Proceso de liquidación
de pago de Nómina
Guía para administradores del sistema
Visual Software. Enero de 2005
Revisión 1.4 Ene. de 2009
Presentación:
• Mensualmente la empresa debe proceder a
liquidar y contabilizar su respectiva Nómina.
A continuación se expone un ejemplo de la
causación y pago de una nomina.
Proceso de nómina:
1
• Definición de
conceptos
2
• Causación
3
• Pago
Base para la liquidación
Tarifa fija
% del básico
% parafiscal
% sueldos
Naturaleza de los pagos a
empleados:
+Devengados (acredita)
-Deducidos (debita)
Salario Mínimo Legal Vigente
• El salario mínimo es el límite inferior de
remuneración a que tiene derecho todo
trabajador, con el cual ha de suplir sus
necesidades básicas.
• En el 2007 el SMLV fue de $433.700.
• El SMLV para el 2008 es de $461.500
• El SMLV para el año 2009 es de $495.651
Creación de los conceptos de pago
Formato de entrada
Campo
Descripción
Nombre
Identificación del concepto (una palabra)
Descripción
Detalle descriptivo del concepto
Tarifa
Valor fijo o porcentaje
Unidad
Periodicidad del pago (día, semana, mes etc)
Base
Base para liquidación (fijo, % parafiscal, etc)
Naturaleza
Devengado o deducido
Centro
Centro de costo
Cuenta
Código de la cuenta del PUC a la cual se va aplicar el valor liquidado
Acumulados
Acumula para: Salarios / Parafiscal / Básico
Subsidio de transporte
•
Es auxilio de transporte es un auxilio creado por la ley 15 de 1959, y reglamentado
por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de
los empleados desde su casa al lugar de trabajo, el cual para el 2008 es de $50.800.
•
Anualmente el estado, mediante decreto fija el monto de tal auxilio el cual en
términos generales dice que se le pagará a todo empleado que tenga un sueldo de
hasta dos salarios mínimos (2 * SMLV 2008 = $923.000)
•
El auxilio de transporte no se incluye para el cálculo de las vacaciones, y como ya
se hizo mención tampoco para los aportes parafiscales ni para seguridad social, pero si
para las prestaciones sociales.
Creación del concepto de ST
Vigencia de las tarifas
• Al igual que el proceso de inventarios, al
momento de aplicar el pago, el cálculo se
realizará sobre las tarifas vigentes en los
conceptos de nómina. El cambio de tarifas no
afecta a los pagos ya efectuados, excepto a
que se actualicen manual o por medio de la
auto contabilización.
Devengado
Código
Concepto
Débitos
510506
Salario básico
700.000
510518
Comisiones.
100.000
510515
Horas extras
50.000
510520
Auxilio de transporte
50.800
Total devengado
900.800
Créditos
Deducido
Código
Conceptos a cargo del empleado
Débito
237005
Salud (4%). 850.000*0.04
34.000
238030
Pensión (4%). 850.000*0.04
34.000
Crédito
Nota. El subsidio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los
aportes parafiscales ni de seguridad social
Código
Seguridad social a cargo del empleador
Débito
510569
Salud (8.5%). 850.000*0.085
72.250
510570
Pensión (12%). 850.000*0.12
102.000
510568
A.R.P. (Según la tabla). 850.000*.00522
Código
Prestaciones sociales a cargo del empleador
Débito
510536
Prima de servicios. 900.800*0.0833
75.037
510530
Cesantías. 900.800*0.0833
75.037
510533
Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12
510539
Vacaciones. 700.000*.0417
Crédito
4.437
9.004
29.190
Crédito
Reglamentación
1.
2.
3.
4.
5.
El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se
tiene en cuenta el valor de las horas extras.
Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el
Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario
básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni
trabajo suplementario.
Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la
base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que
significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario
y las horas extras.
Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone
la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que
corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que
a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de
salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por
lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos
no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día,
de lo contrario tampoco es día hábil.
Aportes parafiscales
Código
Aportes parafiscales a cargo de la empresa
Débito
510572
Caja Comp. familiar (4%) 850.000*0.04
34.000
510575
I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03
25.500
510578
Sena. (2%). 850.000*0.02
17.000
Crédito
• Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales
se toma el valor total de la nómina mensual de la
empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que
no es factor salarial.
Aportes extraordinarios
• Estos aportes se hacen cuando el trabajador
incluye como beneficiarios en su Plan Obligatorio
de Salud-POS a personas que no son de grupo
familiar básico.
• Ejemplo, si es un trabajador casado, entonces sus
padres ya no son parte de grupo familiar básico y
por ellos debe hacer dicho aporte adicional
• Consulte el literal f del art.156, y parágrafo 2
art.172 ambos en la ley 100/93
• Véase también el acuerdo 351 de dic.26 de 2006
expedido por el Ministerio de la protección social
Neto a pagar al empleado
• El siguiente sería el comprobante de egreso al
empleado:
Código
Descripción
Devengado
Deducido
510506
Salario básico
700.000
510518
Comisiones.
100.000
510515
Horas extras
50.000
510520
Auxilio de transporte
50.800
237005
Salud
34.000
238030
Pensión
34.000
110505
Neto a pagar:
832.800
Sumas iguales
900.800 900.800
Comprobante de causación
Planilla Integrada Pago de Aportes
• SISTEMA INTEGRADO DE PAGOS DE APORTES
A LA SEGURIDAD SOCIAL. Este nuevo sistema
permitirá que los aportantes realicen el pago
integrado de los aportes a la Seguridad Social
y demás parafiscales, a través de
transferencias electrónicas de fondos, con la
Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a
la Seguridad Social, en formato electrónico.
Planilla integrada de pago de
aportes
• La planilla incluye la información de los
Aportes para cada Administradora, las AFP,
EPS, ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio
de Educación Nacional, según las
especificaciones de los archivos de salida de
este sistema
Pago PILA
Código
Descripción
Débitos
Créditos
237005
Aportes E.P.S.
237006
A.R.P.
237010
Aportes parafiscales
76,500
238030
Fondos de pensión
136,000
261005
Cesantías
261010
Intereses sobre las cesantías
110505
Bancos
106,250
4,437
75,037
9,004
407.228
Provisiones
Código
Prestaciones sociales a cargo del empleador
Débito
510536
Prima de servicios. 900.800*0.0833
75.037
510530
Cesantías. 900.800*0.0833
75.037
510533
Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12
510539
Vacaciones. 700.000*.0417
261020
Prima de servicios. 900.800*0.0833
75.037
261005
Cesantías. 900.800*0.0833
75.037
261010
Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12
261015
Vacaciones. 700.000*.0417
Sumas iguales
Crédito
9.004
29.190
9.004
29.190
188.268
188.268
Contabilización de la causación
• Se puede causar la nómina en un solo
documento o en varios (uno por cada
empleado)
• El pago se deberá realizar en forma individual
(un comprobante de egreso para cada
empleado); con el fin de que quede
constancia independiente del pago.
Contabilización de la causación
Código
510506
510515
510518
510520
510530
510533
510536
510539
510568
510569
510570
510572
510575
510578
110505
Nombre de la cuenta
Sueldos
Horas extras
Comisiones
Auxilio de transporte
Cesantías
Intereses sobre las cesantías
Prima de servicios
Vacaciones
A.R.P
Aportes E.P.S
Aportes fondo pensiones
Aportes cajas de compensación
I.C.B.F
Sena
Bancos
Debito
700,000.00
50,000.00
100,000.00
50,800.00
75,037.00
9,004.00
75,037.00
29,190.00
4,437.00
72,250.00
102,000.00
34,000.00
25,500.00
17,000.00
Crédito
237005
Aportes E.P.S
237006
237010
A.R.P
Aportes parafiscales
4,437.00
76,500.00
238030
Fondos de pensión
136,000.00
261005
261010
261015
261020
Cesantías
Intereses sobre las cesantías
Vacaciones
Prima de servicios
Sumas iguales
832800
106,250.00
1,344,255
75,037.00
9,004.00
29,190.00
75,037.00
1,344,255
Contabilización:
• En el caso que haya lugar a practicarle retención a un
empleado, el valor de la retención se deduce del total
devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta
236505.
• Igual se deduce del total devengado, los embargos
judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos, y
demás descuentos que deba hacer la empresa al
empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva
subcuenta de la cuenta 2370.
• No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o
deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o
valores autorizados expresamente por el mismo empleado
o por una autoridad judicial.
Contabilización
•
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión, se considera como una
retención de nómina (deducciones de nómina.), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y
2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.
•
Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud, que le corresponde al empleador, puesto que
el valor restante, es el trabajador quien lo aporta.
•
Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se
considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya
determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.
•
Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y
llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden
fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la
Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.
Descargar

Diapositiva 1 - Contabilidad Visual