TEMA 7: EL CONTROL
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Concepto. Tipos de control.
Diseño de un sistema de
control. Técnicas.
El proceso de control.
Instrumentos de medición.
CONCEPTO
 El Control es EVALUACIÓN DE LA
ACCIÓN, para detectar posibles desvíos
respecto de lo planeado, desvíos que serán
corregidos mediante la utilización de un
sistema determinado cuando excedan los
límites admitidos.
 También
puede
definirse
como
la
REGULACIÓN DE ACTIVIDADES de
acuerdo con los requisitos de los PLANES.
EL CONTROL PARA:
► Organizaciones:
► Administración:
Físico, Material, Simbólico.
1) Normas. 2) Comparación de los
resultados. 3) Acciones correctivas.
envío de mensajes que cambian la
conducta de quienes los reciben.
► Cibernética:
► Teoría
de sistemas: es una función del sistema,
que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro
de los límites permitidos, de acuerdo a un plan.
ELEMENTOS DEL CONTROL
1) Una característica o atributo o condición a controlar.
(Relevante o Significativa).
2) Un mecanismo o sistema sensor, que pueda medir,
a intervalos determinados, el atributo controlado.
3) Una red de comunicación que vincule al
instrumento de control con el grupo de control.
4) Una Unidad de Control, que compare lo planeado
con lo ejecutado, y detecte magnitud y sentido de
los desvíos e informe a la Dirección.
REQUISITOS DEL CONTROL
►
Reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y
cada tipo de empresa.
►
Reflejar rápidamente los desvíos detectados e informar a
los responsables de tomar decisiones correctivas.
►
Ser flexible: adaptable en caso de cambios en los planes.
►
Reflejar el modelo de organización: respetar la estructura.
►
Ser económico: debe justificar lo que cuesta implantarlo.
►
Ser comprensible: sin complicaciones para los dirigentes.
►
Asegurar una acción correctiva: indicar el camino para la
toma de decisiones adecuadas.
TIPOS DE CONTROL
1 -El Simple o interno: Se realiza sobre las
operaciones rutinarias en el Núcleo operativo.
“El Sistema de Control Interno” requiere la
aplicación de tres tipos de normas:
1. El Control por “Oposición de Intereses”
distribuye la responsabilidad de un proceso
total en tramos, por los intervinientes.
2. El
Control por “Procesos” en puntos
específicos de la tarea total por el superior.
3. Las “Normas de Procedimientos” detalladas
para ejecutar determinadas tareas.
TIPOS DE CONTROL
2 - El Operativo o por Realimentación
Es el realizado por la Gerencia Intermedia o por
las jefaturas departamentales.
Se establecen pautas o metas dentro de las
cuales el sistema debe funcionar, al apartarse
de ellas se toma una acción correctiva para que
el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los
límites de tolerancia fijados.
TIPOS DE CONTROL
3- El Superior o Gerencial “Manual de Control
Superior”: Contenido: Cinco ítems o posiciones
1. Comercial: niveles de Ventas, Clientes, Costos
de comercialización.
2. Operativa: Actividad Industrial, Comercial o de
Servicios. Costos de operación.
3. Económica: Ganancias y Pérdidas, índices de
rotación, evolución de actividad.
4. Financiera: Disponibilidades monetarias, Origen
y Aplicación de Fondos. Liquidez. Deudas.
5. Patrimonial: Activos y Pasivos de la Empresa.
Solvencia. Balances de períodos intermedios.
Técnicas o Canales de Control
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Contacto Personal: Inspección ocular.
Rutinaria o visita sorpresiva.
Unidades Especializadas: Las Auditorías.
Tradicional o externa u operativa o interna.
Vía Jerárquica: cada supervisor recibe del
subalterno, la información para control.
Vía Funcional: unidades departamentales
auxiliares utilizando canales funcionales.
Vía Informal: canales no estructurados,
secundarios. Información a confirmar.
CÓMO SE CONTROLA
El Nivel Inferior : Contacto personal y ayudado en canales informales, según
la personalidad del supervisor. El control ahí es del tipo revisión-rechazo. La
presencia física del supervisor es permanente en el lugar de trabajo.
El Nivel Medio o jefatura departamental: ajusta su comportamiento a los
parámetros fijados por la Dirección Superior, a través de información por la vía
jerárquica. Con margen de discrecionalidad para ajustar la actividad al estándar
fijado. El jefe departamental recorre periódica y brevemente.
En ambos casos, nivel inferior y medio, la frecuencia del control es DIARIA.
La Dirección Superior utiliza:
1) Los informes periódicos, globales, agrupados por categorías o posiciones.
2) Las reuniones con sus jefes departamentales, generalmente semanales.
3) El contacto personal por visitas o por asuntos importantes.
4) Informes de auditoría operativa sobre el cumplimiento de las normas de
control patrimonial y de eficiencia.
QUÉ SE CONTROLA
1. Los
Bienes: Son todos los Recursos Materiales
e Inmateriales, que posee la Empresa.
2. Las Personas: integrantes de la Organización,
ligadas a la misma por diversos nexos jurídicos.
3. Las Actividades: principales y secundarias,
desarrolladas por la Organización para el logro
de sus objetivos.
Control sobre Bienes :
Todos los susceptibles de tener valor económico.
Se necesitan:
► Normas de Control Interno obligatorias para los
que tengan bienes a su cargo que aseguren los
recaudos mínimos de custodia y seguridad.
► Un Sistema Informativo con datos sobre los
tipos, cantidad, rendimiento previsto y real de
cada una de las categorías de bienes existentes
CONTROL SOBRE PERSONAS
► Normas
sobre la Cantidad y Calidad del
personal necesario y sobre la forma en que
será incorporado. Su elaboración es facultad
del Área de Organización y su cumplimiento
controlado por la Auditoría.
► Reglamento interno para regular la
relación entre la Organización y su personal.
Control por toda la línea jerárquica, con
apoyo del Dpto. de Personal.
► Sistema de evaluación individual del
desempeño basado en información de los
supervisores sobre: asistencia, dedicación,
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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN, en lo referente a:
Cantidad de personas necesarias por puesto y categoría
Capacitación requerida
Cualidades y calificaciones personales
Necesidades temporarias de personal
Previsión de ampliaciones y reemplazos.
SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL:
Métodos y etapas de selección
Cursos de entrenamiento y capacitación
Promoción y transferencias
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FORMALES:
Horario
Presencia
Cuidado de instrumentos
RENDIMIENTO Y EFICIENCIA
Productividad individual y colectiva
Iniciativas e ideas puestas al servicio de la organización
DISCIPLINA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Sanciones correctivas
Separación de personal
CONTROL SOBRE ACTIVIDADES
Las principales Actividades sujetas a control serían las siguientes:
► Operaciones de Comercialización: Ventas, facturación, reclamos y
service, devoluciones, solicitudes de crédito de clientes.
► Operaciones de Compra: requerimientos, selección de proveedores,
recepción y almacenamiento.
► Operaciones de consumo de materiales y mano de obra:
Transporte y puesta en la línea de producción, identificación de
tiempos de trabajo, liquidación de sueldos.
► Operaciones de Ingresos y Egresos de Dinero: cobranzas,
rendiciones de cuentas, Cuentas a pagar, Planificación de pagos.
► Operaciones de Procesamiento de la Información: sistemas de
registración y contabilización de todas las operaciones relevantes para
controlar.
Para controlar serán necesarios diseñar e instrumentar:
1. Normas de control interno para cada una de las operaciones en forma
individual, a fin de evitar perjuicios patrimoniales y propender al uso
más eficiente de los recursos.
2. Un sistema informativo que reúna datos sobre el resultado del
conjunto de operaciones, su ajuste o desajuste respecto a los planes.
INSTRUMENTOS DE CONTROL
1. CONTROL DE PROGRESO O TEMPORALES:
► La Agenda: es el más simple, sirve para ubicar en el
tiempo a cada acto de toma de datos.
► Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas
para poner de manifiesto los papeles faltantes o las
fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir
información.
► Las Planillas de asuntos en trámite: sirven para reunir
información sobre un proceso complejo, a efectos de
poder seguir su progreso o trámite.
► Los Gráficos de control de progreso: (Gráficas de
Gantt), En un eje de coordenadas se señalan sobre el eje
horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a
controlar.
2 - Los instrumentos informativos
de control propiamente dichos
►
Los reportes diarios o informes de actividad diaria: Son datos
referidos a una actividad determinada para controlarla durante un
corto período de tiempo. (Saldos de Caja, de Recaudación, Pagos, etc.)
►
Las planillas o formularios informativos: con datos homogéneos
sobre UN aspecto sujeto a control, que pueden ser de períodos
sucesivos o de una sola vez. P. Ej.: planillas de control presupuestario.
►
Los gráficos: para una rápida visualización de las series bajo control.
Dentro del nombre se incluyen a: Los gráficos cartesianos, los gráficos
de barras, los gráficos circulares.
►
Los informes de auditoría operativa: para mantener bajo control
las operaciones de varios sectores de la organización
Se utilizan planillas o gráficos, pero se hace hincapié en la rutina de
recepción de informes estructurados según un patrón o modelo a
través de los cuales se conocen los hechos anormales, los procesos o
cosas revisadas, su intensidad y recomendaciones de cambio.
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