MONITOREO Y
CONTROL DE
PROYECTOS
REALIZADO POR:
Iván Almeida
Rosalby Calimán
Román Piñango
CONTROL
DEFINICIÓN
Actividad que forma parte de la vida cotidiana del
ser humano. Se realiza mediante parámetros
establecidos
Fruto de una planificación
Apunta hacia el futuro
FINALIDAD BÁSICA
Modificación del comportamiento de la persona u
objeto que se controla.
FUNCIÓN DINÁMICA
Permite ajustes
Está presente en cada actividad humana
Se renueva ciclo tras ciclo
CONTROL EN PROYECTOS
CARACTERÍSTICAS
PRINCIPALES
No hay experiencia acumulada que permita
identificar futuras situaciones posibles.
Planificación altamente llena de incertidumbre.
Control Altamente Dinámico que acompaña a la etapa de ejecución
Permite al gerente la evaluación y toma de decisiones
basándose en la gravedad de los errores
PAPEL DEL GERENTE
Dirigir y controlar las operaciones de ejecución
Debe tener autoridad, capacidad, sentido de equilibrio,
ingenio, gran facilidad de comunicación y rapidez
para la toma de decisiones y control de tareas
TIPOS DE CONTROL
Dependiendo del momento en que se realice la acción de control, los mecanismos
de control pueden ser:
El mecanismo de control actúa antes de que la
CONTROL
actividad esté totalmente concluida.
DIRECCIONAL El control se realiza de modo muy continuo.
CONTROL APROBADO - REPROBADO
El receptor del control se somete a un examen después de concluidas
ciertas actividades
Aprobación: la realización de
la actividad siguiente es
permitida
Rectificación: el proceso es
interrumpido definitivamente o
hasta arreglar las irregularidades
CONTROL POSTOPERACIONAL
El mecanismo de control sólo se pone en funcionamiento
después de concluida toda la operación.
Se usa igualmente con la finalidad de premiar a agentes
que participaron en la actividad.
PROCESO DE CONTROL
DEFINICIÓN DE LOS
PARÁMETROS DE
CONTROL
Elementos que permiten al sistema de control
determinar si las acciones están conduciendo
al receptor en dirección a la situación deseada.
Todo sistema de control debe poseer medios para
verificar el resultado de cada actividad.
EVALUACIÓN DE LOS
ERRORES
MEDICIÓN DE LOS
RESULTADOS
Comparación entre los resultados
que se pretendía obtener y aquellos
que efectivamente se obtuvieron.
Analizar posibles soluciones
existentes y seleccionar la
que parezca más adecuada
DEFINICIÓN DE LAS
CORRECCIONES
EJECUCIÓN DE LAS
CORRECIONES
Las soluciones deben ser
traducidas al lenguaje de
quien se encarga de
ejecutarlas
MONITOREO
Permitir el seguimiento de la ejecución del Proyecto
Integral y la introducción de las correcciones que
resultarán de la experiencia adquirida a lo largo del
mismo.
PROPÓSITO
IMPORTANTE
Establecer relación tiempo/costo o meta/costo
LIMITACIONES
Personal: dificultad en disponer del personal entrenado
Instalaciones: no siempre se dispone de instalaciones
adecuadas.
Tiempo: un sistema de control exige tiempo para su
implementación
Costo: es un factor limitante en lo que refiere al sistema
que se va a diseñar.
METODOLOGÍA
CONTROL FÍSICO
Instrumento básico: técnica de redes
Red PERT/CPM/ROY: para
el caso de una integración
Cronograma de Gantt: duraciones
y holguras de las actividades
CONTROL FINANCIERO
Se deben tener en cuenta aspectos como inversiones, presupuestos, pagos, etc
EVALUACIÓN DE OBJETIVOS
Se hace teniendo en cuenta el corto y el largo plazo. Herramienta clave: uso de
indicadores de gestión a nivel financiero, tecnológico y social.
CONTROL INSTITUCIONAL
Para el seguimiento en términos institucionales usualmente
se contrata una empresa externa que dictamine
objetivamente y no se presenten evaluaciones subjetivas.
EQUILIBRIO META/COSTO O TIEMPO/COSTO
Se deben diseñar indicadores que establezcan relaciones entre
los tiempos empleados en realizar una actividad y los gastos
realmente efectuados. Indicador más usado: Status Index
CONCLUSIÓN
El hecho de realizar un buen control en los proyectos, conduce
a una mejor utilización y a un mejor aprovechamiento tanto
de los recursos físicos como financieros, pasando por los
humanos.
Esto, indica la importancia que debe tener esta parte del
management en cualquier tipo de proyecto, por lo cual se debe
procurar la implementación de una estructura orientada a
mejorar el monitoreo y control, con miras a optimizar
recursos y minimizar pérdidas
FIN
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