Universidad para la
Cooperación Internacional
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
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Abril 2009
Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
1
La Gestión de Involucrados y
la Administración de Proyectos
2
Alcanzando el Éxito
3
Reconociendo al Involucrado
4
Clasificando y Gestionando
al Involucrado
5
Conclusiones
La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
1
Efectiva
comunicación
Creación de
equipos de trabajo
Administrar el
cambio
Administrar
conflictos
Líneas funcionales
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
• En un ambiente multidisciplinario
• Efectivos, en varios niveles
organizacionales para adaptarse al ciclo
de vida
• A través del liderazgo necesario según
las circunstancias y siendo analítico
• Comprender la importancia del
ambiente cultural
• Comprender la posición de los actores
• Destrezas interpersonales ante los
problemas que se darán a lo largo y
ancho de ellas
Cinco “áreas
del lado
humano” que
requieren
destrezas
especiales en
la
administración
de proyectos
La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
1
Conocimiento teórico
Contexto
de la AP
• Programas
• Portafolio
• Subproyectos
• PMO
Comprender que la AP se aplica en un
contexto más amplio que el proyecto mismo
dentro de la misma organización
Enlaces con
la
organización
• Ciclo de vida
• Involucrados en el
proyecto
• Influencias de la
organización
Fases y sus transiciones. Reconocer,
diferenciar y contrastar los involucrados.
Distinguir los estilos organizacionales y juzgar
para escoger el más adecuado a su proyecto
Grupos de
Procesos • 5procesos
de la
de la AP AP
Áreas
conocimiento
de la AP
• 9 áreas de
conocimiento
de la AP
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control
y cierre. No confundirlos con fases. Saber cómo
interactúan
Conocer la 9 áreas; sus entradas, sus procesos y
sus salidas. Comprender cómo interactúan entre
ellas y cómo alimentan los 5 procesos de la AP
La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
1
Competencias del Director del Proyecto
Diplomático
Estratega
Negociador
Controlador
DP
Title
Organizador
Motivador
Maestro
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Líder
La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
1
Competencias del Director del Proyecto
Stress
Comunicación
INTERPERSONALES
Conflictos
Liderazgo
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
DP
Title
Negociación
Motivación
La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
1
Comunidad de
beneficiarios
Cambio de productos, servicios y
procesos
Sistema
de administración
de proyectos
Programa
Costo
Contexto operativo
y estratégico
Condiciones de la
empresa
Rendimiento
Técnico
Ambiente cultural
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
1
…pero la AP por sí sola no puede hacerlo todo
Procesos
integrados
Cultura
Excelencia en el
comportamiento
Administración
informal
de proyectos
Soporte de
la gerencia
Capacitación
y educación
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
1
La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
Buscando la excelencia y
creciendo en madurez
Contexto y otras áreas
de experiencia
Empresa y
más allá
Ciclo de vida
e Influencias
de la Empresa
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Implementación de la AP
Marco Conceptual de la AP
Enlaces con el Entorno
Gestión de Involucrados
2
Consultas
necesarias,
Respuestas
apropiadas
Alcanzando el Éxito
Productos
definidos de
acuerdo a
la E. D. T.
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Maneras
constructivas
para
compromisos,
balance con
las
necesidades
de la
Empresa
Acuerdos,
todos
comienzan
a trabajar
en el
proyecto
Con claridad,
con una
buena guía
establecida
firmemente,
se comienzan
a ver
resultados.
Se termina el
trabajo
Grandes
beneficios en
el negocio.
Todos
quieren que
se vuelva a
implementar
otro proyecto
2
Alcanzando el Éxito
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
2
Alcanzando el Éxito
-Falta de espíritu de equipo
-No se mantuvo informada
a la alta gerencia
-Opinión pública desfavorable
-Manejo indadecuado
de la gestión del cambio
-Relaciones ineficientes
con los involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Contribuyen al
fracaso
2
Alcanzando el Éxito
-Participación intensa de los
integrantes del equipo en la toma
de decisiones y en la ejecución
-Manejo adecuado de la información
-Diseño organizacional adecuado
-Autoridad y responsabilidad claras
-Adecuada gestión
de los involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Contribuyen al
éxito
2
Alcanzando el Éxito
No alcancen sus objetivos
Fallar en poder definir
los requerimientos
No entender que tan amplio es
el rango de involucrados que
tienen interés en el proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
2
Alcanzando el Éxito
Una economía tensa y buscando siempre
reducir costos, ha cambiado todo aspecto
de la Administración de Proyectos,
afectando a todos los participantes
importantes, en cuenta a los involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Reconociendo al Involucrado
3
La gestión de los involucrados
 Individuos u organizaciones activamente
involucradas en el Proyecto o aquellos cuyos intereses
pueden verse positiva o negativamente afectados como resultado
de la ejecución del Proyecto, también pueden ejercer influencia,
positiva o negativa, sobre el Proyecto y sus resultados.
 Plantea un reto importante tanto para el Director de Proyecto
como para el equipo del proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Reconociendo al Involucrado
3
Los
involucrados
Su
involucramiento
¡Se necesitan en el proyecto!
¿¡Cómo los identificamos!?
Algunos son fáciles: el patrocinador, el gerente o el “dueño”, el
que posee los recursos, el cliente.
Porque … el cliente es un involucrado, ¿cierto?
Otros no tan obvios
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Reconociendo al Involucrado
3
Primarios
Secundarios
Involucrados
Una obligación
contractual o
legal con el
equipo del
proyecto
No tienen una
relación
contractual pero
tienen o creen
tener un interés
en el proyecto
Los propietarios, los vendedores y contratistas,
las familias de los miembros del equipo,
los medios de comunicación, los ciudadanos
particulares, las organizaciones de influencia y
la sociedad en general
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
3
Reconociendo al Involucrado
Involucrados
Primarios
•Liderar
al equipo
•Ubicar los recursos
•Crear y mantener
relaciones con los
involucrados
•Establecer la cultura
que permita obtener lo
máximo de la gente
•Dar seguimiento y
control
•Evaluar al equipo por
loque son responsables
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Secundarios
•No
tienen límites
•Itereses parecen ser
reales pues el proyecto
interfiere en su “territorio”
•Su “membresía” es tipo
ad-hoc
•Puede hacer equipo con
otros involucrados, en
cualquier forma
•Diferentes formas de
ejercer el poder
•Es su decisión si toman
responsabilidad por sus
actos
Reconociendo al Involucrado
3
Económico y
financiero
Contratistas y
subcontratistas
Social y
cultural
Otros
Directores
de
proyecto
Administración
superior
Equipos de
proyecto
Proyectos
Clientes
Servicios
y apoyo
Sociedad y
prensa
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Jefes
Agencias
funcionales reguladoras
Personal
staff
Ambiental y
legal
Reconociendo al Involucrado
3
Secundarios: competidores,
familiares del equipo del
proyecto, vendedores de otros
recursos complementariios
Proveedores
Consumidores finales: los
que lo usan
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Colegas: que dan recursos
Categorías
Title
Colegas: se serán
impactados por los
entregables del proyecto
Clientes: los que pagan
3
Reconociendo y al Involucrado
En muchas ocasiones la falla del proyecto no
está en la apatía del involucrado, sino en que el
DP no lo identificó oportunamente
Hay que tener la mente abierta
Trabajar con el equipo del proyecto (¡Ud. solo
no puede!) desde las etapas más tempranas
 Si no lo hace: corre grandes riesgos y significa que
su planeamiento no fue el adecuado
El DP debe crear un ambiente que favorezca la
identificación oportuna y constante
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Reconociendo al Involucrado
3
Siendo importante identificarlos desde el
inicio, la identificación es un ejercicio
continuo:
 Pudo haber dejado a alguno por fuera
 Debe removerse a alguno de la lista
 El trabajo de algunos pudo haber terminado
La lista debe actualizarse regularmente
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
Lo reconocí, ¿qué hago con él?
 Necesita identificar cómo el proyecto lo
impacta
 Identificar el tipo de relación que tiene con el
proyecto (facilitadores de recursos,
gerente/patrocinador, familiares, etc.)
 La reacción que él pueda tener porque Ud.
está desarrollando este proyecto
• Confidencialidad en su proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
¿Su gestión como DP?
 Dependiendo del análisis
• Una gestión muy activa de su parte
– “estar” en el proyecto activamente, tomando decisiones,
“veálos” en la organización, facilíteles canales de
comunicación
• U otra más pasiva
–
–
–
–
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Solo durante una fase o un entregable del proyecto
Esté “al tanto”, pero no dé mucho de su tiempo
En algún hito del proyecto sí serán claves (familiares)
Subcontratistas
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
…pero a veces se pierde
Identificarlo es
necesario pues
es importante
para el éxito del
proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Pero lo más
difícil es
“involucrarlos”
en el proyecto.
Hacerlos
participar como
les corresponde
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
…pero a veces se pierde
-Piensan que no tienen
ningún rol en el proyecto
-Que su involucramiento
no es una prioridad
dentro de sus
ocupaciones
-Por política: a conciencia
escogen no involucrarse
Involucrados
reacios
No creyentes:
Insensibles:
-No saben que deben
estar en el proyecto.
-Debiera ser fácil de
manejar
-Invitarlos a las
reuniones, participarlos
de los comunicados
-Se dan cuenta
libremente que serán
impactados
-Escogen no
involucrarse para no
endosar las decisiones
-Pueden manejar el
derecho a veto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
Todos quisiéramos que los involucrados sean
positivos, entusiastas y que siempre brinden
apoyo
Pero no ocurre así en la realidad
Se debe crear un perfil de ellos y así decidir
objetivamente cómo gerenciarlos. Escoger la
estrategia de gestión que mejor se adapte al
proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
Categorías para
clasificar a los
involucrados
Destructivos
• Tienen gran interés en el proyecto
• Ejercen gran influencia
• Intentan involucrarse pero no dan el apoyo necesario de acuerdo a las metas
• Actitud negativa hacia los esfuerzos
Pasivos/Neutrales/Dudosos
• De mediano a bajo interés en el proyecto
• Influencia mínima
• Se requiere solo que se involucren moderadamente
• Actitud positiva hacia el logro de las metas y hacia el esfuerzo
Constructivos
• Tienen gran interés en el proyecto
• Ejercen gran influencia en el éxito
• Intentan involucrarse y dan todo el apoyo necesario según las metas
• Actitud positiva hacia el esfuerzo del equipo
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
¡De acuerdo a la clasificación anterior hay
2625 permutas!
 Cada una trae consigo una estrategia de
manejo diferente
Pero solo se necesitan entender dos
aspectos básicos:
 El grado de influencia (¿poder?) del
involucrado
 Su intención (¿cómo intenta usar el poder
que ostenta?
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
Involucrados
Para entender
Influencia
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Intención
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
Contenerlo: apoye y sea cordial sabiendo que
puede ser destructivo en función de su gran poder
Confort: con poco poder pero que se necesitan para que el
proyecto sea exitoso. Jefes de línea cuyo trabajo se integra al
flujo de trabajo. Tenerlo consistentemente actualizado, algunas
reuniones cara-a-cara
Acójalo: aquellos con gran poder e interés en que el proyecto sea
exitoso. Apoyan y tienen una actitud positiva con respecto al esfuerzo.
Hay que darles gran atención. Consultarlos frecuentemente por sus
ideas e involucralos por su guía para asuntos de índole ejecutivo
Grado de:
-Influencia
-Intención
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4
Clasificando y Gestionando al Involucrado
Objetividad
sobre donde
ocurren los
desacuerdos
Acuerdos
sobre
requerimientos
Tener a
mano las
expectativas
Entregables del proyecto de
acuerdo a las expectativas
de los involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Es razonable
esperar que
emergerán
diferencias de
opinión
5
Conclusiones
Lo que es importante es que Ud. esté
preparado para comportarse
consecuentemente.
Lo más retador de un proyecto no es el
presupuesto o las restricciones de tiempo,
sino las políticas e intereses en juego.
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
5
Conclusiones
Mantener contentos a los involucrados no
es fácil y si no lo están, cosas malas le
pueden pasar al proyecto, al Director de
Proyecto o al equipo del proyecto
Algunos Directores de Proyecto los ven
como un “mal necesario”. No lo haga
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
5
Conclusiones
La gestión será según la forma usada
para evaluar el grado en que ejercen
influencia en el éxito del proyecto
Al involucrado hay que conocerlo y
entenderlo para comprender los vacíos
entre lo que se espera, se necesita y lo
que se requiere de él y lo que realmente él
está pensando con respecto a su proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Conclusiones
5
Si hay desacuerdos
¡y los habrá!
Negociación en
los desacuerdos
Resistir la
tentación de
ignorarlos.
Es escencial
negociar.
No hay que
ocultarlos.
Hay que estar
preparado para
enfrentar los
desacuerdos.
Enfrentarlos
antes de que se
origine un mal
mayor
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Aunque no sean
nuestros problemas,
como muchas veces
ocurre
Las soluciones
Como Director de
Proyecto, no tiene las
soluciones.
Son los involucrados
los que las tienen.
Lo que sí tiene es la
habilidad para facilitar
la resolución del
problema temprano y
rápido.
Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Universidad para la
Cooperación Internacional
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