Nuevo marco normativo de los
archivos y la gestión documental en la
Administración General del Estado
Aplicación de las Normas de
Interoperabilidad en la implantación de
la Administración Electrónica en las
Universidades.
Subdirección General de los
Archivos Estatales
Madrid, 13 de marzo 2012
Referencias legales a tener en cuenta
• Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los
Servicios Públicos. Artículo 1.2.; Artículo 42:
• Real Decreto 1671/2009, de desarrollo de la Ley 11/2007
Artículo 52; Artículo 20.5; Artículo 41; Artículo 42.
• Real
Decreto
4/2010
Esquema
Nacional
Interoperabilidad
Exposición de Motivos
Artículo 5. La interoperabilidad como cualidad integral
Artículo 6. Carácter multidimensional de la interoperabilidad.
Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de
documentos.
de
Referencias legales a tener en cuenta
Real Decreto 4/2010 Esquema Nacional de Interoperabilidad
•
Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de
documentos: Medidas Organizativas y Técnicas:
Definir una política de gestión de documentos
La inclusión en los expedientes de un índice electrónico que garantice su
integridad.
La identificación única e inequívoca de cada documento.
La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y complementarios
asociados al documento electrónico a lo largo de su ciclo de vida.
Las medidas para asegurar la conservación de los documentos
electrónicos y que se pueda asegurar su recuperación y su valor probatorio
y su fiabilidad.
La coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos
y los restantes servicios interesados en materia de archivos.
La clasificación, el acceso, valoración, calificación y eliminación
reglamentaria.
Referencias legales a tener en cuenta
• Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema
Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la
Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y
su régimen de acceso.
Capítulo III Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y
de sus organismos públicos
Capítulo III Sección 1ª Disposiciones Generales
Artículo 10.1 8º
Artículo 11. 5º
Artículo 12.2 c)
Capítulo III Sección 2ª Tratamiento archivístico
Artículo 14.1 g)
Referencias legales a tener en cuenta
• Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema
Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la
Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y
su régimen de acceso.
Capítulo III Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y
de sus organismos públicos
Sección 4ª Documento electrónico y preservación digital.
Art. 20 Condiciones para la recuperación y conservación del
documento electrónico.
Art. 21 Aplicación de las tecnologías de la información y
comunicaciones en la gestión y tratamiento de los
documentos.
Art. 22 Documentos en formato electrónico transferidos al
Archivo Intermedio de la Administración General del Estado
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTIs)
Publicadas (por Resolución de 19 julio de 2011, BOE 30 de
julio)
 Documento electrónico
 Expediente electrónico
 Digitalización de documentos
 Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las
AAPP españolas
 Política de firma electrónica y de certificados de la
administración
 Procedimientos de copiado auténtico y conversión
entre documentos electrónicos, así como desde papel u
otros medios físicos a formatos electrónicos
 Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las
Entidades Registrales
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTIs)





Protocolos de intermediación de datos
Catálogo de estándares
Relación de modelos de datos que tengan el carácter de
comunes en la Administración y aquellos que se refieran a
materias sujetas a intercambio de información con los
ciudadanos y otras administraciones
Política de gestión de documentos electrónicos
Declaración y distintivos de conformidad de las sedes
electrónicas con el ENI
Novedades en
http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_
pageLabel=P60215901274203521811&langPae=es
Guías de aplicación de las NTIs de:
 Documento electrónico,
 Expediente electrónico,
 Digitalización de Documentos,
 Procedimientos de copiado auténtico y conversión,
 Política de firma electrónica y de certificados
 Requisitos de conexión a la Red de Comunicaciones de las
AA.PP.
Manual de los XSD de Documento y
Expediente electrónico
Conservación de documentos
electrónicos a largo plazo.
Principales requisitos: garantizar




Autenticidad de los documentos electrónicos
Fiabilidad de los documentos electrónicos
Integridad de los documentos electrónicos
Disponibilidad de los documentos electrónicos
Si estas propiedades acompañan al documento electrónico a lo
largo de todo su ciclo de vida, se garantiza su valor probatorio y
su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y
procedimientos.
Art. 14.1 g) Ciclo vital de los documentos. RD 1708/2011
Estrategia de conservación
Las organizaciones precisan adoptar una estrategia de
conservación digital, en la que se describan los requisitos
y procedimientos para llevar a cabo los procesos y
operaciones orientados a la conservación de sus
documentos electrónicos.
“Participar en los equipos multidisciplinares
encargados del diseño e implementación de los
sistemas de gestión de los procedimientos
administrativos tramitados en soporte electrónico.”
Art. 10.1 8º RD 1708/2011
Objeto de la estrategia




Evitar cualquier degradación o pérdida de las
características de los documentos
Garantizar el mantenimiento del contenido, contexto y
componentes del documento
Garantizar su valor probatorio y su fiabilidad como
evidencia electrónica a lo largo del tiempo.
Disponer de un plan completo de tratamiento
documental.
Art. 20 Condiciones para la recuperación y conservación del
documento electrónico. RD 1708/2011
Acciones de preservación
(Conservación Activa)
Entender la conservación como un proceso a tener en
cuenta desde el momento de creación de los documentos,
con medidas como:
Asignación de metadatos de conservación
Adopción de formatos duraderos
Desarrollo de actividades de control y auditoria
Asignación de metadatos a los
documentos
Permite:
Asegurar la información contextual adecuada
Ayudar a descubrir y recuperar documentos
Controlar el acceso a los documentos
Facilitar la transferencia de documentos entre
organizaciones
Ejecución de las acciones dictaminadas
Asegurar que no se pierdan los documentos esenciales
Planificar la migración de datos y otras necesidades de
conservación
Evaluar la calidad de la gestión
Asignación de metadatos a los
documentos
El Esquema de Metadatos para la Gestión del
Documento Electrónico (e-EMGDE)
Conclusiones
• Las NTIs deben abarcar la conservación y todo el ciclo de vida
de los documentos electrónicos
• No caben actuaciones puntuales o tratamientos coyunturales
sobre documentos especialmente vulnerables.
•
La interoperabilidad es un proceso integral con carácter
multidimensional
Conclusiones
Hay regulación más allá de la e-Administración
Armonización
• La Administración Electrónica y los documentos electrónicos
no se rigen sólo por la Ley 11/2007, y su desarrollo normativo.
• Los documentos electrónicos administrativos también son
documentos administrativos y, por tanto, deben regirse por la
legislación en materia de Procedimiento Administrativo, de
Protección de Datos, etc.
• Los documentos electrónicos administrativos también son
Patrimonio Documental y, por tanto, deben regirse por la
legislación en materia de Patrimonio Documental y su
normativa de desarrollo: el RD 1708/2011 y lo dispuesto en
relación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos (CSCDA).
MUCHAS GRACIAS
POR SU ATENCIÓN
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