Rafael Jiménez-Molina | 24 de octubre de 2014
Taller de Otoño
Asociación de Administadores de Asistencia Económica Estudiantil de
PR (PRASFAA)
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Trasfondo histórico
Lo básico del “Clery Act”
Violencia contra la mujer – Acta de reautorización
(VAWA)
¿Qué usted puede hacer para ayudar?
Ayudas / Buenas prácticas
Recursos Disponibles
Preguntas
2

Requisitos de Seguridad en el “Higher Education Act”
◦ La seguridad se añade con el “Crime Awareness and Campus
Security Act” en el 1990.
◦ En el 1992 de enmienda para incluir en los informes anuales
actos delictivos u ofensas de índole sexual.
◦ En el 1998 se vuelve a enmendar. Se añaden nuevos
requisitos y se cambia el nombre a “Jeanne Clery Disclosure
of Campus Security Policy and Campus Crime Statistics Act
(Clery Act).
◦ En el 2008, el HEOA (“Higher Education Opportunity Act”)
vuelve a añadir requisitos.
◦ 2013 – Se anuncia que se añadirán los delitos contra la mujer
del Acta de la Violencia contra la Mujer (VAWA)” en Octubre
de 2014.
3


El Departamento de Ayuda Económica a
Estudiantes (FSA) monitorea y sanciona faltas al
“Clery Act” y conduce revisiones en sus “program
reviews”.
Posibles consecuencias de los hallazgos:
• Multas - hasta $35,000 por ofensa (aumentado
recientemente).
• Limitación, suspensión, o terminación de la elegibilidad a
los programas de asistencia económica para estudiantes;
denegación de la recertificación o la cancelación total de un
“Program Participation Agreement (PPA)” provisional.
4

El “Clery Act” le requiere que todas las
instituciones:
• Recopilar datos, divulgar y clasificar estadísticas de los
actos delictivos en los predios de la Institución.
• Publicar y distribuir activamente un Informe Anual de
Actos Delictivos que contenga toda las estadísticas y
políticas institucionales respecto a actos delictivos en los
predios.
• Suministrar al Departamento anualmente las estadísticas
recopiladas.
• Emitir avisos de alerta y de emergencias.
5

Requisito: Recopilar datos, divulgar y clasificar estadísticas
de actos delictivos en los predios.
◦ Actualmente hay tres categorías (VAWA será la cuarta)
 Ofensas criminales, crímenes de odio, arrestos y referidos
6
◦ “Reportar” = llevar a la atención de un oficial de seguridad
del “campus” o a la policía local
◦ Los actos delictivos pueden ser reportados de forma
anónima, pero el “Personally Identifiable Information (PII)”
no será incluido en las estadísticas contabilizadas y
reportadas por la Institución.
◦ Hay que incluir los actos intentados y perpetrados.
◦ Hay que hacer un esfuerzo razonable y de buena fe por
obtener las estadísticas de las agencias policiales locales
con jurisdicción en su área geográfica.
◦ Instituto de Estadísticas de PR www.estadisticas.gobierno.pr
 Delitos Tipo 1 – Regiones y Pueblos (2013)
7
Recopilar datos, divulgar y clasificar estadísticas de los
actos delictivos en o cerca del campus.
◦ Los crímenes de odio son motivados por diversas
categorías de prejuicios:
•
•
•
•
Raza
Genero
Religión
Orientación sexual
•
•
•
•
Origen nacional
incapacidad
Género percibido**
Identidad de genero**
◦ **A ser añadidos basado en el “Matthew Shephard Act,
2009)
◦ Arrestos y referidos para acciones disciplinarias son
basados en violaciones a las leyes sobre armas, drogas
y bebidas alcohólicas, no a políticas institucionales.
8

Requisito: Publicar y distribuir un Informe Anual
◦ Hay que publicar y distribuir un Informe Anual sobre la
Seguridad no más tarde del 1 de octubre de cada año.
◦ En informe debe estar contenido en un solo documento.
◦ Debe incluir:
 Estadísticas de los actos perpetrados en los últimos tres anos
 Todas las políticas y procedimientos de seguridad del “campus”.
Crímenes, hostigamiento, agresiones, robos, protocolos de
emergencias, planes de desalojo, etc.
9
◦ El informe debe serle distribuido a todos los estudiantes
activos y a los empleados.
◦ Distribución por correo, a la mano, correo electrónico o,
 Publicarse en el Internet o un “intranet” que sea
razonablemente accesible por estudiantes y empleados*
◦ *Si el informe es publicado en línea, para el 1 de octubre
de cada año debe anunciarse la disponibilidad del
Informe, su dirección electrónica, una breve descripción
de su contenido y la disponibilidad del mismo en forma
impresa de ser requerido.
10
• Debe notificarse también a los estudiantes y empleados
prospectos la disponibilidad del Informe. El aviso debe
incluir una breve descripción y como puede obtenerse
una copia impresa.
 Debe poderse proveer una copia impresa a petición.
 Si es publicado en el Internet, debe notificarse la dirección
electrónica exacta.
11
• Las instituciones tienen que reportar al Departamento la
estadística de los actos delictivos en los últimos tres
anos en el formato requerido (en línea).
• Los datos deben coincidir con los publicados en el
Informe Anual de Seguridad distribuido en el campus.
• La fecha límite para radicar en línea es determinada por
el Secretario cada año – por lo general, es a mediados
de Octubre
• Los datos recopilados son publicados en el “OPE’s Data
Analysis Cutting Tool” (direccionado con el “College
Navigator”) para uso del público en general.
12

Requisito: Emitir alertas y avisos de emergencias
a tiempo.
◦ Ante eventos de emergencia, las instituciones tienen que
emitir alertas con la información necesaria para que las
personas en el campus puedan tomar decisiones
inteligentes relacionadas a su salud y seguridad.
◦ Hay dos tipos de alertas:
 Avisos de actos delictivos que podrían representar riesgo a
la seguridad de los estudiantes y empleados.
 Notificaciones de emergencias en que se ha confirmado un
peligro inminente para los personas en el campus.
13

Requisitos Adicionales:
• Las instituciones con guardias o un departamento de
seguridad tienen que mantener una Diario de Incidencias
de Actos Delictivos dentro de los predios del campus.
• Las instituciones con facilidades de hospedaje en los
predios, además tienen que:
 Divulgar los procedimientos para notificar estudiantes
residentes que han desaparecids.
 Evidenciar que las instalaciones cumplen con los
requerimientos o permisos del Departamento de Bomberos
y publicar un Informe de Incendios Anual.
14

Requisito: Diario de Actos Delictivos
 Tiene que estar disponible en los predios (escrito o electrónico)
 Disponible para inspeccionar por publico en general durante horas
laborables (información de los últimos 60 días debe estar
disponible de inmediato; más de eso, en dos días laborables)
 No debe ser requisito que sea solicitado sólo por escrito ni tener
algún costo.
• Mantenimiento del Diario (Bitácora)
 Debe actualizarse al menos cada dos días.
 Cada incidencia reportada debe “cerrarse” al menos en 60 días.
 Debe guardarse por 7 años.
15

Requisito: Para facilidades de hospedaje en el
campus. Estadísticas de incendios
• 4 componentes:
 Publicar y distribuir anualmente un Informe de Seguridad de Incendio
al Departamento (en línea).
 Mantener un diario (bitácora) de los incendios reportados
 Realizar simulacros
 Incluir procedimientos en casos de incendio
Este informe puede publicarse
junto con el de Actos Delictivos.

16

Reautorización del Acta de Violencia contra la
Mujer del 2013 (VAWA)(Pub. Law 113-4)
• En vigencia desde el 7 de marzo de 2013
• Enmienda el “Clery Act”
• Requiere que la institución recopile estadísticas de
ciertos actos delictivos reportados a las autoridades
policiales locales o de la seguridad interna del campus.
• Requiere que las instituciones incluyan políticas,
procedimientos y programas relacionados a estos
crímenes en sus informes anuales sobre la seguridad en
el campus.
17

Los delitos informados en estas categorías nuevas que
debieron aparecer en el Informe Anual para este año son de
la buena fe (“Good Faith”) por parte de la Institución en lo que el
Departamento de Educación Federal trabaja las nuevas guías.

El DE aun esta en el proceso de implementar cambios y se espera
que las regulaciones finales se publiquen el 1 de julio del 2015.

No afectó directamente el Informe sobre Seguridad en el Campus
reportado “en línea” al DE de este Otoño 2014.
• Dear College Letter – 14 de julio de 2014
18

Itinerario de Implementación
• Inicios del 2014 – Reuniones del “Negotiated Rulemaking
Committee”
• Octubre 2014 – Las instituciones completan su Informe
de Seguridad Anual y lo distribuyen haciendo un
esfuerzo de buena fe por cumplir con el estatuto.
• Meta – Las regulaciones finales deben ser publicadas el
1 de noviembre de 2014.
 Se hacen efectivas al 1 de julio de 2015
 En Octubre de 2015 – las instituciones completarán su
Informe de Seguridad Anual y reportarán sus estadísticas al
DE utilizando las regulaciones finales.
19

Nuevos requisitos:
• Estadísticas adicionales
 Asaltos sexuales
 Violencia domestica (esposos, parejas consensuales,
parejas con hijos en común, etc.)
 Violencia de “noviazgo” (social, romántica, intima)
 Acoso (“Stalking”)
• Programas de prevención y campañas de alerta
• Carta de derechos de las victimas
• Revisar y atemperar las políticas institucionales a los
requisitos nuevos.
20
Asegúrese que su institución cumple con el Informe
Anual de Seguridad y de los Actos Delictivos.
 ¿Esta completo y correcto?
 ¿Fue distribuido apropiadamente?
 ¿Fueron reportadas las estadísticas al DE?
Revise las políticas institucionales sobre la seguridad en
el campus.
• ¿Parecen estar bien?
• Aplique lo que ya sabe sobre lo estándar en el desarrollo de
políticas del DE
Échele un vistazo al Diario de Incidencias de los Actos
Delictivos, si es que se le requiere a su institución
tenerlo.
 ¿Esta accesible al publico?
21





Nombre y de autoridad a un Oficial que vele por el
cumplimiento del “Clery Act”.
Defina claramente lo que son sus predios o “área
geográfica”
Adiestre a su personal de seguridad
Informe a sus estudiantes y empleados como
reportar delitos y emergencias.
Compare sus estadísticas con las de otras
instituciones similares utilizando el “Campus Safety
and Security Data Analysis Cutting Tool”
22

The Handbook for Campus Safety and Security
Reporting (revised February 2011)
• http://www2.ed.gov/admins/lead/safety/handbook.pdf

Handbook Help Desk
• Clarifications – see 3/26/12 communication
https://surveys.ope.ed.gov/security/HelpDeskEmailView.a
spx
• 1-800-435-5985 or [email protected]
23

ED Campus Safety website (includes a training
video)
• http://www2.ed.gov/admins/lead/safety/campus.html

Federal Student Aid Self-Assessment of Clery
Compliance
• http://ifap.ed.gov/qahome/qaassessments/consumerinfor
mation.html

Federal Student Aid Data Center – Clery Act
Reports (see compliance reviews)
• http://federalstudentaid.ed.gov/datacenter/cleryact.html
24
25
Rafael Jiménez-Molina | 24 de octubre de 2014
Taller de Otoño
Asociación de Administadores de Asistencia Económica Estudiantil de
PR (PRASFAA)
TEMAS
Notificación de cambios
Añadir programas nuevos
¿Cómo radicar actualizaciones?
27
Acceso en eligcert.ed.gov:
 Electronic Application for Approval to Participate in
the Federal Student Financial Aid Programs (EApp)

Eligibility and Certification Approval Report (ECAR)

Program Participation Agreement (PPA)
28

Code of Federal Regulations (CFR)
 600.2 – Definitions
 600.10 – Extent of Eligibility
 600.20 – Application Procedures
 600.21 – Update Application Information
 668.8 – Eligible Program
 668.10 – Direct Assessment
 668.14 – Program Participation Agreement (PPA)
 668.230 – 668.233 – Comprehensive Transition and
Postsecondary Program

Federal Student Aid Handbook, Volume 2,
Chapter 5
29
Notificaciones de Cambios
30

Notificar y esperar por la aprobación—tiene que
recibirse la aprobación antes de desembolsar
fondos.

Notificar y..¡listo! —no tiene que esperar por una
aprobación antes de desembolsar fondos.
• Debe notificarse el cambio al Departamento en los 10 días
laborables próximos al cambio por medio del E-app.
31
All schools must report and wait for approval before disbursing funds when the following occur












(The number in parentheses refers to the number of the question on the Application.)
A change in accrediting agency (notify the Department, when you begin making any change that deals
with your school’s institution-wide accreditation) (#15);
a change in state authorizing agency (#17);
a change in institutional structure (#18);
an increase in the level of educational programs beyond the scope of current approval (#26);
the addition of nondegree programs beyond the scope of current approval (#27);
Note: For schools subject to the two-year rule, during the school’s initial period of participation in the
FSA programs, the Department will not approve additional programs that would expand the
institution’s eligibility.the addition of short-term (300-599 clock hour) programs (#27);
changes to the FSA programs for which the school is approved (Approvals from your accrediting
agency and state authorizing agency are not required for this change.) (#37);
a change in the type of ownership (#22);
a change in ownership (#24); and
adding a location (#30)
The school must apply to the Department for approval of the change via the electronic application
within 10 calendar days of the change. As soon as the school has received approvals for the change
from its accrediting agency and state authorizing agency, it must send to the Department:
◦
◦
◦
copies of the approval for the change,
any required documentation, and
Section L of the Application containing the original signature of the appropriate person.
32
Cambios comunes que requieren aprobación
• Aumento del nivel de los programas autorizados.
Ejemplos: Certificado a GA o GA a BA
•
Añadir programas bajo ciertas circunstancias
•
Añadir locales bajo ciertas circunstancias
•
Cambio de dueño que resulta un cambio de control
(25%)
33

Changes not requiring the Department’s written approval
All schools must report the following information to the Department
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦

change to name of school* (#2)
change to the name of a CEO, president, or chancellor (#10)
change to the name of the chief fiscal officer or chief financial officer (#11)
change in the individual designated as the lead program administrator for the FSA
programs (#12)
change in governance of a public institution (#24)
a decrease in the level of program offering (e.g., the institution drops all its graduate
programs) (#26)
change from or to clock hours or credit hours (#27)
address change for a principal location* (#29)
name change for other locations* (#30)
address change for other locations* (#30)
the closure of a branch campus or additional location that the institution was required to
report (#30)
adding a location unless the school meets the conditions specified in 34 CFR 600.20(c)(1)
(#30)
change to the school’s third-party servicers that deal with the FSA program funds (#58)
* As soon as it has received approvals for the change from its accrediting
agency and state authorization agency, a school must send the Department
copies of the approvals for the change.
34
Cambios comunes que NO requieren de la aprobación
del DE pero hay que notificarlos;
• Cambio en el nombre de la institución o de uno de sus
centros adicionales.
• Cambio de dirección del recinto principal o uno de sus
centros adicionales.
• Cambio en la conversión de hora-reloj a hora-crédito
• Reducción de nivel de programas académicos.
• Cambios en los proveedores externos de servicios
• (“third-party servicers”)
• Añadir programas bajo ciertas circunstancias
• Añadir locales bajo ciertas circunstancias
• Cambio del Director de Asistencia Económica
35
Mi consejo:
Si está en el más reciente
ECAR y cambió…actualice y
notifique (Submit)
36


En el ECAR aparece una lista de los programas
elegibles.
La elegibilidad institucional no hace elegibles a
programas nuevos automáticamente
 En algunos casos, la Institución es quien toma la
determinación de si un programa nuevo es elegible
luego de ser notificado al Departamento.
 En algunos casos, la institución tiene que esperar la
aprobación del DE.
37
Hay dos instancias en que la Institución puede
determinar la elegibilidad de un programa nuevo
(luego de notificar) sin esperar por la aprobación del
Departamento:
1. El nuevo programa es conducente a un grado asociado,
bachillerato, grado profesional o graduado; la Institución
ya ha sido autorizada a ofrecer programas al nivel
correspondiente y el PPA de la escuela no requiere de
aprobación, o…
38
Una institución totalmente certificada (“fully
certified PPA”) añade un programa que es de
al menos:
 10-semanas de instrucción
Y…
De 8 horas-semestre, 12 horas-trimestrales
o 600 horas contacto (clock-hours)
2.
Y…
39
 El programa prepara estudiantes para empleo
remunerado en una ocupación reconocida que
es igual o relacionada a la de otros programas
que ya son elegibles.
 “Ocupación Reconocida” según se define en
34 CFR 600.2, con fecha del 29 de octubre de
2010
 SOC = Standard Occupational Classification
40
Si la Institución hace esa determinación
 Tiene que ya haber recibido autorización del
estado y su agencia acreditadora.
 Debe incluir el programa en el E-app para la
próxima re-certificación o antes (en un
“Update”).
 Será responsable de devolver los fondos
desembolsados si luego se determina que la
auto-deteminación no fue correcta.
41
La aprobación del DE (previo a cualquier desembolso)
es requerida si se añade:
 Cualquier programa de menos de 600 horas-contacto,
independientemente de la elegibilidad institucional (short term
program).
 Cualquier programa en que el PPA sea provisional.
 Cualquier programa no conducente a grado,
independientemente de la elegibilidad institucional, en que el
programa de estudio es diferente o no-relacionado a programas
ya elegibles.
42
 Un programa de “Direct Assessment” en que el
progreso académico se mide mediante
“competencias”, no en hora-crédito ni horareloj.
 Un programa de “transición postsecundaria
comprensiva” (incapacidades intelectuales).
43
 En le caso de instituciones sujetas a la regla de los
dos años, el Departamento no hará elegible un
programa nuevo hasta que la Institución demuestre
que el mismo ha estado operando por más de dos
años.
 En el caso de instituciones certificadas
provisionalmente, el Departamento no hará elegible
a un programa nuevo hasta que la causa de la
condición provisional sea resuelta.
44

El Departamento evaluará el programa.

El Departamento evaluará la capacidad administrativa y
financiera de la institución.

Si se autoriza el programa, el Departamento emitirá un
ECAR revisado y una carta de autorización. Las instituciones
solo podrán desembolsar fondos luego de recibir la carta de
elegibilidad.

Si el programa no es aprobado, se emitirá una carta de
denegación. La institución podrá solicitar reconsideración.
45

El Departamento revisará el programa y lo
añadirá a su ECAR si este cumple con los
requisitos de elegibilidad.

El Departamento emitirá una notificación de
revisión completada.

La institución puede desembolsar fondos antes
de recibir la notificación.
46

Si el programa no reúne todos los requisitos de
elegibilidad, el programa será denegado, y

La institución tendrá que devolver todos los
fondos desembolsados correspondientes al
programa (34 CFR 668.8)
47






El nombre del programa y su duración coinciden en
la carta de autorización del estado, la carta de
autorización de la agencia acreditadora y el nombre
entrado en el E-app.
El CIP* corresponde al nombre del programa
Es conducente a una ocupación reconocida (SOC
code)
Cumple con el máximo de semanas de instrucción y
horas-crédito o horas-reloj, según corresponda.
La conversión de hora-reloj a crédito es la permitida.
CIP = “Classification of Instructional Program”
48



Si es un “short program” (menos de 600 horas), se
verifica si este cumple con las tasas de terminación y
colocación mínimas requeridas (67%) y se ha estado
ofreciendo por mas de un año.
Si este no excede por más de un 50% el número de
horas de instrucción (contacto) mínimas establecidas por
alguna agencia del estado para los adiestramientos en la
ocupación para la cual prepara al estudiante.
Los desembolsos de la ayudas tienen que calcularse en
horas-contacto (clock-hours) si el estado requiere un
mínimo de horas de instrucción para ser elegibilidad a
una licencia ocupacional.
49


Si el programa está basado en “Direct
Assessment”, este debe cumplir con todos los
requisitos contenidos en DCL GEN-13-10
Si el programa es uno de transición
postsecundaria comprensiva, este debe cumplir
con todos los requisitos contenidos en CTP
Program - DCL GEN-11-01
50
•
Usar el E-App para radicar cambios o
actualizaciones
• www.eligcert.ed.gov
• Nombre de Usuario = ED + 8-digitos de su OPE ID
• Password = ED + 9-digitos de su “Taxpayer ID”.
•
En la Sección A, Pregunta 1, seleccionar “Update
Information”
•
Describir el tipo de actualización de la lista provista,
si no aparece el que busca, seleccione “Other,” y
escriba el propósito en el espacio provisto.
51

Complete la información que va a actualizar de
cada pregunta y la “Sección L” of the E-App.
• La aplicación le llevará por las partes que hay que
actualizar basada en lo que marcó como propósito.
• Para entrar información adicional (que desee incluir),
use la Sección Section K, Pregunta 69

Envíe por correo la página de la firma (Sección
L) y los documentos de apoyo contenidos en la
Sección M a la dirección que se indica.
52

Eventualmente, un E-mail le indicará ir a la
pagina del PPA/ECAR del E-App para ver el
“Approval or Acknowledgement Letter”

La institución debe imprimir copia de la carta y el
ECAR al momento de revisarlo.

Por E-mail también puede proveerse información
de contacto sobre preguntas relacionadas a los
cambios o actualizaciones.
53




No olvide oprimir “SUBMIT”
No olvide enviar la pagina de la firma por correo
No olvide enviar copias de las cartas de
autorización del estado y de su agencia
acreditadora
Si va a reportar mas de un cambio, marque una
encasillado para CADA propósito.
54
Rafael Jiménez-Molina
• Teléfono: 787-525-8139
• E-mail: [email protected]
55
56
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Lo Básico del “Clery Act”