEDICIÓN

DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL DEL PROBLEMA Y
FACTORES RELACIONADOS
• PARA DETECTAR FACTORES RELACIONADOS Y DARNOS
CUENTA DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROBLEMA EMPLEARÉ
LOS MÉTODOS Y HERRAMIENTAS SIGUIENTES:




MAPA DETALLADO DEL PROCESO, MEDIANTE UN
DIAGRAMA DE FLUJO DEL CICLO
DESARROLLO DEL PLAN DE COLECCIÓN DE DATOS
MEDIANTE MATRÍZ DE TIEMPOS, GRAFICA POR ACTIVIDAD
Y GRÁFICA DE INFLUENCIA DE PROBLEMAS
RESUMIR LA INFORMACIÓN MEDIANTE GRAFICAS
REALIZAR UN DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
MEDIANTE LOS INDICES DE DESEMPEÑO DE LOS
PROCESOS
DIAGRAMA DE FLUJO
REVISIÓN ORTOGRÁFICA
DE
LISTAS POR ÁREA
CONCENTRADORA Y ACOMODO
EN EL ORDEN ESTABLECIDO
INICIO
SE DEFINE FECHA DE
MACROCLAUSURA
SE INFORMA A CENTRO DE
ATENCIÓN AL CUAL
PERTENECE ALUMNO
ENVÍO DE LISTAS REVISADAS
A CONTROL ESCOLAR
SE INFORMA A CENTRO DE
ATENCIÓN QUE ELABOREN
SUS LISTAS DE ALUMNOS CON
DERECHO A DIPLOMA
SI SE CUBRE ADEUDO 3
SEMANAS ANTES DE
MACROCLAUSURA SE
CONSIDERA PARA DIPLOMA
CONTROL ESCOLAR COTEJA
NOMBRES DE ALUMNOS CON
SISTEMA Y EFECTÚA
CORRECCIONES
CENTROS DE ATENCIÓN
CONSULTA SITUACIÓN
ACADÉMICA Y FINANCIERA DE
ALUMNOS
FINANZAS SE PONE EN
CONTACTO CON ALUMNO E
INFORMA DE ADEUDOS
CONTROL ESCOLAR
CONCENTRA LISTADOS Y
ELABORA DIPLOMAS
SE DA AVISO AL ÁREA DE
FINANZAS SI TIENE ADEUDOS
CONTROL ESCOLAR ACOMODA
DIPLOMAS POR PROGRAMA Y
POR ÁREA PARA EL PEGADO
DE FOTOS Y TROQUEL A LOS
MISMOS
DERECHO A
DIPLOMA
NO
SI
ELABORACIÓN DE LISTAS DE
ALUMNOS CON DERECHO A
DIPLOMA EN FORMATO
ESTABLECIDO
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE
FOTOS Y TROQUEL DE
DIPLOMAS
ENVÍO DE LISTAS A ÁREA
CONCENTRADORA E INFORMA
A ALUMNOS PARA QUE ENVÍEN
FOTOS 3 SEMANAS ANTES DE
FECHA DE MACROCLAUSURA
ENTREGA DE DIPLOMAS
TERMINADOS A LOS CENTROS
DE ATENCIÓN

LA MATRIZ DE TIEMPOS SIGUIENTE LA OBTENGO DE CUANTIFICAR LOS DÍAS QUE SE TARDA CADA
UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS PARA CLAUSURAS Y EN
ELLA NOS DAMOS CUENTA DE CUALES SON LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS Y EN DONDE SE HACE
CUELLO DE BOTELLA, CON ESTO DETECTAMOS LAS ACTIVIDADES EN LAS CUALES ENFOCAREMOS
NUESTRA ATENCIÓN.
MATRIZ DE TIEMPOS
TIEMPO APROXIMADO
EN DÍAS
% CASO CRÍTICO
DESCRIPCIÓN DE CASO CRITICO
SE DEFINE FECHA DE MACROCLAUSURA
SE INFORMA A CENTRO DE ATENCIÓN QUE ELABOREN SUS LISTAS
DE ALUMNOS CON DERECHO A DIPLOMA
CENTROS DE ATENCIÓN CONSULTA SITUACIÓN ACADÉMICA Y
FINANCIERA DE ALUMNOS
ELABORACIÓN DE LISTAS DE ALUMNOS CON DERECHO A DIPLOMA
EN FORMATO ESTABLECIDO
0
0
0
0
0
0
5
19
ES TARDADO PORQUE PUEDEN SER HASTA 8 GRUPOS CON
20 ALUMNOS CADA UNO
1
4
0
SE DA AVISO AL ÁREA DE FINANZAS SI TIENE ADEUDOS
1
4
3
11
3
11
1
4
0
2
8
SE DEBE ESTABLECER METODO PARA QUE LAS FOTOS SE
ENVÍEN CON ANTICIPACIÓN, **
2
8
ES TARDADO PORQUE LLEGAN HA SER DE 20 A 30 GRUPOS
LOS QUE CLAUSURAN
ENVÍO DE LISTAS REVISADAS A CONTROL ESCOLAR
1
4
0
CONTROL ESCOLAR COTEJA NOMBRES DE ALUMNOS CON SISTEMA Y
EFECTÚA CORRECCIONES
2
8
CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS
3
12
CONTROL ESCOLAR ACOMODA DIPLOMAS POR PROGRAMA Y POR
ÁREA PARA EL PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL A LOS MISMOS
0
0
0
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL DE DIPLOMAS
12
45
ES TEDIOSO YA QUE LAS FOTOS LLEGAN A CUENTA GOTAS
Y A DESTIEMPO
ENTREGA DE DIPLOMAS TERMINADOS A LOS CENTROS DE
ATENCIÓN
0
0
0
ACTIVIDAD
FINANZAS SE PONE EN CONTACTO CON ALUMNO E INFORMA DE
ADEUDOS
SI SE CUBRE ADEUDO 3 SEMANAS ANTES DE MACROCLAUSURA SE
CONSIDERA PARA DIPLOMA
SE INFORMA A CENTRO DE ATENCIÓN AL CUAL PERTENECE ALUMNO
ENVÍO DE LISTAS A ÁREA CONCENTRADORA E INFORMA A ALUMNOS
PARA QUE ENVÍEN FOTOS 2 SEMANAS ANTES DE FECHA DE
MACROCLAUSURA
REVISIÓN ORTOGRÁFICA DE LISTAS POR ÁREA CONCENTRADORA
Y ACOMODO EN EL ORDEN ESTABLECIDO
SE DEBE TENER ATENCIÓN POR SI EL ALUMNO PAGA
ADEUDO SE DEBE CONSIDERAR
LLEGA A SER TARDADO PORQUE SE DEBE DAR AVISO
PERSONAL Y PUEDE HABER ACLARACIONES
SE MANTIENE LATENTE Y EN TODO CASO SE INTEGRA AL
PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS
ES TARDADO PORQUE PUEDEN TENER DOS O TRES
NOMBRES Y SOLO TIENEN REGISTRADO UNO
ES TARDADO PORQUE NO SE DEFINE QUIEN LO HARÁ Y SE
HACE EN CANTIDAD NO CON CALIDAD, **
GRÁFICA POR ACTIVIDAD
0
SE DEFINE FECHA DE M ACROCLAUSURA
5
SE INFORM A A CENTRO DE ATENCIÓN QUE ELABOREN SUS
LISTAS DE ALUM NOS CON DERECHO A DIPLOM A
CENTROS DE ATENCIÓN CONSULTA SITUACIÓN ACADÉM ICA
Y FINANCIERA DE ALUM NOS
1
12
ELABORACIÓN DE LISTAS DE ALUM NOS CON DERECHO A
DIPLOM A EN FORM ATO ESTABLECIDO
1
SE DA AVISO AL ÁREA DE FINANZAS SI TIENE ADEUDOS
3
FINANZAS SE PONE EN CONTACTO CON ALUM NO E INFORM A
DE ADEUDOS
SI SE CUBRE ADEUDO 3 SEM ANAS ANTES DE
M ACROCLAUSURA SE CONSIDERA PARA DIPLOM A
SE INFORM A A CENTRO DE ATENCIÓN AL CUAL PERTENECE
ALUM NO
ENVÍ O DE LISTAS A ÁREA CONCENTRADORA E INFORM A A
ALUM NOS PARA QUE ENVÍ EN FOTOS 2 SEM ANAS ANTES DE
FECHA DE M ACROCLAUSURA
REVISIÓN ORTOGRÁFICA DE LISTAS POR ÁREA
CONCENTRADORA Y ACOM ODO EN EL ORDEN ESTABLECIDO
3
0
ENVÍ O DE LISTAS REVISADAS A CONTROL ESCOLAR
CONTROL ESCOLAR COTEJA NOM BRES DE ALUM NOS CON
SISTEM A Y EFECTÚA CORRECCIONES
3
1
2
2
1
2
CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA
DIPLOM AS
CONTROL ESCOLAR ACOM ODA DIPLOM AS POR PROGRAM A
Y POR ÁREA PARA EL PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL A LOS
M ISM OS
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL DE
DIPLOM AS
ENTREGA DE DIPLOM AS TERM INADOS A LOS CENTROS DE
ATENCIÓN
 A CONTINUACIÓN MUESTRO UNA ESTADÍSTICA, DE LAS
CLAUSURAS PASADAS, DE LOS DÍAS QUE NOS HEMOS
TARDADO
EN
LOS
DIFERENTES
PROCESOS
QUE
INTERVIENEN PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DIPLOMAS Y
EL OBJETIVO AL CUAL PRETENDO LLEGAR AL FINAL DE LA
IMPLANTACIÓN DE ESTA MEJORA.
PROCESO
MARZO 2005
JUNIO 2005
SEPT 2005
DICIEM 2005
MARZO 2006
JUNIO 2006
SEPT 2006
DICIEM 2006
OBJETIVO
REVISIÓN
REVISIÓN DE
ELABORACIÓN
DE
ADEUDOS
DE LISTAS
LISTAS
8
10
5
8
6
5
5
7
2
3
4
2
3
3
4
3
2
1
3
2
3
2
2
3
3
2
1
RECOLECCIÓN Y
PEGADO DE FOTOS
(ELABORACION DE
DIPLOMAS)
DIAS
TOTALES
15
12
14
10
12
15
14
10
5
29
28
24
23
23
27
25
21
9
PROBLEMA QUE INFLUYE MAS
16
14
12
10
DÍAS 8
6
4
2
0
MARZO
2005

SEPT
2005
MARZO
2006
SEPT
2006
OBJETIVO
ELABORACIÓN DE LISTAS
REVISIÓN DE LISTAS
REVISIÓN DE ADEUDOS
RECOLECCIÓN Y PEGADO DE FOTOS
COMO SE APRECIA EN LA GRÁFICA ANTERIOR, TANTO LA ELABORACIÓN DE LISTAS
COMO LA RECOLECCIÓN Y PEGADO DE FOTOS, SON LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS,
PERO PARA CONFIRMAR ESTO LO ANALIZAREMOS MEDIANTE OTRAS HERRAMIENTAS,
MÉTODOS Y ESTRATEGIAS EN LA FASE DE ANÁLISIS DE LA METODOLOGÍA DIMAC.
3.- FASE DE ANÁLISIS

IDENTIFICAR CAUSAS POTENCIALES DEL PROBLEMA Y
VERIFICAR SI SON RAÍZ.
• PARA
ESTO
EMPLEAREMOS
LAS
SIGUIENTES
ESTRATÉGIAS, MÉTODOS Y HERRAMIENTAS.



PLAN 5W’s – 1H PARA VERIFICAR CAUSAS
AMEF (ANÁLISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLA) DEL
PROCESO ACTUAL
VALIDACIÓN Y RESUMEN DE LAS CAUSAS
LAS CAUSAS POTENCIALES DEL PLAN 5W’S-1H SIGUIENTE SON LAS QUE EN LA MATRIZ DE
TIEMPOS NOS REFLEJARON EL PORCENTAJE MÁS ALTO DE CASO CRÍTICO Y SON LAS QUE
ANALIZAREMOS.
5 W’s - 1 H PARA VERIFICAR CAUSAS
CAUSAS
CENTROS DE ATENCIÓN
CONSULTA SITUACIÓN
ACADÉMICA Y FINANCIERA
DE ALUMNOS
QUÉ se hará (WHAT)
CUÁNDO se hará (WHEN)
SE ESTABLECERÁ QUE
SEA CONTROL ESCOLAR
A PARTIR DE LA DEFINICIÓN
Y FINANZAS QUIEN
DE LA FECHA DE CLAUSURA
INFORMEN LA
SITUACIÓN DEL ALUMNO
QUIÉN lo hará (WHO)
DÓNDE se hará (WHERE)
POR QUÉ se hará (WHY)
CÓMO se hará (HOW)
CONTROL ESCOLAR Y
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
CONTROL ESCOLAR Y
FINANZAS
PARA REDUCIR EL TIEMPO
QUE SE EMPLEA EN ESTA
ACTIVIDAD POR PARTE DE
CENTRO DE ATENCIÓN
SE DEFINIRÁ ÁREAS PARA
CADA INTEGRANTE DE
CONTROL ESCOLAR Y CADA
QUIEN HARÁ LO QUE LE
CORRESPONDA
AHÍ ES DONDE SE TIENEN
LOS ELEMENTOS PARA
SABER QUIEN TIENE
DERECHO Y QUIEN NO
SE DEFINIRÁ ÁREAS PARA
CADA INTEGRANTE DE
CONTROL ESCOLAR Y CADA
QUIEN HARÁ LO QUE LE
CORRESPONDA
ELABORACIÓN DE LISTAS
DE ALUMNOS CON
DERECHO A DIPLOMA EN
FORMATO ESTABLECIDO
SE DEFINE QUE DE
IGUAL FORMA LO
EFECTÚE CONTROL
ESCOLAR
A PARTIR DE LA DEFINICIÓN
DE LA FECHA DE CLAUSURA
CONTROL ESCOLAR
DEPARTAMENTO DE
CONTROL ESCOLAR
SI SE CUBRE ADEUDO 3
SEMANAS ANTES DE
MACROCLAUSURA SE
CONSIDERA PARA DIPLOMA
SE SIGUE HACIENDO
ESTA ACTIVIDAD Y SE
PROCURA REDUCIR EL
TIEMPO
DESDE EL MOMENTO EN QUE
SE SEPA LA FECHA DE
CLAUSURA
EL ÁREA DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
PARA REDUCIR EL TIEMPO Y
QUE NO SE VUELVA CRITICA
LA ACTIVIDAD
CON APOYO POR PARTE
DEL ÁREA DE CONTROL
ESCOLAR
CONTROL ESCOLAR
DEPARTAMENTO DE
CONTROL ESCOLAR
PARA REDUCIR EL TIEMPO
QUE SE EMPLEA EN ESTA
ACTIVIDAD
SE DEFINIRÁ ÁREAS PARA
CADA INTEGRANTE DE
CONTROL ESCOLAR Y CADA
QUIEN HARÁ LO QUE LE
CORRESPONDA
CONTROL ESCOLAR
DEPARTAMENTO DE
CONTROL ESCOLAR
PARA REDUCIR EL TIEMPO
QUE SE EMPLEA EN ESTA
ACTIVIDAD
SE DEFINIRÁ ÁREAS PARA
CADA INTEGRANTE DE
CONTROL ESCOLAR Y CADA
QUIEN HARÁ LO QUE LE
CORRESPONDA
REVISIÓN ORTOGRÁFICA
DE LISTAS POR ÁREA
CONCENTRADORA Y
ACOMODO EN EL ORDEN
ESTABLECIDO
CONCENTRACIÓN, PEGADO
DE FOTOS Y TROQUEL DE
DIPLOMAS
SE OMITE ESTA
ACTIVIDAD YA QUE LAS
A PARTIR DE LA DEFINICIÓN
LISTAS LA ELABORA
DE LA FECHA DE CLAUSURA
DIRECTAMENTE
CONTROL ESCOLAR
SE SIGUE HACIENDO
ESTA ACTIVIDAD Y SE
PROCURA REDUCIR EL
TIEMPO
DESDE EL MOMENTO EN QUE
SE SEPA LA FECHA DE
CLAUSURA
ANÁLISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLA
RESPONSABLE DEL PROCESO: DEPTO CONTROL ESCOLAR
FECHA: 2 DE JUNIO DE 2007.
FECHA DE REVISIÓN : ________________.
PROCESO: CICLO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS
EQUIPO DETRABAJO:
PREPARÓ: FÉLIX RAMÍREZ ALBARRÁN
PASO DEL PROCESO
MODOS DE FALLA EFECTOS POTENCIALES
SEVERIDAD
DE FALLA
POTENCIALES
SE TIENE QUE
CORREGIR LA
TARDANZA EN CONSULTA, POR
ORTOGRAFÍA DE LOS
ENDE RETRASO DE PROCESO
NOMBRES DE LOS
ALUMNOS A GRADUAR
SE OMITEN NOMBRES
CENTROS DE ATENCIÓN
EN LISTAS SE PONE UN NOMBRE
CUANDO TIENE MAS DE
CONSULTA SITUACIÓN ACADÉMICA
Y EN SISTEMA SE TIENEN DOS Ó
UNO Y COMPLICA LA
Y FINANCIERA DE ALUMNOS
MÁS, RETRASO DE PROCESO
VERIFICACIÓN
SE LISTAN
INDISTINTAMENTE POR
NOMBRE O POR
APELLIDO
LLEGAN LISTADOS A
DESTIEMPO
RETRASO DE PROCESO
ELABORACIÓN DE DIPLOMAS
CONFORME LLEGAN LISTADOS,
RETRASO DE PROCESO
CAUSAS
POTENCIALES
OCURRENCIA
CONTROLES O
PROCESOS
ACTUALES
6
SE HA SOLICITADO MAS
ATENCIÓN AL ÁREA DE
INSCRICIONES, PERO SE
SIGUE TENIENDO
PROBLEMAS
6
EN EL ÚLTIMO MÓDULO
SE PASA UN FORMATO
EN DONDE ALUMNOS
PONEN NOMBRE COMO
DESEAN QUE APARESCA
EN DIPLOMA
6
SE HA SOLICITADO MAS
ATENCIÓN AL ÁREA DE
INSCRICIONES, PERO SE
SIGUE TENIENDO
PROBLEMAS
3
AL DARLOS DE ALTA
NO SE TIENE EL
CUIDADO DE
ESCRIBIRLOS
CORRECTAMENTE
5
LOS ALUMNOS AL
ENTERARSE DE LA
ENTRAGA DE UN
DOCUMENTO OFICIAL
INFORMAN DE SU
NOMBRE COMPLETO
3
AL DARLOS DE ALTA
NO SE TIENE EL
CUIDADO DE
ESCRIBIRLOS
CORRECTAMENTE
7
CENTROS DE
ATENCIÓN NO
RESPETAN TIEMPOS
ESTABLECIDOS
8
FALTA ACTUALIZACIÓN
DE PROCESO
7
RECAE LA
ELABORACIÓN EN
SOLO DOS PERSONAS
Y NO ATIENDE C/U LAS
ÁREAS ASIGNADAS
7
FALTA DE
COMUNICACIÓN Y
REASIGNACIÓN DE
FUNCIONES
7
NO SE RESPETA
PERIODO
ESTABLECIDO PARA
QUE ALMNOS
ENTREGUEN FOTOS
8
FALTA ACTUALIZACIÓN
DE PROCESO
DETECCIÓN RPN
CONCENTRACIÓN Y PEGADO DE
FOTOS Y TROQUEL DE DIPLOMAS
FOTOS LLEGAN A
CUENTA GOTAS
SE VAN PEGANDO FOTOS Y
TROQUELANDO DIPLOMAS
CONFORME LLEGAN FOTOS,
RETRASO DE PROCESO
SOLICITAR
NUEVAMENTE
MAYOR ATENCIÓN
AL ÁREA DE
INSCRICIONES
5
90
5
DE IGUALFORMA
PASAR EL FORMATO
150 PERO RECABAR LA
INFORMACIÓN
ANTES
90
SOLICITAR
NUEVAMENTE
MAYOR ATENCIÓN
AL ÁREA DE
INSCRICIONES
4
224
ELABORAR
PROCESO
DEFINIENDO
FECHAS Y
SANCIONES AL NO
ACATRALAS
5
245
REASIGANCIÓN DE
FUNCIONES
5
TOMAR FOTOS AQUÍ
Y NO PADECER PO
280 ENTREGA A CUENTA
GOTAS DE LAS
MISMAS
5
CONTROL ESCOLAR CONCENTRA
LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS
SE HACEN EN CANTIDAD Y NO
CON CALIDAD, YA QUE SE VA
ELABORACIÓN DE
DIPLOMAS EN BLOQUES CORRIENDO EL FORMATO Y SE
TIENEN QUE REPETIR, RETRASO
GRANDES
DE PROCESO
ACCCIÓN
SUGERIDA
VALIDACIÓN Y RESUMEN DE LAS CAUSAS




COMO SE PUEDE OBSERVAR EN EL EJERCICIO DE LAS 5W’S – 1H, SE ANALIZARON
LAS CAUSAS POTENCIALES EN LAS CUALES SE INVIERTE MAYOR TIEMPO, ESTO
BASADO EN LA MATRIZ DE TIEMPOS QUE SE OBTUVO A PARTIR DEL DIAGRAMA DE
FLUJO DEL PROCESO EN ESTUDIO Y SE SUGIEREN ALGUNOS PASOS PARA
DISMINUIR ESAS CAUSAS, INCLUSIVE SE PROPONE ELIMINAR UNA DE LAS CAUSAS.
EN EL AMEF SE ENCONTRÓ QUE SE TIENE VARIOS PASOS DEL PROCESO EN EL CUAL
SE TIENE ARRIBA DE 200 RPN’S LO QUE NOS INDICA QUE ES UNA CAUSA RAÍZ Y SI
TRABAJAMOS EN ELLAS ES MUY PROBABLE QUE SE VEA BENEFICIADO EL PROCESO,
EN LA COLUMNA DE ACCIÓN SUGERIDA SE HACEN LAS RECOMENDACIONES QUE SE
EFECTUARÁN Y DE LAS CUALES HABLAREMOS EN LA FASE SIGUIENTE.
LAS CAUSAS RAÍZ DETECTADAS SON:
CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS. Y
CONCENTRACIÓN Y PEGADO DE FOTOS Y TROQUELADO DE DIPLOMAS.
EN BASE A TODO EL ANÁLISIS ANTERIOR SE CONCLUYE QUE ATACANDO ESTAS
CAUSAS RAÍZ Y EFECTUANDO LA MODIFICACIÓN AL PROCESO DE ELABORACIÓN DE
LOS DIPLOMAS, O SEA, ELIMINANDO ALGUNAS ACTIVIDADES, SE DEBE MEJORAR
CONSIDERABLEMENTE EL TIEMPO TARDADO EN TODO EL PROCESO.
4.- FASE DE MEJORA (IMPLEMENTACIÓN):

GENERAR ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN, EVALUARLAS,
IMPLEMENTARLAS Y VERIFICAR SU EFECTIVIDAD.
• PARA LO CUAL NOS APOYAREMOS EN LAS SIGUIENTES
HERRAMIENTAS:




DIAGRAMA DE FLUJO CON MEJORAS
AMEF DEL PROCESO MEJORADO *
GRÁFICA DE ACTIVIDADES CON MEJORA
CUMPLIMIENTO DE MEJORA *
* QUEDAN PENDIENTES HASTA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
MEJORA
DIAGRAMA DE FLUJO CON MEJORAS
ELABORACIÓN DE LISTAS DE
ALUMNOS CON DERECHO A
DIPLOMA EN FORMATO
ESTABLECIDO
INICIO
SE DEFINE FECHA DE
MACROCLAUSURA
SE INFORMA A CONTROL
ESCOLAR QUE SE CONCIDERE
A ALUMNO
REVISIÓN ORTOGRÁFICA
DE
LISTAS POR CONTROL ESOLAR
Y ACOMODO EN EL ORDEN
ESTABLECIDO
SE INFORMA A CONTROL
ESCOLAR QUE ELABORE
LISTAS DE ALUMNOS CON
DERECHO A DIPLOMA
SI SE CUBRE ADEUDO 3
SEMANAS ANTES DE
MACROCLAUSURA SE
CONSIDERA PARA DIPLOMA
CONTROL ESCOLAR
CONCENTRA LISTADOS Y
ELABORA DIPLOMAS
CONTROL ESCOLAR
CONSULTA SITUACIÓN
ACADÉMICA Y FINANCIERA DE
ALUMNOS
FINANZAS SE PONE EN
CONTACTO CON ALUMNO E
INFORMA DE ADEUDOS
CONTROL ESCOLAR ACOMODA
DIPLOMAS POR PROGRAMA Y
POR ÁREA PARA EL PEGADO
DE FOTOS Y TROQUEL A LOS
MISMOS
SE DA AVISO AL ÁREA DE
FINANZAS SI TIENE ADEUDOS
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE
FOTOS Y TROQUEL DE
DIPLOMAS
DERECHO A
DIPLOMA
SI
NO
ENTREGA DE DIPLOMAS
TERMINADOS A LOS CENTROS
DE ATENCIÓN
EFECTÚO LO MISMO QUE HICE EN LA FASE DE MEDICIÓN EN DONDE LA MATRIZ DE
TIEMPOS LA OBTENGO DEL DIAGRAMA DE FLUJO, PERO EN ESTE CASO ES DEL MEJORADO
Y LOS RESULTADOS QUE ARROJA ÉSTA MATRIZ SON MUY ALENTADORES, POR LO QUE SI
SE EFECTÚAN LAS MEJORAS PROPUESTAS SE DEBEN OBTENER LOS DATOS SIGUIENTES.
MATRIZ DE TIEMPOS CON MEJORA PROPUESTA
TIEMPO APROXIMADO
EN DÍAS
% CASO CRÍTICO
DESCRIPCIÓN DE CASO CRITICO
SE DEFINE FECHA DE MACROCLAUSURA
SE INFORMA A CONTROL ESCOLAR QUE ELABORE LISTAS DE
ALUMNOS CON DERECHO A DIPLOMA
CONTROL ESCOLAR CONSULTA SITUACIÓN ACADÉMICA Y
FINANCIERA DE ALUMNOS
0
0
0
0
0
0
2
7
NO ES TRADADO YA QUE EL SISTEMA DE CONTROL
ESCOLAR ARROJA RESULTADOS AUTOMATICAMENTE
SE DA AVISO AL ÁREA DE FINANZAS SI TIENE ADEUDOS
0
ACTIVIDAD
FINANZAS SE PONE EN CONTACTO CON ALUMNO E INFORMA DE
ADEUDOS
SI SE CUBRE ADEUDO 3 SEMANAS ANTES DE MACROCLAUSURA SE
CONSIDERA PARA DIPLOMA
SE INFORMA A CONTROL ESCOLAR QUE SE CONCIDERE A ALUMNO
ELABORACIÓN DE LISTAS DE ALUMNOS CON DERECHO A DIPLOMA
EN FORMATO ESTABLECIDO
REVISIÓN ORTOGRÁFICA DE LISTAS POR CONTROL ESOLAR Y
ACOMODO EN EL ORDEN ESTABLECIDO
1
0
4
0
0
0
0
0
1
4
0
1
4
NO ES TRADADO YA QUE EL SISTEMA DE CONTROL
ESCOLAR ARROJA RESULTADOS AUTOMATICAMENTE
CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS
2
7
CADA INTEGRANTE DE CONTROL ESCOLAR ELABORA LOS
CORRESPONDIENTES SEGÚN LAS ÁREAS ASIGNADAS
CONTROL ESCOLAR ACOMODA DIPLOMAS POR PROGRAMA Y POR
ÁREA PARA EL PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL A LOS MISMOS
0
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL DE DIPLOMAS
2
ENTREGA DE DIPLOMAS TERMINADOS A LOS CENTROS DE
ATENCIÓN
0
TIEMPO TOTAL
9
0
7
COMO LAS FOTOS SE TIENEN CON ANTICIPACIÓN, EN
BLOQUE Y CADA INTEGRANTE ELABORA LO QUE LE
CORRESPONDE SE DISMINUYE EL TIEMPO
0
EFECTUANDO UNA COMPARATIVA CON LOS DATOS OBTENIDOS EN LA FASE DE
MEDICIÓN NOS RESULTA LO SIGUIENTE:
30
27
25
20
CICLO DEL
PROCESO 15
EN DÍAS
10
9
5
0
ANTERIOR
DESPUÉS
SITUACIÓN
LA META POR ALCANZAR ERA UNA REDUCCIÓN DEL 65% Y SE OBTIENE UNA
REDUCCIÓN DEL 66.67%, LO CUAL ES AÚN MEJOR.
5.- FASE DE CONTROL

ESTABLECER LOS CONTROLES Y CAMBIOS AL
SISTEMA PARA MANTENER LA MEJORA.
• ESTO SE PROPONE LLEVAR A CABO MEDIANTE LOS
SIGUIENTES MÉTODOS Y HERRAMIENTAS:




CAPACITACIÓN EN LA NUEVA METODOLOGÍA,
IMPLEMENTARÁN LAS MEJORAS EN ESTE PROCESO
SEPTIEMBRE DEL PRESENTE AÑO Y SE VERÁ EL RESULTADO
SE
EN
IMPLEMENTAR CONTROL ESTADÍSTICO DEL
PROCESO
CAPITALIZAR EL APRENDIZAJE, LA EXPERIENCIA
OBTENIDA EN ESTE PROYECTO SERVIRÁ PARA PROPONER
CAMBIOS EN VARIAS ÁREAS QUE LO REQUIEREN Y PUEDE
SER LA IMPLANTACIÓN DE UN SMED
ESTANDARIZAR Y SELECCIONAR PROYECTOS
NUEVOS
CONCLUSIONES



SE PROPONE LA ELIMINACIÓN DE ALGUNOS PASOS DEL
PROCESO, LO QUE IMPLICA LA NO INTERVENCIÓN DE DOS
ÁREAS, CENTRO DE ATENCIÓN Y ÁREA CONCENTRADORA, LO
QUE DA POR RESULTADO QUE SOLO CONTROL ESCOLAR Y
FINANZAS SE ENCARGUEN DEL PROCESO, MENOS ÁREAS
INTERVIENEN MENOS POSIBILIDAD DE ERROR Y OMISIÓN.
ADEMÁS SE CONCENTRARAN LAS FOTOGRAFÍAS DE LOS
ALUMNOS EN LA DEC CON ANTERIORIDAD, SE TRAERÁ UN
FOTÓGRAFO A LA DEC Y AQUÍ SE TOMARÁN LAS FOTOS DE
TODOS LOS POSIBLES EGRESADOS, DURANTE LAS ÚLTIMAS
SESIONES DEL DIPLOMADO, DE TAL MANERA QUE EL
ESTABLECIMIENTO LAS ENTREGA DIRECTAMENTE A LA
OFICINA DE CONTROL ESCOLAR Y SE ELIMINA LA RECEPCIÓN
A CUENTA GOTAS.
CON ESTOS CAMBIOS SE EFECTUARÁ NUEVAMENTE EL AMEF Y
SE GRAFICARÁN RESULTADOS DE TAL MANERA QUE SE LOGRE
QUE LOS NPR’S SE CONSERVEN EN CANTIDADES ACEPTABLES.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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PROYECTO SEIS SIGMA PARA LA DEC DE LA UIA