TÉCNICAS DE REDACCIÓN
Y GESTIÓN EFICAZ DE
DOCUMENTOS
OBJETIVOS
1.- Capacitar en la práctica de técnicas
redaccionales que la conduzcan a redactar
textos institucionales con eficiencia, claridad,
corrección y propiedad.
2.- Facilitar el dominio de la lengua española a nivel
escrito.
3.- Habilitar la práctica de formatos de textos
laborales.
4.- Desarrollar la creatividad y variedad en la
redacción de las distintas partes constitutivas de
los documentos.
CONTENIDOS
1.- PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
2.- MANEJO EFICAZ DEL LENGUAJE ESCRITO.
3.- MANEJO LÓGICO DEL LENGUAJE.
4.- USO DE NEXOS ORACIONALES.
5.- GENERACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE PÁRRAFOS: EJE DE
TODA COMUNICACIÓN ESCRITA.
6.- LA PRÁCTICA REDACCIONAL: GESTIÓN DE UNA
HABILIDAD PROPIA.
7.UTILIZACIÓN
DE
CLICHÉS
EN
LA
CARTA
CONTEMPORÁNEA.
8.- TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DOCUMENTOS
FORMALES.
9.- USO DEL PROCESADOR DE TEXTO: MANEJO EFICAZ DE
LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS.
PERCEPTIVIDAD DE LA
COMUNICACIÓN ESCRITA

Toda la comunicación que se escriba y que
forme parte de la documentación oficial de una
institución, conlleva el valor agregado de ser
congruente con la imagen corporativa de la
organización.

Dicha situación es sobremanera real, tratándose
de una institución ligada a la educación y por
extensión a la cultura.
Las percepciones que emanan de todo
documento son:
1.- SOCIAL: se refiere al flujo de
comunicaciones del trabajo, por tanto
mientras más arriba de la escala
jerárquica lleguen las comunicaciones
más latas serán las expectativas. De aquí
que toda persona que genera o transcribe
documentos es considerado como un
modelo formal de comunicación, dotado
de claridad expresiva y competencia
temática.
2.- SICOLÓGICAS: la redacción del documentos,
en tanto elección de palabras, sintaxis utilizada,
tipografía y formato posesionan al redactor
como una persona que posee un estilo propio
que traduce no sólo su pensamiento, sino su
particular manera de enfrentar las relaciones
humanas.
Se trata de percepciones que se apoyan en la
elección de conceptos, sabemos que no todas
las palabras indican lo mismo, aunque se trate
de sinónimos, lo mismo ocurre con la amplitud
de párrafos, lo que indicará a la persona como
lacónica o llana al momento de tratar algunos
asuntos. Todas estas consideraciones, en
definitiva, facilitan o bloquean la recepción del
mensaje en cuanto tal.
3.- Tecnológico: dado por el uso de
herramientas informáticas que entregan
la percepción de contemporaneidad de
las
comunicaciones,
borrando
el
fantasma de la obsolescencia, sobretodo
en la actualidad, cuando estamos frente a
una revolución no sólo de la tecnología,
sino de las comunicaciones.
Por lo pronto, los ordenadores en la
confección de los diversos documentos
añaden al contenido, la amenidad de la
forma.
Por lo anterior, los documentos se
escriben pensando en la recepción
que éstos tendrán, donde lo más
importante es a quién se dirigen.
Para poder definir qué información
es conveniente comunicar y la mejor
manera de hacerlo.
AUTOEVALUACIÓN
Revisión de estilo.
Revisión de formato.
Revisión ortográfica.
Revisión conceptual.
Revisión temática.
Revisión general.
ORTOGRAFÍA
Herramientas para redactar
con
eficiencia,
claridad,
intención
comunicativa
y
propiedad.
ACENTUACIÓN
Se refiere a la tildación de las palabras según
corresponda conforme a la ubicación que posea
la sílaba tónica.
Para ello se establece la siguiente clasificación:
1.- AGUDAS.
2.- GRAVES.
3.- ESDRÚJULAS.
4.- SOBRESDRÚJULAS.
TILDE AGUDA
Según la regla, llevan tilde las
palabras
polisílabas
agudas
acabadas en vocal o en una de las
consonantes N o S.
Ejemplos: Sofá, Café, Dominó, Sartén.
TILDE GRAVE
Llevan tilde todas las palabras graves
terminadas en una consonante que
no sea N o S.
Ejemplo:
Mártir, Cráter, Cárcel, Mármol.
TILDE ESDRÚJULO Y
SOBRESDRÚJULO
Todas las palabras esdrújulas simples
o complejas llevan tilde.
Ejemplo:
Máquina, célula, concédaselo.
ATENCIÓN
TODAS LAS PALABRAS LLEVAN
TILDE SI CORRESPONDE,
INDEPENDIENTEMENTE DE SI SE
ENCUENTRAN ESCRITAS EN
MAYÚSCULAS O MINÚSCULAS
TILDACIÓN DE LOS
MONOSÍLABOS
Por regla general, los monosílabos no
llevan tilde, salvo los que tengan una
función paralela.
No llevan tilde :
Fui, fue, vio, dio, Luis, pie, Dios, cien,
seis, vais, pez, ven, fe, dos, bien, ti.
TILDACIÓN DIACRÍTICA
Corresponde a la tilde aplicada a las
palabras que tienen funciones
diferentes, la distinción se marca
con la tilde.
Sean
palabras
polisílabas.
monosílabas
o
SÉ
SE
Verbo Saber o
Ser
Pronombre
No lo sé
Sé bueno.
Se fue ayer.
SÍ
Afirmación
Sí, es verdad.
SI
Condicional
DÉ - DE
Verbo Dar
Preposición
Planta para
infusiones
Pronombre
Si llega, la
conoceré.
Espero que me
dé.
TÉ
TE
Tomamos un té.
Te lo dije
MÁS
Adverbio de
cantidad
Pedía más.
MAS
Equivale a
PERO
Fuimos, mas no
los encontramos.
SÓLO
Equivale a
SOLAMENTE
Sólo quería
ayudar.
AÚN
Equivale a
TODAVÍA
Aún no está
listo.
POR QUÉ
Interrogativo o
Exclamativo
¿Por qué callas?
¡Por qué hablas!
Porque
Responde o
afirma
Porque quiero.
Porqué
Equivale a
Desconocía el
Él
El
Tú
Tu
Mí
Mi
Pronombre
personal
Artículo
Pronombre
personal
Adjetivo posesivo
Pronombre
personal
Adjetivo posesivo
Él llegó
luego
El regalo.
Tú tienes
tiempo.
Tu casa.
A mí me
importas
Mi pie
QUÉ,
CUÁL,QUIÉN,
CUÁNTO,
CUÁNDO,
CÓMO,
DÓNDE
ÉSTE, ÉSE,
AQUÉL, ÉSTA,
ÉSA.
Interrogativos o No sé dónde
Exclamativos.
vives.
Se permite la
Dijo que ésta es
tilde cuando son la que
pronombres,
necesitaba.
pero sólo es
obligatorio si
hay riesgo de
ambigüedad.
ESTE, ESE
Adjetivos o
AQUEL, ESTA, pronombres sin
ESA
riesgo de
ambigüedad
Este libro es mío
Esta mañana
llegará.
ORTOGRAFÍA PUNTUAL

NO EXISTEN UNAS REGLAS EXACTAS
PARA EL USO DE LA COMA, PERO SÍ
UNAS NORMAS GENERALES QUE SE
DETALLAN A CONTINUACIÓN:
SE USA COMA:
1.- Para aislar los vocativos que van en
medio de las oraciones.
 Ejemplos:
 Luchad, soldados, hasta vencer.
 Chofer, detenga el taxi.
 El taxi, Chofer, detenga.
 Detenga el taxi, Chofer

2.- Para separar las palabras de una
enumeración.
 Ejemplo:
 Las riquezas, los honores, los placeres, la
gloria, pasan como el humo.


Antonio, José y Pedro.
3.- Para separar oraciones muy breves, pero
con sentido completo.
 Ejemplos:
 Llegué, vi, vencí.
 Acude, corre, vuela.

4.- Para separar del resto de la oración una
aclaración o explicación.
 Ejemplos:
 La verdad, escribe un político, se ha de
sustentar con razones.
 Los vientos, que son muy fuertes en aquella
época, impedían la navegación.
 La luna, una luna hermosa y diáfana,
iluminaba nuestros pasos aquel día.

5.- Para separar de la oración expresiones
tales como:
 Esto es.
 Es decir.
 En fin.
 Por último.
 Por consiguiente.
 Por ejemplo.
 Por lo tanto.
 No obstante.

En efecto.
 En consecuencia.
 Sin duda.
 En cambio.
 En general.
 Si bien.
 Por descontado.
 Entonces.
 Al menos que.

6.- Para indicar que se ha omitido un verbo.
 Por ejemplo:
 Unos hablaban de política; otros, de
negocios.
 El mar nos regala sus frutos; la tierra, sus
secretos.

7.- Cuando se invierte el orden lógico de los
complementos en la oración.
 Por ejemplo:
 Con esta nevada, no llegaremos nunca.
 Un millón de buenos deseos, les regaló.

8.-Delante de las siguientes expresiones:
pero, mas, porque, pues, mientras, donde,
como, sino, aunque, siquiera.
 Por ejemplo:
 Lleva prisa, pero no se le nota.
 Nadie le dijo nada, siquiera una palabra de
aliento.
 Caminemos, pues se hace tarde.

9.- Delante de una forma verbal gerundio.
 Por ejemplo:
 Le
tendió la mano al despedirse,
recordándole el compromiso que habían
contraído.
 La
medida
favorecerá
a
todos,
incluyéndolos a ustedes.
 Felicitó a su colega, dándole efusivos
abrazos.

USO DEL PUNTO Y COMA
1.- Para separar oraciones en las que ya hay
coma o comas.
 Por ejemplo:
 Llegaron los vientos de noviembre,
glaciales y recios; arrebataron sus hojas a
los árboles.

2.- Antes de las conjunciones adversativas
MAS, PERO, AUNQUE, etc., si la oración
es larga.
 Ejemplo:
 Todo en amor es triste; mas triste y todo, es
lo mejor que existe.

3.- Delante de una oración que resume todo
lo dicho con anterioridad.
 Por ejemplo:
 El incesante tránsito de coches, el ruido y el
griterío de las calles; todo me hace creer
que hoy es la primera corrida de toros.

4.- Para separar oraciones yuxtapuestas.
 Ejemplo:
 Tendremos que cerrar el negocio; no hay
ventas.
 Las entradas se agotaron muy pronto; había
gran expectación por el concierto.

SE USAN DOS PUNTOS
1.- Para iniciar una enumeración.
 Por ejemplo:
 Las estaciones del año son cuatro:
primavera, verano, otoño e invierno.

2.- En los encabezamientos de las cartas.
 Estimado señor:
 De mi consideración:
 Señor Alcalde:
 De nuestra consideración:
 Respetado señor:
 Señora Elorrieta:

3.- En el saludo al comienzo de un discurso.
 Por ejemplo:
Señoras y señores:

4.- Para reproducir palabras textuales.
 Por ejemplo:
 Ya dije el primer día: Tengan cuidado.

5.- Después de expresiones como: por
ejemplo, declaro, certifico, ordeno, expone,
suplica...
 Por ejemplo:
 En la zona ecuatorial hay ríos muy
importantes. Por ejemplo: el Amazonas, el
Congo...
 Certifico: que el señor...

6.- Para llamar la atención o resumir lo
anterior.
 Por ejemplo:
 Lo,primero de todo: vean la plaza Mayor.
 Una vivienda ha de estar limpia, aireada y
soleada, en una palabra: habitable.
 Para separar las cifras al expresar un valor
horario.
 Por ejemplo:
 12:10 hrs.

USO DE PUNTOS
SUSPENSIVOS
1.- Cuando se omite algo o se deja la
oración incompleta.
 Por ejemplo:
 Dime con quien andas...
 Dime como hablas ...

2.- Para indicar duda, inseguridad, temor o
sorpresa con una forma de expresarse
entrecortada.
 Por ejemplo:
 Bueno... En realidad...quizá....es posible.

3.- Cuando se deja sin completar una
enumeración.
 Por ejemplo:
 Tengo muchas clases de flores: rosas,
claveles...

4.- Cuando se quiere dar emoción.
 Por ejemplo:
 Y en lo más interesante...se apagó la luz.

5.- Para dejar algo indefinido
indeterminado.
 Ejemplo:
 De la subida de precios...mejor ni hablar

o
USO DE COMILLAS
1.- Para encerrar una cita o frase textual.
 Ejemplo:
 Contestó Felipe II: “ Yo no mandé mis
barcos a luchar contra los elementos”

2.- Para indicar que una palabra se está
usando en sentido irónico no con su
significado habitual.
 Por ejemplo:
 Me regaló una caja de fósforos. ¡Qué
“espléndido”!

3.- Para indicar que una palabra pertenece a
otro idioma.
 Ejemplo:
 Sonó la alarma y lo pillaron “in fraganti”

4.- Para citar el título de un artículo,
poema...
 Ejemplo:
 Voy a leer el poema “A un olmo seco”.

USO DE GUIÓN
1.- Para unir palabras.
 Por ejemplo:
 Se trataron temas socio-políticos.
 Hubo un acuerdo franco-español.

2.-Para relacionar dos fechas.
 Por ejemplo:
 Guerra civil (1936-1939)
 Rubén Darío (1876-1916)

3.- Para cortar palabras al final de línea.
 Por ejemplo:
 Pro-mo-ción.
 Con-si-guen-te.

CONSIDERACIONES AL
CORTAR PALABRAS
1.- Una vocal nunca quedará sola:
 Ate-neo
 2.- ll,rr,ch,, nunca se separan.. CC sí.
 3.- Monosílabos, siglas y abreviaturas no se
separan: buey, UNESCO, Excmo.

4.- Para intercalar en una oración una
aclaración o comentario.
 Por ejemplo:
 La isla de Pascua
-según creo- es
maravillosa.

USO DE PARÉNTESIS
1.- Para aislar aclaraciones que se intercalan
en la oración, lo mismo que el guión.
 Por ejemplo:
 Las hermanas de Pedro (Clara y Sofía)
llegarán mañana.

2.- Para separar de la oración datos como
fechas, páginas, provincia, país...
 Por ejemplo:
 Se lee en Neruda (pág.34) esta importante
poesía.

3.- Al añadir a una cantidad en número su
equivalente en letra o viceversa.
 Por ejemplo:
 La factura era de 50.000 (cincuenta mil)
pesos.

4.- Para añadir la traducción de palabras
extranjeras.
 Por ejemplo:
 César dijo:”Alea jacta est” (la suerte está
echada)

VICIOS IDIOMÁTICOS
ERRORES IDIOMÁTICOS
FRECUENTES EN LA
EXPRESIÓN ESCRITA Y ORAL
CACOFONÍA
Es un vicio que se presenta tanto en
el lenguaje oral como escrito .
Resulta ser un error muy evidente que
consiste en repetir sílabas o
sonidos, quedando éstos contiguos
o muy próximos.
Se puede dar al comienzo, medio o al
final de las oraciones.
Por ejemplo:
Dado a petición el interesado para ser
presentado en el BancoEstado.
María y Isabel
vacaciones.
se
fueron
de
Se señaló en la sesión la necesidad de
esa medida.
MONOTONÍA
Es un vicio producido por el uso
frecuente de los mismos vocablos
para
referirse
a
distintas
situaciones.
Corresponde a un estilo que no posee
variedad léxica, con lo cual, la
expresión pierde propiedad y
precisión.
Por ejemplo:
Se hizo ilusiones con el nuevo cargo.
La cantante hizo un gran recital.
El profesor hizo una prueba.
La secretaria hizo una carta.
AMBIGÜEDAD O
ANFIBOLOGÍA
Consiste en expresar de manera poco
clara las ideas, sea porque éstas se
comprenden de dos o más sentidos
o no se entienden.
La ambigüedad se produce en las
siguientes situaciones:
 1.- EMPLEO INADECUADO DE LOS

PRONOMBRES RELATIVOS.
Ejemplo:
 Ella fue la que escribió.
 Se tramitó el oficio del Jefe, que
informa sobre el periodo de
vacaciones.
 Hay una circular del Ministro, el cual
se refiere a las políticas de
incentivos.

USO CORRECTO DE LOS
PRONOMBRES RELATIVOS
Los pronombres relativos se usan
correctamente en los siguientes
casos:
 -si se trata de personas: quien,

quienes.
 -si se trata de cosas: que, el cual, la
cual, etc.

-si se trata de personas y cosas:
cuyo.
2.- Mal uso del adjetivo posesivo SU.
 Padre e hijo conversaron de su
problema.


El Jefe estaba reunido
Contralor en su oficina.
con

Paula se fue con Sergio en su auto.
el
Para solucionar la ambigüedad se
debe ubicar el adjetivo posesivo
próximo
al
sustantivo
correspondiente.
 El padre habló de su problema con
el hijo.


El Jefe estaba reunido en su oficina
con el Contralor.

Paula se fue en su auto con Sergio.
DEQUEÍSMO
Es un vicio que consiste en
anteponer
la preposición
DE,
cuando es innecesario.
 Por ejemplo:
 Dijo de que se iba.
 Contestó de que estaba enfermo.
 Pienso de que es tarde ya.

Se corrige eliminando la preposición
DE.
 Dijo que se iba.
 Contestó que estaba enfermo.
 Pienso que es tarde ya.


Para corregir se puede reemplazar
el DE QUE POR la palabra ALGO, SI
EL REEMPLAZO ES POSIBLE, la
preposición está de más.
ADEQUEÍSMO
Es un error que consiste en eliminar
elementos de enlace necesarios.
Por ejemplo:
Estoy seguro que vendrá.
Le informó que vendría:
Acuérdate que llega hoy.
Para corregir estas expresiones se
debe anteponer el enlace DE a la
expresión.
De manera tal que, lo expresado por
DE QUE , SEA EQUIVALENTE A
ALGO.
Así se tiene:
Estoy seguro de que vendrá.
Le informó de que vendrá.
Acuérdate de que llega hoy.
IMPROPIEDAD
Empleo de palabras con significado
distinto del que tienen:
Es un ejecutivo agresivo.
Examinar el tema con profundidad.
Juan ostenta el cargo de Alcalde.
Ha terminado el redactado de la ley.
El coche era bien grande.
Corrección:
Es un ejecutivo audaz.
Examinar el tema con detenimiento.
Juan ejerce el cargo de alcalde.
Ha terminado la redacción de la ley.
El coche era muy grande.
PLEONASMO
Es el empleo de palabras innecesarias:
Miel de abeja.
Tubo hueco por dentro.
Persona humana.
Me parece a mi que...
Suele tener a menudo mal humor.
Muy idóneo.
Muy óptimo.
Volar por el aire.
Etc.,etc.,etc.
Corrección:
Miel.
Tubo.
Persona.
Me parece que.
Suele tener mal humor.
Idóneo.
Óptimo.
Volar.
Etc.
REDUNDANCIA
Repetición innecesaria de palabras
conceptos:
Sube arriba.
Baja abajo.
Cruza al frente.
Salió de dentro de la casa.
A mí, personalmente, me parece que...
Lo vi con mis propios ojos.
o
Niñito hombre.
Niñita mujer.
Par de mellizos.
Se me le perdió.
Te le cayó.
Lapso de tiempo.
Entre paréntesis.
Volver a reincidir.
Lo voy a cuidarlo.
Abismo sin fondo.
Corrección:
Sube.
Baja.
Cruza
Salió
A mí me parece.
Lo vi.
Niñito
Niñita.
Mellizos.
Se me perdió.
Se te cayó.
Lapso.
Paréntesis
Lo voy a cuidar .
Abismo.
REDACCIÓN DE
DOCUMENTOS
Documentos de uso laboral
Los principales documentos de uso laboral son:
1.- Carta.
2.- Memorando.
3.- Circulares.
4.- Fax.
5.- Resumen ejecutivo.
6.- Correo electrónico.
Las
comunicaciones
escritas
poseen
una
característica distintiva, diferencian claramente
dos aspectos: Forma y Fondo.
La forma está referida a la diagramación, al lugar
que ocupa cada uno de los elementos o partes del
documento, existen dos formatos básicos: Carta y
Memorando.
El fondo o contenido se refiere al tipo de
comunicación que lleva el documento, pudiendo
tratarse de órdenes, instrucciones, informaciones ,
etc.
EL MEMORANDO
Se refiere a la comunicación breve usada
internamente en la empresa para pedir o
entregar información.
Características:
Tiene un carácter funcional, de empleo muy
extendido. Identifica rápidamente al
emisor, receptor y mensaje. Puede
contener varios tipos de mensajes:
órdenes, instrucción, informe, puede
reemplazar a la carta.
Estructura:
-ENCABEZAMIENTO: consta de membrete, número
de orden, fecha, emisor, receptor y materia del
mensaje.
Si el destinatario tiene cierto grado de autoridad,
suele emplearse vocativo.
-
CUERPO: Exposición clara, directa y escueta del
asunto que motiva el mensaje.
FINAL: eventualmente frase de salutación si el
receptor es de nivel jerárquico superior, forma
nombre y cargo del emisor, los inclusos o anexos
se especifican abajo al lado izquierdo.
MEMORANDO QUE
ORDENA
El
memorando que ordena, como su
nombre lo indica es una comunicación
que obliga al destinatario a cumplir la
decisión adoptada por el emisor. Lo cual
se explica por el nivel de autoridad que
posee el emisor, generalmente superior, o
de jefe a subordinado.
Algunas
veces
las
órdenes
se
complementan con instrucciones, éstas
es
la
información
acerca
del
procedimiento que debe seguirse para
cumplir correctamente la orden.
MEMORANDO QUE
INFORMA
El memorando que informa, es el
resultado normal de un memorando
que ordena requerir información.
Los informes dan a conocer cómo y
cuándo se han ejecutado las
órdenes de la dirección. De este
modo,
el
ejecutivo
conoce
exactamente las actividades de la
empresa, la eficiencia de los
departamentos, los resultados de
las operaciones, etc.
Los informes entregan al receptor una
descripción de situaciones o bien de
tareas efectuadas. Constituyen una
relación sobre cómo y cuándo se ha
cumplido una orden. Son, por tanto,
comunicaciones
verticales
ascendentes.
USO DEL MEMORANDO PARA LA
TRANSMISIÓN DE INFORMES
Se distinguen dos casos:
1.- Si el informe es breve, se contiene
en el memorando.
2.- Si el informe es extenso, el
memorando se cita como anexo.
LA CIRCULAR
La circular es la comunicación que, con
idéntica redacción, transmite el mismo
mensaje a múltiples destinatarios.
El mensaje puede ser una orden, una
instrucción, una información, etc.
La circular tiene uso generalizado, porque
es comunicación económica y de
facilidad operativa, tanto en su
elaboración como en su distribución.
Estructura y redacción:
1.- Epígrafe o título: La palabra CIRCULAR escrita en
mayúsculas y seguida de su número de orden.
2.- Introducción: Breve preámbulo para caracterizar la
situación y referirse a una norma general.
3.- Texto: Particularización de la regla general. El
emisor da una orden o instrucción, o bien suministra
una información. El texto se redacta escuetamente
en tercera persona, pero la tonalidad debe ser la
adecuada para concitar la aceptación de los
receptores
.
4.- Recomendación: Requerimiento del emisor
para que los destinatarios den cabal
cumplimiento a la disposición impartida.
Recurso sicológico importante es precisar las
ventajas que se derivan del cumplimiento
estricto de ella.
5..- Lugar y Fecha: Localidad y data de la
circular.
6.- Firma: Nombre, cargo y firma del emisor.
7.- Destinatarios: Nómina de receptores de la
circular. En cada copia se indica el
destinatario preciso con el fin de facilitar la
distribución y el registro.
LA CITACIÓN
Es una comunicación mediante la cual la
autoridad competente de un organismo
convoca a una reunión a os miembros
de éste con el objeto de informar o de
resolver sobre materias institucionales.
TÉCNICAMENTE, LA CITACIÓN ES UNA
ORDEN QUE EMANA DEL JEFE DE
LA ENTIDAD, Y LA CUAL LOS
RECEPTORES ESTÁN LLAMADOS A
CUMPLIR O BIEN A EXCUSARSE, EN
CASO DE NO PODER ASISTIR.
Estructura:
La citación debe contener los siguientes
datos esenciales:
1.- Nombre de la institución emisora.
2.Clase
de
reunión
(ordinaria,
extraordinarias, especial); lugar, día y
hora de ésta.
3.- Designación de las personas citadas.
4.- Calidad de la citación: primera o
segunda citación.
5.- Tabla: es la agenda de materias sobre
las cuales se informará o se resolverá.
6.- Cargo del emisor: por lo común, el
presidente o el secretario de la entidad.
7.- Lugar y fechas de la citación.
Redacción:
Se puede redactar en primera o tercera
persona, aunque lo más usual es
redactar en tercera.
LA NOTA VERBAL
La nota verbal o recado escrito es una
comunicación breve que “habla por el
emisor. Siendo mensaje simple y
directo, se usa ampliamente para
asuntos personales, administrativos y
de negocios.
De este modo, la nota verbal se utiliza
para presentaciones, recomendaciones,
invitaciones, participaciones, excusas,
congratulaciones, pésames.
Características:
La nota verbal se escribe en papel
tamaño memorando, dispuesto de
manera vertical; dimensiones 18 por 22
cm. Comienza con el,nombre, firma y
cargo del emisor, el saludo introductorio
y el nombre y cargo del receptor. Luego
se enuncia el contenido del mensaje,
dividido en párrafos cortos. Concluye la
comunicación con el lugar y fecha de
emisión.
La nota verbal se redacta siempre en
tercera persona,
la
cual
debe
mantenerse a lo largo del mensaje.
Esta exigencia gramatical se facilita al
iniciar cada párrafo con el nombre
abreviado del emisor de la nota.
CERTIFICADO
El certificado es un documento público o
privado que comprueba o acredita ciertos
hechos o méritos personales.
En algunos casos, se emite un juicio favorable
respecto de la acreditación. Con todo, los
certificados atestiguan y recomiendan.
La estructura del certificado es la siguiente:
a.- ENCABEZAMIENTO.
b.- CUERPO.
c..-FINAL.
ENCABEZAMIENTO:
la
palabra
CERTIFICADO, con el número correlativo.
CUERPO: la exposición de los hechos
pertinentes y, cuando corresponda, la
enunciación de los juicios positivos que esos
hechos o la persona misma del interesado
merecen al otorgante.
FINAL: propósito del certificado, la fecha, la
antefirma si la hay y la firma.
CORREO ELECTRÓNICO
El correo electrónico sustituye al
memorando, por lo tanto, también tiene
un protocolo de presentación, para ello
se usa la plantilla que viene dada en el
servicio de correo electrónico usado.
PORTADA DE FAX
PORTADA DE FAX
Normalmente se debe usar una portada
para registro y orientación del receptor
del documento, toda vez que indica la
institución desde la cual se originó el
envío de los documentos.
Por ello es recomendable usar una portada
diseñada por la institución, en caso de no
existir, usar una de las plantillas de fax del
programa Office.
MINUTA o ACTA
Es el documento que recoge los problemas
tratados y los acuerdos que se han adoptado
en una reunión oficial o privada.
Relación escrita d lo sucedido o tratado o
acordado en una junta, la certificación del
resultado de una votación o de una elección.
El resumen o reflejo de lo acaecido en una
reunión o charla.
CARACTERÍSTICAS
Los datos que un acta debe contener son:
1.- Lugar de la reunión.
2.- Día, mes y año.
3.- Hora en que comienza.
4.- Identificación del presidente, secretario y
miembros de la corporación.
5.- Carácter ordinario o extraordinario de la
reunión.
6.- Asuntos que se examinen.
7.- Votaciones que se verifiquen y, en el
caso de la nominales, el sentido n que
cada miembro emita su voto.
8.- Parte positiva d los acuerdos que se
tomen.
9.- Hora en que el presidente levante las
sesión.
RESUMEN EJECUTIVO
El resumen ejecutivo o llamado también
One-Page Report, es una página que
contiene un resumen de toda la
información contenida en un informe.
Contiene
las
conclusiones
y
recomendaciones que se establecen en
el informe general.
EJEMPLO DE RESUMEN EJECUTIVO
Durante muchos años Banco UBV ha
mantenido una posición de líder en la banca.
Sin embargo, debido a su falta de
adecuación a los cambios, el Banco ha
empezado a perder mercado.
CAUSAS DE LA PÉRDIDA DE MERCADO.
1.- Los productos crediticios del Banco son
menos ventajosos que los que ofrece la
competencia
 Son lentos de obtener (mal servicio).
 Son caros.
2.- El Banco es ineficiente en la captación
y mantención de clientes:
 No se hacen sondeos periódicos de
mercado.
 El
posicionamiento es demasiado
elitista.
3.- El Banco se ha dejado estar y no ha
reforzado una imagen innovadora
conforme a los cambios habidos en el
mercado.
MEDIDAS CORRECTIVAS SUGERIDAS
1.- Para competir ventajosamente el
Banco deberá abaratar precios de sus
productos crediticios.
2.- Para mejorar el servicio al cliente el
Banco deberá hacerse eficiente.
3.- Para mejorar la imagen el
Departamento de Marketing, deberá
estar alerta para diseñar productos y
darlos a conocer bajo una publicidad
atractiva.
CARTA
Es junto al memorando el documento
base de toda la correspondencia
empresarial, tanto administrativa como
comercial.
La carta posee tres estilos de escritura:
A.- BLOQUE:
B.- SEMIBLOQUE.
C.- BLOQUE EXTREMO.
PARTES CONSTITUTIVAS
Las partes constitutivas de la carta son:
1.MEMBRETE: logo
e identificación
corporativa de la institución emisora.
2.- LUGAR Y FECHA: nombre de la localidad y
fecha de emisión del documento.
3.- DESTINATARIO: nombre de la persona o
institución a la cual se dirige la carta.
4.- REFERENCIA: corresponde a la síntesis del
tema o asunto de que trata la carta, ocupa
una línea.
5.- SALUDO: introducción agradable y de
respeto para la persona a la cual se escribe.
6.-INTRODUCCIÓN:
generalmente
corresponde a las primeras palabras o frases
o a un pequeño párrafo de encabezamiento.
7.- DESPEDIDA: es una frase o fórmula muy
breve con que se cierra y se da el paso a la
identificación mediante la firma.
8.- FIRMA: corresponde a la rúbrica de
puño y letra de la persona que suscribe
y el título o cargo que posee dentro de
la organización.
9.IDENTIFICACIÓN
MECANOGRÁFICA: se indican las
iniciales en mayúsculas de la persona
que redactó seguidas del signo pleca y
en minúsculas , las de la persona que
transcribió.
10.- LÍNEA DE ATENCIÓN: se usa esta
línea cuando se desea que alguien en
particular, dentro de una compañía,
reciba y atienda el asunto de que trata
la carta.
EJEMPLOS DE PARTES DE LA
CARTA
1.- FECHA: al escribir la fecha, no se
puede abreviar, recuerde que los
nombres de los meses se escriben en
minúsculas.
Valparaíso, 13 de agosto de 2002.
2.- DESTINATARIO:
Señor
Enrique Aceituno Fajardo
Decano Facultad de Física
Universidad de Dalcahue
Presente
3.- REFERENCIA:
REF: REMITE ANTECEDENTES .
4.- SALUDO:
Para Instituciones:
- Señores:
- Estimados Señores:
Para personas de poca confianza:
- Estimado señor:
- De mi consideración:
Para personas de especial dignidad:
-
Señor Alcalde:
-
Señor Gobernador.
- Señor Intendente.
5.- INTRODUCCIÓN:
En relación con su solicitud...
Recibimos su carta...
Nos permitimos informarle...
De acuerdo con la normativa vigente le
comunicamos...
Informo que...
Remito listado de ...
6.- DESPEDIDA:
Atentamente,
Respetuosamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
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