TAXONOMIA DOCUMENTAL
Tipo de taxonomía escogida
• Para este ejemplo, se utilizaron:
– Departamental. Para reflejar la estructura de la División de
Tecnología Informática (DTI) de Avianca.
– Funcional. Para describir las funciones del departamento
de Gestión de Soporte y Mantenimiento.
– Por tema. Para agrupar los documentos asociados a una
aplicación de negocio.
Estructura de DTI
Departamento
Misión
Gestión de Soporte y
Mantenimiento (GSM)
Gestionar la correcta operación de los Sistemas de
Información de acuerdo con las necesidades de la Compañía,
brindando un soporte ágil, oportuno y confiable.
Gestión de
Infraestructura y
Telecomunicaciones
(GIT)
Gestionar la operación, planeación e implantación de toda la
infraestructura tecnológica, brindando la mayor
disponibilidad, calidad y confiabilidad a los diferentes
sistemas de información de la compañía.
Gestión de Soluciones
y Proyectos (GSP)
Gestionar soluciones de negocio que a través de la tecnología
apalanquen las estrategias, procesos y servicios de la
compañía.
Gestionar la seguridad y los riesgos de la compañía para
Gestión de Seguridad y
asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la
Riesgos (GSR)
información corporativa.
Taxonomía documental DTI (1 de 2)
División de Tecnología Informática
1. Dirección
Guarda los documentos utilizados por la
Dirección de la División.
2. Indicadores de servicio
Contiene información de los indicadores de
servicio definidos por cada departamento de la
División, soportados por datos estadísticos.
Almacena las versiones de las políticas de
Tecnología Informática utilizadas para consumo
3. Políticas de Tecnología Informática
interno de DTI y las de la organización en
general.
4. Control y Gestión
Contiene documentos que soportan el
cumplimiento de los objetivos de cada uno de
los departamentos de la División. Además,
guarda información acerca de solicitudes de
vacaciones, viajes en servicio y otros asuntos
internos.
Taxonomía documental DTI (2 de 2)
División de Tecnología Informática
5. Gestión de Infraestructura y
Telecomunicaciones
Almacena documentos de las actividades
propias del departamento, incluyendo tareas de
dimensionamiento, planes de contingencia y
administración de cambios sobre la
infraestructura tecnológica.
6. Gestión de Soluciones y Proyectos
Contiene los documentos resultantes de las
fases de planeación y ejecución de los proyectos
de construcción de soluciones informáticas.
7. Gestión de Seguridad y Riesgos
Guarda los procedimientos de seguridad
informática que deben ser seguidos por DTI.
8. Gestión de Soporte y
Mantenimiento
Este es el departamento al que se aplicará el
mayor detalle en la organización de
documentos, utilizando un enfoque de
taxonomía funcional.
Taxonomía documental GSM
8.1 Gestión de Calidad
8.1.1 Formatos
Almacena los formatos que deben ser usados para documentar
los cambios realizados sobre las aplicaciones de negocio.
8.1.2 Registros
1 – Alcance
Especifica el alcance de los cambios
sugeridos por los usuarios de las
aplicaciones.
GSM-ALC-Consecutivo-01*
2 – Plan de acción
Detalla las actividades, responsables
y tiempos necesarios para realizar el
cambio.
GSM-ACC-Consecutivo-02
Especifica los casos de prueba que
3 – Plan de pruebas deben ser realizados por GSM y por
los usuarios interesados.
4 – Cierre
Contiene la aceptación final del
cambio por parte del usuario.
GSM-PRU-Consecutivo-03
GSM-CIE-Consecutivo-04
* Consecutivo. Número asignado por DTI para la atención de una solicitud de usuario.
Taxonomía documental GSM
8.2 Aplicaciones
8.2.1 Entrega de aplicaciones
Aplicación
Esta carpeta debe ser creada para cada nueva aplicación entregada a GSM
por parte de GSP.
1 – Actas
Capacitación
Formatos de asistencia y temas tratados en
la sesión de capacitación.
GSM-CAP-Aplicación-XX
Entrega
Formatos de entregas parciales y lista de
chequeo de los requerimientos exigidos.
GSM-ENT-Aplicación-XX
Reunión
Actas de reunión con compromisos y
actividades.
GSM-REU-Aplicación-XX
Diagramas que contienen la especificación
técnica de la aplicación.
GSM-DIA-AplicaciónDiagrama
Manual técnico, de operación (usuario) y de
mantenimiento.
GSM-MAN-Aplicación-MTec
GSM-MAN-Aplicación-MOpe
GSM-MAN-Aplicación-MMto
2 – Documentación
Diagramas
Manuales
Taxonomía documental GSM
8.2 Aplicaciones
8.2.2 Rotación de titulares y suplentes
Fecha de la rotación
Esta carpeta debe ser creada para cada rotación de titulares y
suplentes realizada.
Aplicación
Esta carpeta debe ser creada para cada aplicación.
1 – Actas
Capacitación
Formatos de asistencia y temas
tratados en la sesión de
capacitación entre titulares y
suplentes.
GSM-ROT-CAP-Aplicación-XX
Entrega
Formato de entrega y aceptación
de la rotación.
GSM-ROT-ENT-Aplicación-XX
Taxonomía documental GSM
Gestión de Soporte y Mantenimiento
8.2.3 Contratos de Soporte y Mantenimiento
Aplicación
Almacena el contrato y documentos posteriores firmados
con proveedores externos para el soporte y mantenimiento
de una aplicación. Esta carpeta debe ser creada por cada
aplicación que tenga este tipo de contratos.
8.2.x Nombre de
Aplicación
Contiene la documentación de una aplicación de negocio
generada internamente y/o entregada por proveedores
externos a la organización. Esta carpeta debe ser creada
para cada aplicación que sea soportada por GSM.
8.3 Comité primario
Contiene las actas de reunión de
los comités realizados entre los
miembros del departamento.
GSM-CMP-Fecha
Entrega de aplicaciones
• GSP entrega las nuevas aplicaciones de negocio construidas
para que GSM inicie las actividades de Soporte y
Mantenimiento. Para esto, GSP debe cumplir los
requerimientos exigidos por GSM, quien verifica la validez de
estos a través de una lista de chequeo. Esta documentación
debe quedar almacenada en la carpeta 8.2.1 Entrega de
aplicaciones.
Rotación de titulares y suplentes
• Cada aplicación de negocio tiene un equipo de soporte
conformado por 1 titular y 2 suplentes. Durante 6 meses, el
titular debe capacitar a sus suplentes y prepararlos para la
solución de requerimientos de usuario. Después de este
tiempo, uno de los suplentes asume como nuevo titular. Esta
entrega debe ser formalizada a través de un acta de
aceptación.
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