Entrenamiento de
Guía Mayor Máster Avanzado
Procedimientos para una
Reunión Eficaz
Procedimientos para una
Reunión Eficaz
 Completar seminarios sobre los
siguientes temas:
A.
Destrezas de Administración

Procedimientos para una Reunión Eficaz
Procedimientos de una
Reunión
o La información en este seminario
es excelente para consideración en
tener comisiones ad hoc y
reuniones que son informativas y
que no tienen ramificaciones
legales.
o Procedimientos más formales son
cubiertos en la parte de «Robert’s
Rules» [Reglas de Roberto].
¡Qué Bueno! ¡Otra Reunión!
o Reuniones son comunes en la sociedad
moderna. Casi todas las personas son
miembros de una sociedad profesional,
asociación cívica, club de servicio o
grupo religioso en algún momento en
sus vidas. Como las reuniones ocurren
tan frecuentemente, tal vez se esperaría
que sean una fuente de satisfacción y
logro.
o Sin embargo, este no es usualmente el
caso.
Definición de Reunión
o Una reunión se puede definir como un
concurrencia de 3 personas o más
compartiendo objetivos comunes,
donde la comunicación (verbal y/o
escrita) es la manera primaria de lograr
los objetivos de la reunión.
o ¿Cuándo es una reunión efectiva?
Cuando logra los objetivos en un
tiempo mínimo a la satisfacción de los
participantes.
Indicaciones de una Buena
Reunión
o Una agenda es preparada antes de la
reunión.
o Participante tienen la oportunidad de
contribuir a la agenda.
o Un aviso adelantado del lugar y la hora
de la reunión se da a los participantes.
o Lugares de reuniones son cómodos y
adecuados para el número de
participantes.
Indicaciones de una Buena
Reunión
o La reunión comienza a tiempo.
o La reunión tiene una hora indicada
para concluir.
o El uso del tiempo monitoreado durante
la reunión.
o Todos tienen la oportunidad de
presentar su punto de vista.
o Los participantes escuchan
atentamente el uno al otro.
Indicaciones de una Buena
Reunión
o Hay resúmenes regulares mientras la
reunión progresa.
o Nadie domina la conversación.
o Todos tienen un voto en las decisiones
que se hacen.
o La reunión usualmente concluye con
un resumen de los logros.
o La reunión evaluada regularmente por
los participantes.
Indicaciones de una Buena
Reunión
o Se puede depender de la gente para
completar sus responsabilidades en la
reunión.
o Un memorándum de los minutos o la
discusión es proveído a los
participantes en la próxima reunión.
o Se puede contar con las personas
apropiadas y necesarias para asistir
cada reunión.
Indicaciones de una Buena
Reunión
o El proceso de hacer decisiones
utilizado es apropiado para el
tamaño del grupo.
o El equipo audiovisual y de sonido
funciona bien y no distrae de la
reunión.
2 Clases de Reuniones
o Informativa
o Hacer decisiones
2 Clases de Reuniones
Causas de una Reunión de
Pobre Calidad
o La reunión no comienza a tiempo.
o Desviarse de la agenda y tendencias
de quejarse.
o No poner una hora de conclusión.
o Falta de un resumen.
o Falta de un memorándum de la
discusión de la última reunión.
Diversidad
o La fortaleza del grupo es su
diversidad. También puede ser su
debilidad si los desacuerdos y
conflictos resultan en una pérdida de
unión. El grupo hace varias
decisiones mientras progresa hacia
una recomendación. Una clave para
retener los aspectos positivos del
grupo es el concepto del consenso.
Consenso
o El consenso anima al grupo a trabajar
juntos. También crea una
responsabilidad igual en cualquier
decisión que se tome. Aunque no todo
grupo necesita consenso, el facilitador
debe luchar para el consenso en cada
paso de resolver problemas y en todas
decisiones grandes. Si esto ocurre, hay
mejor aceptación y compromiso al
resultado de las decisiones.
Consenso
o El consenso se logra cuando cada
individual puede decir sí a estas clases
de preguntas:
• ¿Estás de acuerdo que este es el próximo
paso?
• ¿Puedes seguir con esta posición?
• ¿Estás cómodo con este camino que se
tomará?
• ¿Puedes apoyar esta alternativa?
Metas para una Reunión
o Reunión Informativa: comunicar la
información
o Reunión de Hacer Decisiones: llegar a
un consenso
o Para alcanzar a las metas, ¡hay que
planear!
Planficación de una Reunión
o Cuando se planifica para una reunión,
hay que decidir primeramente si es
necesaria. Muchas veces, tener una
reunión es una conclusión inevitable
cuando debería de ser una decisión
cuidadosamente considerada.
o El líder debe de empezar con cuál es el
objetivo. ¿Cuál es el resultado que se
espera? ¿Es necesario tener una
reunión para lograr este objetivo?
Desarrollar una Agenda
o Cada reunión debe tener una agenda.
o Si es posible, se debe dar a cada
participante antemano.
o Idealmente, los participantes deben de
tener la oportunidad de contribuir a la
agenda antes de la reunión.
Arreglo del Cuarto
Ambas clases
de reunión
Reunión
Informativa
Llegar a un Consenso –
Tácticas para una Reunión
o Tácticas para producir discusión.
o Frases claves que usar en tiempos
apropiados.
o Maneras de mantener la reunión
por buen camino y productivo.
Pedir por Sentimientos y
Opiniones
¿Cuál es tu reacción a …?
¿Cómo te sientes de …?
¿Qué piensas de …?
¿Qué te hace concluir que …?
¿Cuáles son otras maneras de …?
¿Cómo supiste que …?
¿Cómo te sentiste cuando
descubriste que …?
o ¿Dirías que …?
o
o
o
o
o
o
o
Parafrasear
o ¿Me estás preguntado que …?
o A ver si entiendo tu posición. ¿Estás
diciendo que …?
o No creo que entiendo. ¿Estás
diciendo que …?
o Antes de seguir, creo que quieres
proponer …
o Lo que escucho es … ¿estoy correcto?
Alentar la Participación
o Carlos, ¿qué piensas de esto?
o María, ¿cómo responderías la
pregunta de Pedro?
o Antes de seguir, quisiera saber lo que
piensa Guillermo de esto.
o Elías, ¿entendiste lo que dijo
Consuelo?
Pedir por un Resumen
o Muchas buenas ideas han sidas
presentadas. ¿Puede alguien resumir
los puntos importantes antes de
seguir?
o He escuchado varias propuestas.
¿Puede alguien resumir en lo que
estamos de acuerdo?
o Es aparente que Juan no está de
acuerdo. ¿Juan, puede resumir tus
objeciones ?
Pedir por Aclaración
o No entendí ese último comentario.
¿Qué harías si …?
o Los ejemplos que diste son para
durante la semana. ¿Aplican también
a los fin de semanas?
o Todavía no me es claro. ¿Qué quieres
decir …?
Pedir por Ejemplos
o Dorotea, ¿puedes dar unos ejemplos
de lo que quieres decir?
o Santiago, ¿puedes expandir eso? No
creo que entiendo bien.
Probar por Consenso
o Parece que todos estamos de acuerdo.
Levantando la mano, ¿todos aceptan
la idea?
o José, ¿así te sientes también?
Iniciar Acción
o ¿Cómo crees que debemos …?
o ¿Cómo debemos proceder?
o Quisiera sugerir algunas maneras
para comenzar. ¿Pablo, cómo
sugieres que empecemos?
Explorar una Idea en Más
Detalle
o ¿Qué son algunas otras maneras
de enfrentar este problema?
o ¿Hay otras cosas que considerar?
o Oscar, ¿qué añadirías a lo que ya
se ha dicho?
Hacer una Breve Encuesta
o Levantando la mano, ¿cuántos
están de acuerdo?
o Beatriz, pregúntales a los demás
qué piensan de tu propuesta.
o ¿Cómo se sienten todos de esto?
Vamos a empezar con Luis.
Sugerir una Pausa
o Hemos estado trabajando es esto
por casi una hora. Vamos a tomar
un receso de diez minutos.
Sugerir un Procedimiento
o Me doy cuenta que Carla ha sido
la única que habla sobre este
tema. Vamos a empezar von
Verónica para ver como todos
piensan.
o ¿Ayudará si ponemos los temas de
la agenda en orden de
importancia antes de comenzar?
Parar la Acción y Hablar de
Algo Diferente
o Vamos a detener la discusión por
un momento. Creo que ayudaría si
cada uno dijera lo que siente
ahora.
Compartir los Sentimientos
o Siento que no estás dándole a
Enrique la oportunidad de
explicarse.
o Estoy frustrado. Creo que
debemos hablar de este problema
para la próxima semana cuando
tengamos más información. ¿Qué
creen ustedes?
Reflejar lo que Crees que
Alguien Siente
o Jorge, me das la impresión que no
estás satisfecho con mi respuesta,
¿correcto?
o El comentario de Claudia me dice
que ella necesita hacer algunas
preguntas sobre esto, ¿verdad,
Claudia?
Ser un Apoyo
o Vamos a darle a Antonio una
oportunidad para contar su
opinión.
o David, ya tuviste tu oportunidad.
Ahora es turno de Haroldo. Dale
la oportunidad de explicar.
Cuestionar Suposiciones
o Tu propuesta supone que si no
usamos amenazas, no cooperarán,
¿correcto?
o Tu sugerencia asume que no
podemos hacerlo a tiempo,
¿verdad?
o Tu objeción supone que no
tendremos lo que necesitamos.
¿Es esa una buena suposición?
Fijarse en el Blanco
o ¿Estamos haciendo la pregunta
correcta?
o ¿Son estas las metas más
importantes?
o ¿Es esta la manera mejor para que
cooperen con nosotros?
o ¿Es esta la única manera de
hacerlo?
Enfrentar Diferencias
o Eduardo, no has dicho nada pero
es aparente que no estás de
acuerdo, ¿correcto?
o Marta, parece que tienes algo que
decir. ¿Tienes otra opinión?
Intercambio de Papeles
o ¿Por qué no tomas el papel del
cliente por unos momentos?
Como un cliente, ¿cómo
reaccionarías a esta propuesta?
o Pretende que eres el gerente.
¿Cómo reaccionarías a esta
propuesta?
o ¿Cómo te sentirías si te tratara de
esa manera?
Mirar Hacia el Futuro
o Si lo hacemos de esta manera,
¿qué es lo peor que pudiera
pasar?
o Si no funciona, ¿qué hemos
perdido?
o Si funciona, ¿cómo afectará el
horario de la próxima semana?
Enfocar en la Elección de
Acción
o Hemos considerado cada
posibilidad y tenemos que
escoger entre estas tres
alternativas.
o Hemos analizado ambos lados
cuidadosamente. Es hora de
hacer una decisión.
Cosas Que Evitar
o Preguntas sin respuestas. Asegúrate que
las preguntas que haces pueden ser
respondidas por el grupo o por alguien
del grupo.
o Preguntas simples de sí o no. A menos
que otra pregunta sigue como por qué,
cuándo, dónde, cómo, qué o quién, una
respuesta de sí o no dirige a ningún lado.
Cosas Que Evitar
o Preguntas vagas, indefinidas y ambiguas.
Para tener respuestas satisfactorias, hay
que hacer buenas preguntas. A veces hay
que reformular una pregunta si no se
entiende inmediatamente.
o Interrogaciones. Tal vez tendrás que
preguntarle a un participante para
aclaración, pero recuerda que no estás
tratando de ganar un argumento. La
persona nunca debe de sentirse
amenazada.
Conclusión
o Mientras más guías una
reunión, mejor lo vas a poder
hacer.
o Nunca se te olvide pedir la
bendición de Dios.
o Planificar, ejecutar, criticar
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