ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS EN EL MUNDO REAL
PAOLA A. DE LOS RÍOS
ALEJANDRO CARDONA
LIZ STEPHANY JIMENEZ
FRANCISCO GORDILLO
“El gerente del proyecto”
El buró federal de Investigación
Automated
case file
Trilogy
Virtual case
file
Objetivos:
Para lograrlos:
•Instalación de una red de alta
velocidad para enlazar a todas
las oficinas
•Establecer nuevos
procedimientos
•Estaciones de trabajo con
tecnología de punta
•Compartir información entre los
empleados
•Elaborar un plan de
contingencia
•Liderazgo senior más
involucrado en el proyecto
•Planeación del tiempo
para hacer las pruebas
Supera los retos si se acoge a los principios de
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
“El gerente del proyecto”
GERENTE DEL PROYECTO
HABILIDADES
RESPONSABILIDADES
Liderazgo en la
planeación,
organización y
control para lograr
los objetivos
Capacidad de liderazgo
firme, habilidad para
desarrollar personas,
comunicación,
habilidades
interpersonales, manejo
de estrés, resolver
problemas y
administración de
tiempo.
“El gerente del proyecto”
DESARROLLO DE LAS HABILIDADES NECESARIAS PARA
SER GERENTE DE PROYECTO
1. Adquirir experiencia
2. Buscar retroalimentación de otros
3. Realice una autoevaluación y aprenda de sus errores
4. Entreviste a gerentes que tienen las habilidades que usted quiere
desarrollar
5. Participe en programas de capacitación (aprenda de las tres fuentes:
instructor, materiales y demás participantes)
6. Únase a organizaciones
7. Lea
8. Ofrézcase como voluntario
“El gerente del proyecto”
DELEGACIÓN
•Requiere habilidades de comunicación efectiva
•Proporcionar una clara comprensión de los resultados esperados
•El gerente no debe decir a las personas como hacer las tareas
•Seleccionar a los miembros mejor calificados para cada tarea
•Tener confianza en los miembros del equipo
•Disponibilidad para dar asesoría y consejos
•Mostrar confianza en las capacidades
•Mantener al gerente y al equipo informados de las decisiones
“El gerente del proyecto”
BARRERAS PARA LA DELEGACIÓN
•
Interés personal en la tarea
•
Piensa que puede hacerlo mejor o más
rápido
•
No tiene confianza en la capacidad de los
otros
•
Teme perder el control del trabajo
•
Los miembros del equipo tienen miedo a la
crítica o no tienen seguridad en si mismos
“El gerente del proyecto”
NIVELES DE DELEGACIÓN
Investigue el problema. Déme todos los hechos y
decidiré que hacer y quien lo hará
Menor nivel de
delegación
Investigue el problema. Dígame cuales son
las opciones posibles y recomiéndeme una
Investigue el problema. Dígame que acción le gustaría
que llevara a cabo. Espere mi aprobación
Investigue el problema. Dígame que acción llevará a
cabo. Hágalo a menos que le indique lo contrarío.
Investigue el problema y lleve a cabo una acción.
Coménteme lo que hizo
Investigue el problema y lleve a cabo una acción.
Decida si es necesario que me lo comente.
Mayor nivel de
delegación
“El gerente del proyecto”
MANEJO DEL CAMBIO
Los cambios pueden ser:
• Por el cliente
Aspectos más
afectados:
• Por el equipo del proyecto
• Presupuesto
• Ocurrencias
• Fecha de terminación del
proyecto
• Requeridos por los
usuarios
Como facilitar la implementación del cambio:
•Comunicación abierta (para reducir la resistencia al cambio)
• Lograr que los usuarios se comprometan con el cambio
Importante:
•
Establecer
procedimientos sobre
como se autorizarán
los cambios
•
No acordar los
cambios de manera
verbal
•
Dejar claro al equipo
que no se deben hacer
cambios que aumenten
los costos o retrasen el
programa
“El gerente del proyecto”
“El
gerente tiene que manejar y controlar y
controlar los cambios para que éstos no se
salgan de control”
“Como elegir un equipo de proyecto”
1. Mantener el equipo lo más reducido posible: El esfuerzo de un equipo
pequeño es más efectivo que el de uno grande
2. Buscar miembros con actitudes y comportamientos positivos: Es mejor
una persona con buena actitud que una con habilidades específicas.
3. Equipo diverso: Con actitudes y estilos de toma de decisiones diferentes.
4. Familiaridad
EQUIPO: Grupo de personas que trabajan de manera interdependiente para
alcanzar una meta en común.
“Como elegir un equipo de proyecto”
DESARROLLO Y EFECTIVIDAD DEL EQUIPO DE PROYECTO
Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo
1. Formación: Expectativas positivas y deseos de comenzar a trabajar. Se realiza
poco trabajo. El gerente debe proporcionar dirección y estructura. Se debe
discutir la conformación del equipo.
2. Conflicto: Surgen problemas y se incrementa la tensión. El gerente debe dirigir
un poco menos que en la 1ra etapa y dar una mejor definición de las
responsabilidades individuales.
3. Normalización: Se establecen las relaciones y los conflictos se han resuelto. El
gerente reduce la dirección y asume la función de dar apoyo. La productividad
aumenta.
4. Desempeño: El equipo está comprometido por lograr el objetivo del proyecto.
Sensación de unidad y orgullo por los logros. Alto grado de interdependencia. Se
forman subequipos para resolver los problemas. El gerente delega por completo
la responsabilidad y la autoridad y actua como mentor.
“Como elegir un equipo de proyecto”
EL EQUIPO DE PROYECTO EFECTIVO
•Comprensión clara del objetivo del proyecto: Alcance, nivel de calidad
presupuesto y programa
•Expectativas claras sobre la función y responsabilidades de cada persona
•Orientación a resultados
•Alto grado de cooperación y colaboración
•Alto nivel de confianza
“Como elegir un equipo de proyecto”
BARRERAS PARA LA EFECTIVIDAD DEL EQUIPO
Barrera
Solución
Metas poco claras
Discutir periódicamente el objetivo del proyecto
Falta de claridad en la definición de
funciones y responsabilidades
Reunirse con cada miembro al inicio y explicarle
porque fue seleccionado. Mostrarle sus
funciones y la de los otros miembros
Falta de estructura del proyecto
Hacer que el equipo participe en el desarrollo del
plan
Falta de compromiso
Explicarle a cada persona la importancia de su
función en el equipo. Reconocer los logros
Mala comunicación
Reuniones regulares con agenda. Ubicar
físicamente a todo el equipo en una misma área
Liderazgo deficiente
Solicitar retroalimentación al equipo
estableciendo un ambiente para que las
personas se sientan libres de hacerlo
Rotación de los miembros del
equipo del proyecto
Asignaciones a largo plazo. Buena elección del
equipo de trabajo
Los miembros del equipo efectivo…
Toman la iniciativa
Participan
Comunican
Retroalimentación
constructiva
Solucionan problemas
Intervienen para ayudar
“Como elegir un equipo de proyecto”
“Es fácil conseguir a los jugadores, lograr que jueguen juntos es
la parte difícil”
Los integrantes deben
fomentar el espíritu de equipo
Reuniones periódicas para
saber como se está
trabajando en equipo
Socialización entre los
integrantes del equipo
Conocer sobre el ámbito
personal
Eventos sociales para
celebrar actividades del
proyecto
“Como elegir un equipo de proyecto”
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
•Desarrollar una exposición específica del problema
•Identificar las posibles causas del problema
•Verificar las posibles causas
•Identificar las posibles soluciones
•Evaluar las soluciones alternativas
•Determinar la mejor solución
•Revisar el plan del proyecto
•Implementar la solución
•Determinar si el problema se ha resuelto
Gracias!
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