Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria
CURSO BASICO DE
EXCEL 2002 XP
PROFESOR
LEONARDO CASANOVA M.
MERIDA
DICIEMBRE 2003
Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria
¿Qué es EXCEL?
Es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula.
Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden
introducir números, letras y gráficos.
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Operación
suma
En Excel no es muy traumatizante si nos equivocamos al
introducir un dato, simplemente corregimos el dato y
automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
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Celda E7
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INICIO DEL PROGRAMA
El programa EXCEL se inicia de forma similar a programa PowerPoint, o a
los programas de Microsoft Office, por lo tanto ya debemos estar
familiarizados con este tema.
Desde el Botón de inicio  Todos los Programas  Microsoft EXCEL.
Cuando se ha ejecutado
recientemente.
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PANTALLA INICIAL
Barra de título
Barra de Menús
Barra de Formato
Barra de Herramientas
Barra de Fórmulas
Panel de Tareas
Barras de
Desplazamiento
Barra de Etiquetas
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Barra de Título
En la Barra de título aparece el nombre de la hoja con la cual
estamos trabajando. Si es la primera sesión de trabajo de una
nueva hoja de cálculo, como aun no se ha archivado ni se le ha
asignado nombre, el programa le asigna el nombre provisional
[Libro 1].
Barra de Menús
donde aparecerán todas las opciones de las diferentes operaciones que podemos
realizar con EXCEL. Estos menús son desplegables y han sido agrupados de
acuerdo a sus funciones.
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Barra de Herramientas
Aparecen en forma de iconos los comandos más utilizados como
copiar, pegar, alinear texto etc., y las funciones propias de EXCEL.
Barra de Formato
Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita,
cursiva, elegir tipo de fuente, alinear texto, formato de cuadros, etc.
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Barra de Formulas
Nos muestra el contenido y la operación de la celda activa.
Barra de Etiquetas
Nos indica la hoja activa y nos permite desplazarnos entre las diferentes hojas de
trabajo del libro de trabajo.
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Barras de Desplazamiento
Nos permiten los desplazamientos vertical y horizontal a
lo largo de toda la hoja de cálculo.
Panel de Tareas
El panel de tareas es sensible al contexto,
esto quiere decir que mostrará información
diferente según lo que estemos haciendo en
el momento de abrirlo.
Lista de Paneles
disponibles
en la barra de tareas
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Ayudante de Office
Es un gráfico animado que nos ayuda en determinadas
ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por
ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos
ofrecerá ayuda para ello, etc.
¿Qué es Esto?
Al hacer clic con el ratón sobre la ayuda ¿Qué es
esto?, aparecerá una flecha con signo de
interrogación que al posicionarla sobre algún
elemento de la pantalla de EXCEL y hacer clic con
el ratón, aparecerá una breve descripción del
comando.
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La tecla F1 del Teclado o el Botón
de la Barra de Herramientas.
Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecerá en la esquina inferior
derecha de la pantalla una ventana animada de ayuda desde la cual podremos
buscar, mediante preguntas directas la ayuda necesaria.
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Escribir Pregunta desde la Barra de Menú
Esta opción es similar a la anterior. Para hacer uso de la misma, activamos la
celda con el ratón, escribimos la palabra o palabras relacionadas con el tema
solicitado y presionamos [ENTER].
Aparecerá una pantalla con los diferentes temas relacionados con nuestra
pregunta.
Al seleccionar una de las opciones que aparecen en pantalla, por ejemplo
[Mover o copiar celdas], aparecerán las diferentes opciones posibles con
dicho comando.
De esta forma podemos desagregar la información hasta encontrar la ayuda
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Inicio de trabajo con ECXEL
• Crear un Documento. Para crear un nuevo libro de trabajo con ECXEL se debe
elegir dentro del menú archivos la opción [Nuevo…], o seleccionar de la barra de
herramientas el icono de la página en blanco.
• Guardar Documento Si esta creando el documento EXCEL y aún no le ha
dado nombre, EXCEL le asigna por defecto el nombre libro1. Los archivos
EXCEL tienen la extensión .xls.
Si el documento ya tiene nombre, se puede guardar directamente desde el
menú archivo > Guardar o desde la barra de herramientas seleccionando el
icono
• Abrir Documento Para abrir un documento existente se selecciona en la
barra de menús la carpeta Archivos Abrir… [Ctrl + A] y aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo con el navegador de Windows:
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Ubicamos el archivo a utilizar en la carpeta correspondiente y hacemos clic en abrir.
Nótese que al lado de la opción abrir aparece [Ctrl + A], esto significa que
presionando la tecla CONTROL simultáneamente con la tecla A, se puede efectuar la
misma operación sin necesidad del ir a la barra de menús.
Otra forma de abrir un documento existente es seleccionando el icono
de la barra de herramientas.
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Alimentando de datos la hoja de cálculo
Para introducir información en una celda, se selecciona la celda deseada
haciendo clic sobre ella, luego se introduce el dato y finalmente se
confirma la operación de cualquiera de las siguientes maneras:
•
•
•
Haciendo clic en otra celda cualquiera
Seleccionando el icono
que aparece en la barra de fórmulas
Pulsando la tecla [RETORNO] o [INTRO] o [ ] del teclado según
sea el caso.
En caso de querer introducir una fórmula, esta debe comenzar con el signo igual
(=).
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A manera explicativa introduciremos
En la columna A

En la columna B

En la columna C

En la columna D

En la columna E

datos en las columnas A hasta la E.
Apellido
Nombre
Nota del primer parcial
Nota del segundo parcial
Promedio de notas
Texto
Texto
Numérico
Numérico
Fórmula
Clic Aquí
para ver el
ejemplo
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Cortar, Copiar y pegar
Estas funciones constituyen herramientas útiles para manejar datos y hacer
operaciones en EXCEL.
Estas operaciones se pueden ejecutar directamente desde la barra de
herramientas mediante los iconos
Con la opción Cortar, quitamos los datos de una o varias celdas
para mudarlos a una localización diferente.
La opción Copiar es similar a la de cortar solo que no borra los
datos de las celdas de origen.
La opción Pegar nos permite ubicar los datos seleccionados en las
opciones anteriores en las celdas de interés.
También podemos realizar estas operaciones desde
la barra de menús, opción Edición.
Pegado Especial…
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Pegado Especial…
Es una función complemento de la opción Pegar, al
seleccionarla aparece:
En caso de valores
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En el caso de imágenes o archivos gráficos
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Mover (otra forma de cortar y pegar)
Supongamos que en nuestro ejemplo nos interese colocar primero el
nombre y luego el apellido.
Para realizar esta operación se deben seguir los siguientes pasos:
• Colocar el cursor en la celda 1A o en cualquier celda de la columna A
• Ir a la Barra de Menús y seleccionar [Insertar]  [Columnas]. Esta opción
insertará una nueva columna A desplazando las anteriores un lugar hacia la
derecha.
• Seleccionar las celdas 1C a 8C manteniendo presionado el botón izquierdo
del ratón.
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FORMATOS
Desde la Barra de Formatos podemos dar formato al tipo de letra, tamaño de la
fuente, calidad, posición, etc.
Celdas
En el menú Formato Celdas
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Formato Fila, Columna, Hoja,
etc.
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Cálculos y Fórmulas
Una de las características mas resaltantes de EXCEL es la facilidad de
efectuar cálculos los cuales se realizan mediante fórmulas.
Las fórmulas pueden hacer referencia a valores o celdas. Cuando en una fórmula
se hace referencia a celdas, el resultado se actualizará automáticamente al
modificar la celda referenciada.
En EXCEL se pueden realizar cálculos con más de 300 funciones predefinidas las
cuales están clasificadas en las siguientes categorías; financieras, de tiempo,
matemáticas y trigonométricas, estadísticas, de búsqueda y referencia, base de
datos, texto, lógicas, información y las definidas por el usuario.
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Gráficos
EXCEL cuenta con una poderosa herramienta para crear y representar gráficos.
A fin de ilustrar el proceso de creación de un gráfico representaremos el siguiente
gráfico correspondiente a la Tasa de Subempleos por Sexo Según Grupos de Edad.
T A S A D E O C U P A C IÓ N PO R S E XO , S EG Ú N G R U PO S D E E D A D
G R U PO S D E E D A D
1 0 -1 4
1 5 -1 9
TO TAL
9 2 ,4
9 1 ,7
HOM BRES
9 3 ,2
9 1 ,2
M UJERES
9 1 ,1
9 2 ,8
2 0 -2 4
8 4 ,7
8 7 ,7
7 8 ,1
2 5 -2 9
8 7 ,7
8 9 ,0
8 6 ,0
3 0 -3 4
9 0 ,6
9 2 ,2
8 8 ,5
3 5 -3 9
9 4 ,8
9 5 ,6
9 3 ,8
4 0 -4 4
9 5 ,0
9 7 ,8
9 0 ,9
4 5 -4 9
9 6 ,3
9 6 ,1
9 6 ,6
5 0 -5 4
9 6 ,0
9 5 ,8
9 6 ,2
5 5 -5 9
9 4 ,2
9 4 ,1
9 4 ,6
6 0 -6 4
9 6 ,3
9 4 ,6
9 8 ,8
65 y m ás
9 7 ,1
9 5 ,4
9 9 ,7
F u en te: D G E E C. EIH 20 0 0/1
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IMPRESIÓN
EXCEL dispone de diferentes opciones para la impresión de
documentos propios del programa.
Se debe definir el área de impresión y
configurar la página para la impresión. Todo
este proceso se puede hacer desde la Barra
de Menús opción Archivo.
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