Auditoría Interna.
Controles
Hacienda El Chao
www.elchao.com
Encontrados, Octubre 2004
Objetivo
• Importancia de organizarse y la aplicación de
controles dentro de la empresa agropecuaria.
• Experiencia de la hacienda “El Chao”
Quiénes Somos
• Empresa Familiar.
• Sur del Lago.
• Rubros:
–
–
–
–
–
Ganado Vacuno y Bufalino.
Leche Vacuno y Bufalino.
Palma Aceitera.
Acuacultura.
Otros.
Evolución del Negocio
(en Venezuela)
• Cómo se hacía antes. Nuestros Padres y Abuelos.
Negocio Familiar.
• Rentabilidad del Negocio Ganadero.
• Gastos del negocio y gastos de la familia.
• Dónde están las Areas Problema?
• Impuestos.
• Globalización.
Causas de Perder Dinero
(Posibles Areas de Problema)
1. Gastos Generales Altos.
2. Margen Bruto Negativo.
3. No tener suficiente volumen.
Margen Bruto
• Herramienta para saber dónde estoy perdiendo
dinero.
MB = Ingreso-Costos Directos.
• Debemos calcularlo en las distintas áreas del
negocio para identificar Areas Problema.
Bases del Negocio Ganadero
•
•
•
•
Manejo de los Pastos
Manejo del Ganado
Administración del Negocio
Manejo del personal.
Procesos y Controles
Gerenciales
•
Proceso Estratégico:
–
–
•
BSC
Planes de Trabajo (anuales, mensuales,
semanales, diarios).
Controles de Campo:
–
–
–
–
–
Pastos
Ganado
Producción
Maquinaria
Personal
• Controles Administrativos:
–
–
–
–
–
–
–
Logístico o Materiales. (procura, inventarios, etc.)
Producción.
Inventarios.
Ventas.
Costos. Centros de Costos.
Flujo de caja.
Presupuesto.
• Controles Contables:
– Reporte de lo sucedido.
• Proceso Correctivo.
Caso “EL CHAO”
Generalmente los negocios fallan
por no tener estructura y por no
hacer planificación y control
Proceso Estratégico
Planificación (BSC)
MAPA ESTRATÉGICO DEL NEGOCIO DE LA HACIENDA
EVA
PRODUCTIVIDAD
CRECIMIENTO
PERSPECTIVA
FINANCIERA
Más volúmenes
Más calidad
Más servicio
NUEVOS PRODUCTOS
ABASTECIMIENTO Y
DISPONIBILIDAD
Menor costo
Mejor utilización de
activos.
P/CLIENTE
.- LECHE
.- CARNE
CLIMA ORGANIZACIONAL.
- Estabilidad.
- Remuneración.
- Beneficios.
- Crecimiento.
PROCESOS INTERNOS
Insumos de calidad
(Animales y otros insumos)
Alimentación más bloques
Sanidad
Mayor productividad
Actualización en nuevas técnicas
Integración vertical y horizontal.
Sistemas de información
Maquinarias
Aumento del valor de
nuestros productos.
COMPETENCIA
.- Maquinaria
COMPETENCIA
.- Ventas
-GERENCIA .- Manejo Fincas
.- Recurso Humano
-Trabajo en equipo
-Desarrollo de nuevos productos
-Técnicas de producción
-Eperticia en nutrición y sanidad
-Experticia en el manejo del procesamiento.
TECNOLOGIA
- Cercas Eléctricas.
- Mejoramiento
Genético.
- Mecanización .
- Sistema de Información.
- Ordeños mecánicos.
Clientes
Comerciales
Comunidad
Comunitario
Volumen ( Kgs. )
Resultados por
Aplicación de
Encuesta
No. Clientes
POOL DE CLIENTES
CAPTACIÓN DE
No. de Nuevos
NUEVOS CLIENTES
Clientes
DE BLOQUES
PROMOCIONAR LA
IMAGEN DEL BUEN
CIUDADANO Y
Encuesta de Imagen
VECINO
CORPORATIVO
Mortalidad
MEJORAS
SANITARIAS
Procesos
Operativos
Internos
Enfermedades
reproductivas
gasto/animal
gasto/has
Ganancia peso/día
Carga Animal
MEJORAS EN EL
Gasto Mtto. Pot. x Has
RECURSO PASTO Y
Gto. Mtto. Veh. Y
NUTRICION
Maq.pes./Ha
LtsLeche/has
Lts leche/vaca/día
MEJORAS
GENÉTICAS Y DE
MANEJO DEL
GANADO
MEJORAR
PROCESO
FABRICACIÓN DE
BLOQUES
SATISFACCIÓN
PERSONAL
Aprendizaje y
Crecimiento
n
ic
ió
Flujo de Caja Libre
Nº de Reclamos
SATISFACER AL
CLIENTE
M
ed
E.V.A
Facturación ( Bs. )
INCREMENTAR LAS
VENTAS DE
BLOQUES
M
et
as
ic
a
or d
es
Es
tra
gi té
co
s
GENERAR VALOR
AUMENTO DEL
FLUJO DE CAJA
In
d
s
et
ivo
Accionistas
Financieros
O
bj
Caract.\Negocio
Peso al Destete
Intervalo PartoConcepción
Eficiencia
Reproductiva
Bloques/Mes
Externa
M ENSUA L
Aumento 10%
(Externas)
M ENSUA L
Internas
Mensual
Menor de 5 de los
pedidos del
Período
Favorable en mas
6 Meses
del 95%
2a4
10 Clientes
Vinculación
comunitaria e
Institucional
Adultos < 1%
Becerros < 5%
< 2%
6 Meses
M ENSUA L
M ENSUA L
A NUA L
M ENSUA L
M ENSUA L
> 600 gm/dia
1,5 UA/has
Disminuir 10%
M ENSUA L
M ENSUA L
M ENSUA L
Disminuir 10%
M ENSUA L
> 4,5 lts/ha./día
>5 lts/vaca/día
Machos > 160 Kg
Hembras > 150 Kg
M ENSUA L
< 145 Días
2 M ESES
%
2 M ESES
1,000
Bloques/Mes
M ENSUA L
M ENSUA L
M ENSUA L
M ENSUA L
Resultados por
Favorable en más
aplicación Encuesta al
6 Meses
del 90%
Personal
FORMACIÓN Y
No. de
DESARROLLO DE
3 Eventos en los
Entrenamientos en el
PERICIAS TÉCNICAS
próximos 6 meses,
Período
CLAVES
Controles de Campo
Resumen Cargas Lotes Hacienda El Chao
Lotes Ganado Vacuno y Bufalino
No.
Peso
Área de Pastoreo
Lotes Animales
Cayena
1
Caiman
1
337
Canal
2
Culata
1
Catira 1
1
386
Catira 2
1
332
Catira 3
1
398
Caujarito
1
Centro 1
1
Centro 2
2
Tipo
No.
Capacidad
U.A. Has. Pot D.O. D.D. U.A./Has U.A. Cabez U.A./Has U.A.
1.00 159
9
5 40
1.5 239
239
1.56 248
0.75 236
11
4 40
1.5 354
473
1.29 304
135
9
5 35
1.5 203
320
1.03 139
1.00
99
5
9 36
1.5 149
149
1.71 170
0.86
75
14
3 39
1.5 113
131
1.40 105
0.74
50
10
4 36
1.5 75
102
1.30
65
0.88
60
12
4 44
1.5 90
102
1.12
67
1.33 118
14
5 65
1.5 177
133
1.31 155
1.33
62
13
3 36
1.5 93
70
0.80
49
161
10
4 32
1.5 242
446
0.98 158
Real
Búfalo 1.33 1.8
0.33
0.8
0.5
Vacuno
1
1.5
0.27
0.8
0.5
Cabezas Vaca Toros Becerros Novillos Mtes/Mtas T.Animal
247
245
2
Escotero ??
406
160
246 Mautos CAI1 y CAI2
208
100
8
100
Ordeño
169
168
1
Escotero Culata
122
Mautos CAT1
88
Mautos CAT2
76
Mautos CAT3
115
111
4
Escotero Vacío
37
Próximo
284
54
230
Resumen Labores de Mantenimiento Todos Potreros
Inicia
Termina
Semana 10/10/04 16/10/04
Prioridad
Semana
1
1
1
1
1
1
1
1
Modulo
Caiman
Cayena
Cayena
Cedros
Chapala
Culata
Culata
La Gloria
Codigo
CAI-07
CAY-04
CAY-05
CED-07
CHA-15
CUL-02
CUL-03
LG5-39
Area
26,44
14,32
27,06
10,58
16,59
17,32
27,00
45,40
No Maquina
Operador Rendimiento
1 Mario
9,69
3 Luis
20,69
5 Cachucha
5,91
6 Pedro
13,79
Fecha
Fecha Real
Plan Entrada Salida
10/10/04 10/10/04 13/10/04
12/10/04 13/10/04 15/10/04
15/10/04 15/10/04 17/10/04
10/10/04 10/10/04 11/10/04
11/10/04 11/10/04 12/10/04
10/10/04 10/10/04 13/10/04
12/10/04 13/10/04 17/10/04
10/10/04 10/10/04 13/10/04
Tipo de
Estado del
Tratamiento
Tot/Par Potrero Tractor
Rolo
Total
1
1
Rolo
Total
1
1
Rolo
Parcial
1
1
Rolo
Parcial
1
3
Rolo
Parcial
1
3
Rolo
Total
3
5
Rolo
Total
2
5
Rolo
Total
1
6
Dias
Rendim
Operador Empleados
Has/Dia
Mario
3,0
8,81
Mario
2,0
7,16
Mario
2,0
13,53
Luis
1,0
10,58
Luis
1,0
16,59
Cachucha
3,0
5,77
Cachucha
4,0
6,75
Pedro
3,0
15,13
Resumen Pastoreo Todos Lotes
Fecha Revision
No. Potrero
Area
D.O. Plan Entrada Salida
No. Animales C.A.
C.I.
CAN-01
10,08
3 21/09/04 24/09/04
81
81
CAN-02
17,31
6 24/09/04 30/09/04
81
81
CAN-03
11,62
3 30/09/04 03/10/04
81
81
CAN-04
16,79
5 03/10/04 08/10/04
81
81
CAN-05
11,00
3 08/10/04 11/10/04
81
81
CAT1-01
5,36
3 16/09/04 19/09/04
122
105
CAT1-02
5,36
3 19/09/04 22/09/04
122
105
CAT1-03
5,36
3 22/09/04 25/09/04
122
105
CAT1-04
5,36
3 25/09/04 28/09/04
122
105
CAT1-05
5,36
3 28/09/04 01/10/04
122
105
CAT1-06
5,36
3 01/10/04 04/10/04
122
105
CAT1-07
5,36
3 04/10/04 07/10/04
122
105
CAT1-08
5,36
3 07/10/04 10/10/04
122
105
CAT1-09
5,36
3 10/10/04 13/10/04
122
105
24
28
21
24
22
59
59
59
59
59
59
59
59
59
U.A./Has
8
5
7
5
7
20
20
20
20
20
20
20
20
20
Tipo Animal
Estado
D.D.
Canal Ordeño
Descanso
Canal Ordeño
Descanso
Canal Ordeño
Descanso
Canal Ordeño
Descanso
Canal Ordeño
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
Mautos CAT1
Descanso
15/10/04
D.O.
21
15
12
7
4
26
23
20
17
14
11
8
5
2
Mano de Obra
•
•
•
•
Control de cantidad de personal.
Control de Asistencia.
Control de Pagos.
Control de la Caleta.
Manejo Mano de Obra
Caleta
REPORTE SEMANAL DE LA MANO DE OBRA EN CALETA
REPORTES CHAO:
REPORTES BARBARA:
MES:
SEPTEIMBRE
SEMANA DEL:
22
AÑO: 2003
AL: 28
REGISTRADO POR:
CENTROS DE COSTO
FECHA
AER
AGS
22/09/03
23/09/03
24/09/03
25/09/03
26/09/03
27/09/03
28/09/03
ALM
ARG
BLQ
CAIM
CAN
CAT I CAT II CAT III CAUH CAUM
CAY
CHP I CHP II
1
2
6
4
TOTAL
0
0
4
FECHA
LAC
LAR
LML
22/09/03
23/09/03
24/09/03
25/09/03
26/09/03
27/09/03
28/09/03
4
TOTAL
5
2
1
5
CEN
6
6
1
6
6
1
1
2
CED
CPR
CSB
1
4
CUC
CUL
FRT
GUA
6
3
0
0
0
0
0
2
0
MTP
MTR
MV2
OMC
OVE
PPV
PAV
PAP
PIT
2
2
2
3
2
3
4
14
4
0
25
GL II
GL III
GL IV
GL V
5
4
2
0
GL I
0
4
3
8
0
0
5
0
4
0
0
0
0
PRI
PRO
REPA
PZVII
RAN
REC
RUB
SAN
SEC
SRI
TIG
10
2
4
8
2
8
2
2
1
2
2
2
4
1
3
3
2
34
9
CENTROS DE COSTO
1
0
MNZ I MNZ II
4
2
2
2
8
3
6
21
6
4
4
0
0
PIV
PLN
POR
1
1
3
2
1
0
0
0
0
8
0
0
0
15
2
2
2
1
4
1
3
2
2
0
0
2
1
12
1
3
3
3
0
13
1
Controles Administrativos
Procura de Materiales
• Formas de Solicitar Insumos:
– Personales
– Planificador de Materiales.
•
•
•
•
Proceso de Compra
Llegada de los Materiales
Verificación de Factura
Pago a los proveedores.
Comportamiento acumulado de la producción
2
30.000
24.940
25.000
24.925
23.220
24.005
20.705
17.630
20.000
15.000
13.785
8.135
8.800
7.785
5.000
5.635
6.055
8.935 5.955
5.175
7.285
8.525
5.965
143.890
11.991
139.865
11.655
e
br
e
No
vi
em
br
e
br
O
ct
u
br
m
tie
Se
p
Producción 2004
e
o
st
go
Ju
lio
io
Ju
n
ay
o
A
Producción 2003
Total Producción :
Promedio Mensual :
M
il
br
A
M
ar
z
ro
re
Fe
b
En
e
o
ro
-
Di
ci
em
10.000
13.995
15.675
13.750
12.875
Control de Inventarios
•
•
•
•
Inventario Insumos.
Rotación de Inventarios.
Inventario de Animales.
Inventario de Activos Fijos.
Ventas
•
•
•
•
Pedido de ventas.
Despacho.
Facturación y entrega.
Cobro a los clientes.
Costos
• Dividido por centros de costos:
– SAP ejemplo centros de costo. (Matriz).
– SAP ejemplo órdenes de producción.
– Cálculo de márgenes brutos ejemplos varias vaqueras.
COSTOS ACUMULADOS POR CENTRO DE COSTOS
1234
1235
1236
1252
1237
1238
1239
1240
1241
1242
1250
1253
1251
1243
1267
1246
1247
1248
1249
CeCo
TIGRE
CHAPALA I
CHAPALA II
MANZANITALES I
GLORIA I
GLORIA II
GLORIA III
GLORIA IV
GLORIA V
GLORIA VI
PIVOTE
MANZANITALES II
ARGENTINA
RANCHO ALEGRE
RANCHO ALEGRE I
CATIRA I
CATIRA II
CATIRA III
CAIMAN
ORDEN
722769
722770
722771
722772
722774
722775
722776
722777
722778
722779
722780
722781
722788
722789
722790
722791
722792
722793
722794
TIPO ANIMAL
COSTOS
MAUTAS
86.270.070,69
MAUTAS
44.551.424,89
MAUTAS
34.223.019,07
MAUTAS
99.222.994,39
MAUTOS
78.791.539,86
MAUTOS
90.379.787,19
MAUTOS
79.335.400,74
MAUTOS
60.751.352,53
MAUTOS
150.258.196,97
MAUTOS
5.508.507,60
MAUTOS
77.364.528,34
MAUTOS
200.668.432,02
NOVILLAS
55.577.448,87
NOVILLOS
29.940.502,91
NOVILLOS
43.133.532,07
NOVILLOS
43.077.731,22
NOVILLOS
27.066.998,06
NOVILLOS
27.804.307,81
NOVILLOS
59.082.871,72
UND
COSTO/UND
492
175.345,67
254
175.399,31
194
176.407,31
559
177.500,88
184
428.214,89
238
379.747,01
209
379.595,22
160
379.695,95
396
379.439,89
14
393.464,83
193
400.852,48
527
380.775,01
149
373.003,01
94
318.515,99
139
310.313,18
137
314.435,99
87
311.114,92
88
315.958,04
190
310.962,48
COSTOS DE PRODUCIR LA LECHE POR VAQUERA
1101
1102
1103
1104
1105
1107
1108
1109
1110
1111
1112
1114
1802
CeCo
MATAPALO
VICTORIA
SANTA RITA
LARAL
CEDROS
LACTUARIO
RUBIERA
PITER
SAN MATEO
CANAL
JABILLA
ORDEÑO MECANICO
LOMA LINDA (LLBU)
ORDEN
722736
722737
722738
722739
722740
722741
722742
722743
722744
722745
723271
722746
722747
INGRESOS
12.281.850
7.912.800
7.623.000
9.487.800
10.511.550
7.812.000
10.430.910
8.429.400
7.560.000
7.830.900
1.228.500
9.635.850
8.662.500
LECHE
COSTOS
LITROS Bs./LITROS MB
2.347.198
19.495
120,40 81%
1.930.256
12.560
153,68 76%
3.108.619
12.100
256,91 59%
1.527.383
15.060
101,42 84%
1.996.857
16.685
119,68 81%
1.445.032
12.400
116,53 82%
2.493.069
16.557
150,57 76%
1.918.345
13.380
143,37 77%
1.741.457
12.000
145,12 77%
1.775.693
12.430
142,86 77%
752.186
1.950
385,74 39%
2.119.719
15.295
138,59 78%
3.337.617
13.750
242,74 61%
COSTOS ACUMULADOS POR ORDEN DE MAQUINARIA
TR-3964
TR-510-20
TR-6610-03
TR-6610-05
TR-6610-07
TR-6610-23
TR-6610-24
TR-750B-02
TR-7600-11
TR-7710-04
TR-886-01
TR-C100-66
TR-D4E-08
TR-JUMBO-15
TR-PATROL-18
TR-SUPER-31
TR-TW10-10
TR-TW10-17
TR-TW10-19
TOTAL
ORDENES
TRACTOR/JUMBO/3964/Nº56
TRACTOR/RETROEXCAV/JHOND
TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/
TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/
TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/
TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/
TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/
TRACTOR/ORUGA/JHONDEER/7
TRACTOR/SENCILLO/FORD/76
TRACTOR/INTERNACIONAL/71
TRACTOR/DOBLE/INTERNACIO
TRACTOR/INTERNACIONAL/CTRACTOR/ORUGA/CATERPILLE
TRACTOR/ORUGA/DRESSER/JU
TRACTOR/RUEDAS/CATERPILL
TRACTOR/DOBLE/SUPER6/Nº6
TRACTOR/SENCILLO/FORD/TW
TRACTOR/SENCILLO/FORD/TW
TRACTOR/SENCILLO/FORD/TW
ACUMULADOS
2.416.983,13
831.640,47
344.384,02
2.474.089,90
698.885,62
1.128.041,63
59.508,92
1.616.589,30
173.620,53
523.353,15
7.387.894,62
105.893,57
6.000,00
150.000,00
261.646,44
308.047,77
390.326,19
318.991,87
397.962,94
19.593.860,07
Flujo de Caja
• Presupuestado.
• Revisiones mensuales.
• Planificaciones semanales.
Presupuesto
• Anual.
• Revisiones Mensuales.
• Correctivos Mensuales.
Reportes Contables
Reportes Contables
•
•
•
•
•
Balance.
Estado de Ganancias y Pérdidas.
Flujo de Caja.
Índices Financieros.
Comparaciones Presupuestarias.
RATIO ANALYSIS
JRVC
225
226
227
228
229
230
231
232
233
234
235
236
237
240
Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual
Statement Date: 28/02/04 31/03/04 30/04/04 31/05/04 30/06/04
No of Months in Period:
1
1
1
1
1
######## ######## ####### ####### #######
OPERATING (In Bs.)
Net Sales Growth (%)
Real Net Sales Growth (%)
COGS / Net Sales (%)
S.G.&Adm.Exp / Net Sales (%)
Op. Profit / Net Sales (%)
Net Income / Net Sales (%)
FFO / Net Sales (%)
ROE - Net income / opening Net Worth (%)
ROA - Net income / opening Total Assets (%)
Net Sales / Total Assets (%)
Contribution Margin / Net Sales (%)
Admin Expenses / Net Sales (%)
Break Even / Net Sales (%)
FOCF / Expansionary Capex + Dividends (%)
* Datos no reales
142,9%
137,4%
18,1%
-3,1%
80,8%
80,7%
105,3%
10,4%
7,4%
8,2%
97,3%
16,6%
17,0%
-
-18,2%
-20,1%
30,7%
29,1%
34,6%
34,6%
51,4%
3,3%
2,3%
6,5%
52,3%
19,6%
37,4%
-
9,4%
6,8%
21,5%
2,3%
70,4%
70,4%
77,3%
7,2%
5,0%
6,9%
61,2%
70,2%
114,7%
-
-2,2%
-4,6%
34,3%
13,9%
44,2%
43,3%
49,7%
4,3%
2,9%
6,5%
62,8%
19,5%
31,1%
-
4,9%
2,3%
34,9%
14,3%
44,2%
42,5%
48,9%
4,3%
2,9%
5,9%
58,0%
15,5%
26,8%
-
RATIO ANALYSIS
JRVC
214
215
216
217
218
219
220
221
222
223
224
Mensual Mensual
Statement Date: 28/02/04 31/03/04
No of Months in Period:
1
1
######## ########
FINANCIAL HIGHLIGHTS (In VEB MM)
Net Sales Bs. MM
Net Income Bs. MM
Var Invent Bs. MM
Fix Cost
Var Inv + Fix Cost
Contribution Margin Bs, MM
Admin Expenses Bs. MM
Break Even Bs. MM
EVA Bs. MM
NOCF Bs. MM
FOCF Bs.MM
OPERATING (In Bs.)
225 Net Sales Growth (%)
226 Real Net Sales Growth (%)
227 COGS / Net Sales (%)
228 S.G.&Adm.Exp / Net Sales (%)
229 Op. Profit / Net Sales (%)
230 Net Income / Net Sales (%)
231 FFO / Net Sales (%)
232 ROE - Net income / opening Net Worth (%)
233 ROA - Net income / opening Total Assets (%)
234 Net Sales / Total Assets (%)
235 Contribution Margin / Net Sales (%)
236 Admin Expenses / Net Sales (%)
237 Break Even / Net Sales (%)
238 Assets pledged / Total Assets (%)
239 Dividend payout ratio
240 FOCF / Expansionary Capex + Dividends (%)
LIQUIDITY
241 Current ratio
242 Quick assets ratio (1+dec.)
243 Days receivables
244 Days inventory
245 Days payables
246 Cash & Secs (% of Total Assets)
247 Cash & Secs (Days Sales)
DEBT
248 Leverage (Total Liab / N.Worth + Min.Int.)
249 Contingent Leverage (Tot. liab+Cont. liab/NW+MI)
250 Short Term Debt Concentration (max.100%)
251 Interest Service Ratio (dec.)
252 Funds from Operations / Long T. Debt (dec.)
253 Debt Serv. Ratio (dec.)
254 Total Gross Debt to Capitalization
Mecanismos Disponibles
Ventajas y desventajas
• Manual
• Semi computarizado
• Automatizado.
Conclusiones
•
•
•
•
Adaptable al medio rural.
Debe ser oportuna.
Mejora nuestra RENTABILIDAD.
Negocio más transparente para todos los
involucrados.
• Es posible a todas las escalas.
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Controles Internos JESUSRINCON