3. Espacios de trabajo
Manual de formación
3. Espacios de trabajo
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Introducción …..........................................................……pág.45
Crear un espacio de trabajo ….......................................pág.46
Asignación de la seguridad ….......................................pág.54
Modificar atributos ….......................................................pág.59
Eliminar espacio …...........................................................pág.60
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3.1 Introducción
Tenemos diferentes tipos de espacios de trabajo: los distintos órganos del SITNA, los proyectos, los
servicios, los procedimientos…
Cada uno de estos espacios tiene diferente información, por lo que los elementos existentes en ellos son
diferentes. Sin embargo, la forma de trabajar en unos y en otros es similar.
En este manual se explicará como administrar estos espacios: crearlos, modificar su estructura, modificar
la forma en la que mostraremos la información (vistas), administrar la seguridad (definir quién puede
verlos y qué va a poder hacer).
Hablaremos de los espacios de Proyectos, pero mientras no se especifique lo contrario, todo es
extensible al resto de espacios.
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3.2 Crear un espacio de trabajo
Los espacios de trabajo tienen dos partes, una de acceso y otra de gestión.
Dependiendo de nuestro rol en SITNA veremos la zona de gestión o no. En esta zona de gestión
tendremos la opción de “Crear…”. Pulsando en ella obtendremos un formulario para la creación de un
espacio de trabajo.
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3.2 Crear un espacio de trabajo
Título es el nombre que va a tener el espacio que estamos creando. No tiene ningún tipo de restricción.
No cumplimentaremos el apartado “Descripción” en este formulario.
Nombre de la dirección URL es la dirección web del nuevo espacio de trabajo. La primera parte es el nombre del
servidor, que no lo podemos cambiar. Luego tenemos un desplegable en el que tendremos que elegir si se trata
de un proyecto, un servicio, un procedimiento o un espacio de área de conocimiento.
La tercera parte la decidimos
nosotros. El texto debe ser corto, sin
caracteres extraños (acentos, ñ, +…),
a poder ser sin espacios, y, en la
medida de lo posible, intentaremos
que sea representativo del espacio.
La Dirección de correo electrónico
sirve para comunicar el intento de
acceso de alguien que carece de
permiso suficiente. Debiera ser la
dirección de correo del responsable
del espacio.
A continuación pulsamos “Crear”.
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3.2 Crear un espacio de trabajo
Nos aparecerá una pantalla en la que tenemos que informar de los atributos del espacio.
Solo en el caso de proyectos, parte de estos atributos nos van a aparecer automáticamente
en el proyecto una vez creado.
El título y la URL vienen de la
pantalla anterior. NO HAY QUE
TOCARLOS.
Es en este formulario donde
habremos de incorporar la
descripción del espacio de trabajo.
Los atributos que tienen * son
obligatorios. No vamos a poder crear
el espacio si no los rellenamos (nos
avisa).
Los atributos nos van a permitir ver
los espacios clasificados.
Los checks “Mostrar este sitio en el
Directorio de sitios” e “Incluir en los
resultados de búsqueda” los tenemos
que tener marcados.
El apartado “Áreas” lo dejamos
como está.
Pinchamos en “Aceptar” .
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3.2 Crear un espacio de trabajo
En la siguiente página tenemos que elegir la PLANTILLA del espacio. Cada plantilla tiene una serie
de elementos predefinidos.
La plantilla que tenemos que elegir tendrá el nombre “SITNA proyecto”, “SITNA…”.
La seleccionamos y pulsamos “Aceptar”.
Tendremos el espacio de trabajo creado. A continuación podremos definir el “Equipo del (espacio)”,
incorporar documentos a la Biblioteca, detallar las Tareas…
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3.2 Crear un espacio de trabajo
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3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo.
Proyectos
Uno de los atributos es Entidad promotora. Existe un desplegable con valores predefinidos. Si el valor
que queremos poner no existe en este desplegable, lo escribimos en “Especifique su propio valor”.
Este valor NO aparecerá en lo sucesivo en el desplegable a no ser que se agregue. Será el
responsable de proyectos el que agregue el valor.
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3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo.
Servicios
Uno de los atributos es Orden Lista. Con este número definimos el orden en el que aparecen en el área.
Intercalar uno implica cambiar el orden de los que aparecen por debajo (esto está restringido al
responsable de Servicios).
Tipo de servicio dependiendo del valor aparecen bajo
Servicios o bajo Información relacionada.
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3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo.
Área de conocimiento
Dependiendo del valor de Tipo
de conocimiento aparecerán
bajo Formación, Entornos de
colaboración, Áreas de
conocimiento.
Para añadir un documento
en los espacios de
Formación, pinchamos en
Agregar curso…
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3.3 Asignación de la seguridad.
Por defecto ,el único que puede acceder al nuevo espacio es quien lo crea, que tendrá permisos de
administrador.
Para modificar la seguridad, vamos a “Configuración del sitio”.
En la página siguiente, vamos a “Administrar usuarios” y luego a “Agregar usuarios”.
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3.3 Asignación de la seguridad.
Si pulsamos en “Libreta de direcciones” podremos seleccionar los usuarios de la lista de contactos del
Outlook. Si no, podemos escribir tanto las direcciones de correo como los login de usuario (n000000..).
Una vez hemos seleccionado a quiénes
queremos dar acceso, seleccionamos qué
tipo de permisos queremos asignarle y
pulsamos en “Siguiente”.
En la pantalla siguiente se nos confirma
que los usuarios sean correctos, y
podemos decidir si mandar un correo o no
para avisar que le hemos dado ciertos
permisos.
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3.3 Asignación de la seguridad.
Dependiendo del tipo de espacio que estemos creando tenemos que dar permisos a los siguientes
grupos de usuarios.
PROYECTOS
gcsitna01
gcsitna03
gcsitna08
gcsitna10
Administrador
Administrador
Lector
Lector
SERVICIOS
gcsitna01
Administrador
gcsitna03
Administrador
gcsitna05
Lector
gcsitna06
Lector
ACCESO ANÓNIMO
PROCEDIMIENTOS
gcsitna01
gcsitna03
gcsitna05
gcsitna06
Administrador
Administrador
Lector
Lector
BASE DE CONOCIMIENTO
gcsitna01
Administrador
gcsitna04
Administrador
gcsitna05
Lector
gcsitna06
Lector
ACCESO ANÓNIMO
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3.3 Asignación de la seguridad. Permitir acceso anónimo a un espacio de trabajo.
Crearemos siempre un espacio de trabajo desde el portal autenticado, pero en el caso de “Servicios” y
“Base de Conocimiento”, luego tenemos que ir al portal anónimo para permitir que este espacio sea
accesible para cualquier ciudadano.
Vamos al portal anónimo y vamos al área
correspondiente del sitio que hayamos creado
(servicios, conocimiento).
Pinchamos en el nombre del sitio que acabamos
de crear, y nos salta una pantalla de autenticación.
Ponemos nuestro usuario y contraseña y
accedemos al sitio.
Pulsamos “Configuración del sitio”.
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3.3 Asignación de la seguridad. Permitir acceso anónimo a un espacio de trabajo.
Vamos a “Ir a
Administración de sitios”.
De ahí a “Administrar
accesos anónimos”.
En esa pantalla
seleccionamos permiso
para “Todo el sitio web”.
De esta forma,
permitimos al
usuario anónimo la
lectura de todos los
elementos existentes
en el sitio.
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3.4 Modificar atributos.
Para modificar los atributos de un espacio de trabajo, tenemos que ir a la lista de los espacios
(proyectos, servicios, procedimientos y base de conocimiento).
Aquí encontramos una lista con todos los proyectos.
Pinchamos en el icono de edición y en la página siguiente, tenemos el formulario de modificación de atributos.
Los modificamos y vamos a “Guardar y cerrar”. Para no guardar los cambios, pinchamos en “Volver a la lista”.
LA URL NO LA DEBEMOS MODIFICAR.
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3.5 Eliminar espacio.
Si queremos eliminar un espacio de trabajo tenemos que dar dos pasos:
1.- Eliminarlo
2.- Eliminarlo de la lista
Para eliminarlo:
Vamos a “Configuración del sitio”.
Vamos a “Ir a Administración de sitios”.
Pinchamos en “Eliminar este sitio”.
Siempre que vayamos a eliminar algo el sistema nos va a informar de que el proceso NO TIENE RETORNO.
Eliminar un espacio de trabajo implica la pérdida de toda la información asociada: equipo, documentación,
tareas...
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3.5 Eliminar espacio.
Para eliminarlo de la lista, pinchamos en el vínculo “Lista de…”.
Aquí encontramos una lista con todos los proyectos que tenemos creados. Pinchamos en el icono de
edición y en la página siguiente, pinchamos en “Eliminar elemento”.
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