MS OFFICE EXCEL
Nivel Avanzado
Contenidos
I.
II.
III.
Gráficos
Optimización de funciones de Texto
Bibliografía
I.
Graficos
¿Qué sabré o qué podré hacer al finalizar esta sección?
• Reconocer las diferentes partes de un gráfico.
• Usar el Asistente de Gráficos.
Introducción
• Un gráfico es una herramienta que nos ayuda a visualizar datos, a
compararlos, a observar sus cambios y a verlos de forma global y
sintetizada. Existen varios tipos de gráficos
• Excel incluye una función de gráficos, la que podemos usar para
explicar datos y representarlos de manera sencilla. Los gráficos
también pueden ayudar a que alguna presentación o algún
documento escrito, parezca más profesional y el lector o lectora
retenga mejor lo que se quiere transmitir.
• Con el Asistente de Gráficos es muy fácil crear casi cualquier
gráfico que necesitemos.
Gráfico de Columna o Barra
• Es útil para observar seguimientos de tendencias de cifras o para
comparar números. Cada columna representa un valor
determinado. El gráfico de barras es la versión horizontal del
gráfico de columnas.
Gráfico de Columnas
Gráfico de Barras
Gráfico Circular
• También es útil para seguimientos de tendencias de cifras o para
comparar números y especialmente porcentajes. Cada porción
representa un valor determinado. Se llama gráfico circular o de
torta si esta en tres dimensiones.
Gráfico circular
Gráfico de Líneas
• Éste tipo de gráfico es mucho más útil para observar las
tendencias durante el transcurso del tiempo. Estos gráficos
facilitan estudiar el alza o la baja de un determinado elemento.
Una variación del gráfico de líneas es el gráfico de área en el cual
se sombrea, con un color específico, el área que está debajo de la
línea.
Gráfico de líneas
3
2
6
4
7
5
9
8
IMPORTANTE
La selección correcta de un tipo de gráfico
realmente puede lograr expresar las ideas
claramente. También puede ocurrir lo
contrario, que la selección incorrecta puede
producir confusión.
Diferentes Partes de un Gráfico
• En base a estos datos, es posible construir el siguiente gráfico de columnas:
Leyenda
Eje de valores
(EjeY)
Eje de categorías
(Eje X)
El Asistente de Gráficos
• Abramos el archivo de ventas de coca cola que guardamos anteriormente en la
carpeta de Mis Documentos.
• Seleccionamos los datos que se incluirán en el gráfico. Debemos incorporar en
esta selección elementos tales como: títulos e identificadores de serie que, en
este caso, serían los nombres de los meses y los años.
• Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando, todas las celdas que se
seleccionarán son contiguas, debemos recordar que los datos que se
seleccionan no tienen que ser necesariamente contiguos.
• Ahora estamos listos o listas para abrir el Asistente de gráficos. Hay dos
maneras para hacer esto:
• Hacer clic sobre el botón para Asistente de Gráficos de la barra de herramientas:
El Asistente de Gráficos
• O, hacer clic sobre la opción Insertar en la barra del menú, donde debemos
seleccionar desde el menú la opción Gráfico. Al hacerlo, se abriremos la ventana
de diálogo para Asistente de Gráficos:
Paso 1: del Asistente para Gráficos
• El primer paso del Asistente de Gráficos
corresponde a la selección del tipo de
gráfico. En nuestro caso utilizaremos un
gráfico Tipo estándar, de columnas, el
que se selecciona con un clic en el Tipo
de gráfico de nuestra preferencia.
• Luego, se debe seleccionar uno de los
Subtipos de gráfico correspondientes a
Columnas.
Para
este
ejercicio
utilizaremos una columna agrupada, es
decir el primero que se encuentra en la
esquina superior izquierda del menú
Subtipo de Gráfico. Al hacer clic sobre
este recuadro se deberá oscurecer.
Paso 1: del Asistente para Gráficos
• Para ver una muestra preliminar del
gráfico, y confirmar que es el que
deseamos usar, debemos mantener
oprimido el botón Presionar para ver
muestra. La muestra preliminar la
veremos en el espacio donde antes
estaba el menú Subtipos de Gráfico.
Paso 1: del Asistente para Gráficos
• En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4 pasos del Asistente de
Gráficos nos encontraremos con los siguientes botones: Cancelar, Atrás,
Siguiente y Finalizar. Sirven, respectivamente, para desistir de la construcción
del gráfico, retroceder y avanzar un paso dentro del asistente y, para ir
directamente al final, creando así el gráfico con las opciones predeterminadas.
• Ahora, hagamos clic en el botón Siguiente para avanzar al paso número 2.
Paso 2: del Asistente para Gráficos
• En el segundo paso del Asistente de Gráficos debemos verificar o cambiar los
rangos de celdas que contengan la información que usamos para crear el
gráfico.
Paso 2: del Asistente para Gráficos
•
•
Si la serie de datos que queremos graficar
está expresada en filas, debemos dejar
seleccionada la opción Filas. Si la serie de
datos que queremos graficar está expresada
en columnas, hacemos clic sobre la opción
Columnas. La selección de Filas o Columnas
afecta significativamente la apariencia del
gráfico. Para comprobar esto, seleccionemos
primero Filas y veamos cómo el gráfico
aparece en la ventana del asistente. A
continuación hagamos lo mismo con
“Columnas”. Para efectos de este ejercicio,
volvamos a seleccionar “fila” que es como
hemos ordenado las series de datos.
En la mayoría de los casos, incluyendo este,
Excel interpreta correctamente la orientación
de los datos y, en este paso, no necesitamos
más que hacer clic en el botón Siguiente en la
parte inferior de la ventana.
Paso 3: del Asistente para Gráficos
• El tercer cuadro de diálogo del Asistente de Gráficos nos presenta opciones para
definir su apariencia. La cantidad de “pestañas” que aparecen en la parte
superior de este cuadro, depende del tipo de gráfico seleccionado. El máximo
de pestañas son 6, como en el caso de nuestro ejemplo en la imagen de más
abajo.
• Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir definiendo algunas opciones
especiales. Aunque en este ejercicio no será necesario hacer mayores cambios,
veremos qué permite modificar cada una de ellas
Paso 3: del Asistente para Gráficos
• Títulos: Permite ingresar títulos para varias partes del gráfico. En nuestro
ejemplo escribiremos “Cuenta Andrea Urrutia” en el espacio para el “Título del
gráfico”; “Meses” para el subtítulo del eje de categorías (X) y “Cantidad” para el
subtítulo del eje de valores (Y).
Paso 3: del Asistente para Gráficos
• Ejes: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.
Paso 3: del Asistente para Gráficos
• Líneas de división: Nos permite especificar las líneas de división, por ejemplo,
en este caso hicimos una división por meses. Esta ventana de diálogo cambia
según las dimensiones del gráfico.
Paso 3: del Asistente para Gráficos
• Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda para el gráfico y
definir la ubicación con relación al gráfico.
Paso 3: del Asistente para Gráficos
• Rótulos de datos: Nos permite mostrar rótulos de datos y el contenido de estos
rótulos para las series de datos. En este caso, hemos dejado definida la opción
de Valor, lo que se refleja en el número que se agrega en la parte superior de
cada barra y corresponde al valor que representa.
Paso 3: del Asistente para Gráficos
• Tabla de datos: Nos permite especificar si se quiere mostrar una tabla de los
valores usados en el gráfico y también permite mostrar la tabla de datos junto
al gráfico.
• Por lo general para hacer un gráfico sencillo, no es necesario intervenir en esta
etapa del asistente, excepto para ingresar un título. Esta herramienta toma las
decisiones correctas por nosotros.
Avancemos, haciendo clic sobre el botón Siguiente para llegar al paso final.
Paso 4: del Asistente para Gráficos
• Luego, debemos hacer clic sobre el botón Finalizar y Excel creará el gráfico de
acuerdo con nuestras especificaciones.
• Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el gráfico. Solo
debemos hacer clic sobre el gráfico y, luego, hacer clic sobre el botón Asistente
de Gráficos para modificarlo.
Actividades de Aprendizaje: Ejercicio 1
• Copie la siguiente tabla en un libro de Excel:
N°
Nombre
Completo
Enero
Febrero
Marzo
Abril
1
Francisco
García
2500
5100
4870
4500
2
Teresa
Inostroza
8300
4000
3920
8760
3
Luisa
Sánchez
6200
5600
2900
7980
• Una vez copiada la tabla, represente los datos en un gráfico de líneas y en una
hoja separada de la tabla, utilizando el Asistente de Gráficos.
Funciones de Texto.
Funciones de Texto.
Funciones de Texto.
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Clase 1 Graficos - Funciones de Texto