ARCHIVISTICA GENERALE
9
Gli standard per la descrizione
archivistica
2013
03/10/2015
1
I temi
•
Aspetti introduttivi
– Significato e ruolo degli standard per la descrizione archivistica
– Le norme nazionali di descrizione
– Gli standard descrittivi: tipologie ed evoluzione (ISAD, ISAAR)
03/10/2015
2
SIGNIFICATO E RUOLO DEGLI STANDARD PER LA
DESCRIZIONE ARCHIVISTICA
03/10/2015
3
Definizione di standard
• Sono insiemi di norme e procedure finalizzati alla semplificazione
dell’operatività quotidiana
• Sono oggetto di condivisione all’interno di una comunità (secondo
procedure specifiche)
• In ambiente informatico sono orientati allo sviluppo dell’interoperabilità
tra sistemi al fine di scambiare (comunicare e/o condividere) dati in modo
efficiente. A tal fine è necessario un linguaggio di rappresentazione e di
comunicazione idoneo e normalizzato che definisca:
– gli elementi informativi della descrizione delle risorse (ad esempio le
componenti di un inventario o di una guida),
– le relazioni tra gli elementi informativi
– modelli di indicizzazione per la ricerca
03/10/2015
4
la classificazione degli standard
• Gli standard si possono classificare in base a criteri diversi:
– in base alla procedura di definizione/approvazione
• de facto (non ufficialmente riconosciuti, ma pubblicamente diffusi),
• industriali (già proprietari: si affermano sul mercato e dominano un
ambiente operativo),
• formali sviluppati dalle istituzioni nazionali o internazionali competenti
(ISO, CEN. UNI)
– in base alle finalità perseguite: ad esempio
• standard di rappresentazione (standard professionali, interni alla
comunità)
• standard di comunicazione (standard tecnici, trasversali)
03/10/2015
5
gli standard professionali
•
•
Uno standard professionale è un insieme di norme fissate sulla base di un accordo
interno a una categoria professionale per uniformare una procedura tecnica.
Il processo di elaborazione di uno standard è complesso perché richiede
cooperazione multidisciplinare e modalità di manutenzione e aggiornamento delle
regole.
03/10/2015
6
gli standard descrittivi archivistici esistenti
(Valacchi)
•
•
•
•
•
ISAD(G): General International standard of archival description, seconda edizione. E’ lo standard
“base” di descrizione archivistica orientato ai fondi archivistici e alle loro componenti e anche
quello sostanzialmente più diffuso. Dà indicazioni di ordine generale per l’elaborazione di
descrizioni archivistiche che consentano di identificare contesto e contenuto del materiale
archivistico;
ISAAR (CPF): International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and
Families, seconda edizione. La funzione di questo standard è di contribuire alla creazione di record
di autorità che descrivano e consentano di individuare i soggetti produttori del materiale
archivistico;
ISDF: International Standard for Describing Functions. Questo standard, di più recente
pubblicazione, completa le descrizioni realizzate sulla base di ISAD(G) e ISAAR (CPF), consentendo
di descrivere in forma normalizzata le funzioni dei soggetti coinvolti nella produzione e nella
eventuale uccessiva gestione del materiale archivistico e giocando un ruolo molto importante ai
fini della corretta individuazione del contesto di produzione e uso;
ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Lo standard,
anch’esso di recente pubblicazione e anch’esso destinato ad integrare le descrizioni messe a
punto sulla base degli altri standard, consente di descrivere in maniera normalizzata i soggetti
conservatori di materiale archivistico
Standard di formato per migliorare l’uso e l’interoperabilità degli strumenti di ricerca: EAD/EAC
03/10/2015
7
LE NORME NAZIONALI DI DESCRIZIONE
03/10/2015
8
il caso italiano prima degli standard descrittivi:
dalle tradizioni regionali alla circ. 39/1966 per
la pubblicazione degli inventari
•
•
•
•
•
Per lungo tempo ogni istituzione archivistica pubblicava i risultati della propria attività
scientifica senza alcun coordinamento nazionale (Carucci, Catalogo, p. 11). La ricchezza e
diversità del patrimonio documentario storico si rifletteva anche nella diversità di tradizioni
nella presentazione degli strumenti di ricerca: scuola toscana, scuola napoletana, tradizione
milanese o romana.
Regolamenti del 1875 e del 1911: criteri comuni in tema di riordinamento, ma non norme
dettagliate. Qualche indicazione nei manuali tecnici (Casanova, Cencetti, Pavone, Valenti,
Carucci) e negli esempi concreti (Bongi)
Circolari del Ministero degli interni del 1913 per spingere gli archivisti a svolgere attività di
inventariazione analitica (“statino dei lavori” annuale)
Con la crescita dell’attività editoriale locale e soprattutto nazionale centrale (“Notizie degli
Archivi di Stato” a partire dal 1941), si avverte l’esigenza di una maggiore uniformità:
circolare del 1943 in cui si comunica l’avvio di una collezione di pubblicazioni archivistiche
(commissione consultiva) organizzata in tre serie “Guide o inventari”, “Fonti” e “Studi” (*).
Nel 1955 si richiede un elenco di inventari stampati.
Predisposta dall’Ufficio studi e pubblicazioni della Direzione generale degli archivi , la
circolare 39/1966 definisce in modo sintetico ed essenziale i principi che guidano il lavoro
descrittivo (e non solo) per la pubblicazione degli strumenti di ricerca (inventari in
particolare)
03/10/2015
9
le componenti della circolare 39/1966
– criteri di massima per l’ordinamento (periodizzazione, ordine di distribuzione
della materia)
– introduzione agli inventari: inquadramento storico, descrizione dell’archivio,
bibliografia
– definizione delle voci specifiche richieste per la produzione di inventari: grado
di analiticità e uniformità del lavoro descrittivo, identificazione dei singoli
elementi informativi (titolo originario dell’unità archivistica, integrazioni e
osservazioni, segnatura archivistica, consistenza, estremi cronologici, allegati,
indici, configurazione fisica dello strumento
03/10/2015
10
i modelli pubblicati: la Guida generale e gli
inventari a stampa
•
•
•
La pubblicazione degli strumenti di ricerca e l’esperienza della Guida generale
degli archivi di Stato italiani da parte dell’Ufficio centrale per i beni archivistici
hanno determinato la creazione di un modello base per la definizione di un
formato condiviso degli strumenti di ricerca
In particolare la Guida e la circolare emanata nel 1969 contenente i criteri
metodologici per l’analisi e la descrizione dei fondi conservati negli AS svolsero un
ruolo di normalizzazione notevole, nonostante le vivaci discussioni dovute
all’impostazione del lavoro: identificare “i soggetti produttori delle carte come
livello base per la descrizione” (Carucci, Catalogo, p. 13) a prescindere dalle
effettive situazioni di riordinamento avvenute sui fondi o di disordine.
La Guida prende atto “della non necessaria coincidenza tra gli archivi originari di
ogni singola istituzione e i fondi quali ci sono stati tramandati dalla tradizione
storica”
03/10/2015
11
lo sforzo di normalizzazione della Guida - 1
• Criteri generali di descrizione archivistica a livello di fondo e
serie che si traducono in modalità grafiche specifiche,
applicate rigorosamente (tanto da consentire la traduzione
automatica della guida con il linguaggio di marcatura SGML)
• La struttura organizzativa interna al fondo (raggruppamenti
di serie, serie, sottoserie, gruppi di unità), la struttura
superiore e le relazioni tra i fondi (istituzionali, per categorie,
per tipologia di documentazione, ecc.) (super super fondo,
super fondo) sono espresse con criteri rigorosi e uniformi
• Principi generali di periodizzazione
03/10/2015
12
lo sforzo di normalizzazione della Guida - 2
• Criteri per la definizione di tipologie (feudi; comuni; province; archivi
fascisti; comitati di liberazione nazionale; archivi notarili; catasti; atti
demaniali; stato civile; università, arti, collegi e ordini professionali;
camere di commercio; opere pie; istituzioni di assistenza e beneficenza,
ospedali; enti ecclesiastici; corporazioni religiose, archivi di famiglie e di
persone; archivi diversi; raccolte e miscellanee; ma anche archivi
fotografici; archivi in fotocopia e microfilm,; archivi audiovisivi; archivi
signorili; archivi delle case regnanti; ordini cavallereschi, musei)
• Modalità di trattamento delle disarticolazioni e degli accorpamenti (rinvii,
richiami, gestione storica delle denominazioni, ecc.)
• Normalizzazione della denominazione dei soggetti produttori e dei fondi
e delle serie
03/10/2015
13
ISAD (INTERNATIONAL STANDARD FOR
ARCHIVAL DESCRIPTION). FINALITA’
03/10/2015
14
finalità delle ISAD
• L’International Standard for Archival Description ha la finalità
di fornire norme generali (un quadro concettuale di
riferimento e criteri efficaci) per l’elaborazione di descrizioni
archivistiche, da utilizzare in unione agli standard nazionali
esistenti o come base per lo sviluppo di standard nazionali.
Lo standard è utilizzabile per descrivere il patrimonio archivistico
indipendentemente dalla tipologia o dal supporto della documentazione. Non si
forniscono direttive per la descrizione di materiali speciali (ad esempio i sigilli, le
registrazioni sonore o i materiali audiovisivi), per i quali già esistono specifiche
regole descrittive riconosciute internazionalmente.
03/10/2015
15
evoluzione dello standard ISAD
• La prima edizione (Ottawa 1994) è stata predisposta dalla Commissione
ad hoc sugli standard di descrizione del Consiglio internazionale degli
archivi (ICA/DDS).
• La seconda edizione (Stoccolma 1999, trad. it., Firenze 2000:
www.archivi.beniculturali.it/Divisione_V/indice.html) è il risultato del
lavoro di revisione condotto, in collaborazione con gruppi di lavoro
nazionali, dal Comitato per gli standard di descrizione che ha sostituito la
precedente Commissione ad hoc nel 1996.
03/10/2015
16
lo standard ISAD in sintesi
• Le norme sono regole generali per la descrizione archivistica che hanno
carattere sistematico: sono utilizzabili per qualunque tipo di documento
archivistico e per qualunque livello di descrizione. L'obiettivo principale è
quello di consentire lo scambio e la circolazione delle informazioni
descrittive con finalità di integrazione e cooperazione.
• Il principio di base della descrizione archivistica assunto nello standard è
quello del modello gerarchico dei livelli di ordinamento del fondo e delle
sue parti cui corrispondono i livelli di descrizione (cfr schema).
03/10/2015
17
I principi teorici di base
• Le ISAD sono basate su principi teorici riconosciuti, in particolare sulla
teoria archivistica del respect des fonds (nella tradizionale italiana, del
principio del metodo storico), che si traduce in una serie di regole generali
di natura introduttiva, che possono essere riassunte nell’affermazione del
principio per cui la descrizione archivistica è multi-livellare e procede dal
generale al particolare (dall’analisi del fondo a quello delle sue
componenti strutturali, le serie, le sotto-serie, ecc.)
03/10/2015
18
struttura dello standard
• Lo standard ISAD è costituito da un insieme di regole che stabiliscono i
principi generali della descrizione e identificano e definiscono tutti gli
elementi descrittivi che (diversamente combinati) consentono di
rappresentare compiutamente una entità archivistica (fondo, serie, sottoserie, unità archivistica, ecc.)
• Gli elementi descrittivi sono 26, organizzati in 7 aree di informazioni
descrittive.
03/10/2015
19
le regole
• Ciascuna regola consiste di componenti definite:
– il nome dell’elemento di descrizione al quale la regola si applica
– l’enunciazione della funzione dell’elemento
– l’enunciazione della regola applicabile all’elemento
– esempi che mostrino l’applicazione della regola
03/10/2015
20
le aree di informazioni descrittive
1. Area dell’identificazione (informazioni per identificare l’unità di descrizione)
2. Area delle informazioni sul contesto (informazioni relative alla provenienza e alla
storia della sua conservazione)
3. Area delle informazioni sul contenuto e sulla struttura (informazioni relative al
contenuto e all’ordinamento dell’unità di descrizione)
4. Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione
(informazioni relative alla disponibilità dell’unità di descrizione)
5. Area delle informazioni sulla documentazione collegata (informazioni sulla
esistenza di documentazione che ha relazioni significative con l’unità descritta)
6. Area delle note (informazioni particolari e informazioni che non possono essere
inserite in altre aree)
7. Area di controllo della descrizione (informazioni relative a come, quando e da chi la
descrizione è stata redatta)
03/10/2015
21
elementi descrittivi essenziali
• Per lo scambio di informazioni a livello internazionale è da considerarsi
essenziale solo un ridotto numero di elementi:
– segnatura o codice identificativo
– denominazione o titolo
– soggetto produttore
– data/date
– consistenza dell’unità di descrizione e
– livello di descrizione
03/10/2015
22
le chiavi di accesso e il controllo di autorità
• Data la rilevanza delle chiavi di accesso in un sistema descrittivo orientato
alla cooperazione è stato elaborato in connessione con ISAD un altro
standard del Consiglio internazionale degli archivi, l’International Standard
Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families:
ISAAR (CPF) che fornisce regole generali per elaborare documenti di
autorità archivistici che descrivano enti, persone, famiglie che possano
essere identificati come soggetti produttori nelle descrizioni di
documentazione archivistica (vedi appendice A/2)
03/10/2015
23
area della identificazione: segnatura o codice
identificativo
• Scopo della regola: identificare univocamente l’unità di descrizione e
stabilire un collegamento con la descrizione che la rappresenta
• Regola: indicare i seguenti elementi ai fini di una identificazione univoca
(obbligatori ai fini di uno scambio di informazioni a livello internazionale):
– il codice del paese (ISO 3166. Codes for the representation of names of
countries)
– il codice dell’istituzione archivistica secondo le norme nazionali
– specifica segnatura locale, codice di controllo o altro elemento
univoco di identificazione
03/10/2015
24
area della identificazione: denominazione o
titolo
•
•
Scopo della regola: denominare l’unità di descrizione
Regola: riportare il titolo originale oppure attribuire un titolo conciso in
conformità alle regole della descrizione in più livelli e delle convenzioni nazionali.
03/10/2015
25
area della identificazione: data/e
•
•
•
•
Scopo della regola: identificare e segnalare la/e data/e dell’unità descritta
Regola: indicare almeno uno dei seguenti tipi di data, secondo quanto ritenuto
opportuno in relazione alla documentazione oggetto della descrizione:
– data di accumulazione dei documenti in relazione alle attività svolte dal
soggetto produttore
– data nella quale i documenti si sono formati. Comprende le date di
documenti in copia, di documenti allegati, di documenti antecedenti, ecc.
– altre date in conformità alle convenzioni nazionali
Le date estreme devono sempre comprendere quella iniziale e finale, tranne nel
caso di archivi ancora aperti
Per la datazione si consiglia di utilizzare, quando possibile, lo standard ISO
8601:1988:Data elements and interchange formats-Information interchangeRepresentation of dates and times
03/10/2015
26
area della identificazione: livello di descrizione
•
•
Scopo della regola: identificare il livello dell’unità di descrizione all’interno
dell’ordinamento del fondo
Regola: indicare il livello dell’unità descritta (fondo, sub-fondo, serie, sottoserie,
unità archivistica, unità documentaria)
03/10/2015
27
area della identificazione: consistenza e
supporto dell’unità descritta (quantità, volume,
dimensione fisica)
•
•
Scopo della regola: identificare e descrivere:
– a) la consistenza materiale o logica
– b) il supporto dell’unità di descrizione
Regola: segnalare la consistenza dell’unità di descrizione dando in cifre il numero
totale delle unità materiali o logiche e l’unità di misura. Indicare i supporti specifici
delle unità descritte. In alternativa: indicare l’estenzione in metri lineari o il
volume in metri cubi del materiale di cui è composta l’unità di descrizione.
03/10/2015
28
area delle informazioni sul contesto
• Alcune delle informazioni di quest’area (ad esempio la denominazione del
soggetto produttore, la storia istituzionale e amministrativa, la nota
biografica possono essere essere incluse in file di autorità collegati alle
descrizioni archivistiche)
03/10/2015
29
area delle informazioni di contesto:
denominazione del soggetto produttore
•
•
Scopo della regola: identificare il soggetto produttore dell’unità descritta
Regola: indicare il nome dell’organismo o della persona responsabile della
produzione, accumulazione e conservazione della documentazione dell’unità
descritta. Il nome dovrebbe essere formulato in una forma standardizzata come
prescritto dalle convenzioni nazionali in conformità dei principi di ISAAR (CPF)
03/10/2015
30
area delle informazioni di contesto: storia
istituzionale/amministrativa, nota biografica
• Scopo della regola: fornire la storia istituzionale/amministrativa o il
profilo biografico del soggetto produttore per collocare la
documentazione nel contesto storico-istituzionale e documentario e
facilitarne la comprensione
• Regola: indicare in forma concisa tutte le informazioni significative
sull’origine, l’evoluzione, le vicende e l’attività dell’organismo o sulla vita
e l’attività della persona responsabile della produzione dell’unità
descritta. Citare eventuali fonti edite che indichino ulteriori informazioni.
Si veda quanto indicato nello standard ISAAR (CPF)
03/10/2015
31
area delle informazioni di contesto: storia
archivistica
• Scopo della regola: fornire le informazioni sullastoria del’unità descritta
che siano significative ai fini dell’autenticità, integrità e interpretazione
della documentazione
• Regola: segnalare i successivi passaggi di proprietà, responsabilità e/o
custodia dell’unità descritta e indicare quegli interventi che hanno
contribuito alla sua presente struttura e ordinamento (storia degli
ordinamenti, elaborazione di strumenti di ricerca coevi, riutilizzo della
documentazione per finalità diverse, migrazioni in ambienti software
diversi, ecc.)
03/10/2015
32
area delle informazioni di contesto: modalità di
acquisizione o versamento
•
•
Scopo della regola: identificare il soggetto dal quale è stata acquisita o che ha
versato la documentazione
Regola: indicare il soggetto dal quale l’unità descritta è stata acquisita, la data e/o
il titolo di acquisizione, se tali informazioni non sono del tutto o in parte riservate.
03/10/2015
33
area delle informazioni relative al contenuto e
alla struttura: ambiti e contenuto
•
•
Scopo della regola: permettere agl utenti di valutare la potenziale rilevanza
dell’unità di descrizione
Regola: illustrare sinteticamente gli ambiti (cronologici e geografici) e il contenuto
(come la tipologia documentaria, le materie trattate, le procedure amministrative)
dell’unità di descrizione, pertineneti al livello di descrizione.
Nella tradizione italiana si tratta di informazioni che vengono presentate nella nota
archivistica (nel caso dei livelli di fondo e serie) e nella descrizione interna della singola unità
archivistica
03/10/2015
34
area delle informazioni relative al contenuto e
alla struttura: procedure, tempi e criteri di
valutazione e scarto
•
•
Scopo della regola: fornire le informazioni relative a tutte le operazioni di
valutazione e di scarto
Regola: indicare le operazioni di valutazione e di scarto, effettuate o pianificate
sull’unità di descrizione nel corso del tempo, specialmente se rilevanti per
l’interpretazione della documentazione
03/10/2015
35
area delle informazioni relative al contenuto e
alla struttura: incrementi previsti
•
•
Scopo della regola: informare l’utente su previsti accrescimenti dell’unità di
descrizione
Regola: segnalare se sono previsti incrementi ed eventualmente indicarne
quantità e frequenza
03/10/2015
36
area delle informazioni relative al contenuto e
alla struttura: criteri di ordinamento
•
•
Scopo della regola: fornire informazioni sulla struttura interna, l’organizzazione
e/o il sistema di classificazione dell’unità di descrizione
Regola: fornire specifiche informazioni sulla struttura interna, l’organizzazione e/o
il sistema di classificazione indicando come siano state trattate dall’archivista. Per
la documentazione elettronica, riportare informazioni o riferimenti all’architettura
del sistema. In alternativa: inserire queste informazioni nell’elemento Ambiti e
contenuto conformermente alle convenzioni nazionali
03/10/2015
37
area delle informazioni relative alle condizioni di
accesso e utilizzazione: condizioni che regolano
l’accesso
•
•
Scopo della regola: fornire informazioni sulla condizione giuridica e su altre forme
di regolamentazione che limitano o condizionano l’accesso all’unità descritta
Regola: precisare la legge o la condizione giuridica, gli accordi, le
regolamentazioni particolari e gli specifici provvedimenti che condizionano
l’accesso all’unità di descrizione. Se opportuno, indicare la durata del periodo di
esclusione dalla consultazione e la data nella quale il materiale verrà reso
disponibile
03/10/2015
38
area delle informazioni relative alle condizioni di
accesso e utilizzazione: condizioni che regolano
la riproduzione
•
•
Scopo della regola: segnalare tutte le limitazioni alla riproduzione dell’unità
descritta
Regola: dare informazioni quali ad esempio l’esistenza di copyright che regolano la
riproduzione dell’unità descritta di cui sia permessa la consultazione.
03/10/2015
39
area delle informazioni relative alle condizioni di
accesso e utilizzazione: lingua/scrittura della
documentazione
•
•
Scopo della regola: segnalare la lingua, la scrittura o i sistemi di simboli utilizzati
nell’unità di descrizione
Regola: indicare la lingua e/o la scrittura utilizzata nella documentazione
compresa nell’unità descritta (inclusi gli alfabeti, le scritture, i sistemi di simboli o
le abbreviazioni utilizzati). Eventualmente includere anche i codici ISO per la lingua
(ISO 639-1 e ISO 639-2: International Standards for Languages Codes) e la scrittura
(ISO 15924: International Standard for Names of Scripts)
03/10/2015
40
area delle informazioni relative alle condizioni di
accesso e utilizzazione: caratteristiche materiali
e requisiti tecnici
•
•
Scopo della regola: fornire informazioni su tutte le caratteristiche materiali e i
requisiti tecnici che siano rilevanti ai fini dell’utilizzazione dell’unità descritta
Regola: indicare tutte le condizioni materiali che influiscano sul’utilizzazione
dell’unità descritta, quali ad esempio esigenze di conservazione. Dar conto dei
software e/o degli hardware necessari per avere accesso all’unità di descrizione
03/10/2015
41
area delle informazioni relative alle condizioni di
accesso e utilizzazione: strumenti di ricerca
•
•
Scopo della regola: segnalare tutti gli strumenti di ricerca relativi all’unità di
descrizione
Regola: dare informazioni su tutti gli strumenti di ricerca esistenti presso l’istituto
archivistico o presso il soggetto produttore che possano fornire informazioni sul
contesto e il contenuto dell’unità di descrizione.
03/10/2015
42
area delle informazioni relative a
documentazione collegata: esistenza e
localizzazione degli originali
•
•
Scopo della regola: indicare l’esistenza, la localizzazione, la disponibilità e/o la
distruzione degli originali nel caso in cui l’unità descritta consista di copie
Regola: nel caso in cui sia disonibile (nella stessa istituzione archivistica o altrove)
l’originale dell’unità descritta, segnalarne la localizzazione e la segnatura. Se gli
originali non esistono più, o la loro localizzazione è ignota, riportare tale
informazione
03/10/2015
43
area delle informazioni relative a
documentazione collegata: esistenza e
localizzazione di copie
•
•
Scopo della regola: indicare l’esistenza, la localizzazione e la disponibilità di copie
dell’unità descritta
Regola: nel caso in cui sia disponibile (nella stessa istituzione archivistica o altrove)
copia dell’unità descritta segnalarne la localizzazione e la segnatura
03/10/2015
44
area delle informazioni relative a
documentazione collegata: unità di descrizione
collegate
•
•
Scopo della regola: segnalare l’esistenza di unità di descrizione collegate
Regola: riportare informazioni su unità descritte esistenti nella stessa istituzione
archivistica o altrove che siano prodotte dal medesimo soggetto produttore o che
siano collegate sulla base di altri tipi di associazione. Se l’unità di descrizione
collegata è uno strumento di ricerca, farne riferimento utilizzando l’elemento di
descrizione Strumenti di ricerca
03/10/2015
45
rea delle informazioni relative a
documentazione collegata: bibliografia
•
•
Scopo della regola: identificare tutte le pubblicazioni che si riferiscano all’unità
descritta o siano basate sullo studio, l’analisi o una qualche altra forma di
utilizzazione
Regola: citare e/o fornire informazioni sulle pubblicazioni che si riferiscono
all’unità descritta o siano basate sullo studio, sull’analisi o una qualche altra forma
di utilizzazione. Includere riferimenti a facsimili o a trascrizioni edite.
03/10/2015
46
area delle note
•
•
Scopo della regola: fornire informazioni particolari ed informazioni che non
possono essere inserite in nessuna delle altre aree
Regola: dare le informazioni particolari e quelle che non trovano adeguata
collocazione negli elementi descrittivi delle altre aree
03/10/2015
47
area di controllo della descrizione: nota
dell’archivista
•
•
Scopo della regola: spiegare come e da chi è stata elaborata la descrizione
Regola: indicare l’autore della descrizione e le fonit consultate
03/10/2015
48
area di controllo della descrizione: norme o
convenzioni
•
•
Scopo della regola: identificare le regole e le convenzioni sulle quali è basata la
descrizione
Regola: indicare le convenzioni o le norme internazionali, nazionali e/o locali
applicate nella redazione della descrizione
03/10/2015
49
rea di controllo della descrizione: data della
descrizione
•
•
Scopo della regola: indicare quando la descrizione è stata elaborata e/o
modificata
Regola: indicare la data nella quale la descrizione è stata elaborata e/o modificata
03/10/2015
50
LO STANDARD INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL
AUTHORITY RECORD FOR CORPORATE BODIES,
PERSONS AND FAMILIES: ISAAR (CPF)
03/10/2015
51
i file di autorità archivistici
•
•
•
ISAAR: una struttura per la normalizzazione e lo scambio di descrizioni
archivistiche che identificano e descrivono i soggetti produttori in quanto attività
di controllo della forma e del contenuto delle principali chiavi di accesso (i
soggetti produttori) nei sistemi informativi archivistici
Presuppongono un sistema informativo unico o coordinato basato sul principio
della descrizione distinta delle informazioni dei soggetti produttori
Consentono percorsi di navigazione articolata e offrono riferimenti bibliografici
essenziali
03/10/2015
52
I principi dello standard
• ISAAR si fonda sul principio del controllo di autorità per qualificare le
chiavi di accesso a un sistema informatico di descrizione, cioè sulla
opportunità di creare specifiche liste controllate di “voci di autorità” termini individuati come punti di accesso privilegiati e modificabili,
coerenti e auto-esplicative - esclusivamente mediante specifiche
procedure di verifica da archivisti autorizzati
• Ciascun file d’autorità così costituito può essere condiviso da più
istituzioni e obbedire a una specifica convenzione nazionale o
internazionale
03/10/2015
53
Il record d’autorità
• E’ costituito da una denominazione (intestazione d’autorità o forma
normalizzata del nome o del termine utilizzato come chiave d’accesso) e
da una serie di elementi descrittivi ad essa relativi che descrivono l’entità
identificata o rinviano ad altre intestazioni d’autorità.
• Per il lavoro archivistico di descrizione è opportuno prevedere file di
autorità (cioè insiemi di record d’autorità) non solo per nomi di soggetti
produttori, ma anche per nomi geografici, forme di materiali, ecc.
• ISAAR è uno standard (definizione di regole) per la creazione di authority
file che comprendano record di autorità di soggetti produttori (enti,
persone, famiglie), cioè record di autorità archivistici
03/10/2015
54
la struttura del record di autorità: le
componenti
1. intestazioni/punti di accesso di autorità controllati e standardizzati
2. descrizione del soggetto (storia biografica o amministrativa),
responsabilità e attività documentarie
3. riferimenti incrociati in quanto collegamenti a descrizioni di
documenti/archivi prodotti da soggetti produttori collegati
4. controllo della descrizione
03/10/2015
55
la struttura del record di autorità: gli
elementi
• 27 elementi descrittivi organizzati in 4 aree:
1. Area dell’identità
2. Area della descrizione
3. Area delle relazioni
4. Area di controllo
03/10/2015
56
1. Area dell’identità: gli elementi
1 Tipo di record d’autorità archivistico (ente, persona, famiglia)
2. Intestazione di autorità: chiave di accesso principale costituita dalla forma
standardizzata della denominazione di ente/persona/famiglia definita secondo le
regole internazionali/nazionali o convenzioni specifiche. Si prevede la possibilità di
utilizzare ulteriori elementi per ldentificare la persona (soprannomi, titoli onorifici,
indirizzo, data di nascita e di morte) e l’ente (circoscrizione territoriale, ufficio, data di
istituzione e di estinzione, ecc.)
3. Intestazione/i parallelo/i: consente di indicare chiavi alternative in altre lingue o
scritture
4. Termine/i non prescelto/i: altri nomi e varianti da collegare all’intestazione
5. Intestazione/i d’autorità correlata/e: consente di collegarealtri record d’autorità
6. Codice identificativo: identifica l’istituzione responsabile della redazione e il record in
modo univoco
03/10/2015
57
2. Area della descrizione
Finalità:
– fornisce le informazioni sulle vicende biografiche o sulla storia dell’ente o
della famiglia in formato libero o in forma strutturata secondo i 9 elementi
previsti, includendo eventuali collegamenti ad altri risorse rilevanti e datando
ogni elemento
Elementi:
2.1. Date di esistenza (istituzione, estinzione, scioglimento) e luogo/luoghi di
esistenza (istituzione, competenza, indirizzo)
2.2. Storia
2.3. Luogo/Sedi
2.4. Stato giuridico
2.5. Funzioni e attività
2.6. Mandato, fonte di autorità
2.7. Articolazione interna/ genealogia
2.8. Contesto generale (es. nazionalità, religione)
03/10/2015
58
2. Area della descrizione: gli elementi per
identificare la persona
1. Date (nascita, morte, attività) e luoghi di esistenza
3. Luoghi e/o aree geografiche di residenza
6. Professione, ambito di attività (principale: carriera, cursus, iniziative,
rapporti con movimenti ideologici, ecc.)
8. Nazionalità
03/10/2015
59
2. Area della descrizione: gli elementi per
identificare la famiglia
2. Date e luoghi di esistenza
4. Luoghi e/o aree geografiche
6. Professione, ambito di attività principale
7. Albero genealogico
8. Nazionalità
03/10/2015
60
3. Area delle relazioni
Finalità:
• identificare relazioni con altri enti, persone e/o famiglie in formato di
narrazione libera e/o in formato strutturato in base agli elementi previsti,
includendo eventuali collegamenti ad altri risorse rilevanti e datando ogni
elemento
Elementi:
3.1. Titoli e identificatori delle fonti collegate
3.2. Tipologie delle fonti
3.3. Natura delle relazioni
3.4. Date delle fonti e/o delle relazioni
03/10/2015
61
4. Area di controllo
1.
2.
3.
4.
Codice identificativo del record di autorità
Note dell’archivista: descrivere come il record è stato redatto (notizie sulle fonti consultate)
Regole o convenzioni utilizzate: informazioni sulle convenzioni seguite per creare i record
d’autorità
Data: indicazione delle date di creazione o di aggiornamento della voce
03/10/2015
62
Descargar

TEORIA E TECNICA DELL’ORDINAMENTO E DELLA …