ING. EDGAR PIMIENTA GALVAN
MANEJO DE MATERIALES
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
ALMACEN
Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes.
Los almacenes son usados por fabricantes, importadores,
exportadores, comerciantes, transportistas, clientes, etc.
En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento
incluye instalaciones, equipo, personal y técnicas requeridas para
recibir, almacenar y embarcar materia prima, productos en proceso y
productos terminados. Las instalaciones, equipo y técnicas para
almacenamiento varían mucho según la naturaleza del material que se
va a manejar. Las características del material como tamaño, peso,
durabilidad, duración (vida) en estantería y tamaño de los lotes son
factores a tomar en cuenta para el diseño de un sistema de
almacenamiento y para resolver los problemas relacionados.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
La formulación de una política de inventario para un
departamento de almacén depende de la información como,
disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y
materiales de compras, es la mejor fuente de información.
Esta función controla físicamente y mantiene todos los
artículos inventariados, se deben establecer resguardo físicos
adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso
innecesario debido a procedimientos de rotación, de
inventarios defectuosos y robos. Los registros deben mantener
toda la información de los productos en el almacén, lo cual
facilitan la localización inmediata de los artículos.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
Función de los Almacenes:
1.Mantienen las materias primas protegidas de incendios,
robos y deterioros.
2.Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
3.Mantienen en constante información al departamento de
compras, sobre las existencias reales de materia prima.
4.Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias
primas (entradas y salidas).
5.Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
Técnicas de Almacenamiento de Materiales
El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y
características de los materiales. Estos pueden exigir una simple
estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes
inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de
almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:
1.Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
2.Tipos de materiales que serán almacenados.
3.Numero de artículos guardados.
4.Velocidad de atención necesaria.
5.Tipo de embalaje.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
Técnicas de almacenamiento :
1.Carga unitaria:
La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente
que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento
o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un
dispositivo llamado pallet (plataforma o estibas ), que es un estrado de
madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas
convencionales básicas son 1,10mts x 1,10mts como patrón
internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y
almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente
manera;
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
En cuanto al numero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
a. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento
de materiales no requieren utilizar equipos de materiales.
b. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de
movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
2. Cajas o cajones.
Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas
dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina,
como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en
procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias
secciones productivas, las cajas o cajones pueden ser de metal, de
madera, de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su
tamaño pude variar, puede construirlas la propia empresa o adquirirlas
en el mercado proveedor.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
3.Estanterías:
Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de
diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas
estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles
metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se
guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la
estanterías constituye el medio de almacenamiento mas simple y
económico.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
4.Apilamientos:
Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar
al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una
sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es
una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones
en las estanterías, ya que en la practica, forma un gran y único estante.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES
Codificación de Materiales
Para facilitar la localización de los materiales almacenados, las
empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la
cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible
identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.
Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los
artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos
de almacenaje adecuados, operacionalización de la bodega y control
eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de
artículos
a
la
catalogación,
simplificación,
especificación,
normalización, esquematización y codificación de todos los materiales
que componen las existencias de la empresa.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES
Catalogación:
Significa inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguna.
La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos
proporcionando una idea general de la colección.
Simplificación:
Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con
una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo
fin, se recomienda la simplificación.
Especificación: significa la descripción detallada de un articulo, como
sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la
especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y
menos dudas con respecto de su composición y características. La
especificación facilita las compras del articulo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprara.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES
Normalización:
Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el
uso de los materiales.
Estandarización:
significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos
para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre
ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal
o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos
diferentes entre innecesariamente en existencias.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES
Clasificación y Codificación de los Materiales
Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma,
peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse
de tal modo que cada genero de material ocupe un lugar especifico,
que facilite su identificación y localización de la bodega.
La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos.
Codificar significa representar cada articulo por medio de un código que
contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de
números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código
alfabético, numéricos y alfanumérico.
El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras,
cada una de las cuales identifica determinadas características y
especificación. El sistema alfanumérico limita el numero de artículos y
es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco
utilizado.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES
EJEMPLO
PRODUCTO
CUADERNO
CUADRICULADO
50 HOJAS
100 HOJAS
RALLADO
50 HOJAS
100 HOJAS
DOBLE LINEAS
50 HOJAS
100 HOJAS
CLASIFICACION
GRUPO
SUB GRUPO
REFERENCIA
REFERENCIA
SUB GRUPO
REFERENCIA
REFERENCIA
SUB GRUPO
REFERENCIA
REFERENCIA
CODIFICACION
1
101
10105
10110
102
10220
10225
103
10330
10335
CÓDIGOS DE BARRAS
Sea cual sea el tipo de inventario empleado no cabe discusión sobre la
utilidad para la realización del control de emplear un sistema de
codificación que permite llevar de forma fácil y poco costosa un sistema
de inventarios permanentes en tiempo real con una inversión mínima.
Un sistema de codificación es un conjunto de normas que, en nuestro
caso, identifica a los productos o servicios. Sin duda alguna el sistema
de codificación por excelencia para la identificación del articulo en
general es el código de barras. Aunque para uso interno la empresa
puede establecer el sistema de codificación que considere mas
adecuado, la verdadera utilidad de un sistema de este tipo es que sea
reconocido de forma generalizada de tal modo que el producto se
identifique de forma inequívoca en cualquier lugar o situación.
CÓDIGOS DE BARRAS
En general, el uso de la codificación es útil tanto para el fabricante
como para el comerciante y el consumidor. Al fabricante le sirve de
ayuda para el control de sus inventarios, de los pedidos y la distribución
de sus productos; además le permite identificar sus productor de
manera única en cualquier parte del mundo y agilizar los pedidos y
entregas a la vez que mejora la comunicación con sus proveedores y
clientes.
Para quien comercializa el producto también supone grandes ventajas
ya que le permite mantener un control en tiempo real de su stock y así
poder emitir pedidos de forma automática, asimismo aumenta la
productividad de los cajeros y facilita la llevanza de la contabilidad.
CÓDIGOS DE BARRAS
Por su parte, el consumidor también se ve beneficiado ya que se reduce
el riesgo de error que resulta del teclado manual de los precios , recibe
un comprobante de compra mas detallado y ahorra tiempo de espera.
Lógicamente para que todo esto sea posible, el código debe ser único
para cada producto y sistema de codificación empleado debe estar
normalizado o estandarizado.
CÓDIGOS DE BARRAS
Filosofía de los sistemas de codificación.
Un sistema de codificación comprende un código que se calcula
en base a una serie de normas preestablecida y una simbología
que permite representar ese código para su lectura electrónica.
Los Código de barras han sido creados para identificar objetos y
facilitar el ingreso de información eliminando la posibilidad de
error en la captura.
Los códigos de barras se pueden imaginar como si fueran la
versión impresa del código Morse, con barras angostas ( y
espacios) representando puntos, y barras. El lector decodifica el
código de barras a través de la digitalización proveniente de una
fuente de luz que cruza el código y mide la intensidad de la luz
reflejada por los espacios blancos.
CÓDIGOS DE BARRAS
Una de las más utilizadas es el símbolo internacional de número
de artículo, llamado símbolo EAN por las siglas en inglés de la
Asociación Europea para la Numeración de Artículos.
Este símbolo se emplea en el comercio abierto para identificar los
productos al pasar del fabricante a los mayoristas, distribuidores y
minoristas, y de ahí al cliente final.
Se puede considerar que el código EAN-13 es el estándar actual,
aunque existen otros tipos de codificación y simbología, como
EAN-8, EAN 128, DUN 14, CODE 39, ITF y muchos mas.
CÓDIGOS DE BARRAS
Los códigos EAN 13 y EAN 8 son para uso comercial y se emplean a
nivel mundial salvo en EEUU y CANADA donde usan el UCC (UNIFORM
CODE COUNCIL). La codificación EAN 8 se emplea en casos especiales
en los que debido al reducido tamaño del producto no es posible
emplear una codificación de 13 dígitos.
Los códigos CODE 39 son alfanuméricos para uso industrial y no
necesitan ningún convenio. Por ultimo los ITF esta indicado para la
impresión de códigos de barras en materiales que admiten poca
resolución como cartones etc.
La principal ventaja del DUN 14 respectos a EAN 13 es que puede
codificar hasta 8 veces mas artículos , por otro lado el AEN 128 es mas
completo ya que permite incorporar otros datos como numero de lote,
fecha de caducidad, etc..
CÓDIGOS DE BARRAS
Formas de los códigos de barras
CÓDIGOS DE BARRAS
Código ITF 14
CÓDIGOS DE BARRAS
CÓDIGOS DE BARRAS
El sistema de identificación EAN • UCC, así como el EDI, se
dieron a conocer en varios países del mundo y América Latina.
Argentina, Brasil y México fueron los primeros en adoptar las
ventajas del sistema. Poco después el sistema llegó a
Colombia como una práctica innovadora causando gran interés
entre diversos empresarios.
El 28 de julio de 1988, 29 empresas colombianas entre las
que se encontraban representados todos los sectores
(industria, comercio, cajas de compensación, proveedores de
equipos y servicios, gremios y asociaciones) coincidieron en la
necesidad de crear el IAC, Instituto Colombiano de Codificación
y Automatización Comercial como el organismo que
administrará en el sistema
CÓDIGOS DE BARRAS
EJEMPLOS DE APLICACIÓNES COMERCIALES
Administración de Materias Primas.
La identificación estándar que ofrece este sistema le permite a su
empresa y a sus proveedores grandes beneficios, gracias a la
información común que aporta valiosos datos para una labor conjunta.
Evitar los desperdicios, reciclar y lograr ahorros de materias primas son
algunos de los pasos clave para optimizar el aprovechamiento de los
insumos. Sin embargo, para lograrlo, se debe conocer a fondo el
comportamiento de las materias primas, y realizar un seguimiento
detallado de su utilización, lo cual exige un manejo de la información
exacto y ágil, que se logra con los códigos de barra.
CÓDIGOS DE BARRAS
Administración de Bodegas y Centros de Distribución.
Administrar un centro de distribución es una tarea compleja que va más
allá de la sola manipulación y control de la mercancía, el factor que
realmente marca la diferencia es la administración de la información de
la misma, pues es la que realmente permite desarrollar procesos
confiables y eficientes dentro de éste eslabón de la cadena de
abastecimiento.
La filosofía del sistema EAN UCC es mejorar la cadena de
abastecimiento mediante la optimización de los procesos. En la bodega
esta filosofía se aplica en cada proceso: almacenamiento, preparación ,
despacho.
Los tiempos muertos debido a las demoras en la captura de
información, pueden evitarse usando la tecnología disponible.
CÓDIGOS DE BARRAS
Administración Eficiente de Puntos de Venta
Los beneficios más importantes para que una empresa administre
eficientemente los puntos de venta y se desarrolle competitivamente
son:
•Optimización en el control de inventarios y aumento de productividad
en el punto de pago, eliminando colas y disminuyendo el tiempo de
espera. Mejor servicio al cliente.
•Disminución de los procesos de marcación de precios, eliminación de
errores de digitación y captura de datos de venta en forma rápida y
segura.
•Identificación de las principales áreas de mermas.
•Obtención de información confiable para el manejo del negocio.
CÓDIGOS DE BARRAS
•Establecimiento de un lenguaje común con sus proveedores a través
del código de barras, incrementando la productividad de la relación
comercial lo que facilita la implementación de otras tecnologías con el
intercambio electrónico de documentos -EDI•Conocimiento del comportamiento de los productos en el mercado.
•Aumento de la eficiencia en el manejo de procesos como el recibo,
despacho, y selección de mercancías.
Así también tiene otros usos como son; Aplicaciones de Comercio
Exterior, Identificación de carga, Identificación de Personal, Producción,
inventarios de activos en las empresas.
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Control de inventarios