El C o le g io
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N o rte
COORDINACION DE
COMPRAS
MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:
COORDINACION DE COMPRAS
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N o rte
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE COMPRAS.
FECHA DE ACTUALIZACION: SEPTIEMBRE 2007
DATOS GENERALES
ORGANIGRAMA
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DEPENDENCIA: DIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS.
DIRECCION.
GENERAL DE
ADMINISTRACION
Y FINANZAS
III
DIR. DE REC.
MATERIALES Y
SERVICIOS
GENERALES
IV
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS BAJO SU COORDINACION: NINGUNA.
COORDINACION
HORIZONTAL:
COORDINACION
MANTENIMIENTO, NÓMINAS, RELACIONES
PRESUPUESTO,
CONTABILIDAD,
DE
OBRAS
NIVEL
JERARQUICO
Y
LABORALES, TESORERIA,
COMUNICACION,
PUBLICACIONES,
COMPUTO, SISTEMAS Y COORDINACIONES ACADÉMICAS, SERVCIOS
COORD. DE
COMPRAS
GENERALES Y OFICINAS REGIONALES.
COORD. DE
OBRAS Y
MTTO.
COORD. DE
SERVICIOS
GENERALES
V
OBJETIVOS DE LA COORDINACION DE COMPRAS.
 ADQUIRIR OPORTUNAMENTE LOS BIENES,
ARTICULOS
DE
CONSUMO,
EQUIPOS,
REFACCIONES, MUEBLES Y SISTEMAS A FIN
DE CONTAR CON UNA ADECUADA EXISTENCIA
PARA EL SUMINISTRO APROPIADO DE LOS
RECURSOS MATERIALES A LAS UNIDADES DE
EL COLEF.
 REALIZAR EL SUMINISTRO DE MUEBLES,
MATERIALES O EQUIPO A LAS DIFERENTES
AREAS DE EL COLEF.
 ADMINISTRAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL
REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES
MATERIALES Y EQUIPO PROPIEDAD DE EL
COLEF.
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FUNCIONES DE LA COORDINACION DE COMPRAS
•
COORDINAR LA ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES SOMETIENDOLO A CONSIDERACION DEL TITULAR DE LA DIRECCION DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PARA SU APROBACION.
•
SUPERVISAR Y COORDINAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y MATERIALES GARANTIZANDO LAS MEJORES CONDICIONES EN CUANTO A COSTOS,
TIEMPOS DE ENTREGA Y CALIDAD DE LAS MISMAS A TRAVES DE LOS PROCESOS Y NORMAS EXISTENTES EN LA MATERIA.
•
LLEVAR A CABO LOS PROCESOS DE LICITACION PUBLICA O INVITACION QUE EL COLEF DESARROLLE PARA LA ADQUISICION DE BIENES E INSUMOS,
QUE SE REQUIERAN, APLICANDO LOS CRITERIOS DE TRANSPARENCIA Y EFICACIA.
•
MANTENER ACTUALIZADO EL PADRON DE PROVEEDORES DE LA COORDINACION, ACTIVO FIJO (MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA, MAQUINARIA Y
VEHICULOS) Y ALMACEN PROPIEDAD DE EL COLEF.
•
COORDINAR LAS SESIONES DEL COMITE DE ADQUISICIONES PARA LOS PROCESOS DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS.
•
SUPERVISAR LA ELABORACION E INTEGRACION DE LAS PROPUESTAS DE ADQUISICIONES DE MATERIAL, BIENES Y/O EQUIPO (CASOS DE EXCEPCION)
PARA SU PRESENTACION Y AUTORIZACION POR PARTE DEL COMITE DE ADQUISICIONES DE EL COLEF.
•
DAR SEGUIMIENTO A LOS MECANISMOS PARA LA SUPERVISION Y CONTROL DE LAS ALTAS, BAJAS Y MOVIMIENTOS DE LOS ACTIVOS FIJOS PROPIEDAD
DE LA INSTITUCION.
•
SUPERVISAR QUE SE LLEVE A CABO EL CONTROL DEL ALMACEN DE BIENES DE CONSUMO COMUN DE EL COLEF.
•
MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO DE LA COORDINACION DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A LAS LICITACIONES DE ADQUISICIONES, ALMACEN E
INVENTARIOS.
•
SUPERVISAR EL ADECUADO CONTROL DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA INSTITUCIÓN, A TRAVÉS DE LA PROGRAMACIÓN DE INVENTARIOS FÍSICOS
PERIÓDICOS.
•
PROGRAMAR EL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN PARA PRESENTAR A SU APROBRACIÓN.
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FUNCIONES DE LA COORDINACION DE COMPRAS
•
ATENDER DE MANERA INTEGRA E INMEDIATA TODA OBSERVACION COMPETENTE A SU AREA QUE LA SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA O
CUALQUIER OTRA INSTANCIA FISCALIZADORA QUE REALICE A TRAVES DE SUS AUDITORIAS Y REVISIONES PERIODICAS, ASI COMO DARLE SEGUIMIENTO
A CUALQUIER REQUERIMIENTO HASTA SU SOLVENTACION.
•
SUPERVISAR Y EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL A SU CARGO.
•
SUPERVISAR LA CAPTURA EN TIEMPO Y FORMA DE LAS ACTAS DE JUNTA DE ACLARACIONES, APERTURA DE PROPUESTAS, FALLO Y DATOS
RELEVANTES DE LOS CONTRATOS EN COMPRANET A PARTIR DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES DE ADJUDICACION POR LICITACION, INVITACION A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS O ADJUDICACION DIRECTA .
•
SUPERVISAR LA CAPTURA PERIODICA DE INFORMACION RELACIONADA CON LA ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO
DE BIENES PROPORCIONADO POR LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO.
•
SUPERVISAR LA RECEPCIÓN Y GUARDA CORRECTA Y OPORTUNA, ASÍ COMO LOS MOVIMIENTOS DE LOS ARTÍCULOS Y BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN
EL ALMACÉN.
•
DEFINIR EN CONJUNTO CON LOS RESPONSABLES EL MONTO DE MÍNIMOS Y MÁXIMOS DE EXISTENCIA DE ARTÍCULOS O MOBILIARIO Y EQUIPO EN EL
ALMACÉN.
•
SUPERVISAR LA OPORTUNA REPOSICIÓN DE LOS INVENTARIOS PARA MANTENER EL NIVEL DE EXISTENCIA DEL ALMACÉN.
•
MANTENER UN SEGUIMIENTO CONSTANTE SOBRE LAS DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES DE LAS ÁREAS, PARA QUE EN CASO DE NO CONTAR CON
ELLA, REALIZAR CONTACTO CON EL USUARIO.
•
SUPERVISAR LA CORRECTA ASIGNACIÓN DE LOS BIENES DE ACUERDO AL PROGRAMA DE INVERSIÓN Y DE LA FIRMA DE LOS RESGUARDOS POR
CUSTODIA.
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FUNCIONES DE LA COORDINACION DE COMPRAS
•
SUPERVISAR LA CORRECTA Y OPORTUNA ELABORACIÓN DE LOS TRASPASOS Y BAJAS DE LOS MOBILIARIOS Y EQUIPOS, ASÍ COMO DE LA RECEPCIÓN
DE DONATIVOS.
•
SUPERVISAR LA ADECUADA CONCILIACIÓN DE LOS MONTOS DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL PADRÓN CONTRA LOS REGISTROS AUXILIARES DE LA
DIRECCIÓN DE FINANZAS.
•
SUPERVISAR LA PERMANENCIA Y BUEN USO DE LOS ACTIVOS FIJOS CON QUE CUENTA LA INSTITUCION.
•
RECIBIR Y DAR RESPUESTA OPORTUNA A LA CORRESPONDENCIA ESCRITA O ELECTRÓNICA, O DOCUMENTACIÓN QUE LE SEA DIRIGIDA.
•
REALIZAR TODAS AQUELLAS ACTIVIDADES QUE SEAN NECESARIAS PARA EL DEBIDO CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES O LE SEAN EXPRESAMENTE
ENCOMENDADAS POR SU JEFE INMEDIATO.
•
ESTABLECER UNA ADECUADA COMUNICACION ENTRE Y CON EL PERSONAL A SU CARGO PARA FOMENTAR EL ESPIRITU DE COLABORACION.
•
AUTORIZAR CON LA FIRMA TODA LA DOCUMENTACION O PROCESO ELECTRONICO QUE POR SU NATURALEZA ASI LO REQUIERA.
•
PROMOVER LA CAPACITACION DEL PERSONAL A SU CARGO PARA EL MEJOR DE DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES.
•
PROCESAR LOS DIFERENTES REPORTES SOLICITADOS PARA EL ANALISIS DE INFORMACION Y SEGUIMIENTO QUE SIRVA COMO BASE PARA LA EMISION
DE INFORMES DE LA INSTITUCION.
•
ELABORAR Y PROPONER LAS POLITICAS, BASES Y LINEAMIIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICION, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.
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DESCRIPCION DEL PUESTO DE LA COORDINACION DE COMPRAS
DATOS GENERALES
ESCOLARIDAD
EXPERIENCIA
HABER
LICENCIATURA EN: AREA
ECONOMICODENOMINACION
DEL
PUESTO:
ADMINISTRATIVA.
COORDINADOR DE COMPRAS.
NIVEL JERARQUICO: V.
DESEMPEÑADO
HABILIDADES
 DON DE MANDO.
CAPACIDAD DE ANÁLISIS.
UN PUESTO SIMILAR O
 NEGOCIADOR.
SENTIDO DE COLABORACIÓN.
AFIN MINIMO 3 AÑOS.
 LIDERAZGO.
TRABAJO EN EQUIPO.
 AUTORIDAD.
CONOCIMIENTOS
 VISIÓN INSTITUCIONAL.
TECNICOS EN MATERIA
 CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA.
DE ADQUISICIONES Y
 CAPACIDAD DE ADMINISTRAR PERSONAL.
ADMINISTRACION DE
 HABILIDAD NUMERICA.
INVENTARIOS.
 FACILIDAD DE ESQUEMATIZAR PROCESOS E IMPLEMENTAR
NORMATIVIDAD
GUBERNAMENTAL.
SISTEMAS DE CONTROL.
 ORDENADO, ALTA CONFIABILIDAD Y DISCRECIÓN.
 TRABAJAR BAJO PRESIÓN
 CAPACIDAD DE GESTIÓN Y MANEJO DE CONFLICTOS
RESPONSABILIDAD
 MANTENER ACTUALIZADO EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y ALMACEN..
ASEGURAR QUE LOS EXPEDIENTES DE COMPRAS Y LICITACIONES CUENTEN CON EL RESPALDO DOCUMENTAL
CORRESPONDIENTE.
ASEGURAR QUE TODAS LAS SALIDAS DE ALMACEN CUENTEN CON LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE Y LAS
AUTORIZACIONES NECESARIAS PARA TAL EFECTO.
REQUISITOS
TITULO PROFESIONAL DE LICENCIATURA.
COMPROBANTE DE EXPERIENCIA.
DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE.
ASEGURAR QUE LOS RESGUARDOS SEAN DEBIDAMENTE FIRMADAS POR LA PERSONA A QUE LE FUE ASIGNADO EL BIEN.
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DOCUMENTOS A GENERAR
 ACTAS, DICTAMENES E INFORMES DE SEGUIMIENTO DE LICITACIONES.
 PADRON DE PROVEEDORES DE LA COORDINACION.
 REPORTE DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES.
 INFORMES DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Y MATERIALES DE CONSUMO MENSUAL.
 ACTA DE COMITE DE COMPRAS.
 REPORTES DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION.
 INFORME DE INVENTARIO DE INMUEBLES PARA LA SFP Y LA SHCP ANUAL.
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