“El Verdadero Secreto del
Exito…”
Pensar por Adelantado
Planeación Estratégica…
¿Puede su compañía
ignorarla?
Consultoría Informática
Roberto Pérez Quijano
Creencias erradas acerca de
los planes
Camisas de fuerza
 Documentos para almacenar
 Obsoletos al terminarlos
 Armas de los directivos contra los
ejecutivos
 Trabajo para consultores
 Solo para inversionistas

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Roberto Pérez Quijano
La Planeación es un Proceso
– No un Producto
Herramienta
 No sustituye o reemplaza el instinto
 Permite a un grupo alcanzar un nivel
de conciencia que hace la diferencia
entre la subsistencia y la extinción
dentro de un entorno cambiante

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Roberto Pérez Quijano
Para Qué No Sirve la
Planeación

Modificar resultados futuros
“La vida es lo que te ocurre mientras
haces otros planes” John Lennon
 “Shit Happens” Anónimo


Garantizar los resultados deseados
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Para Qué Sirve La
Planeación

Preparación para enfrentar los retos
del destino

Para lidiar con los retos debes saber a
qué te enfrentas
Consultoría Informática
Roberto Pérez Quijano
Beneficios de la
planificación estratégica
1.
2.
3.
Definir propósito de la organización,
objetivos realistas, metas consistentes
con la misión… dentro plazo definido
Comunicar objetivos y metas a
miembros de la organización.
Desarrollar un sentido de pertenencia
con el plan.
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Roberto Pérez Quijano
…Beneficios de la
planificación estratégica
4.
5.
6.
Uso efectivo de los recursos
asignándolos a las prioridades
Base para medir el progreso y
mecanismo para realizar cambios
informados
Unión de esfuerzos y razonamientos ->
valor significativo en construcción del
consenso sobre rumbo al cual se dirige
la organización.
Consultoría Informática
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Otras razones incluyen…
7.
8.
9.
Provee un enfoque organizacional más
claro, logrando mayor eficiencia y
efectividad.
Crea un puente entre los ejecutivos y la
junta de directores (en sociedades
anónimas)
Construye equipos fuertes en la junta y
los ejecutivos (en sociedades anónimas)
Consultoría Informática
Roberto Pérez Quijano
Otras razones incluyen…
10.
11.
12.
13.
Provee el aglutinante que une a la junta
(en sociedades anónimas)
Produce gran satisfacción entre
planificadores alrededor de una visión
conjunta.
Aumenta la productividad como
resultado de la mayor eficiencia y
efectividad.
Contribuye a resolver problemas de
gran magnitud.
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Problemas potenciales de la
Planeación…
Es tan buena como la información
en la cual se basa
 No es mágica: no siempre obtienes
lo que planeas
 “Adaptabilidad mata Obstinación”
 Tiene un tiempo y lugar

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Roberto Pérez Quijano
…Riesgos De La Planeación
Algo bueno en demasía empalaga:
puede convertirse en sustituto de la
acción
 Descubre el polvo bajo el tapete:
salen a la luz situaciones difíciles antes
ocultas
 Planear con paradigmas
 Escribir un documento elaborado en
lugar de usar lenguaje común deshace
el plan

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Pilares de la Planeación
Visión
 Misión
 Valores

Son el aglutinante que mantiene la
unidad de las organizaciones
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Visión
Aquello que queremos llegar a ser
u obtener
 Aquello que nos mantiene en
movimiento
 El motivador más poderoso de la
organización
 Aquello que queremos materializar
 ¡Sin ella, nadie se mueve!

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Misión
La razón de ser de una organización.
Para qué existe.
 La razón de ser debe ser revisada
constantemente para mantener la
organización dinámica.

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Valores
Se manifiestan en todo lo que hace
un grupo… cómo opera.
 Son los principios que guían e
iluminan las decisiones de todos en
la organización:


Ejemplos de valores:
• Confiabilidad
• Seguridad
• Calidad
Honestidad
Accesibilidad
Cumplimiento
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Terminología Básica
Objetivos
 Estrategias y Actividades
 Metas
 Tareas
 Recursos

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Objetivos

Los logros específicos que se deben
alcanzar para obtener el resultado
preferido de un sistema; por
ejemplo, la misión de una
organización.
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Estrategias o Actividades
Los métodos o procesos requeridos
para alcanzar los objetivos
 Responden a las preguntas ¿Qué
hacer para lograr…?

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Metas
La serie de logros específicos que se
deben alcanzar para cumplir los
objetivos de un plan
 Las metas suelen ser los “hitos” a lo
largo del camino en la implantación
de la estrategia

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Tareas

El conjunto de actividades que se
desempeñan para lograr las metas.
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Recursos

Las personas, el capital, el tiempo,
materiales, tecnologías necesarias
para implementar las estrategias o
procesos.
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Visión general: Fases típicas
de Procesos de Planeación
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Referencia a una “misión” o propósito
Inventario del entorno interno y externo
Análisis de la situación
Establecimiento de objetivos
Establecimiento de estrategias
Establecimientos de “hitos” o metas
Fijación de responsabilidades y tiempos
Escribir un documento del plan anterior
Reconocimiento de culminación y
celebración del éxito
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Guías para tener éxito en
los procesos de planeación..



Involucrar a la gente apropiada
Escribir los planes y divulgarlos
ampliamente
Los objetivos y metas deben ser:







Específicos
Mensurables
Aceptables
Realistas
Progresivos
Recompensatorios
Tiempo definido
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…Guías para tener éxito en
los procesos de planeación
Asignar responsabilidades (quién y
cuando)
 Controlar desviaciones para
replanear
 Evaluación del proceso de
planeación y el plan
 El proceso de planeación tan
importante como el Plan

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…Guías para tener éxito en
los procesos de planeación
La naturaleza del procesos debe ser
compatible con la naturaleza de los
planificadores
 Reconocimiento y celebración de
resultados

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Roberto Pérez Quijano
¿Qué es planeación
estratégica?
Determinar hacia dónde va una
organización en los próximos años y
cómo va a llegar allí
 Generalmente cubre una
organización o varias
 No existe una forma única de
acometer un proceso de planeación
estratégica

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Un enfoque para acometer
la Planeación Estratégica…
1.
Análisis Estratégico



Revisión del entorno: técnológico,
político, socio, económico
Considerar fuerzas conductoras:
competencia creciente, demografía
cambiante, etc.
Revisión de DOFA: Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas, Amenazas
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…Un enfoque para acometer
la Planeación Estratégica
2.
Fijar Dirección Estratégica



Objetivos estratégicos
Estrategias o métodos para
alcanzarlos
Actualizar la filosfía: misión, visión y
valores
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…Un enfoque para acometer
la Planeación Estratégica
3.
Planear Acciones








Definir cómo se lograrán los objetivos
estratégicos
Definir metas específicas
Definir tácticas para lograr metas
Asignar responsabilidades y tiempos
Definir método de monitoreo y evaluación
Definir plan anual
Definir planes de trabajo por área o función
organizacional
Definir presupuestos para el plan anual:
Informática
operativos, proyectos, capital, caja, Consultoría
etc.
Roberto Pérez Quijano
Modelo básico de un plan estratégico
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Visión general de varios
modelos
No hay un modelo ideal
 Modelos básicos:

Por objetivos
 Por alineación
 Por escenarios
 Orgánicos

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1. Modelo de PE básico



Para organizaciones pequeñas que no
han hecho PE.
Planeación realizada por alto nivel
directivo
Proceso básico incluye:
1.
2.
3.
4.
5.
Identificación de propósito (misión)
Definición de objetivos para logar misión
Identificación de estrategias específicas
Planes de acción específicos para cada
estrategia
Monitorear y actualizar el plan
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2. Modelo basado en
objetivos


Las organizaciones evolucionan a
este plan más completo y efectivo
Estas actividades pueden no
hacerse todas en un año
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…2. Modelo basado en
objetivos

Actividades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Evaluación interna y externa de DOFA
Análisis estratégico para identificar y
priorizar objetivos y asuntos principales
Diseñar/actualizar estrategias principales
Diseñar/actualizar visión, misión y valores
Establecer planes de acción(metas, recursos,
roles, etc)
Registrar escollos, objetivos,
estrategias/programas, misión y visión
actualizados, planes de acción dentro de un
documento de Plan Estratégico y anexar
Consultoría Informática
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DOFA, etc.
…2. Modelo basado en
objetivos

Actividades (cont.)
7.
8.
9.
10.
Desarrollo de la documentación del Plan
Operativo anual (desde el primer año del
plan estratégico multi anual)
Desarrollo y autorización del presupuesto
para el año (asignación de recursos para
fondear el año)
Conducir las operaciones de la organización
para el año
Monitorear/revisar/evaluar/actualizar
documento Plan Estratégico
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3. Modelo por alineación



Asegurar la alineación de toda la
organización con la misión y los recursos
para operarla efectivamente
Util para organizaciones que necesitan
pulir sus estrategias o saber por qué no
funcionan
También útil para organizaciones que
experimentan escollos de eficiencia
interna
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Roberto Pérez Quijano
…3. Modelo por alineación
1.
2.
3.
4.
El grupo de planeación esquematiza la
misión, programas, recursos y apoyo
necesario de la organización.
Identificar qué funciona bien y qué
necesita ajustes.
Identificar cómo realizar los ajustes.
Incluir los ajustes como estrategias en el
plan estratégico
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4. Modelo por escenarios
Puede usarse en combinación con
otros modelos para asegurar un
pensamiento estratégico.
 Util para identificar escolos y
objetivos estratégicos

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… 4. Modelo por escenarios
1.
Seleccionar varias fuerzas externas e
imaginar cambios relacionados que pueden
influenciar la organización, ej.,
 cambio en regulaciones,
 cambios demográficos, etc.
 Los encabezados de la prensa sugieren cambios
potenciales que pueden impactar la organización.
2.
Por cada cambio en una fuerza, se discuten
tres posibles escenarios futuros (optimista,
realista, pesimista) Revisar el peor escenario
provoca la motivación para cambiar.
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… 4. Modelo por escenarios
3.
4.
5.
Sugerir estrategias potenciales para
cada escenario.
Detectar estrategias comunes para
atender cambios externos posibles.
Seleccionar los cambios externos más
probables.
 Ej., sobre los próximos tres a cinco años e
identificar las estrategias más razonables
que puede acometer la organización.
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5. Modelo “Orgánico”




Los sistemas de PE tadicionales son
lineales o mecanísticos.
Otro sistema es similar al desarrollo de
un organismo – un proceso de auto
organización.
Proceso más natural de
“desenvolvimiento”
Requiere referencia continua a valores
comunes y continua reflexión compartida
alrededor de los procesos actuales del
sistema
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… 5. Modelo “Orgánico”
1.
Aclarar y articular los valores culturales
de la organización.

2.
Articular la visión del grupo acerca de la
organización.

3.
Uso de técnicas de diálogo y relato de
historias.
Uso de técnicas de diálogo y relato de
historias.
En forma periódica, dialogar acerca de
los procesos necesarios para alcanzar la
visión y lo que el grupo hará ahora
acerca de esos procesos.
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… 5. Modelo “Orgánico”
4.
5.
6.
7.
Continuamente recordar que este proceso
de planificación “naturalista” jamás termina
y el grupo debe aprender a conducir su
propia aclaración de valores,
diálogos/reflexiones y actualización de
procesos.
Tener mucha paciencia
Enfoque en el aprendizaje y no en el
método.
El grupo debe preguntarse cómo presentar
sus planes estratégicos a los accionistas,
etc., quienes generlamente esperan un
formatos de planes más lineales o Consultoría Informática
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mecanísticos.
¿Cuando llevar a cabo la
planeación estratégica?

Depende de la naturaleza de cada
organización.



Debe hacerse frecuentemente en
organizaciones expuestas a cambios rápidos
En estos casos se hace una o dos veces al
año, de modo exhaustivo.
En organizaciones con entornos estables se
hace una vez por año, omitiendo algunos
aspectos.
Consultoría Informática
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¿Cuando llevar a cabo la
planeación estratégica?

En general:
1.
2.
3.
4.
5.
Cuando se crea una organización
Al prepararse para un cambio mayor:
creación de una división o departamente,
lanzamiento de una nueva línea de
productos, etc.
Una vez al año, en preparación del año fiscal
Cada año deben actualizarse los planes de
acción
El avance durante la implementación del
plan debe ser revisado por la Junta
trimestralmente.
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Habilidades y competencias
deseables




Pensamiento creativo
Toma de decisiones
Resolución de problemas
Dinámica de Grupos:



facilitar encuentros cara a cara, conducir
grupos de enfoque, solución de problemas y
toma de decisiones en grupo, manejo de
reuniones
Manejo del tiempo
Consultores: cómo elegir
Consultoría Informática
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Situaciones en las que los
consultores son útiles
La organización carece de
experiencia en el tema a tratar
 La necesidad se suple en un plazo
de 12 a 18 meses
 Los intentos previos de la
organización por atender sus
problemas no fueron exitosos

Consultoría Informática
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Situaciones en las que los
consultores son útiles





Desacuerdo interno en la organización respecto
de cómo resolver una necesidad
Líderes desean una perspectiva objetiva
El consultor puede realizar un trabajo que nadie
más desea/puede hacer
Organización externa exige participación de un
consultor
Organización quiere un consultor para obtener
credibilidad acerca de una decisión tomada.
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Cómo lograr máxima
productividad de la consultoría





Saber qué quiere hacer
Alcanzar un acuerdo interno (Junta y
Directivos) acerca de la consultoría
Ser independiente del consultor
En lo posible, no limite la consultoría a
obtener un diagnóstico o acción
recomendada. Involucre al consultor en la
implantación.
Arregle causas, no síntomas.
Consultoría Informática
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Contratar al mejor consultor
para su necesidad





Emita una invitación a cotizar con claridad
de propósito
Obtenga una propuesta escrita de cada
candidato
Obtenga más de una propuesta y
examínelas detenidamente
Entreviste a los finalistas y verifique sus
referencias
No decida con base en el precio
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Contratar al mejor consultor
para su necesidad

Prepare un buen contrato que incluya:







Listado de “entregables”
Fecha de conclusión del proyecto
Plan de pagos
Puntos de verificación para evaluar el
progreso
Una cláusula de terminación del contrato
Nombre de persona en su organización con
autoridad para aceptar egresos y aprobar el
trabajo
Entendimiento acerca de quién(es) hará(n) la
consultoría
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Contratar al mejor consultor
para su necesidad

Consejo adicional:

Ayude a los consultores a entender su
organización
• Servicios, mercados, accionistas
• Naturaleza general de la organización
• Prioridades generales de la organización

Incluya evaluaciones frecuentes del
proyecto
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